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Hay que ser honestos, la mayoría de los empresarios y dueños de negocios no saben nada sobre la contabilidad de partida doble, y ni quieren saber.
Para empresas más grandes, eso no importa: solo contratas a un especialista. Pero al principio tal vez no te alcance para pagarle a un trabajador de tiempo completo. Aunque vayas con un contador para que te ayude a preparar tus declaraciones de impuestos, necesitas saber lo básico de cómo tener tus cuentas en orden durante el año.
¿Por qué importa? Porque las cuentas claras son la base de cualquier buen negocio. Si no entiendes correctamente tu situación financiera, tus planes se basarán en adivinanzas. Inversionistas y prestamistas también quieren ver unas finanzas bien organizadas antes de comprometerse a financiar tu negocio.
Así que en este tutorial, aprenderás lo básico de cómo mantener tus cuentas empresariales en orden. Revisaremos lo fundamental de la contabilidad de partida doble, y explicaremos como hacer un plan de cuentas, balancear las cuentas y preparar estados financieros.
Por supuesto que al final, no serás un contador calificado. Es un área compleja, y todavía tendrás que contratar a un profesional para ayudarte donde sea posible (y te daremos consejos sobre eso también). Pero al menos tendrás una comprensión básica de cómo mantener un par de cuentas de negocios. Vas a tener las herramientas para asegurarte de que estás registrando las cosas correctas y que serás capaz de mantener tu negocio financieramente sólido.
Paso 1: Entiende la contabilidad de partida doble
¡No te saltes este paso!
La contabilidad de partida doble puede no ser el tema más interesante, pero es vital entender cómo funciona. La mayoría de los negocios hoy en día usan programas de contabilidad en lugar de libros, pero los fundamentos son importantes de entender. Lo haremos sencillo y usaremos ejemplos para que esté todo más claro.
Para empezar, ¿cuál es el propósito de la contabilidad de partida doble?
El punto es darte una idea de a donde va tu dinero y para ayudarte a evitar cometer errores. Cada transacción es registrada en al menos dos lugares. Tiene sentido, porque cada transacción de negocios es un intercambio de una cosa por otra. El sistema de partida doble muestra exactamente como pasó ese intercambio y cuál fue el resultado.
Veamos un ejemplo.
Digamos que diriges un café, y gastas $500 dólares en una caja de los mejores granos de café. Si solo ves tu saldo, parecería que perdiste $500 dólares porque ya no están en tu cuenta. En realidad, ese café tiene valor, lo estás agregando a tu inventario y lo usarás para las bebidas que les venderás a tus clientes. Así que en el sistema de partida doble, harás dos entradas:
Inventario: +$500
Cuenta: - $500
Esto registra la pérdida de dinero y la ganancia de inventario, dándote una imagen más clara de lo que pasa en tu negocio.
Como puedes ver, el fundamento es bastante sencillo. Sin embargo, mucha confusión de la contabilidad de partida doble viene de la terminología. En el día a día, estamos acostumbrados a pensar en adeudos como reducciones y abonos como incrementos. En el mundo de la contabilidad, es más complicado que eso. Así que, para este tutorial, para mantener las cosas sencillas, hablaremos de incrementos y reducciones en lugar de abonos y adeudos.
Paso 2: Arma un plan de cuentas
Si quieres tener una imagen completa de cómo va tu negocio, necesitas armar un reporte con varias secciones. Lo que significa es que por cada área de tu negocio, registres cada transacción que la afecta y ajustes el saldo según corresponda.
Por ejemplo, en la transacción del café, agregamos $500 dólares a la cuenta de inventario para reflejar la adición de la caja de café. Mantendremos esa sección constantemente actualizada, para que cada vez que compremos nuevos suministros o los usemos, ajustemos el saldo. De esa manera sabemos exactamente cuánto tenemos disponible en todo momento. Hacemos lo mismo con la cuenta de dinero.
Aparte del dinero e inventario, aquí hay algunas otras cuentas clave para rastrear, según SCORE:
- Cuentas por cobrar (dinero que deben los clientes).
- Cuentas por pagar (dinero que debes a otros).
- Ventas (los ingresos que obtienes de la venta de productos/servicios).
- Compras (suministros que compras para tu negocio).
- Nómina (salarios del personal y otros costos).
- Capital de los propietarios (la cantidad que tú u otros dueños ponen en el negocio).
- Ganancias retenidas (las utilidades que has acumulado).
Puedes crear cualquier sección para registrar diferentes aspectos de tus finanzas dependiendo de en cuanto detalle quieras entrar. Por ejemplo, puedes dividir la sección de "inventario" en subcategorías para registrar granos de café, comida y otros elementos.
Para empresas más grandes, el número de secciones se puede multiplicar muy rápido, así que es esencial armar un plan desde el principio: básicamente una lista numerada de todas las secciones que tienes. Puedes ver un ejemplo de un plan de cuentas aquí.
Paso 3: Balancea las cuentas
Probablemente has oído hablar de las empresas que balancean (o en algunos casos no logran balancear) las cuentas. En este paso, vamos a ver exactamente lo que significa esa frase, y cómo puedes balancear tus propias cuentas de manera efectiva.
Regresemos al ejemplo del café del paso 1. Compramos granos de café en $500 dólares. El siguiente paso es molerlos, preparar algunos lattes o capuchinos y venderlos. Haciendo eso nuestros clientes satisfechos nos pagan $750 dólares. Veamos como registrarías eso en tu informe.
En primer lugar, hemos recibido $750 dólares, por lo que la sección de dinero aumenta en $750. Pero también hemos gastado $500 dólares de inventario, por lo que la sección de inventario necesita disminuir en $500.
Todo bien hasta ahora. ¿Pero qué hay de esos $250 dólares que quedan? Bueno, eso es ganancia para tu negocio, por lo que se agrega a la sección de "ganancias retenidas". Así es como se ve:
Cuenta: + $750
Inventario: -$500
Ganancias retenidas: +$250
Por supuesto que este es un ejemplo simplificado. No estamos tomando en cuenta el costo de la leche y el azúcar para preparar esos lattes, o los costos de mano de obra, o cualquiera de las otras cosas que en realidad disminuirían esa utilidad de $250 dólares.
Pero este ejemplo simplificado muestra un concepto clave: cualquier entrada que hagas en tus cuentas, los saldos tienen que balancearse después.
Lo que significa es que la siguiente ecuación siempre debe ser verdadera:
Activos = Pasivos + Capital
Cuando agregamos los $750 dólares a la sección de dinero y quitamos los $500 de la sección de inventario, creamos un desbalance, los activos se incrementaron por $250 dólares, pero no hubo una entrada correspondiente del otro lado de la ecuación. Al agregar los $250 a ganancias retenidas (parte de la categoría de "capital") se restauró el balance. Nuestros activos se incrementaron por $250 y nuestro capital se incrementó por $250, así que la ecuación funciona.
Tu meta como dueño de un negocio es hacer que la "ecuación de contabilidad" siempre esté bien, que las cuentas siempre estén balanceadas. Sin embargo, en la práctica a veces hay errores. Los contadores profesionales crean regularmente saldos de prueba, y si no pueden conseguir que las cuentas estén balanceadas, vuelven a revisar las cuentas y hacen ajustes a los errores que se cometieron.
Lo importante es que las cuentas estén balanceadas al final de cada periodo contable (ya sea mensual o trimestral). Ahí es cuando pones todo en los estados financieros.
Paso 4: Prepara los estados financieros
En una previa serie de tutoriales, vimos los estados financieros clave que prepara una empresa: el balance general, el estado de resultados y el estado de flujo de efectivo.
La información de esos estados viene directo de las cuentas que hemos estado viendo. Por ejemplo, la ecuación contable que vimos en el paso 3, se refleja en la estructura del balance, que suma todos los activos en un lado y los pasivos y capital en otro y se asegura que siempre estén balanceados.
En cuanto al estado de resultados, que usa las cuentas que vimos en el paso 2, como los ingresos, los gastos y el costo de los bienes vendidos. Y el estado de flujo de efectivo se basa principalmente en la sección de dinero, mientras que también extrae información de otras secciones para mostrar a dónde fue todo ese dinero.
Por lo tanto, de forma regular, extraerás toda la información de tus diferentes cuentas y crearás un informe completo de estados financieros. El balance es una imagen de tu empresa en un momento determinado, mientras que el estado de resultados y el estado de flujo de efectivo muestran los cambios durante un período determinado.
¿Qué tan seguido debo pasar por este proceso? Las empresas públicas están obligadas a presentar estados financieros para los accionistas trimestralmente y anualmente. Si tu empresa tiene inversionistas o prestamistas, también pueden decirte con qué frecuencia esperan verlos. Si no es así, tendrás que decidir qué tiene sentido para tu negocio: es posible que quieras ver cómo vas mensualmente, o podrías decidir, especialmente si tu empresa es muy pequeña, que no necesitas declaraciones formales con tanta frecuencia.
Paso 5: Obtén ayuda cuando la necesites
Los ejemplos que hemos visto en este tutorial han sido muy simples. En la práctica, mantener cuentas precisas puede ser un proceso complejo, especialmente a medida que tu negocio crece. Una sola transacción puede implicar varias entradas en varias cuentas diferentes, y cuando tienes cientos o incluso miles de transacciones para registrar, puede llegar a ser un dolor de cabeza.
La tecnología ayuda, por supuesto. Los sistemas de contabilidad como QuickBooks, FreshBooks, NetSuite y Xero son mucho más fáciles de usar que el antiguo sistema de registrar cada transacción en libros de contabilidad físicos.
Pero, aun así, probablemente llegará un momento en que necesites contratar a un profesional. Incluso cuando se usan programas, es fácil cometer errores. Y el tiempo que te tardas en ingresar toda esa información probablemente podría ser mejor gastado en otro lugar.
Aunque seguido escucharás los términos "contador" y "contable" utilizados indistintamente, en realidad tienen diferentes funciones. Un contable se encarga de las tareas diarias de registrar transacciones y asegurarse de que todo está representado correctamente. Un contador se centra más en el panorama general, produciendo estados financieros de alto nivel y ayudándote con cosas como la presentación de impuestos y la obtención de financiamiento.
Puedes empezar por contratar a un contable y contador a medio tiempo o de forma independiente, por hora y avanzas desde ahí. Cuando tu negocio crece para tener más de 30 empleados, o más de $1 millón en ingresos, probablemente es el momento de considerar la contratación de personal a tiempo completo.
Siguientes pasos
La contabilidad es un área compleja, y hay mucho más que aprender. Pero este tutorial te ha dado las herramientas básicas que necesitas para poder mantener registros precisos y asegurarte de que tu negocio está saludable.
Has aprendido a registrar transacciones simples mediante la contabilidad de partida doble y a armar un sistema de contabilidad que tenga sentido para tu negocio. Has visto el vínculo entre las entradas de contabilidad diarias y los estados financieros generales, como el balance y el estado de resultados. Y has aprendido qué tipo de ayuda necesitas y cuándo.
Así que comienza a poner tus cuentas en orden, utilizando tu programa de contabilidad favorito (o libros de contabilidad viejos si lo prefiere). Asegúrate de mantener todos tus recibos y registros de pedidos en un sistema de archivo bien ordenado, para que puedas volver y verificar cualquier cosa que necesites. Y sigue asegurándote de que las cuentas se balanceen regularmente.
Una cosa más importante que decidir para tu empresa es exactamente cuándo y cómo registras cada transacción. Hay dos enfoques principales: dinero y contabilidad acumulada. Veremos lo que significan esos términos y cómo la elección afecta a tu negocio, en un futuro tutorial.
Recursos
Crédito Gráfico: Hoja de cálculo diseñada por Adam Mullin del Noun Project.
