Cómo dirigir equipos remotos efectivamente

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De acuerdo a Flexjobs, el trabajo remoto ha crecido un 44% en los últimos cinco años. Y considerando que esta estadística fue publicada antes del boom del trabajo remoto de 2020, podemos afirmar que el trabajo remoto está aquí para quedarse.

Managing remote teams image — Dirigir equipos remotos significa requiere planificación, y en este artículo encontrarás las mejores herramientas y técnicas. (Fuente de la imagen: Envato Elements)

Si tu equipo se encuentra transicionando al trabajo en equipo mientras están separados, puede que te tengas que enfrentarte a desafíos que no tenías cuando trabajabas en una oficina. Aprender a manejar un equipo remoto es algo imprescindible en 2020.

Si bien trabajar de forma remota podría liberar todo el potencial de tu equipo, esto requiere de un esfuerzo consciente para conseguir que todos permanezcan conectados. En este artículo, compartiré contigo los principales consejos, herramientas y técnicas para que nunca pierdas el ritmo mientras supervisas a trabajadores remotos.

Los 3 mejores beneficios de trabajar de forma remota

La mayoría de las empresas consideran que la gestión de trabajadores remotos es un desafío. Cuando en realidad, trabajar de forma remota genera beneficios que se traducen en empleados más felices y productivos.

Veamos tres de las principales razones que te convencerán de que dirigir trabajadores remotos es beneficioso. Con estas ventajas, te darás cuenta de que aprender a dirigir trabajadores remotos ayudará a que tu equipo se desarrolle:

1. Transforma el tiempo de viaje diario de casa al trabajo en productividad

Según la Oficina del Censo de Estados Unidos, el tiempo de viaje promedio de los estadounidenses es de 26 minutos, tanto de ida como de vuelta. Haz tus cálculos y pronto descubrirás que equivale a más de 200 horas (¡o nueve días!) de ir y volver del trabajo. Y hay que tener en cuenta que ni siquiera se incluye el tiempo que las personas pasan preparándose para el trabajo o descansando de él.

Es evidente que esto supone una enorme pérdida de tiempo en la mayoría de los trabajos, además de ser costoso debido a los gastos que supone de transporte. Asimismo, no podemos negar el impacto ambiental producto de esta actividad.

Stuck in Commute Photo — El estadounidense promedio pasa más de 200 horas al año yendo y viniendo del trabajo. (Fuente de la imagen: Envato Elements)

Es imposible subestimar el valor de eliminar los tiempos de viaje y el tiempo de preparación para el trabajo, ya que esto le dará más horas a tu equipo, lo que significará un equipo más feliz. Esto seguramente mejorará la productividad, a la vez que reducirá la carga de nuestra infraestructura.

2. Expande tu base de talentos y promueve la inclusión

Si te limitas a contratar a personas que vivan cerca del centro de trabajo, seguramente perderás a los mejores candidatos. Ampliar tu rango de búsqueda podría ayudarte a encontrar al candidato perfecto, que de otra manera hubiera sido excluido.

Es importante señalar que el trabajo remoto se está convirtiendo en algo común. Esto es algo muy apreciado por los empleados, ya que casi la mitad de aquellos que trabajan desde casa desean seguir haciéndolo, según una encuesta de The Grossman Group. Dirigir a los trabajadores remotos es fundamental para competir por el talento.

3. Más tiempo para un trabajo enfocado y exhaustivo

He trabajado en un ambiente de oficina clásico durante la mayor parte de mi carrera. Me encanta pasar tiempo alrededor de mis talentosos compañeros de trabajo, colaborando en los desafíos que resolvemos cada día.

Sin embargo, el entorno de la oficina también implica demasiadas distracciones e interrupciones que obstaculizan un trabajo exhaustivo y bien enfocado. Desde luego, es bastante fácil responder a los correos electrónicos y completar tareas sencillas en una oficina. Sin embargo, el trabajo enfocado requiere de un pensamiento ininterrumpido.

Interruption work remote — Las interrupciones en el trabajo son las causas que frenan la productividad. (Fuente de la imagen: Envato Elements)

Con una configuración adecuada en el hogar, podrás sumergirte en un asunto o proyecto interesante. Esto te permitirá alcanzar el "flow state" (o también conocido como "la zona"), una sensación de inmersión total durante la cual muchos creativos han logrado crear sus mejores trabajos. Dirigir equipos remotos ser una oportunidad para realizar un trabajo de alta calidad.

5 principales desafíos de dirigir equipos remotos

Esto es seguro: el trabajo remoto está aquí para quedarse. Esto resulta evidente si tenemos en cuenta las ventajas que destaqué anteriormente. Por lo tanto, aprender a dirigir a tu equipo de forma remota es esencial.

Es evidente que el trabajo remoto es una forma diferente de trabajar. No es posible adaptar la forma de trabajo tradicional a una configuración remota. Tienes que reconocer que la situación es totalmente diferente, y luego encontrar soluciones ante los inconvenientes que pudieran surgir.

El trabajo de oficina funciona a su manera, al igual que lo hace el trabajo a distancia. Pretender simular el trabajo de oficina de forma remota es un enfoque equivocado.-
Jason Fried - Fundador y CEO de Basecamp

Veamos cinco elementos que convierten a la dirección de equipos remotos en algo único. Reconocer cada uno de ellos como una diferencia en el trabajo a distancia será importante para que aprendas a dirigir a tu equipo de forma remota.

Verás herramientas para equipos remotos que contribuyen a resolver estos desafíos. Todas ellas te serán de gran ayuda a medida que aprendes a dirigir a tus trabajadores remotos.

1. Onboarding (socialización organizacional) y capacitación

Es fácil hacer onboarding a un empleado cuando se encuentra cerca. Las sesiones de entrenamiento y los encuentros se producen naturalmente cuando todos se encuentran en el mismo lugar.

La historia es diferente cuando tu equipo está completamente separado. Imagina ser un nuevo empleado en tu primer día, abrir tu portátil en un nuevo trabajo y no estar seguro de por dónde empezar. Todos estos son obstáculos difíciles de superar.

Onboarding remote teams v2 — El trabajo remoto resulta más sencillo para los miembros antiguos que para los nuevos, así que asegúrate de tomarte en serio el onboarding. (Fuente de la imagen: Envato Elements)

El onboarding es un elemento esencial de la gestión de equipos remotos. En primer lugar, debes preocuparte de que este proceso se desarrolle sin problemas para que los nuevos miembros de tu equipo se sientan inmediatamente como en casa. Asimismo, es muy importante que los empleados se integren para que puedan cumplir con el trabajo para el que fueron contratados lo más rápido posible.

2. Mantener la sincronía de tu equipo

Los equipos existen en los lugares de trabajo por una razón, la cual casi siempre es porque trabajan juntos en tareas y proyectos comunes.

Sin embargo, no siempre es fácil saber exactamente en qué está trabajando cada uno. Cuanto más grande sea el equipo, probablemente un mayor número de tareas y proyectos estarán en marcha todo el tiempo. En el peor de los casos, los proyectos se verán afectados por conflictos y los esfuerzos productivos se desperdiciarán. Este es uno de los retos más importantes al dirigir equipos remotos.

Mantener la sincronía es un desafío que realmente se beneficiará de las herramientas para equipos remotos. Estas ayudarán a que tu equipo permanezca conectado y en sincronía. Este es un elemento crucial para dirigir a trabajadores remotos y mantener alineada la estrategia.

3. La comunicación requiere un esfuerzo consciente

Cuando hablamos cara a cara, inferimos el significado del lenguaje corporal de los demás. En un formato escrito, podríamos tratar de "leer entre líneas" para entender realmente lo que se está diciendo. La comunicación de los equipos remotos debe ser controlada muy de cerca.

Email managing a remote team — La comunicación escrita cobra mayor importancia cuando es la principal forma de comunicación. (Fuente de la imagen: Envato Elements)

La comunicación escrita requiere un esfuerzo consciente, ya que debemos tener cuidado de que no se produzcan malentendidos o interpretaciones erróneas. Escribir cuidadosamente correos electrónicos, que sean concisos y directos, seguramente evitará una gran cantidad de confusiones en la comunicación de los equipos remotos.

Cuando comiences a dirigir un equipo remoto, es importante que capacites y contrates comunicadores con excelentes habilidades escritas. Es importante recordar que muchos de nuestros empleados son capaces de desarrollarse. Aprender a dirigir a tus trabajadores remotos y enseñarles cómo pueden mejorar es parte importante en tu propio desarrollo.

4. Construir una comunidad

¿Hubo alguna vez un mejor momento para ser introvertido? Con el mundo entero cada vez más enfocado hacia el trabajo remoto, somos muchos los que nos beneficiamos al tener menos interacciones sociales forzadas en el lugar de trabajo.

Sin embargo, muchos de tus empleados podrían percibir el lugar de trabajo como una forma de estructura social. Según Officevibe, el 70% de los empleados afirma que tener amigos en el trabajo es la parte más importante para tener una vida laboral feliz.

Si bien es cierto que es posible hacer amigos mientras se trabaja de forma remota, esto requiere un enfoque más deliberado (como las actividades para formar equipos remotos). De lo contrario, el trabajo remoto hará que se pierdan los intercambios casuales que podrían convertirse en amistad.

5. Evaluación del rendimiento y los resultados

Si estás acostumbrado a dirigir equipos en una oficina, puede que te sientas inquieto por el hecho de que tu equipo ahora tenga que trabajar a distancia. Muchísimos gerentes sienten cierto grado de nerviosismo por tener que supervisar los avances en una situación en la que no pueden ver a sus empleados.

Esto nace de un pensamiento antiguo sobre cómo se debe trabajar. He escuchado que una gran cantidad de gerentes tiene la preocupación común de "no saber si los empleados están trabajando" si sus equipos se encuentran lejos.

"La supervisión, al igual que las reuniones, debe ser usada con moderación".-
Jason Fried (como se publicó en Inc.)

Cuando se dirige un equipo remoto es necesario cambiar de mentalidad. No te centres en las variables "fáciles de observar" como el número de correos electrónicos enviados. En lugar de eso, establece métodos para medir el progreso de tu equipo.

Las 5 mejores herramientas para equipos remotos

Para poder seguir esta nueva forma de trabajo necesitarás herramientas para equipos remotos. Estas herramientas eliminarán las distancias y te ayudarán a dirigir un equipo remoto con eficiencia.

En esta sección, he dividido las principales herramientas para equipos remotos en varias categorías fundamentales. Piensa en ellas como los pilares técnicos que todo equipo remoto necesita para gestionar el trabajo. A continuación, verás las opciones que te recomiendo aplicar para dirigir un equipo remoto:

1. Utiliza Zoom para las reuniones

Zoom ha aprovechado el boom del trabajo remoto como ninguna otra aplicación y es fácil ver por qué. Su simplicidad, facilidad de uso y el hecho de que sea gratuito lo convierten en una opción lógica para mantener la conexión con nuestros equipos.

Zoom app homepage — La popularidad de Zoom es fácil de entender debido a que es gratuito y fácil de usar.

Es necesario hacer un esfuerzo deliberado para que tu llamada de Zoom sea exitosa. No dudes en consultar nuestra guía completa con la que seguramente aprenderás a usar Zoom, así como otras aplicaciones para reuniones virtuales.

Este es un tutorial que te ayudará a aprender más sobre cómo realizar reuniones virtuales:

Presentaciones

Cómo realizar reuniones virtuales efectivamente en 2020 (con consejos profesionales para reuniones remotas y en línea)

Sharon Hurley Hall

Independientemente de la herramienta que elijas, recuerda: las reuniones pueden influir en la productividad y el bienestar de los empleados. Numerosos usuarios remotos han declarado sufrir de "fatiga de Zoom" después de pasar demasiadas horas atendiendo videollamadas. Asegúrate de elegir las reuniones que sean más importantes antes de convocar a todos a una llamada.

Otras opciones: Skype, Microsoft Teams, Google Hangouts y join.me.

2. Utiliza Dropbox para compartir archivos

Es importante que trates de evitar el flujo de trabajo tradicional de enviar archivos por correo electrónico. Esto es simplemente hará que sea una pesadilla una pesadilla controlar las versiones y la productividad. Es necesario que encuentres formas más eficientes de compartir archivos para mantenerte sincronizado y al día.

Compartir archivos es una opción que prácticamente todos los equipos deberían considerar mientras trabajan de forma remota. Nuestra mejor opción para compartir archivos es Dropbox, gracias a su sincronización eficaz y a su interfaz fácil de usar.

Dropbox business homepage — Dropbox es una plataforma para compartir archivos cuyo foco central es la colaboración.

Otras opciones: Google Drive, Microsoft OneDrive y Box.

3. Utiliza Google Docs para crear documentos

Los documentos son la piedra angular de la mayoría de los centros de trabajo. Ya sea que necesites crear una hoja de cálculo para estructurar datos o una presentación para exponer tus hallazgos, tener una plataforma es de gran ayuda.

Google Docs fue la primera plataforma de escritura colaborativa y sigue siendo nuestra mejor opción. Es otra opción gratuita que te ayudará a reducir los gastos sin perder el ritmo como equipo.

Google Docs screenshot — Google Docs facilita la colaboración entre los miembros de un equipo en tiempo real.

Google Docs te ayuda a recopilar ideas en un solo lugar. Al igual que otras herramientas mencionadas en este resumen, es ideal para dejar de trabajar con el correo electrónico y utilizar una plataforma más sólida como Google Docs. Tanto si utilizas las opciones de documento, de hoja de cálculo o de presentación, te recomiendo que pruebes Google Docs.

Otras opciones: Dropbox Paper, Microsoft Office Online, Notion y Quip.

4. Utiliza Notion para el onboarding y la documentación

Recuerda: uno de los desafíos clave de trabajar de forma remota es la incorporación de nuevos miembros al equipo. Si bien puede que los empleados con experiencia ya sepan en qué hay que trabajar, los nuevos empleados necesitarán una hoja de ruta.

Notion es una herramienta poderosa para el trabajo en equipo. Es una combinación de gestión de proyectos, colaboración y creación de documentos en una única herramienta flexible. Su flexibilidad la convierte en una opción ideal para crear documentación e instrucciones de trabajo.

Notion roadmap homepage — Notion es un híbrido de numerosas herramientas que tienen a la colaboración como eje central de su estructura.

Notion es una excelente manera de crear la documentación de tu equipo. Incluye un generador de documentos con soporte para capturas de pantalla, enlaces a otros documentos y la colaboración con los demás. Puedes usarlo para construir los recursos que tus nuevos empleados necesiten para trabajar eficazmente desde el primer día.

Otras opciones: Google Docs, Slite, Taskade.

5. Utiliza Slack para crear chats y establecer la comunicación

Muchos equipos trabajan mejor juntos en tiempo real. Las respuestas rápidas a las dudas de los empleados, especialmente si estos son nuevos, pueden mantener a tu organización en marcha.

Es por eso que la mensajería instantánea y los chats pueden ser elementos fundamentales de tu conjunto de herramientas de trabajo remoto. Slack se lleva la corona como nuestra mejor aplicación de chat. La mensajería instantánea es menos formal que el correo electrónico, por lo que puede ayudar a que las personalidades de los miembros de tu equipo se destaquen, fomentando la camaradería y el espíritu de equipo.

Slack bring team together — Slack puede ayudarte a reducir el número de correos electrónicos y crear un espacio menos formal para la colaboración.

Slack también es de utilidad para realizar actividades de formación de equipos remotos. Considera la posibilidad de realizar un registro sincronizado para marcar los asuntos pendientes y establecer las prioridades. Las plataformas que sirven establecer una comunicación deliberada entre equipos remotos, como Slack, permiten afrontar el desafío que supone crear un ambiente de confianza.

Los chats y la mensajería instantánea son otros tipos de herramientas que requieren de un uso consciente. Los empleados no deben sentirse obligados a "abrir" al instante las nuevas notificaciones de mensajería instantánea que reciban. La belleza del trabajo remoto es que permite a tu equipo trabajar de forma asincrónica, por lo que debes integrar los chats de forma consciente.

Otras opciones: Google Hangouts, Microsoft Teams y Discord.

Aprende más sobre el trabajo remoto

Si aún tiene preguntas sobre la gestión de equipos remotos, existen más recursos que pueden ayudarte. A continuación, más tutoriales para estudiar:

Aprendiste a dirigir equipos remotos

Esto es un hecho: el trabajo remoto está aquí para quedarse. Dirigir a tus trabajadores remotos será parte de tu viaje a medida que te desarrolles como líder. Las empresas y equipos que se adapten rápidamente serán recompensados captando los mejores talentos y manteniéndose productivos.

¿Qué herramientas para equipos remotos estás utilizando actualmente? ¿Aún tienes algunos desafíos de comunicación de equipos remotos que todavía debes resolver? Comparte tus pensamientos e ideas en la sección de comentarios que aparece a continuación.