Cómo planificar la vuelta al trabajo de los empleados - Directrices y políticas

Cuando se trata del lugar de trabajo, la flexibilidad es importante. Hay ocasiones en las que los empleados pueden verse obligados a quedarse en casa durante un largo periodo de tiempo. Por ello, es necesario permitirles trabajar desde casa o tomarse el tiempo libre necesario.

Pero, ¿qué ocurre cuando están preparados para reincorporarse al trabajo? En ese caso, se necesita una sólida política de reincorporación laboral que ayude a reintegrar a los empleados en el lugar de trabajo. De eso trata este artículo.

Explicaremos las razones por las que los empleados podrían tener que quedarse en casa y cómo establecer tu política de vuelta al trabajo.

Razones por las que los empleados podrían quedarse en casa

Hay varias razones por las que los empleados podrían tener que quedarse en casa durante un período de tiempo prolongado. En algunos casos, esas razones son de carácter personal. Otras veces, esas razones afectan no solo al empleado, sino también a todo el lugar de trabajo. A continuación, presentaremos algunas de las razones más comunes por las que los empleados pueden tener que quedarse en casa:

1. Razones de salud

La razón más obvia para quedarse en casa es si tus empleados tienen problemas de salud. Un informe muestra que el 57% de los empleados a veces van a trabajar estando enfermos, citando el exceso de trabajo como la razón principal de su decisión.

Las razones de salud pueden incluir:

• lidiar con una incapacidad temporal como una pierna rota
• embarazos de alto riesgo
• enfermedades de larga duración para las que se necesite un tratamiento o una estancia en el hospital
• entre muchas otras.

Si uno de tus empleados padece una enfermedad grave y contagiosa, quedarse en casa no solo le ayudará a recuperarse y ponerse bien, también estarás manteniendo a salvo al resto de tus empleados.

2. Cuidar a un familiar

En algunos casos, tus empleados podrían tener que quedarse en casa para cuidar a un familiar. Según un informe de la AARP, unos 53 millones de estadounidenses se dedican a cuidar a un ser querido. Además, aproximadamente 6 de cada 10 de ellos también trabajan.

El cuidado de personas puede ser una situación temporal. Pero también puede ser una situación más grave, en la que un empleado puede verse obligado a quedarse en casa durante un periodo de tiempo indefinido. Es posible que durante ese tiempo los empleados pasen a trabajar a distancia o no. Del mismo modo, pueden volver a trabajar solamente a tiempo parcial.

3. Acontecimientos locales o en el lugar de trabajo

Más allá de las razones personales, puede haber algunos eventos locales o del lugar de trabajo que hagan que tus empleados se queden en casa. Por ejemplo, un terremoto devastador u otro desastre natural en la zona puede causar daños en el edificio de tu oficina.

Aunque tus empleados puedan seguir trabajando a distancia en esta situación, tendrán que volver a integrarse en el lugar de trabajo. Es posible que tengas que enseñarles nuevos protocolos de seguridad y medidas de protección. Además, deben saber cómo responder a una catástrofe natural y cómo lidiar con el trauma asociado después.

4. Acontecimientos mundiales

Los acontecimientos mundiales, como la reciente pandemia de COVID-19, son otra de las razones por las que los empleados podrían tener que quedarse en casa durante un periodo de tiempo prolongado.

Muchas empresas hicieron la transición al trabajo a distancia durante el año 2020. Según Statista, el 44% de los empleados estadounidenses trabajaron desde casa más de 5 días a la semana. Como resultado, algunos ahora están considerando adoptar un enfoque híbrido a medida que las empresas comienzan a reabrir.

Después de un acontecimiento de este tipo, tus empleados necesitan recibir formación sobre las normas de salud y seguridad recién implementadas, así como familiarizarse con otras políticas relevantes de la empresa. Esto puede incluir la estrategia de vacunación, el plan de respuesta a la exposición, etc.

Establece tu política de vuelta al trabajo

Acabamos de hablar de las razones más comunes para quedarse en casa durante largos periodos de tiempo. Ahora vamos a hablar de cómo puedes establecer una política de vuelta al trabajo en tu empresa:

1. Entiende lo que tus empleados pueden estar enfrentando

Después de un largo período de permanencia en casa, es necesario entender lo que tus empleados pueden estar afrontando. Dependiendo de la razón por la que se queden en casa, podrían estar lidiando con la tristeza, el dolor, el estrés o incluso la ansiedad social.

Por eso es importante hacerles saber que pueden contar con el apoyo y los recursos que les ayudarán a sobrellevar la transición y volver a trabajar en la oficina.

Mantén una conversación sincera con ellos y pregúntales cómo puedes ayudarles a reintegrarse en el trabajo. Si tienes en cuenta su opinión directa, te resultará más fácil saber qué hay que solucionar y añadir a tu política de reincorporación al trabajo.

2. Forma un equipo de planificación de vuelta al trabajo

Forma un equipo de planificación de la vuelta al trabajo. Lo ideal es que esté formado por los principales directores y jefes de departamento, así como por representantes de tus empleados. Debería incluir:

• personal jurídico
• Recursos Humanos
• Tecnologías de la información
• personal de salud y seguridad
• cualquier otro equipo pertinente

También deberías incluir asesores externos y profesionales equipados para hacer frente a diversas situaciones. Algunos ejemplos son los psicólogos, los expertos en salud pública y los asesores de salud mental y sanitaria. Ellos pueden proporcionarte el asesoramiento necesario y las pautas recomendadas para reintegrar con éxito a los empleados en diversas situaciones.

3. Desarrolla un plan general de reincorporación al trabajo

Una vez que hayas creado un equipo de planificación y hayas escuchado las opiniones de tus empleados, empieza a formular un plan de regreso al trabajo. No olvides que cada empresa es diferente. Por ello, su plan debe tener en cuenta tus necesidades y circunstancias específicas.

Es recomendable que elabores unas pautas generales que puedan aplicarse en diferentes circunstancias. Piensa en cómo formarás a los empleados y les pondrás al día de los cambios en el lugar de trabajo que se hayan producido durante su ausencia.

Por ejemplo, si has actualizado un programa o un equipo clave, será necesario que reciban formación sobre su uso. Del mismo modo, si has adoptado alguna nueva política, tendrás que familiarizarlos con ella.

4. Desarrolla un plan de reincorporación al trabajo individualizado

Aparte de una política general de vuelta al trabajo, también querrá desarrollar un plan individualizado. Este plan debe ser más específico para situaciones concretas y para tratar circunstancias específicas.

Por ejemplo, este plan podría explicar cómo volver al trabajo de forma segura en caso de catástrofe natural. O podría abarcar cómo volver al trabajo de forma segura en caso la aparición de una pandemia local o mundial.

Vale la pena mencionar que este plan también debe ser lo suficientemente flexible como para adaptarse a cualquier posible recomendación o directriz gubernamental.

Política individual de vuelta al trabajo para los empleados

Como se ha mencionado anteriormente, cada empresa es única. Por ello, tu política de vuelta al trabajo debe adaptarse a tu situación y circunstancias específicas. Lo mismo se aplica a tus empleados.

Cada uno de tus empleados es diferente. Puede que se hayan quedado en casa por diferentes motivos. Por eso, es lógico que necesites una política de vuelta al trabajo flexible y adaptada a cada empleado. He aquí algunas consideraciones a tener en cuenta:

1. Evalúa las circunstancias del empleado

Lo más importante que puede hacer al planificar una política de vuelta al trabajo personalizada es evaluar las circunstancias de los empleados. Recuerda que no todos los empleados estarán en la misma situación.

La situación de cada empleado dictará lo que debe incluirse en el proceso de reintegración. Considera también qué medidas y apoyos adicionales hay que incorporar para garantizar el éxito de la reincorporación al trabajo.

2. Proporciona una formación adecuada y pertinente

Si es necesario, puede que tengas que proporcionar a tu empleado una formación adecuada y relevante. Esto suele ser necesario si han permanecido fuera de la oficina durante mucho tiempo y has implementado nuevas políticas, software, herramientas o equipos.

Ten en cuenta que tu empleado no necesita recibir formación sobre programas o herramientas que no vaya a utilizar nunca. Limítate a lo que es necesario para que puedan realizar sus tareas y sé realista sobre el tiempo necesario para adaptarse a estas nuevas herramientas.

3. Ponles al día de cualquier cambio

Del mismo modo, si se ha producido algún cambio en el lugar de trabajo que tus empleados deban conocer, ahora es el momento de ponerlos al día. Estos son algunos de los posibles cambios sobre los que debes llamar su atención:

• cambios en los procedimientos internos
• nuevos miembros del equipo con los que tienen que trabajar o a los que tienen que rendir cuentas
• actualizaciones de las políticas de vacaciones o del seguro médico
• entre otros

Tus empleados deberán ponerse al día antes de volver al trabajo.

4. Garantiza la privacidad

Independientemente del tipo de situación que haya tenido que afrontar el empleado en cuestión, este no está obligado a compartir esa información con nadie más que con aquellos que necesitan saberlo. Es posible que no quieran compartir las razones para quedarse en casa. Así que asegúrate de que la privacidad de tu empleado esté garantizada.

5. Considera la posibilidad de ofrecer una combinación de trabajo remoto y presencial

Regresar al trabajo después de un periodo prolongado no es poca cosa. Tus empleados pueden sentirse abrumados al principio. Así que considera la posibilidad de ofrecer una combinación de trabajo remoto y presencial.

Esto podría consistir en trabajar desde casa dos días a la semana y trabajar en la oficina tres días a la semana (o algo similar). Posteriormente, se puede pasar poco a poco a trabajar en la oficina a tiempo completo.

Este tipo de enfoque híbrido puede contribuir a reducir el agobio y facilitarles no solo el trabajo desde la oficina, sino también el estar rodeados de otras personas.

Pautas para volver al trabajo después del COVID-19

Hace un año, la pandemia mundial del COVID-19 obligó a muchas empresas a realizar la transición al trabajo remoto. A medida que más y más personas se vacunan y las empresas comienzan a reabrir, es crucial establecer pautas para volver al trabajo de forma segura después del COVID-19.

A continuación, encontrarás algunas pautas que debes tener en cuenta para volver al trabajo después del COVID-19:

1. Realiza exámenes de salud

Tu seguridad y la de tus empleados debe ser tu prioridad. Los exámenes de salud regulares pueden ayudarte a identificar los primeros signos del COVID-19 y evitar que la enfermedad se extienda por toda la empresa.

2. Desarrolla un plan de respuesta a la exposición

Elabora un plan de respuesta a posibles exposiciones. Esto podría incluir el seguimiento de los contactos de los empleados en la empresa y su notificación en caso de infección.

3. Provee a tus empleados con los EPI

Si no dispones de oficinas separadas para cada empleado, considera la posibilidad de proveer a tus empleados con los EPI. Esto es aún más importante si tu personal está en contacto con tus clientes.

4. Implementa medidas de seguridad adecuadas

Aparte de los EPI, debería aplicar medidas de seguridad adecuadas en todo tu lugar de trabajo. Algunas sugerencias son:

• minimizar el tiempo de interacción con los demás
• mantener la distancia necesaria con otras personas
• limitar el número de personas que trabajan en la misma área
• desinfectar regularmente las superficies y los objetos manipulados
• utilizar mascarillas hasta que todo el mundo esté completamente vacunado
• informar a los empleados sobre los riesgos de contagio y los síntomas a los que deben prestar atención

5. Dale prioridad al tiempo presencial

Si los miembros de tu empresa han trabajado de forma remota durante un largo periodo de tiempo, es importante darle prioridad al tiempo de contacto cara a cara. El tiempo cara a cara es la cantidad de tiempo que los empleados pasan juntos.

Un tiempo cara a cara demasiado escaso puede tener un impacto negativo en la cultura de tu empresa. Los miembros del equipo pueden sentirse desconectados unos de otros. Considera la posibilidad de implementar bloques de tiempo que fomenten las conversaciones casuales y la interacción.

6. Reduce el tiempo de las reuniones

Ya sea en línea o en persona, a nadie le gustan las reuniones que se prolongan durante mucho tiempo. Considera la posibilidad de reducir el tiempo de las reuniones a 30 minutos. Esto no solo hará que sus reuniones sean más eficientes, sino que también minimizará el tiempo de interacción con los demás y dará tiempo para interacciones más casuales.

7. Mantente al tanto de las normas del gobierno y del departamento de salud

Estate al tanto de las normas del gobierno y del departamento de salud. La pandemia del COVID-19 aún no ha terminado. La situación está en constante evolución. Es por eso que debes mantenerte al tanto de los últimos acontecimientos para que puedas ajustar tu política de vuelta al trabajo según sea necesario.

Implementa tus pautas de regreso al trabajo

Debido a circunstancias que escapan a nuestro control, hay ocasiones en las que tus empleados podrían tener que quedarse en casa durante un periodo de tiempo prolongado. Por eso es útil y conveniente disponer de un conjunto de pautas y políticas para el regreso al trabajo.

Con los consejos presentados en este artículo, estarás en buen camino para establecer y ejecutar tu política de vuelta al trabajo. ¡Buena suerte!