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Obtén Más Flujo: Organiza y Agenda tus Tareas por Nivel de Energía Creativa

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Spanish (Español) translation by David Castrillón (you can also view the original English article)

Como creativo, tienes dos tipos de demandas para manejar. La primera es la que necesitas para tu propio crecimiento e inspiración. La segunda es lo que tus clientes quieren y esperan de ti.

El trabajo creativo no es mágico; no eres un unicornio de polvo de hadas que necesita estar rodeado de rayos de sol y un arco iris diáfano. Sin embargo, necesitas entender y respetar lo que tu cerebro requiere. Necesitas tiempo para descansar, para pensar profundamente, para desarrollar ideas, para nuevas conexiones, para mirar fijamente en el espacio: para tener inspiración, que es esencial para la producción creativa continua, para una alta calidad y para la mejora constante.

Trabajar continuamente bajo presión reduce tu capacidad de ser creativo. Pero ignorar las oportunidades, faltar a los plazos de entregas o trabajar sólo cuando te apetece tampoco es una opción. Necesitas inspiración, pero también necesitas un ingreso confiable.

Como yo, probablemente elegiste tu línea de trabajo porque te gusta; la necesidad de creatividad continua, sin embargo, puede arrastrarte. En este tutorial, te ayudaré a aprender cómo organizar la lista de tareas y tu horario de acuerdo a tu energía creativa, para que puedas trabajar inspirado en vez de tensionado.

Los Métodos Estándar para las Listas de Tareas

La mayoría de la gente se aproxima a la lista de tareas según su nivel de urgencia, según su prioridad, o según lo que sienten que es más interesante o atractivo en el momento.

Para la lista de tareas estándar de, digamos, las tareas del hogar o las necesidades personales, estos enfoques podrían bastar. Sin embargo, en cuanto a la gestión de un trabajo continuo de producción creativa, necesitas algo mejor.

El Enfoque de Urgencia

El enfoque de urgencia, le hace frente a tus tareas tomando la que se vence a continuación (o ahora o ayer), como resultado siempre trabajando bajo presión. Para el pensamiento creativo, no es una gran manera de trabajar.

Un extenso estudio encontró que aquel momento de presión reducía la capacidad del pensamiento creativo. Los autores señalan que "las personas parecen estar en gran parte poco conscientes de este fenómeno. ...los participantes en nuestro estudio generalmente se percibieron a ellos mismos como más creativos cuando la presión del tiempo era alta. Lamentablemente, sus diarios dieron con la mentira de sus autoevaluaciones. Había claramente menos y menos creatividad en las pruebas en cuanto la presión del tiempo aumentó".

Trabajar creativamente con carácter de urgencia es una gran manera de producir continuamente un trabajo de mala calidad sin incluso darse cuenta. Mientras que tener algunos límites puede ayudar a centrar tu atención, la presión constante del tiempo hará hincapié en tu cerebro sensible a la amenaza. El estrés hace realmente difícil relajarse y hacer las conexiones creativas que necesitas para hacer un buen trabajo.

El Enfoque de la Prioridad

Acercarte a tu lista de tareas por prioridad te da más control: puedes asegurarte de que estás poniendo el tiempo en tus proyectos importantes y no doblegándote a la tiranía de la exigencia del tiempo. Sin embargo, si tu trabajo de alta prioridad no coincide con tu nivel de energía, vas lucha para ser productivo y estar inspirado. Esta situación conduce a la frustración, el desaliento y una tentación fuerte por abandonar las cosas importantes ya que son demasiado difíciles, demasiado lentas en progresar y absorben demasiado.

El Enfoque Casual

El enfoque casual de hacer lo que se siente interesante, puede funcionar hasta que los plazos se acumulen: entonces estarás atascado tratando con un montón de demandas urgentes, trabajando bajo presión y preguntándote por qué no llegaste a estas cosas antes. Tener definido un conjunto de límites o directrices, algún plan de cómo utilizas tu tiempo, te ayuda a enfocarte y a superar esa barrera inicial al trabajo creativo. Un enfoque casual no te da algo, y resulta en una montaña rusa de días terriblemente estresantes seguidos de días de recuperación improductiva.

Un Enfoque Alternativo

Trabajar bajo presión no es algo que puedas evitar completamente. Sin embargo, es algo que puedes reducir al mínimo; la clave está en ser proactivo, gestionar la lista de tareas según tu nivel de energía. Si clasificas las tareas por nivel de energía creativa y luego las programas para que coincidan con el flujo y el reflujo de tu energía, puedes tener lo mejor de ambos mundos. Más flujo, más trabajo cuando estés inspirado y un índice confiable de producción.

1. Mapeo de tu Energía Creativa

Determina tu Ritmo Circadiano

En primer lugar, necesitas tener una buena idea de tu flujo y reflujo creativo personal. Los ritmos circadianos juegan un papel muy importante. Probablemente ya tienes una buena idea de si eres una persona de la noche o la mañana. Si no estás seguro, puedes tomar el cuestionario automatizado Morningness-Eveningness para determinar tu "tipo de ritmo circadiano".

Mapea tu Nivel de Energía por Hora

Utiliza una hoja de cálculo sencilla para definir tus niveles de energía creativa. Probablemente habrá algunas veces en las que no estés seguro sobre esto. Para aquellas veces, simplemente marca "Inseguro". Así es como se ve mi hoja de cálculo:

Seguimiento de tu Tiempo

Si tienes cualquier hora en la que estás "Inseguro" en tu día, mantén un registro del tiempo para averiguar lo que está sucediendo con tu cuerpo, tu estado mental y tu energía. Sí, cada día tendrá su variación, sobre todo dependiendo de las obligaciones regulares. Sin embargo, si mantienes un registro del tiempo durante tres días a la semana, podrás escoger algunos patrones definidos. Luego actualiza la hoja de cálculo según lo que descubras. La autora sobre la productividad Laura Vanderkam ofrece varias planillas de seguimiento del tiempo, o puedes utilizar una aplicación como Toggl, Hours o Timeneye.

Si te bloqueas en el mapeo de tus niveles de energía creativa, házte las siguientes preguntas:

  • ¿Cuándo prefiero hacer mi trabajo de pensar duro?
  • ¿Cuando el trabajo es más fácil?
  • ¿Cuando el trabajo es más difícil?
  • ¿Cuándo produzco a un ritmo mayor?
  • ¿Cuándo trabajo lentamente?

Revisa sus Actividades

A continuación, piense en las actividades en tu agenda que afectan tu nivel de energía creativa.

La meditación, el ejercicio, el yoga, dormir, probar cosas nuevas y estar solo son todas las actividades que tienen efectos positivos consistentes en la capacidad creativa.

Otras actividades, como reuniones, llamadas de clientes, salidas sociales, interacciones familiares y así sucesivamente, afectarán a diferentes personas de maneras diferentes. Estúdiate a ti mismo y empieza a darte cuenta de lo que le sucede a tu energía creativa después de cada una de estas actividades. Tiendo a necesitar tiempo de recuperación después de estar alrededor de las personas; si tengo una reunión o una salida social, debo esperar tener un tiempo de baja energía inmediatamente después, incluso si esas horas normalmente pueden ser de gran energía para mí.

2. Categorización de Tareas por Nivel de Energía

Ahora necesitas hacer una lista de todas las tareas de tu trabajo. Puede ser tan detallada como quieras. Yo prefiero agrupar tareas similares; por ejemplo, tengo "Social media" como un artículo en mi lista de tareas, a pesar de que es una colección de varias actividades diferentes.

Asigna las Tareas por Nivel de Energía

¿Una vez que has hecho tu lista, ordena las tareas en categorías: es requerido un Bajo, Medio o Alto Nivel de Energía para completar cada tarea? (Por ahora, ignora la columna etiquetada "Destello", llegaremos a eso en un minuto). Aquí le damos un vistazo a mi lista de tareas categorizadas:


Tareas Destello

Tu momento de máxima energía es mejor para hacer el trabajo más creativo, pero no todo el trabajo creativo; estudios recientes demuestran que cuando estás cansado, eres mejor llegando con nuevas ideas y soluciones. Eso es porque las barreras "lógicas" están más relajadas. Obtienes más de esas raras, locas y a veces, maravillosas conexiones porque tu cerebro no es tan bueno en filtrar las cosas.

Con esto en mente, lee detenidamente la lista de tareas para las actividades que necesitan este tipo de pensamiento creativo y conectivo. Yo uso "Destello" como el nombre de categoría aquí. Para mí, hay dos actividades principales que caben en esta categoría, como se puede ver arriba. En vez de poner afuera estas tareas porque estoy cansado, puedo usar esas horas de la tarde o de la noche que son de bajo consumo de energía, para dejar que mi cerebro cansado aparezca con nuevas ideas creativas e interesantes.

3. Juntándolo Todo

Ahora es tiempo de ver cómo todo esto funciona a diario, con tu agenda.

Definir Bloques de Tiempo

En tu mapa por hora, probablemente verás series de tiempo: las varias horas con el mismo nivel de energía se agrupan. Tengo un sistema de tiempo de alta energía (en la mañana), un sistema de nivel medio (por la tarde, con un par de horas donde no estoy seguro), y un sistema de bajo nivel (en la noche). Considera a tu familia como rutinas normales o personales y como actividades programadas y marca dentro de los conjuntos las horas que realmente puedes trabajar. Esos son ahora tus bloques de tiempo para trabajar.

Empareja Tareas a Bloques de Tiempo

El siguiente paso es hacer que coincida el tipo correcto de tareas con el nivel de energía de cada bloque de tiempo. Puedes usar una lista de tareas categorizadas, para que cuando sea el momento de trabajar todo lo que tengas que hacer es empezar a trabajar en las tareas de la categoría adecuada.

Aquí es cuando el conflicto entre las tareas y el tiempo será evidente: Si tienes demasiadas tareas de alto nivel y muy pocas horas de energía, tendrás que tomar algunas decisiones. Puedes alimentar esas tareas de alto nivel no importa cuál sea tu energía, puedes cambiar tu horario para que tengas más horas de energía, puedes tener extensiones en tus plazos o puedes eliminar algunas de las tareas de tu vida.

Puedes utilizar tácticas de productividad para reducir la cantidad de tiempo necesario para las tareas. Dosificando las tareas de bajo nivel, las tareas administrativas, por ejemplo, puede efectivamente bajar la cantidad de tiempo necesario para realizarlas. También podrías estar dispuesto a alquilar algunas de las tareas que se tornan eternas pero que no son creativamente gratificantes o interesantes. Tratar de exprimir demasiado trabajo en una hora no te hará más productivo, y sin duda no te hará sentir más inspirado.

Trabaja por Delante para Evitar la Urgencia

Sería tentador saltar a lo que parece urgente, tal vez pasar el tiempo de alto nivel respondiendo mensajes de correo electrónico o finalizando un proyecto que vence pronto. Pero la única manera de darte la libertad de trabajar según tu nivel de energía es trabajando por delante, poniendo el tiempo de la alta energía en las tareas de alto nivel incluso cuando no hay nada inmediatamente exigible. La mayoría de nosotros, nos hemos entrenado para trabajar a plazo; trabajar proactivamente, por elección y energía, necesitará un reentrenamiento.

4. Protegiendo tus Bloques de Tiempo más Importantes

Tus horas más importantes para el trabajo creativo deben ser bastante claras, ahora. Son tus bloques de tiempo de alta energía y, como hemos aprendido, algunas de esas horas de bajo nivel que se pueden utilizar para tareas "Destello".

Utiliza tu Tiempo de Alta Energía

Tus bloques de tiempo de alta energía pueden ser fácilmente invadidos por cosas de bajo nivel. Perderse en el correo electrónico o apenas alrededor con las actualizaciones del sitio web son maneras fáciles para mí, para "empezar" y terminar perdiendo mis mejores horas de trabajo.

Al categorizar las tareas de alto nivel, has definido lo que realmente deberías hacer durante tu tiempo de alta energía. Ahora depende de ti hacerlas. Puedes utilizar un temporizador para ponerte a ti mismo en las tareas de alto nivel y utilizar esas pausas de cinco o diez minutos entre sesiones para abordar una tarea gratificante pero de bajo nivel.

Utiliza tu Tiempo de Baja Energía

Hace mucho tiempo dejaba de hacer cualquier tipo de trabajo creativo en la noche, que se desprende de mis bloques de tiempo. Pero resulta que, sólo estaba tratando de hacer el tipo equivocado de trabajo creativo: la clase productiva en lugar de la clase de idea de chispas. Ahora he empezado a pasar algún tiempo en la noche con mi notebook abierto antes de que quedarme dormido en el sofá viendo Netflix.

Tu tiempo de baja energía es a menudo cuando tu fuerza de voluntad es la más bajo, así que si quieres usar ese tiempo para despertar ideas, hazlo fácil en sí mismo. Facilítalo con un rato de lectura, caminar, hablar o lo que tienda a hacer que tus ideas fluyan. Entonces pídete a ti mismo pasar unos pocos minutos grabando esas ideas.

5. Establecer Rutinas, Cuotas y Otras Ayudas

Las rutinas, rituales y las cuotas pueden ayudarte a aprovechar al máximo tus bloques de tiempo y ajustar la gestión de tus tareas por energía en lugar de urgencia.

Establecer Rutinas y Rituales

Las rutinas regulares le ahorran a tu cerebro un montón de toma de decisiones. Establecer bloques de tiempo y luego pegarse a ellos de manera bastante constante, es una rutina propia. Entre más rutina haces de tus horas de trabajo, más fácil es para tu cerebro ir directo al trabajo. Puede utilizar las rutinas que mejoren el tipo de trabajo que vas a abordar, así: después del ejercicio puede ser un gran momento para el trabajo creativo (así como después de dormir) entonces puedes programar un entrenamiento o una breve siesta antes de un bloque de tiempo de alta energía.

También puedes establecer rituales para pasar de un nivel de energía a otro, contándole a tu cerebro que es hora de cambiar de un tipo de tarea a otra. Si comienzas un bloque de tiempo en un nivel medio o bajo de energía, podrías pasar tiempo en las tareas bajas o de nivel medio, después utilizas tu ritual para ponerte en marcha en tareas de alto nivel. Los rituales pueden ser simples: verter una taza de café, extirar por unos minutos, pasar de un área o puesto de trabajo a otro diferente, o abrir un programa específico en el equipo. Que cada ritual sea específico y fácilmente repetible. No quieres algo tan genérico que no tenga sentido, ni algo tan complicado que lo evites.

Usa Cuotas y Señales

Las cuotas te pueden ayudar a comenzar y estar enfocado. Si eres orientado a las metas, tener una cuota diaria o semanal específica es algo motivacional. Me encanta trabajar hacia un número específico de palabras diarias y sentir que he ganado si lo logro, o mejor aún, si logro batirlo. Podrías establecer una cuota para terminar cierta cantidad de trabajo de un proyecto cada día, cada semana, o cada bloque de tiempo. O podrías pedirte completar X número de tareas de alto nivel por hora o día. Si usa cuotas, hazle seguimiento a tu progreso; es motivador ver lo que has logrado.

Las señales como mantener un cuaderno abierto en tu escritorio, poner un determinado tipo de música, o designar algún tiempo fuera de la pantalla pueden ayudarte a lograr el máximo del tiempo no óptimo. Si comienzas a notar qué dispara las ideas y la inspiración, puedes poner más de lo mismo en esas horas  de bajo nivel.

Intentar, Probar, Ajustar

Nada es perfecto, especialmente no la primera vez. Establece tu agenda de acuerdo a lo que piensas que sabes sobre tu energía creativa, pruébala durante una semana y luego evalúa tu progreso. Tal vez encuentres que tus niveles de energía no son lo que pensabas, y que necesitas ajustar tu horario.

El objetivo no es sólo ser productivo: tú mismo puedes forzarte a la productividad con grandes sistemas y plazos imponentes. Pero quieres disfrutar de tu trabajo, no sufrir con él. El objetivo es darte a ti mismo una vida laboral que te permita fluir y obtener inspiración en lugar de estrés y agotamiento. Al hacer un mapa de tu energía creativa, categorizar tus tareas y ajustar cada tarea a un bloque de tiempo apropiado, puedes hacer precisamente eso.

Recursos

Crédito Gráfico: Icono Flow diseñado por Yamini Chandra de Noun Project

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