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Cómo Crear Rutinas que Mantengan a tu Vida y a tu Trabajo en Marcha

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This post is part of a series called Essential Productivity Principles.
Your Productivity Style: Find It and Use It for Better Work

Spanish (Español) translation by RRGG (you can also view the original English article)

Si piensas que depender de rutinas te convertirá en un autómata aburrido, predecible y poco creativo, piensa de nuevo. Las rutinas son un arma secreta de profesionales creativos y siempre han sido por siglos. El poeta W.H Auden recomendó un enfoque rutinario: "Decide lo que quieres o lo que deberías hacer con tu díe y después solo hazlo exactamente a la misma hora todos los días, y la pasión no te creará ningún tipo de problemas."

Muchos otros creativos, desde escritores hasta artistas y compositores y cineastas, han dependido en vigorosas rutinas diarias predecibles para proveer un lugar seguro para que su creatividad se expanda. (Para un vistazo más cercano, lee el blog y libro de Mason Currey sobre Rutinas Diarias.)

El filósofo William James postulaba que los hábitos y rutinas liberan a nuestros cerebros de pequeñas y continuas decisiones, para que podamos más fácilmente ser capaces de desarrollar y usar "nuestros poderes más increíbles de nuestras mentes." Utilizar rutinas es solo algo de distribuir recursos. Las encuestas muestran que el poder de voluntad, como un músculo, se cansa cuando lo usan.

Cuando en realidad tienes que pensar sobre qué comer en el desayuno, cuál ruta deberías tomar hacia el trabajo, y cuándo harás ejercicio hoy, estás utilizando mucha de tu fuerza voluntad creativa en decisiones mundanas. En vez de esto, si haces que tus rutinas tomen la posición de tu piloto a través de tareas repetitivas, podrías permitir que tu mente viaje, reflexione, muse y filtre con excelentes ideas. Es más fácil comenzar a crear, hacer y solucionar problemas con un tanque completo de fuerza de voluntad para que lo uses de la manera que quieras.

1. Escoge Rutinas para Estabilizar Tu Vida

El deseo de convertirte en una persona más productiva está usualmente enfocado, con razón, en nuestro trabajo. Sin embargo, al usar rutinas para tu vida personal, puedes simplificarla y estabilizarla. De esa manera, estarás bajo menos estrés y complicaciones, sin perderte de interacciones importantes, ignorar relaciones o dejar de lado tus prioridades.

Momentos de crisis pequeñas dentro de la vida familiar, personal, social y en casa vienen de dejar de lado o dejar de hacer por completo las tareas que deberías y querrías estar haciendo. Piensa en el daño de hacer tus impuestos rápidamente, olvidar un cumpleaños o aniversario, o poner dos tareas juntas en la misma fecha de tu calendario. Las rutinas asegurarán que hagas lo que tienes que hacer constantemente y bajo una base regular para que seas capaz de evitar esos momentos de crisis.

Aquí hay algunos ejemplos de rutinas de vida que te servirían de ayuda:

  • Rutina de Mañana y Noche: Si tus mañanas son caóticas, tiempos frenéticos de apurarte por toda la casa, tratando de encontrar una camisa limpia, un desayuno lo suficientemente bueno, y las cosas que necesitarás durante el día, este set de rutinas a la espera sería exactamente lo que necesitas. Imagina despertar a tiempo para alistarte sin apurarte, tener lo que vas a ponerte en el día colgado en el baño, un desayuno listo en la nevera, un bulto con tus necesidades esperándote en la puerta. Puedes hacer que suceda al planear unos pocos pasos que debes tomar cada noche antes de acostarte para prepararte para el próximo día (tu rutina de la noche) y después hacer una rutina de mañana simple y adecuada dentro de tu cabeza.
  • Rutina de Fin de Semana: Tener una rutina de fin de semana te puede ayudar a planear y manejar todos los proyectos de tu casa, tareas y compras, tiempo en familia y tiempo personal que necesites en dos cortos días. Al hacer una rutina de fin de semana, puedes planear y ponerle prioridad a cómo gastarás tu tiempo, asegurando que puedas tener listas las tareas y quehaceres diarios haciéndote sentir que no tienes tiempo para jugar o descansar.
  • Reunión Familiar: una reunión familiar a la semana te puede ayudar a mantener a tu calendario en sincronía, planear decisiones financieras, asignar responsabilidades compartidas y mantenerte conectado con los tan ocupados miembros de tu familia. Podrías ser solo tú y tu pareja, repasando el presupuesto y calendario, o podrías incluir a tus hijos en esta rutina para que todos puedan darle entrada y mantenerse juntos por un solo camino.

2. Escoge Rutinas para Mejorar Tu Trabajo

Ahora es tiempo de pensar en cómo puedes incrementar tu productividad, bajar tu nivel de estrés y maximizar la salida con algunas rutinas orientadas al trabajo. Incluso si trabajas en un campo creativo, o si las responsabilidades de tu trabajo varían salvajemente de un día a otro, todavía existen maneras para racionalizar el trabajo con rutinas.

Aquí hay algunos ejemplos de rutinas de trabajo efectivas:

  • Ritual de Comienzo: Empezar en el trabajo muchas veces es la parte más difícil. Pasar una hora en las redes sociales, conversando ociosamente con los compañeros del trabajo, o perdiéndote en una cadena infinita de correos electrónicos no es un ritual productivo para el comienzo. Si manejas proyectos grandes, tareas creativas, o realmente, cualquier cosa más compleja que solo atarte las trenzas de los zapatos, deberías tener una rápida y dependiente manera de ponerte en marcha para empezar el día. Diseña una rutina para comenzar, después síguela consistentemente para entrenar a tu cerebro a empezar sin dudas o dilación con las que peleas constantemente en estos momentos.
  • Rutina de las Prioridades Semanales: Establecer prioridades regularmente, con entradas de las personas involucradas, te ayuda a asignar tu tiempo inteligentemente para la salida más efectiva. Quizás manejes muchos proyectos, gestiones un equipo con responsabilidades variadas, o tienes que tratar con clientes, cuentas, o un montón de responsabilidades que desafían desviarse con un plan limpio, repetitivo y atado al tiempo. Establece una rutina regular (sería bueno semanalmente) para tener una vista desde arriba, determinar cuáles tareas merecen la mayor atención, bloquear tiempo para lo que quieres lograr, y dar y recibir entradas mientras sea necesario.
  • Rutina Comunicativa: Hacer trabajo en equipo, compartir responsabilidades y proyectos con un equipo o atender a clientes crea la necesidad de una comunicación dependiente. Sin embargo, las conversaciones de correo electrónico que van y vienen o juegos en tu celular pueden consumir mucho tiempo valioso. Al crear una rutina de comunicación, te vuelves predecible para las personas que necesitan saber de ti, lo que les hace también más fácil a ellos mantenerse en contacto contigo. Designa un tiempo exacto para responder a correos electrónicos que no sean urgentes, devolver llamadas y así actualizar a tus compañeros de trabajo y clientes. Una rutina de comunicación te puede ayudar a no olvidar que tienes que comunicarte regularmente y, también, evitar que tu día sea secuestrado por una cadena sin fin de preguntas y aclaraciones.
  • Rutina de Seguimiento: Construir relaciones fuertes, sea con tus compañeros, miembros de tu equipo o clientes, es vital para hacer un buen trabajo ahora y crear oportunidades para el futuro. Existe una delgada linea, sin embargo, entre redes proactivas en linea y perder tiempo dentro de redes sociales. Una rutina de seguimiento puede optimizar tus actividades en las redes, sea a través de las redes sociales, correo electrónico, teléfono o reuniones en persona.

Para decidir cuál rutina de trabajo deberías establecer primero, pregúntate con cuáles tareas o metas luchas más para lograrlas. Aquellas áreas son las que te servirán más de una rutina fuerte y de apoyo.

3. Diseña una Rutina Sólida

De estos ejemplos, unas pocas rutinas podrían sobresalir del resto. De vez en cuando, las rutinas más llamativas son las que se podrían aplicar a las áreas más caóticas de tu vida y trabajo. No es suficiente, sin embargo, tener una idea general de una rutina en mente, o copiar la rutina de alguien más. Tú eres único, y tu vida es tuya. Para hacer una rutina que te sirva, sé muy específico.

Empieza con la Meta Final

¿Qué es lo que logrará esta rutina para que te beneficie? Cada rutina, para ser la más efectiva, necesita ser construida para un propósito en específico. Por ejemplo, la meta de las rutinas de mañana/noches podrían ser de que salgas fuera de la casa cada mañana en una forma saludable, sin apuro y organizada. La meta de un ritual de comienzo en el trabajo te podría ayudar a hacer un progreso significativo en tu proyecto o tarea principal antes del mediodía. Primero, define la meta final antes de empezar a diseñar tu rutina.

Trabaja Hacia Atrás

Después, empieza por la tarea del final, y trabaja hacia atrás para determinar cuáles pasos pertenecen a tu rutina. Estima cuánto tiempo tomará cada paso. Racionaliza lo más posible, pero no te fuerces a estar apurado. Es mejor sobre-estimar el tiempo que piensas que necesites en este punto. Siempre lo puedes reducir después.

Camina A Traves de Ella

Después, mentalmente repasa tu rutina desde comienzo a fin. Este repaso mental te ayudará a ver los pasos o fuentes necesarias que pudiste haber pasado por alto. También puedes buscar maneras de simplificarlo. Corta cualquier paso redundante. Lo complicado es el enemigo: las mejores rutinas son fáciles de recordar y son tan simples como sea posible. Ordena los pasos para tu rutina de la manera más lógica, pero no te preocupes sobre alcanzar la perfección. Tendrás tiempo de mejorarla después de que la hayas probado algunas veces.

4. Empieza Usando Tus Nuevas Rutinas

Enfócate en construir no más de dos rutinas al mismo tiempo. Más de dos cosas lo hará todo más confuso y desgastador, y el intento se convertirá en algo contraproductivo. Una manera de hacer esto es escoger una rutina de vida y de trabajo para establecer al mismo tiempo. Ver una eficiencia maximizada tanto en tu vida personal como tu carrera al mismo tiempo está muy bien, y ayuda a minimizar la confusión o superponerse ya que cada rutina pertenece a una parte diferente de tu vida.

Toma tiempo construir una rutina. Podría tomar más de 21 días hacer que encaje. Las encuestas muestran que el tiempo necesitado para construir un hábito sólido puede variar entre mucho, desde 21 días hasta 250 días.

El tiempo que necesitas para hacer que tu rutina sea automática variará de acuerdo a la complejidad de la rutina como también debido a otros factores, tal como tu personalidad, nivel de estrés y apoyo. Date a ti mismo al menos 30 días para crear una nueva rutina, o un set de rutinas; a la marca de 30 días, puedes evaluar si has establecido tu rutina tan bien como para poder construir otra, o si necesitas mantenerte enfocado en la rutina actual por otros 30 días o más.

5. Mejora Tus Rutinas

Cuando comiences a usar una nueva rutina, espera resistencia... de tu parte, en su mayoría. Cualquier cosa que requiera cambio y una incrementada auto disciplina se sentirá algo incómodo, incluso doloroso al principio. No confundas la incomodidad, carencia de familiaridad o dificultad como señal de que tu rutina es mala o incompleta. Ciertamente todas las rutinas pueden ser mejoradas, pero si comienzas a ajustar tu rutina muy pronto, nunca se convertirá en algo habitual.

Tratar de seguir con una nueva rutina, por lo menos por una semana antes de que comiences a hacer cambios. Después de una semana, considera los pequeños ajustes que podrían mejorar tu rutina: reajustar el orden, métodos de mejoramiento, cambiar la cantidad de tiempo destinada, añadir o sustraer un paso, o reorganizar el espacio o los recursos. Después de que hayas ajustado tu rutina, quédate con ella otra semana más antes de que la cambies de nuevo.

Una vez que te sientas en confianza con una rutina y listo para comenzar a construir otra, trata de dejar sola a la rutina establecida. Ajustar una rutina establecida mientras construyes una nueva rutina (o dos) puede rápidamente llevar a un montón de pequeños cambios y a la desintegración de la estabilidad que te hayas ganado de tus rutinas.

El poder de una rutina está en el hecho de que se convierte rutina: quieres que sea un conjunto determinado de acciones, de segunda naturaleza, un set de pasos en los que no tengas que pensar. Si continuamente ajustas tus rutinas, limitas los beneficios del poder de esas rutinas. Si te parece difícil resistirte continuamente a ajustar rutinas, entonces ponlo en el calendario. Asigna un día cada mes, o una semana cada cuarto de mes, para jugar con el ajuste y el mejoramiento de las rutinas. El resto del tiempo, deja que tus rutinas sean rutina y hagan su trabajo mágico, para que tú no lo tengas que hacer.

6. Manten Tus Rutinas

Algunas rutinas te serán de utilidad por mucho tiempo; otras se tendrán que ajustar, reajustar o incluso descartar ya que las necesidades de vida y trabajo cambian. Si te ascienden, por ejemplo, y cambias un set de tareas por otro, tus viejas rutinas quizás ya no sean de ayuda. Necesitarás echarle un vistazo a tus nuevas responsabilidades y pensar sobre cómo las alcanzarás de la manera más efectiva y coordinada posible.

Cuando te aproximes a un cambio grande en tu vida o un cambio de trabajo, tómate un poco de tiempo para pensar en cómo serán afectadas tus rutinas. Las rutinas que no necesiten ser cambiadas te ayudarán a mantener los pies en la tierra y efectivo mientras procesas el estrés de lo nuevo y el cambio. Evalúa las rutinas que deben cambiar para ajustarse a tu nueva situación, y sigue los pasos anteriores para construir nuevas rutinas que reemplacen las vencidas y viejas.

Deja que las Rutinas Hagan el Trabajo

Las rutinas son mágicas porque son calmadas, mundanas, predecibles e incluso un poco aburridas. Es la aburrida repetición de una rutina fuerte la que te mantiene con los pies en la tierra, dejando que funciones efectivamente, incluso entre el caos, un montón de trabajo, un ambiente impredecible, clientes exigentes u otros estrés situacionales.

Las rutinas en tu vida y tu trabajo te permitirán seguir trayectos bien puestos hasta las metas finales que has escogido para ti mismo. Liberan tu poder creativo y tu disciplina para que se gasten en búsquedas más altas y creativas mientras mantiene las cosas diarias de la vida en un orden dependiente y funcional.

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