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Cómo Mantener un Enfoque Afilado

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This post is part of a series called Build Your Own Productivity System .
How to Keep Productivity Simple

Spanish (Español) translation by David Castrillón (you can also view the original English article)

El Internet, según el periodista Nicolas Carr, está re-formando nuestras mentes y destruyendo nuestra capacidad de atención. En el artículo de Carr de 2008 ¿Google nos hace estúpidos? (incluso tiene su propia entrada en Wikipedia), explica cómo el Internet está "esparciendo nuestra atención y haciendo difusa nuestra concentración." Carr cita al médico bloguero Bruce Friedman, que dice:

Ahora casi he perdido la capacidad de leer y absorber un artículo bastante largo en la web o impreso.

La investigación respalda esta afirmación. Un estudio realizado por el consultor de usabilidad web Jakob Neilsen encontró que entre más larga sea una página web, más personas la saltarán. Incluso en páginas con sólo 100 palabras, el lector promedio lee sólo la mitad de esas palabras.

Mientras tanto la BBC reporta un estudio de 2002 alegando que la navegación en la web, puede reducir nuestra capacidad de atención a tan sólo nueve segundos. El mismo artículo cita al psiquiatra Pam Briggs, que afirma que el correo electrónico puede causar tantos problemas de atención como la navegación por la web. Briggs dice:

Los correos electrónicos son muy seductores. No puedes dejarlos solos cuando los pitidos en tu ordenador te dicen que tienes un nuevo mensaje, a pesar de estés trabajando en una tarea importante.

Una capacidad de atención de nueve segundos podría parecer corto en 2002, pero se ha convertido en la norma. Hoy en día, la capacidad de atención promedio de un ser humano es de tan sólo 8 segundos, que por algunas cuentas es inferior a la de un pececito.

Compara la capacidad de atención actual con la de principio de siglo, cuando una persona promedio tenía una capacidad de atención de 20 minutos - un minuto por cada año de su vida hasta que llegaba a los 20 años.

Desde que el artículo de Carr y estos estudios sobre la atención fueron escritos, podría decirse que Internet tiene aún más distracciones. El correo electrónico y navegar interminablemente ya no son las únicas tentaciones. Facebook, Twitter, Reddit y Pinterest son todas brillantes monedas de oro para nuestra mente de Urraca.

Esto está muy bien. ¿Pero realmente tiene un efecto perjudicial sobre nuestro flujo de trabajo? ¿No significan las eficiencias del Internet que podamos hacer más cosas en menos tiempo, así que se compensa?

En el 2004, la profesora de computación social Gloria Mark investigó el efecto de las constantes interrupciones en el flujo de trabajo. Ella había notado cómo "intentar hacer 30 cosas a la vez" impactó negativamente en su productividad, y quería descubrir si era igual para otras personas.

Convenció a dos empresas de alta tecnología para que dejaran su equipo de trabajo en sus oficinas. Con su equipo, Mark observó cómo trabajaron los empleados. En particular, ella y su equipo tomaron nota de cómo las interrupciones afectaron su flujo de trabajo.

Los resultados, en palabras de Mark, fueron "mucho peor de lo que [ella] nunca podría haber imaginado."

En promedio, los trabajadores de oficina en el estudio pasaron 11 minutos en un proyecto antes de ser interrumpidos. Después de una interrupción, tomó un promedio de 25 minutos volver a la tarea original. Significa que estuvieron pasando más del doble de tiempo siendo distraídos por las interrupciones que de hecho haciendo el trabajo.

¿Qué significa esto para ti y para mí? Que los "dos minutos" que nos permitimos para acceder a Facebook o consultar nuestros mensajes de correo electrónico nunca son sólo dos minutos. Cada vez que te das una distracción, estás permitiendo que tu flujo de trabajo vire fuera de su curso.

Nuestras vidas están inmersas en distracciones constantes. Para muchos de nosotros, ser distraído se ha convertido en parte integral de nuestro estilo de vida. No podemos imaginarnos ignorando las alertas del correo electrónico o las actualizaciones de las redes sociales tan pronto como las recibimos.

¿Hay alguna esperanza?

La buena noticia, es que prestar atención es una habilidad. Es un comportamiento aprendido. Lo sabemos porque la capacidad de atención solía ser mucho más larga. Aprender a prestar atención significa "re-conectar" la red de neuronas en tu cerebro y tomará práctica dedicada. Pero se puede hacer.

Vamos a ver una técnica que puedes utilizar para recuperar tu capacidad de atención. Es el momento para volver sobre el pececito en la Liga de la Atención.

¿Qué Tienen que Ver los Tomates y las Apuestas con el Enfoque?

Para encontrar la respuesta para recuperar tu capacidad de atención, tenemos que volver a la década de 1980, antes de que el Internet se convirtiera en una corriente principal.

En los finales de los 80´s, el estudiante italiano Francesco Cirillo golpeó un bache. Él había pasado sus primeros exámenes del año - y estaba eufórico por haber pasado. Pero desde entonces, había perdido toda la motivación para estudiar. Se sentía confundido acerca de lo que le estaba ocurriendo, y tomó la determinación de hacer algo al respecto.

Hice una apuesta conmigo mismo, fue tan útil como humillante: '¿Puedes estudiar - estudiar realmente - durante 10 minutos?'

Tomó un temporizador en forma de tomate de su cocina. Lo fijó para diez minutos. Y por esos diez minutos, él pretendía estudiar sin ceder a una sola distracción.

El experimento falló. Cirillo no podía hacerlo. Pero estaba decidido a ganar la apuesta. Intentó una y otra vez, hasta que finalmente pudo seguir adelante hasta cuando el temporizador zumbó.

Con eso nació la técnica Pomodoro. Cirillo nombró así la técnica gracias al temporizador de cocina con forma de tomate que utilizó —  "Pomodoro" significa tomate en italiano.

Tras el éxito de su apuesta contra sí mismo, Cirillo refinó y desarrolló la técnica Pomodoro. Desde entonces ha enseñado la técnica alrededor del mundo y ha encontrado que ayuda a los usuarios:

  • Reducir la ansiedad sobre la dilación y el tiempo perdido.
  • Mejorar la atención y la concentración.
  • Reduce las interrupciones.
  • Impulsa y mantiene la motivación.
  • Mantiene en el camino para lograr objetivos importantes.

Vamos a ver cómo puedes incorporar la técnica Pomodoro en tu día de trabajo.

Paso 1: Planear tus Tareas

Antes de que puedas implementar la técnica Pomodoro, primero necesitas una lista de tareas. En esta lista debes incluir:

  • Las cosas que necesitas hacer hoy.
  • Espacio para tareas imprevistas y urgentes. Aquí, puedes anotar estas tareas a medida que se presentan.

Las tareas deben aparecer en orden de importancia. Para ayudarte a listar las tareas en orden de importancia, puede que desees leer nuestro tutorial anterior sobre la Matriz de Eisenhower.

Al lado de cada tarea puedes listar cuántos Pomodoros crees que llevará cada tarea. A medida que practiques la técnica Pomodoro, mejorarás haciendo estimaciones precisas. Para comenzar, puedes dejar esta sección en blanco si lo deseas.

Paso 2: Configurar el Temporizador

Una vez hayas completado tu lista de tareas, estarás listo para empezar tu trabajo del día. Antes de hacerlo, necesitarás configurar un temporizador. La Guía para la Técnica Pomodoro sugiere configurarlo en 25 minutos, pero cuando comienzas puedes optar por un período de tiempo más corto.

La longitud del tiempo que fijas para su duración se conoce como un Pomodoro.

Nota: Puede que quieras comenzar tu día configurando el contador de tiempo y completando tu lista de tareas durante el primer Pomodoro.

Paso 3: Trabajar en la Tarea

Tan pronto como empiece el contador de tiempo, empieza a trabajar en la primera tarea de tu lista de tareas. Durante este Pomodoro, mantén el enfoque completo en la tarea. No te detengas para revisar Facebook, Twitter o el correo electrónico. Si suena el teléfono, déjalo en contestador automático para que tome el mensaje. Las emergencias a un lado, pues no debes romper el Pomodoro por ninguna razón. Como Cirillo dice:

Un Pomodoro no puede dividirse, no existe tal cosa como la mitad de un Pomodoro o una cuarta parte de un Pomodoro.

Una vez suene el temporizador, debes dejar de trabajar. Puede ser que estés en el flujo de una tarea y te sientas tentado a continuar. ¡No caigas en esta tentación! Alejarse de una tarea incompleta hará más fácil volver a entrar en la ella cuando regreses para tu próximo Pomodoro.

Paso 4: Seguimiento de tu Progreso

Cuando el temporizador zumbe, detén el zumbido, luego inmediatamente pon una X al lado de la tarea en tu lista de tareas. Esto demuestra que has dedicado un Pomodoro para la tarea. Con cada Pomodoro que pases trabajando en la tarea, agregarás una X de seguimiento. Hacerle seguimiento a tu tiempo de esta manera te da un sentido de logro, y ayuda a que logres una mejor estimación de cuánto tiempo toman las tareas.

Paso 5: Tomar un breve descanso

Toma un descanso. ¡Te lo has ganado! En este momento, limita tu descanso a entre tres y cinco minutos. Puedes tomar un descanso más largo más adelante.

Durante esta pausa se debe evitar cualquier tentación que sientas de iniciar otra tarea. Como Cirillo dice:

Por ejemplo, no hables de cuestiones relacionadas con el trabajo con un colega; no escribas mensajes de correo electrónico importantes o hagas llamadas imperativas, etcétera. Hacer este tipo de cosas podría bloquear la integración mental constructiva que necesitas para sentirte alerta y estar listo para el inicio del próximo Pomodoro.

En su lugar, utiliza la pausa como una oportunidad para relajarte. Deja ir lo que estabas haciendo durante el anterior Pomodoro. Podrías querer:

  • estirar
  • beber un vaso de agua
  • respirar profundamente
  • pensar en tus planes para la noche o el fin de semana
  • bromear o charlar informalmente con un colega

Paso 5: Ajustar el temporizador otra vez

Después de tu pausa, estás listo para regresar al trabajo. Ajusta el temporizador para tu siguiente Pomodoro.

Si has decidido optar por un Pomodoro de menos de 25 minutos, mantén el Pomodoro en la misma longitud.

Tan pronto como se inicie el temporizador, manos a la obra! Cuando hayas terminado, recuerda marcar el Pomodoro con una X en la hoja de tareas.

Paso 6: Tomar un descanso más largo

Cada 4 Pomodoros, toma un descanso más largo de hasta 30 minutos. En este tiempo, puedes hacerte un café, comprobar tu correo electrónico y tu correo de voz, revisar temas relacionados al trabajo con tus compañeros, o simplemente tomarte el tiempo para relajarte.

Al igual que con los descansos más cortos, evita pensar duranet la pausa sobre el trabajo que has estado haciendo.

Después de esta pausa, vuelve a trabajar en otra secuencia de cuatro Pomodoros.

Consejos Adicionales sobre Pomodoro

Esa es la técnica Pomodoro en pocas palabras. Sigue los pasos anteriores, y te sorprenderás del impulso de productividad que verás en ti mismo.

A medida que practiques la técnica Pomodoro, desarrollarás tu capacidad para concentrarte.

Si te encuentras luchando por Pomodoros, ten en cuenta lo siguiente:

En primer lugar, prepárate para las distracciones. Estas pueden ser distracciones internas, tales como recordar una tarea que debes haber completado la semana pasada, o distracciones externas tales como una llamada telefónica o una consulta de un compañero de trabajo.

Las distracciones internas son fáciles de abordar. Cuando se presenta una distracción interna, anótala en la lista de tareas, en el espacio que dejaste para tareas imprevistas y urgentes. Al final del Pomodoro, puedes evaluar la urgencia y la importancia de la tarea y decidir si realmente necesita estar en la lista de tareas.

Ocuparte de las distracciones externas implica un entrenamiento en ti mismo y en los que trabajan cerca a ti para que se comuniquen en el momento oportuno del día. Si un colega te molesta durante un Pomodoro, cortésmente hazle saber que estás ocupado y le dirás cuando estés disponible. El mejor momento para ponerse al día es cuando tengas un descanso de 30 minutos entre una serie de Pomodoros. Quienes trabajan contigo se acostumbrarán rápidamente a no interrumpirte mientras el temporizador esté funcionando. Cirillo, explica:

Con práctica, llegarás a darte cuenta de cómo a menudo aparentemente las actividades urgentes pueden incluso posponerse hasta el día siguiente mientras todavía se satisface a la persona que hace la solicitud.

En segundo lugar, no te castigues si luchas o no. Incluso el fundador del Pomodoro no podía concentrarse durante diez minutos al comenzar. A medida que practiques, con el tiempo aumentarás tu capacidad de atención. Si un Pomodoro sale mal, sólo toma cinco minutos de pausa, toma una respiración profunda, restablece el temporizador y empieza de nuevo. ¡Puedes hacerlo!

¿Por qué no probar un Pomodoro ahora? Descarga la Hoja de Seguimiento de Pomodoro para empezar. Déjanos saber en los comentarios cómo te desenvuelves.

Otros Consejos para Mejorar tu Enfoque

¿Todavía luchando para mantener tu atención, a pesar de usar Pomodoros? A continuación, puedes intentar lo siguiente:

  • Meditar. La meditación es esencialmente la práctica de la atención enfocada. Es el campo de entrenamiento perfecto para enseñarle a tu mente a concentrarse. Como un adicional, tiene numerosos beneficios para la salud. ¿Podrías disponer de diez minutos al día para sentarte en silencio?
  • Bloquear Internet. Yo utilizo la aplicación gratuita SelfControl para concentrarme mientras trabajabo en mi Mac. Los usuarios de Windows pueden utilizar SelfRestraint, que también es gratuita.
  • Prueba con fracciones de tiempo diferentes. ¿Son 25 minutos de Pomodoro demasiado cortos para ti? ¿Qué tal retarte a ti mismo con un período de 90 minutos de enfoque intenso? O podrías intentar el enfoque 40-20 - 40 minutos de trabajo centrado, seguido por un descanso de 20 minutos.

Recursos

Crédito gráfico: Razor Blade diseñado por Jonathan Higley de Noun Project.

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