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¿Qués MS Outlook? (Herramienta Pro para Correo Electrónico)

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Read Time: 9 min
This post is part of a series called How to Use Microsoft Outlook (Essential Tutorial Guide).
How to Email Large Files as Attachments in MS Outlook
How to Find Missing Emails in MS Outlook (Where Is My Email?)

Spanish (Español) translation by Cristian Marroquin (you can also view the original English article)

Los correos electrónicos forman una parte importante en la vida de las personas. De acuerdo a una fuente, el empresario promedio envía y recibe cerca de 100 mensajes al día. Confiamos en el correo en gran manera, que muchos los revisan constantemente—incluso cuando estamos en el baño o en la cama.

Con mucho tiempo dedicado al correo, obviamente el paquete de correo que escojamos es importante. Hay muchos sistemas de correo y una de los más populares es Outlook.

¿Estás pensando en usar Outlook o tu compañía ya está usando Outlook? Si es así, necesitas para que sirve Outlook. Aquí es donde este tutorial puede ayudarte.

Puedes estar consciente de que Microsoft Outlook es un paquete de correo electrónico, que es parte de Microsoft Office. Lo que quizás tu no sabes que puedes hacer mucho más que solo enviar y recibir mensajes de correo electrónico.

En este tutorial, aprenderás todo acerca de Outlook. Definiremos Outlook para ti. Descubrirás para qué se usa Outlook. Además, discutiremos la diferencia entre Outlook y Outlook.com.

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Ahora aprenderemos qué es Outlook y cómo es usado.

¿Qué es Outlook?

Puedes preguntarte qué es Outlook. Probablemente sepas que es un software de correo que incluye una suscripción pagada de Microsoft Office. Y estás en lo correcto. Pero Outlook tiene más capacidades que solo ser un correo electrónico.

Outlook puede ayudarte a organizar tu horario con un calendario y una lista de tarea, información de contacto, enviar recordatorios y mucho más. No es de extrañarse que Outlook es referido como el gestor de información personal (PIM).

Si estás considerando usar Outlook para tu organización, es importante entender que puede haber algunas diferencias en la herraimenta, dependiendo de qué versión tengas. Outlook ha estado alrededor de los año 1990s, y ha pasado a través de muchos cambios al pasar de los años. Con versiones más antiguas, puede haber alguna diferencia en la interfaz del usuario y algunas de las nuevas características puede faltar. En esta serie de tutoriales, hablaremos acerca de MS Outlook 2016.

Si no tienes Microsoft Office y quieres usar Outlook, no te preocupes. Puedes usar la versión web, que es gratuita. La versión web tiene muchas de las características como la versión de escritorio, aunque hay algunas diferencias. (Si tienes Hotmail o Windows Live Account, puedes tenerlo, ya que esas cuentas fueron convertidas a Outlook.com).

¿Qué es Outlook.com?

¿Sabes la diferencia entre Outlook.com y Microsoft Outlook?

Muchas personas se refieren al correo Outlook cuando están  realmente se están refiriendo a la versión web. No solo son lo nombres de los dos paquetes similares, también comparten alguna funcionalidad. Pero también hay grandes diferencias.

Aquí lo que tienes que saber acerca de la diferencia entre MS Outlook y Outlook.com:

  1. Costo: MS Outlook es parte de la suscripción pagada de MS Office, que también incluye la actualización más reciente de Office. Outlook.com es un paquee de correo gratuito en la web, con algunas características de Outlook.
  2. Publicidad: MS Outlook no tiene publicidad. La interfaz de Outlook.com, por otra parte, tiene publicidad (aunque están al mínimo).
  3. Tu propio servidor: Outlook puede ser configurado para correr tu propio servidor de correo, haciéndolo ideal para la compañías y organizaciones. Outlook.com corre en la web.
  4. Tamaño de la Bandeja de Entrada: Outlook.com tiene hasta 15 GB. Los usuarios de MS Office 365 obtienen 50 GB de almacenamiento para comenzar. (Los usuarios de Outlook operan con la cuenta de Microsoft Enterprise pueden tener más espacio).
  5. Tamaño de Archivos Adjuntos: El límite de tamaño combinado para Outlook.com es de 20 MB. Para cuentas de empresariales de Outlook, el límite también es de 20 MB. Pero puedes aprender a cómo lidiar con archivos adjuntos grandes en este tutorial.
  6. Soporte Técnico: Outlook.com no posee ningún soporte por teléfono, aunque puedes contactar soporte técnico a través de un contacto. Puedes también ser capaz de encontrar tus respuestas aquí. Con versiones recientes de MS Office (que incluyen Outlook), sin embargo, puedes contactar soporte técnico a través del teléfono.

Aun, si estás buscando por un paquete gratuito para suplir tus necesidades, Outlook.com puede ser justo para ti. Para una comparación entre Outlook.com y Gmail (otro paquete gratuito) estudia este tutorial:

Nota: A menos que sea indique lo contrario, este tutorial se refiere a Microsoft Outlook (disponible con Microsoft Office) y no el correo en la web de Outlook.com. Aunque, algunas características funcionan para ambas plataformas.

Ventajas de Microsoft Outlook

Si estás usando MS Outlook para tu correo, felicidades. Es una elección sólida—y no estás solo. De acuerdo a Microsoft, hay cerca de un billón de usuarios en todo el mundo que usan Outlook. Eso significa que hay muchos usuario de Outlook.

Hay algunos beneficios definidos para usar MS Outlook comparado a otros proveedores. Aquí hay algunos:

  • Popular en muchas organizaciones grandes: Una investigación de iDatalabs indica que cerca de 40,000 compañías usan MS Outlook alrededor del mundo. Lo que esto significa es que si entiendes cómo usar Outlook, ya tienes una habilidad útil para muchos trabajos.
  • Funciona bien con MS Exchange: Microsoft Exchange es un servidor de nivel de empresa usado por escuelas, negocios y otras organizaciones grandes.
  • Compatible con software popular: Naturalmente, Outlook funciona con MS Office. Pero también funciona con muchos programas disponibles a través de Microsoft office store.
  • Incluye herramientas organizativas: Incluso con los programas de tercero, Outlook incluye su propias herramientas organizativas tales como un libro de contactos y un calendario.
  • Buena Seguridad: Outlook tiene muchas características de seguridad. Por ejemplo, ofrece dos factores de autenticación, cifrado de mensajes y la habilidad de ver actividad reciente.
  • Soporte Técnico: Microsoft ofrece soporte técnico por teléfono (costo adicional para algunos planes), que está disponible 24/7. Si tienes un problema, esta es una gran ventaja.

¿Para qué se Usa Ms Outlook?

Ya hemos tocado algunos de los usos de MS Outlook, pero hay más:

  • Correo: Esto es probablemente el uso más básico de Outlook. Úsalo para recibir y enviar mensajes.
  • Calendario: Usa el calendario pre-diseñado para programar y hacer seguimiento de citas y reuniones. Puedes incluso programar recordatorios para ti mismo. Los calendarios pueden ser compartidos.
  • Libro de Contacto: Nunca pierdas la información de contactos de nuevo. Outlook no solo te deja almacenar información de correo para tus contactos, pero también otra información tales como números de teléfonos y correos electrónicos.
  • Lista por Hacer: Puedes usar MS Outlook para preparar una lista de tarea para ti mismo.
  • Haz Seguimiento de los Mensajes Enviados: Puedes solicitar un comprobante para un mensaje que enviaste que diga si el mensaje ha sido recibido o leído (esto varía dependiendo del sistema del correo del recipiente).
  • Envía Archivos Adjuntos: Si tienes imágenes o documentos que necesitas enviar, puedes adjuntarlos a un mensaje de correo electrónico.
  • Programa recursos: Si estás usando Outlook en el trabajo, controla quién usa el salón de conferencia o comparte el equipo añadiéndolos a reuniones.
  • Ordena los mensajes usando reglas: La herramienta de reglas de MS Outlook es una manera útil de realizar un número de tareas, pero es la mejor cuando es usada para filtrar archivos y mensajes automáticamente.
  • Añade elementos gráficos: Usando la capacidad de Smart Art de MS Office, puedes añadir imágenes al cuerpo de tus correos y personalizarlos desde dentro del correo electrónico. 
  • Comparte tu escritorio en un correo: ¿Tienes problema con una aplicación? Esta pequeña característica te deja tomar una captura dentro del correo e insertarla en tu mensaje.
  • Ten conversaciones en vivo: El comunicador de Office te deja enviar mensajes instantáneos si estás disponible.

Y, por supuesto, hay muchas otras maneras de usar Outlook también. Puedes pensar en unos pocos usos que son específicos a tu situación.

Comienza con MS Outlook

Si estás buscando Outlook en tu escuela o lugar de trabajo puedes estar preparado para ti. O puedes ser que se te pida que trabajes con el especialista de IT para preparar un correo de Outlook.

Si estás en un negocio pequeño, solo tu, o si estás preparando Outlook para uso hogareño—es tu elección si quieres preparar el sistema. Estas instrucciones de Microsoft pueden ayudarte a preparar tu cuenta de correo.

Una vez que Outlook esté preparado, este tutorial muestra cómo escribir tu primer correo:

Puedes encontrar tutoriales adicionales de Outlook en nuestra serie, ¿Cómo Usar MS Outlook (Guía Esencial). Hay dos maneras de usar la guía de aprendizaje:

  1. Ve a través de cada tutorial para un dominio completo para usar MS Outlook.
  2. Escoge solo aquellos tutoriales que te interesen.

¿Cómo Hacer tus Mensajes de Outlook Más Profesionales?

Una vez que hallas comenzado a usar MS Outlook como tu paquete de correo, querrás asegurarte de que tus mensajes sean profesionales para que puedas hacer una buena impresión. Aquí hay una lista de tutoriales que te enseñarán a cómo escribir correos profesionales de una variedad de temas:

Más Consejos y Estrategias de Correo Electrónico

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Conclusión

Como descubriste, MS Outlook es un software potente. Ahora que hemos explicado lo que Outlook es y qué es lo que hace, tienes la información que necesitas para decidir cual es mejor para ti.

Ya sea que decidas usar MS Outlook para ti mismo o para la compañía, hay algunos beneficios definitivos comparado a otros proveedores de correo electrónico.

¿Porqué no comienzas hoy?

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