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Comment créer des modèles d'email dans Gmail: avec des réponses en conserve

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This post is part of a series called Your Ultimate Guide to the Best Gmail Tips and Tricks.
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French (Français) translation by New Lune (you can also view the original English article)

Il est arrivé à nouveau. Vous avez ouvert votre courrier électronique et il y a eu un message avec la question que vous avez déjà répondu à des dizaines de fois.

Si vous êtes fatigué de répondre aux mêmes questions encore et encore, les réponses Gmail en conserve peuvent vous aider.

Utilisez les réponses en conserve dans Gmail pour créer des modèles de courrier électronique que vous pouvez réutiliser rapidement avec quelques modifications seulement.

Bien sûr, tous les emails que vous envoyez ne doivent pas être une réponse par courrier électronique. Certains courriels nécessitent une réponse plus unique. Mais pour ceux qui ne le font pas, vous seriez surpris de savoir combien de temps vous pouvez économiser en commençant par un modèle de messagerie Gmail.

Vous pouvez même utiliser des filtres pour automatiser votre réponse en conserve afin que cela soit toujours envoyé en réponse à certains messages.

Voici plusieurs scénarios où vous voudrez peut-être utiliser la fonctionnalité Gmail de réponses en conserve:

  • Bureau d'aide - Si vous travaillez dans le support client, utilisez la réponse en conserve pour les questions que les clients demandent souvent.
  • Demandes d'un produit ou d'un service non offert - En tant que propriétaire d'une petite entreprise, vous obtenez parfois des demandes en dehors de votre spécialité. Envoyez une réponse en conserve expliquant ce que vous offrez.
  • Avis tardifs - Créez un modèle de courrier électronique pour traiter les paiements en retard ou les envois tardifs.
  • Disponibilité - Si quelqu'un veut organiser une réunion ou passer, utilisez une réponse en conserve pour expliquer votre heure d'ouverture.
  • Notes de suivi - Le suivi est une partie importante du renforcement des relations. Utilisez un modèle en tant que modèle pour ces types d'e-mails.

Vous pouvez probablement penser à des scénarios supplémentaires où un modèle de courrier électronique pourrait aider votre entreprise. Apprendre à créer et à utiliser des modèles de messagerie avec la fonction de réponses en conserve de Gmail peut vous aider à devenir plus productif. Dans ce tutoriel, apprenez à utiliser cette fonctionnalité utile—de l'installation au travail avec les modèles de messagerie.

Comment créer une réponse en conserve dans Gmail

Maintenant que nous avons parlé de la façon d'utiliser les modèles de courrier électronique, il est temps d'expliquer comment créer vos propres modèles Gmail à l'aide des réponses en conserve.

Regardez ce screencast rapide pour apprendre les bases de la façon de créer une réponse en conserve dans Gmail:

Ou parcourez les étapes écrites détaillées ci-dessous pour plus d'informations sur la création et l'utilisation de modèles de messagerie Gmail.

Étape 1. Comment accéder à Gmail Labs et activer les réponses en conserve

Les réponses en conserve est une fonctionnalité Gmail Labs, afin de l'utiliser, vous devez d'abord accéder à Gmail Labs:

1. Accédez au Gmail Labs

Pour accéder à Gmail Labs, commencez par la fenêtre principale de la boîte de réception. Cliquez sur l'icône Settings (il ressemble à une vitesse) dans le coin supérieur droit. Dans le menu déroulant, cliquez sur l'option Settings.

Gmail Settings Option
Cliquez sur l'option Settings.

Le Settings Screen s'affiche. Cliquez sur l'option Labs en haut pour afficher les fonctionnalités disponibles que vous pouvez activer dans Gmail Labs. Utilisez la barre de défilement à droite pour faire défiler jusqu'à l'option de Gmail lab de Canned Responses.

Gmail Canned Responses Lab
Faites défiler jusqu'au paramètre Gmail Labs

2. Activez Gmail Canned Responses

Le paramètre Gmail par défaut est pour les Canned Responses à désactiver. Cliquez sur le bouton Enable à droite de l'option pour activer la fonction.

Enable Canned Responses
Cliquez sur le bouton Enable.

Faites défiler jusqu'au bas de l'écran et cliquez sur le bouton Save Changes. Les réponses en conserve ont été activées. Votre boîte de réception s'affiche maintenant.

Étape 2. Comment créer un modèle Gmail

Maintenant que Canned Responses est actif, vous êtes prêt à commencer à créer vos modèles de messagerie. Pour commencer, cliquez sur le bouton Compose en haut à gauche. Le formulaire New Message s'affiche:

Gmail New Message form
Tapez votre message Gmail.

Tapez le message que vous souhaitez créer en tant que modèle de courrier électronique. Faites attention à ce que vous tapez dans le champ Subject, car cela deviendra le titre par défaut de votre réponse en conserve. Il n'est pas nécessaire de remplir le champ Recipients.

Pour inclure une signature standard dans votre réponse en conserve, utilisez une image ou tapez la signature que vous souhaitez.

Une fois que vous avez terminé votre message, cliquez sur la flèche vers le bas en bas à droite du formulaire New Message. Un menu déroulant apparaît:

New Canned response option
Cliquez sur l'option de New canned response.

Maintenant, cliquez sur Canned responses > New canned response. Vous êtes invité à nommer la réponse en conserve (votre ligne d'objet est la valeur par défaut):

Naming your Gmail Canned Response
Cette réponse en conserve sera appelée Our Business Hours.

Si vous souhaitez modifier le nom de votre réponse en conserve, vous pouvez le faire maintenant. Assurez-vous que le nom est suffisamment descriptif pour que vous puissiez indiquer dans quel avenir le modèle.

Cliquez sur le bouton OK lorsque vous êtes satisfait du nom de la nouvelle réponse en conserve. Vous n'avez pas besoin d'envoyer un message pour créer une réponse en conserve.

Remarque: les réponses en conserve sont enregistrées dans l'étiquette Drafts. Si vous supprimez accidentellement une réponse en conserve à partir de Drafts, cela ne fonctionnera plus même s'il apparaît comme une option dans le menu Canned Responses.

Étape 3. Comment utiliser un modèle Gmail pour répondre

Maintenant que vous avez créé un modèle Gmail, vous êtes prêt à l'utiliser. Vous pouvez utiliser une réponse en conserve pour un nouveau message ou pour répondre à un message que vous avez reçu. Vous pouvez également créer un filtre pour envoyer automatiquement une réponse par courrier électronique à un message que vous recevez.

Dans cette étape, je vais vous expliquer comment faire les deux.

1. Utilisez manuellement un modèle

Pour utiliser une réponse en conserve, démarrez un nouveau message ou cliquez sur l'icône Reply pour répondre à un message entrant.

Une fois que vous avez ouvert le New Message ou le formulaire de Reply, cliquez sur la flèche vers le bas dans le coin inférieur droit (à côté de l'icône de la corbeille) pour voir les réponses en conserve disponibles:

Available Gmail Canned Responses
Sélectionnez une réponse en conserve de Gmail.

Cliquez sur la réponse en conserve que vous souhaitez insérer dans le message sous l'option Insert.

Dès que vous cliquez sur la réponse en conserve de votre choix, la réponse du modèle est copiée dans votre message électronique.

Si vous devez personnaliser le modèle de messagerie, faites-le maintenant. En outre, si la réponse en conserve comprend une signature, supprimez toute autre signature automatique que vous utilisez ou votre message peut comporter deux signatures.

Cliquez sur le bouton Send en bas à gauche du formulaire pour envoyer votre message.

2. Utilisez un filtre pour envoyer automatiquement une réponse en conserve

Vous pouvez également concevoir un filtre Gmail pour envoyer automatiquement une réponse en conserve.

Commencez par ouvrir l'écran Settings. Cliquez sur l'option Filters and Blocked Addresses.

Creating a Gmail filter
Cliquez sur le lien Create a new filter.

Cliquez sur le lien Create a new filter. La boîte de Advanced Gmail search s'affiche.

Advanced Gmail Search Box
Tapez les paramètres du filtre.

Tapez les paramètres pour les courriels que vous souhaitez recevoir une réponse en conserve. Vous pouvez créer un filtre basé sur n'importe quelle combinaison de:

  • From adresse
  • Subject ligne,
  • Mots dans l'email
  • Si le courrier électronique a une pièce jointe
  • Si le courrier électronique est une conversation
  • Taille du courrier électronique

Tapez les informations dans les champs de paramètres appropriés.

Après avoir choisi vos paramètres, cliquez sur le lien Create Filter with this search. La boîte Create Filter s'affiche:

Create Filter box
Sélectionnez le Gmail Canned Response à utiliser.

Parce que les réponses en conserve sont activées, il existe une case à cocher Send canned response dans la zone Create Filter.

Cochez la case et utilisez les flèches haut et bas vers la droite pour sélectionner la réponse en conserve à utiliser avec ce filtre.

Cliquez sur le bouton Create Filter. Vous verrez une invite que "Your filter was created".

Les messages que vous recevez qui répondent aux paramètres du filtre seront automatiquement envoyés à la réponse en conserve que vous avez sélectionnée.

Pour plus de détails sur ce que vous pouvez faire avec un filtre Gmail, passez en revue le tutoriel suivant:

Étape 4. Comment modifier ou supprimer un modèle de messagerie Gmail

Parfois, vous n'avez plus besoin d'une réponse en conserve. Peut-être que la réponse doit être complètement réécrite, ou peut-être que la situation nécessitant la réponse en conserve n'existe plus. Par exemple, vous avez peut-être été responsable du soutien à la clientèle, mais vous avez été promu et ne vous occupez plus des clients. Vous pouvez modifier ou supprimer un modèle de messagerie Gmail au besoin; voici comment:

1. Modifiez une réponse en conserve

Pour supprimer un modèle de courrier électronique à réponse en conserve, ouvrez un New Message ou un formulaire de Reply. Cliquez sur la flèche vers le bas dans le coin inférieur droit pour ouvrir le menu Canned Responses:

Gmail Canned Responses menu
Sélectionnez une réponse en conserve pour modifier.

Cliquez sur Canned responses. Ensuite, cliquez sur [Name of the Canned Response] sous l'option Insert. La réponse en conserve que vous avez sélectionnée remplit le message:

Gmail Canned Response
Modèle de réponse en conserve de Gmail dans un message.

Effectuez des modifications et des changements au message comme vous le souhaitez. Lorsque vous avez fini de changer le message, cliquez sur la flèche vers le bas située dans le coin droit de l'écran. Cliquez sur l'option Canned responses. Ensuite, cliquez sur [Name of the Canned Response] sous l'option Save. Une invite de confirmation s'affiche:

Overwrite Canned Response prompt
Cliquez sur OK pour écraser la réponse en conserve.

Cliquez sur le bouton OK pour enregistrer la version modifiée de votre réponse en conserve.

Remarque: Lors de la modification d'une réponse en conserve, assurez-vous de supprimer la réponse en conserve d'origine de l'étiquette Drafts. Si vous enregistrez accidentellement deux réponses en conserve avec le même nom, elles peuvent ne pas fonctionner.

2. Supprimez une réponse en conserve

Vous pouvez également supprimer une réponse en conserve dont vous n'avez plus besoin dans le menu déroulant. Commencez à partir du formulaire New Message.

Cliquez sur la flèche vers le bas en bas à droite du formulaire New Message. Cliquez sur l'option Canned responses. Le menu Canned responses apparaît:

Canned Responses Menu
Sélectionnez le nom de la réponse en conserve à supprimer.

Cliquez sur le nom de la réponse en conserve que vous souhaitez supprimer. L'invite du système affiche:

Delete Canned Response prompt
Cliquez sur OK pour supprimer la réponse en conserve.

Pour supprimer la réponse en conserve, cliquez sur le bouton OK.

Remarque: Pendant que le message est supprimé de l'outil de réponse en conserve et ne peut pas être utilisé, le texte de la réponse en conserve reste dans votre étiquette de Drafts jusqu'à ce que vous la supprimez.

Étape 5. Comment désactiver les réponses en conserve

Si vous décidez que vous ne souhaitez plus utiliser les réponses en conserve dans Gmail, vous pouvez désactiver la fonction de réponse en conserve.

Pour désactiver les réponses conservées, accédez à Gmail Labs via l'écran Settings. Utilisez la barre de défilement à droite pour faire défiler vers le bas vers le laboratoire Gmail de Canned Responses. (Ce sera dans la section Enabled Labs en haut de l'écran).

Disable Gmail Canned Response
Cliquez sur le bouton Disable.

 Cliquez sur le bouton Disable. Ensuite, cliquez sur le bouton Save Changes en bas de l'écran. L'option de Canned responses n'est plus disponible.

Remarque: Les messages de réponse en conserve que vous avez créés précédemment restent dans l'étiquette Drafts jusqu'à ce que vous les supprimez.

Conclusion

Arrêtez de réécrire les mêmes messages électroniques. Utilisez les modèles de messagerie Gmail que vous créez une fois et utilisez chaque fois que vous en avez besoin avec le Gmail lab de Canned Responses. Vous allez gagner du temps et être plus productif. La fonction de réponse en conserve de Gmail est facile à utiliser une fois que vous savez comment.

Accédez à notre guide de débutant pour travailler avec Gmail pour en savoir plus sur les filtres Gmail, les raccourcis Gmail et plus encore les fonctionnalités de Killer Gmail.

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