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Qu'est-ce que la productivité ?

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French (Français) translation by Henri Lotin (you can also view the original English article)

Productivité — et tout ce qu'elle comprend — est une chose par laquelle nous sommes devenus virtuellement obsédés. Oh, la productivité elle-même n’est pas une idée nouvelle. En fait, la notion de productivité existe depuis aussi longtemps que la production est dans les parages, oui, on peut dire que depuis les humains ont compris comment planter une graine dans le sol et produire une récolte.

La productivité en affaires est devenue une importante discussion en cours avec l’industrialisation. Rendre le travail — tant manuel que mécanique — plus efficace est devenu un objectif important, car un travail plus efficace signifiait plus de profits. (Il y a toute une série de problèmes secondaires issues de ce problème croissant avec la productivité du travail, mais nous allons les mettre de côté pour une autre fois.)

La productivité d'affaires ou économique, a continué à être développée et affinée par le biais de la seconde révolution industrielle, la seconde guerre mondiale, des avancées technologiques majeures et la mondialisation de l’économie. Mais la productivité est également devenue quelque chose de beaucoup plus individuelle ; elle est devenue une activité personnelle.

Avec la technologie que nous utilisons aujourd'hui, nous disposons d’informations illimitées et d'une accessibilité illimitée. C’est très bien, à plusieurs niveaux, mais cela mène aussi à une surcharge : le monde est à notre portée, littéralement, à chaque instant. Pour les personnes sujettes à la distraction et la procrastination (lire : chaque personne), l’ère du numérique se transforme rapidement en l’âge improductif.

D'où l’essor de nos quêtes personnelles de productivité, sous la forme de livres, articles, apps et tous les conseils que vous pourriez jamais vouloir. C’est une quête importante. Nous avons perdu les limites permettant de séparer le travail de la vie personnelle, permettant de limiter nos options et définir nos rôles. Ce sont de grands progrès, mais ils apportent la nécessité de construire nos propres filtres et limites. Si nous voulons créer de la valeur dans un monde d’options illimitées, nous devons apprendre à être productifs.

Mais tout d’abord, nous devons comprendre ce que nous entendons réellement par productif.

Productivity Illustration
Illustration de productivité. Vous pouvez trouver plus de ressources créatives sur GraphicRiver.

Est-ce après une meilleure gestion du temps que vous courez ? Ou une clarification de vos objectifs ? Ou quelque chose de complètement différent ? La productivité est un grand concept. Elle couvre beaucoup de domaines. Afin de profiter au maximum de votre quête de productivité, vous avez besoin d’une définition plus profonde et plus spécifique de la productivité.

Jetons un coup d’oeil.

1. La définition business de la productivité

Définir la productivité pour le business signifie vraiment parler de productivité en termes économiques. Et ça c’est l’histoire de la productivité. Toutes nos idées personnelles, subjectives de ce que cela signifie d’être productif sont dérivées d’une définition très pragmatique, axée sur les chiffres de la productivité.

Voici comment Thanh Pham de Asian Efficiency la décrit :

Il y a une autre définition utilisée en économie, qu'il est important de connaître. En termes économiques simple, la productivité signifie l'extrant que vous obtenez par intrant donnée. Par exemple, si je vous donne 5 pommes et que vous me donnez 1 litre de jus de pomme, votre productivité est 1 litre par 5 pommes. Cependant, si quelqu'un d’autre peut obtenir 1 litre de jus de pomme avec 4 pommes, alors cette personne est plus productive. Il faut moins de pommes à cette personne pour produire la même quantité de jus de pomme.
L'indicateur utilisé dans cet exemple d’économie (comme vous avez probablement vu dans votre classe d’économie à l’Université) est : productivité = Output / Input.

C’est la définition commerciale ou économique de base, de la productivité. Améliorer la productivité dans le sens des affaires signifie soit a) augmentation de l'extrant par rapport à l'intrant ou b) diminution de l'intrant par rapport à l'extrant. Vous allez entendre cette question en termes d’affaires avec des phrases comme « réduire nos frais généraux, » « accroître notre marge bénéficiaire, » « couper les dépenses, » « améliorer notre rentabilité » et « être plus efficace. »

2. La définition personnelle de la productivité

La première chose que nous devrions regarder est à quel point fluide, subjective, ou aléatoire la productivité peut sonner lorsque nous en parlons sur le plan personnel.

Les définitions sont arbitraires

Comme le dit Chris Bailey sur A Life of Productivity,

La productivité a une signification différente pour chacun.
Une seule personne peut définir être productif comme recevoir un revenu énorme pour son travail tout en dirigeant une équipe de plusieurs centaines d’employés, alors qu’une autre personne peut voir la productivité comme prendre sa retraite à 30 ans et volontairement vivre simplement, pour le reste de sa vie.
De même, une personne peut définir la productivité comme beaucoup de choses faites en beaucoup moins de temps, tandis que l’autre peut définir la productivité comme prendre son temps et délibérément essayer de faire le meilleur travail possible.

Personnel n’est pas personnel

Le deuxième point à mentionner ici est que « personnel » est un peu inapproprié.

Pour beaucoup qui poursuivent une meilleure productivité personnelle, le but est plus grand qu'une productivité au travail. Nous voulons être meilleurs dans ce que nous faisons, avoir plus fait en moins de temps, être en mesure de rester concentrés sur notre travail le plus important et apprendre à gérer le flot d’information et d’accessibilité sans perdre les progrès sur nos projets.

Les outils nécessaires pour atteindre tous ces objectifs sont les compétences de productivité personnelle : systèmes individuels, les capacités et les comportements qui nous permettent de gérer toutes les sollicitations et les options et voir des trucs faits.

Bien sûr, vous pouvez appliquer vos compétences de productivité personnelle dans tous les domaines de la vie : relations, finances, loisirs, ménage, parentage, ainsi de suite.

Valeur vs Extrant

Ma définition préférée de productivité personnelle est celle-ci, de Steve Pavlina :

Productivité = Valeur / Temps (productivité égale valeur divisée par temps)

C’est vraiment simple et vraiment similaire à la définition économique. Cependant, au lieu de l'extrant, nous mesurons la valeur. Et au lieu de l’intrant, nous allons mesurer le temps : ceci parce que, pour la plupart d'entre nous en quête de productivité personnelle, le temps est notre force principale et notre principale limitation.

Pavlina continue à parler de la façon dont nous pouvons comprendre et mesurer la valeur :

Quelle est la « valeur » dans notre équation de productivité ?
La valeur est une qualité que vous devez définir vous-même. Toute définition de la productivité est donc, en rapport avec la définition de la valeur.

Pavlina définit la valeur comme un produit :

Valeur = Impact x Endurance x Essence x Volume
Et donc :
Productivité = Impact x Endurance x Essence x Volume / Temps

Vous pouvez lire l’article complet pour une analyse en profondeur sur chacun de ces facteurs. En bref, l'impact se réfère à combien de personnes sont influencées par votre travail, ou dans quelle mesure elles sont influencées. L'endurance veut dire combien de temps votre travail va durer (pensez à la longévité d’un "sandwich" vs un design graphique numérique vs une œuvre d’art classique). L'essence se réfère à la qualité et au type de ce que vous faites ; est-ce facilement imité, ou unique ? C’est son effet profond et important, ou temporaire et auto-limitatif ? Le volume correspond à la quantité de ce que vous produisez, tel que défini par votre travail particulier.

3. Tout mettre ensemble

Alors que la définition d’entreprise de la productivité nous donne un bon point de départ, ce n’est pas tout à fait suffisant pour une compréhension utile de la productivité de tous les jours.

Nous devons réfléchir à la valeur de ce que nous faisons plutôt que juste penser à notre extrant en général. Dans le cas contraire, nous pouvons tous travailler dur pour devenir réellement efficaces à faire des trucs sans signification. Si vous avez jamais passé des heures à peaufiner un coin minuscule de votre vie, comme la gestion de courriel ou votre planification de menu, seulement pour sortir de ce trou de lapin de productivité et de vous rendre compte qu'il n’a eu aucun impact significatif sur votre vie, dans l’ensemble, vous savez ce que je veux dire.

Ce n'est pas que l’amélioration des détails et habitudes quotidiennes soit mauvaise ; en fait, les petites choses et les habitudes quotidiennes peuvent nous faire ou nous défaire. Mais cela nécessite de consacrer un effort approprié aux actions appropriées. Se sentir plus au contrôle des choses, temporairement, parce que vous avez avec codes couleur sur vos fichiers n’est pas aussi bon qu’être plus dans le contrôle, en fin de compte, parce que vous avez appris comment définir les bonnes priorités et gérer les distractions.

Si c’est une chose triste de perdre votre temps, comment bien pire est-il de perdre votre vie ? Vous éviter de perdre votre temps — et votre vie — sur les extrants sans signification en pensant à la valeur de ce que vous faites, pas seulement à l’efficacité avec laquelle vous le faites.

Notre définition de la productivité qui fonctionne

Une définition cohérente de la productivité, alors, est celle qui considère le côté économique et le côté « personnel ». J’y pense de cette façon :

Productivité = Extrant de valeur / Intrants de temps et de ressources

4. Principes de base de productivité

Maintenant que nous avons une définition qui fonctionne, nous allons jeter un regard sur les principes fondamentaux de la productivité.

Commencer par les priorités

Vous pouvez approfondir et élargir avec la productivité, mais vous devrez obtenir quelques éléments dans l’ordre en premier. Si vous allez augmenter votre extrant de valeur, par exemple, vous devez savoir ce que c’est. Alors trier toutes les tâches et les possibilités en un ensemble de priorités est une première étape importante.

Il existe de nombreuses façons de prioriser. David Masters couvre le processus et quelques stratégies différentes dans son tutoriel de liste de choses à faire, et Lisa Jo Rudy explique comment utiliser l’analyse de Pareto pour établir des priorités.

Connais-toi toi-même

La productivité commence par vous. Il y a des stratégies infinies et systèmes que vous pouvez mettre en place, mais ils vont fonctionner uniquement s’ils fonctionnent pour vous. Cela signifie que vous devez comprendre vos préférences, besoins, niveaux d’énergie et vos limites de sorte que vous pouvez choisir les outils et les systèmes qui vous rendront effectivement plus productif.

Commencez par la compréhension de votre propre style de productivité et ensuite passez à apprendre à gérer vos tâches par votre niveau d’énergie.

Maîtriser les bases

Une fois que vous connaissez vos priorités et que vous évaluez mieux quels sont les systèmes et outils qui vont fonctionner pour vous, vous pouvez apprendre et appliquer des compétences de base de la productivité beaucoup plus efficacement. Pour vous aider à démarrer, j’ai écrit cette série sur les principes essentiels de la productivité.

5. Pièges courants en productivité

La productivité n’est pas facile. Si ça l'était, bien sûr, nous n’aurions pas besoin d’en parler tellement. Nous le ferions juste. Mais il y a des pièges, mon ami ! Beaucoup de pièges sur le chemin vers la productivité.

Heureusement, il existe également des guides pour nous aider à aller au-delà de ces pièges et continuer à progresser.

Distractions, distractions partout

Un des plus gros écueils auquel nous faisons tous face est la pléthore de distractions. Des médias sociaux aux notifications égratignantes par courrier électronique à la famille d’options de divertissement sans fin, nous pouvons être et sommes distraits tout le temps.

Admettre que vous avez un problème de distraction est la première étape. C’est un problème que nous avons tous. Une fois que vous voyez ce qui tend à vous distraire le plus, cependant, vous pouvez poser des actions intelligentes pour limiter les distractions. Cela ne signifie pas que vous ne devez pas faire des trucs fun/distrayants ; Cela signifie simplement que vous les laissez entrer dans votre vie à vos conditions. Leo Babauta a partagé des conseils rapides pour éliminer les distractions :

Être raisonnable

Beaucoup de pièges de productivité proviennent de nos attentes irréalistes. Nous avons tendance à sous-estimer les obstacles que nous rencontrons face à l'atteinte d'un objectif et surestimer nos capacités et notre volonté. Le résultat est une combinaison mortelle d’optimisme mal informé et le manque de préparation.

Je ne veux pas être un détracteur, mais vous serez beaucoup plus efficace (et plus heureux !) si vous apprenez, comme nous tous, pour établir des objectifs efficaces. Vous devrez également reconnaître la limite de vos propres pouvoirs (abandonnez le multitâche !) et apprendre l’art de déléguer.

6. Démarrez votre pratique de la productivité

Être productif n’est pas quelque chose que vous obtenez avec un effort ponctuel, désolé. C’est une poursuite sans relâche, une pratique qui vient de se construire dans votre vie et devenir un élément essentiel et utile.

Si vous êtes comme moi, cela deviendra une partie vraiment agréable, épanouissante de votre vie, aussi. Poursuivre la productivité m’a conduit à une plus grande clarté sur le genre de travail que je veux faire, les relations que je veux construire, et, en fin de compte, la vie que j’ai envie de vivre. Tout cela revient à définir la valeur ; lorsque nous faisons cela, nous commençons à voir ce qui fait sens pour nous et ce qui est vraiment une perte de temps.

Lire des grands livres

Voici ma liste des meilleurs livres pour vous aider à démarrer sur votre pratique de la productivité. Si vous n’êtes pas tellement lecteur, essayez d’écouter la version audio de ces livres lorsque vous voyagez ou travaillez. Je préfère le format standard, mais mon mari ne jure que par les livres audio.

  1. The Power of Habit par Charles Duhigg
  2. 168 Hours: You Have More Time than You Think par Laura Vanderkam
  3. The Effective Executive par Peter Drucker
  4. The War of Art par Steven Pressfield
  5. The Desire Map: A Guide to Creating Goals with Soul par Danielle LaPorte
  6. Manage Your Day-to-Day par Jocelyn K. Glei and the 99U team
  7. Flow: The Psychology of Optimal Experience par Mihaly Csikszentmihalyi
  8. Deep Work et So Good They Can't Ignore You par Cal Newport
  9. The NO B. S. Guide to Time Management for Entrepreneurs par Dan Kennedy
  10. The Procrastination Equation par Piers Steel

Imiter des personnes productives

Trouvez les gens dans votre vie qui excellent à être productif, en général, ou qui maîtrisent vraiment un ou plusieurs aspects de la productivité. Alors demandez leur aide. Votre conjoint est super à la fixation d'objectifs raisonnables, votre meilleure amie surfe sur la gestion du temps, ou votre frère est un maître délégateur. Les individus qui sont bons dans certains aspects de la productivité peuvent vous aider à devenir bon dans ces aspects, aussi : ils ont compris les outils et les techniques qui fonctionnent et peuvent vous faire économiser du temps et de l'effort.

Vous pouvez également chercher des interviews, podcasts, round-ups d'experts et la publication d'articles du type « comment nous travaillons » (en voici un sur l’équipe Envato) pour obtenir une information dans le degré d’activité des professionnels comme vous gérez leur temps et leurs priorités. Je viens souvent avec une astuce ou un outil vraiment génial, ou une nouvelle méthode pour gérer des distractions ou vaincre la procrastination.

Bâtir votre propre système

Il y a beaucoup de systèmes de productivité populaires que vous pouvez apprendre et utiliser, tels que Getting Things Done system de David Allen ou 5 Choices to Extraordinary Productivity. Cependant, beaucoup de gens trouvent que le meilleur système est celui qu'ils construisent eux-mêmes.

Vous pourriez commencer sur la base d’un autre système et le modifier à votre goût. Ou peut-être vous allez construire quelque chose de zéro. David Masters a écrit une excellente série sur la façon de construire votre propre système de productivité. Il vous guidera dans l’ensemble du processus.

Il s’agit toujours de valeur

N’oubliez pas, vous définissez votre propre productivité et mettez en place votre propre pratique, ce qui revient toujours à la valeur. N’ayez pas peur de changer votre approche, de jeter un outil ou de réorganiser complètement vos priorités. Aucun de nous n’est statique ; la vie change, et nous aussi. La productivité en tant que pratique peut changer avec nous et comme nous grandissons nous la clarifierons et la définirons pour nous-mêmes afin d'en tirer la pleine valeur pour nous-mêmes et pour les autres.

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