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Qu'est-ce que Zapier ? Comment mieux automatiser vos tâches professionnelles

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Difficulty:BeginnerLength:MediumLanguages:

French (Français) translation by Henri Lotin (you can also view the original English article)

Au cours des dernières années, le nombre d’outils disponibles pour les entreprises a explosé. Les jours de « Personne ne s'est jamais fait virer pour avoir choisi IBM » ont bel et bien disparu. Maintenant, plutôt que de payer des sommes énormes pour une solution générale médiocre, les entreprises peuvent soigneusement investir dans des produits spécialisés et les apps qui correspondent parfaitement à ce qu’elles essaient de faire. Par exemple, à Tuts+ nous utilisons Trello comme notre application de gestion de projet. Il garde une trace de chaque tutoriel sur lequel travaille quelqu'un. L'ensemble des fonctionnalités de Trello est juste ce qu’il faut. D'autres entreprises qui ont un flux de travail différent, cependant, pourraient trouver Trello trop limité et auraient plutôt besoin de quelque chose comme Basecamp qui est un peu plus traditionnel.

Le problème d’avoir tous ces différents outils disponibles, c’est qu’ils sont principalement conçus par différentes petites compagnies. Tous les produits de Microsoft fonctionnent ensemble dès la sortie de la boîte, mais il ne peut pas en être de même pour une collection aléatoire d’outils de petits développeurs. Vous pourriez utiliser Slack pour gérer votre équipe, Shopify pour vendre votre produit, Zendesk gérer l'assistance et une douzaine d’autres apps pour faire quelque chose d’essentiel. Connecter toutes ces applications disparates et les voir agréablement fonctionner ensemble est le domaine d'intervention de Zapier.

Dans ce tutoriel, je vais expliquer le comment et le pourquoi de l’utilisation de Zapier dans votre entreprise pour la meilleure automatisation de tâche. Je vais commencer par explorer ce qu'est Zapier et ce pour quoi il est utilisé, puis exposer brièvement comment il peut vous bénéficier et vous montrer comment le configurer.

Présentation de Zapier

Des applications web plus modernes ont une API (Application Program Interface) que les développeurs tiers peuvent utiliser pour interagir avec. Ils peuvent faire des choses comme envoyer des informations, télécharger des données stockées et sinon s'associer dans l’app. Si ce n’était pas l’API de Twitter, nous serions tous coincés avec juste leurs clients officiels.

C'est quoi Zapier ?

Ce que fait Zapier c'est prendre deux services et agir comme un intermédiaire pour leurs APIs. C’est un outil pour relier toutes les différentes applications que vous utilisez.

sample Zap
Un exemple de Zap.

Disons que vous voulez télécharger automatiquement des pièces-jointes d’email envoyés à votre compte Gmail vers un dossier spécifique de Dropbox. Eh bien, puisque Gmail et Dropbox ont des APIs, avec Zapier vous pouvez. Chaque nouvelle pièce jointe que vous obtenez déclenchera Zapier pour télécharger le fichier et le transférer sur votre Dropbox. Zapier appelle ces déclencheur d'appariement Zaps.

Zapier a plus de 500 applications connectés à leur service. Pour chaque application, il y a un couple des déclencheurs et des actions. Vous pouvez même avoir un déclencheur pour effectuer plusieurs actions. Autrement dit, il y a essentiellement un nombre illimité de Zaps uniques à faire, que votre entreprise peut mettre à profit pour une meilleure automatisation de tâche.

Pourquoi vous devriez automatiser votre activité avec Zapier

Les principaux avantages que Zapier apporte à vos workflows d'activité sont la vitesse, la cohérence et la visibilité.

1. Vitesse

Tout d’abord, Zapier peut accélérer les tâches courantes d’entreprise. Imaginez que c'est la politique de télécharger tous les fichiers de client sur un dossier Dropbox dédié. Vous pouvez faire un Zap qui télécharge tous les fichiers comme un client l'envoie à votre compte Gmail et de les transférer vers un dossier spécifique. Chaque client aura besoin de son propre Zap mais il fonctionnera en arrière-plan et vous épargnera ou vos employés les tracas de le faire manuellement. Il y a probablement plusieurs dizaines de ces petites tâches que vous faites tous les jours qui pourraient être automatisées. Combinés, cela peut vous économiser beaucoup de temps.

2. Cohérence

En reprenant l’exemple ci-dessus, nous allons examiner la cohérence. Les gens ne sont pas parfaits. Ils oublient des choses, font des erreurs et généralement foutent le bordel occasionnellement. Les ordinateurs sont nettement meilleurs dans l’exécution fiable des tâches simples. Si vous voulez faire en sorte que chaque fichier qu'un client vous envoie finisse dans son dossier Dropbox dédié, un Zap est la meilleure façon de le faire. Un email important ne glisse pas à travers les mailles du filet juste parce qu’il a été envoyé à 17:00 un vendredi après-midi. Chaque fois que vous avez un protocole spécifique ou une formule qui doit être suivie lors du déplacement d’informations entre différentes applications, vous devriez envisager d’utiliser Zapier.

3. Visibilité

Zapier est également un excellent moyen d’ajouter de la visibilité à vos workflows. Que vous utilisiez Slack ou le courriel pour tout gérer, vous pouvez avoir Zapier vous envoyer un ping chaque fois que l’employé (ou un Zap) fait quelque chose d’important. Encore une fois servons-nous de l’exemple du courriel, vous pourriez créer un Zap multi-étapes qui publierait une annonce qu’un fichier du client a été ajouté à Dropbox dans votre chaîne principale Slack. Cela signifie que tout le monde peut voir ce qui se passe.

Utiliser un Zap pour ajouter de visibilité à quelque chose, c’est exactement ce que je vais vous apprendre à faire dans la section suivante.

Création d’un simple Zap

Nous allons commencer à créer un simple Zap. Je vais en créer un qui se connecte mon compte Twitter à Slack. Découvrez le screencast ci-dessous ou lisez la suite pour la version écrite de ce tutoriel rapide.

Je veux que chaque tweet qui me mentionne me soit envoyé à un canal #tweets Slack. C’est le genre de chose qui pourrait être utile pour une petite entreprise qui veut que chacun puisse voir le feedback Twitter de leurs clients.

Pour suivre, vous avez besoin d’un compte Twitter et d'une chaîne Slack. Les deux sont gratuits alors si vous n’en avez pas déjà, inscrivez-vous avant de continuer.

1. Configuration du déclencheur de l’App

Rendez-vous sur le site web de Zapier et inscrivez-vous pour un compte gratuit. Une fois que vous avez configuré un compte, cliquez sur le bouton Make a Zap! pour commencer.

Tout d’abord, vous devez sélectionner la Trigger App (l'application qui déclenche). Pour nous, ça va être Twitter. Utilisez la barre de recherche pour le trouver et sélectionnez-le.

trigger app in Zapier
Zapier a plus de 500 différents apps de déclenchement.

Twitter a huit déclencheurs différents, mais celui qui nous intéresse, c’est Search Mention. Sélectionnez-le et cliquez sur Save + Continue.

Ensuite, vous devrez vous connecter à votre compte Twitter pour Zapier. Cliquez sur Connect a New Account et ensuite ouvrez une session et donnez toutes les autorisations pertinentes à Zapier. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Save + Continue à nouveau.

Pour le Search Term, je veux utiliser mon Twitter handle, @harryguinness. De cette façon tout tweet qui me mentionne déclenchera Zapier. Selon ce que fait votre entreprise, vous pouvez utiliser des termes plus généraux tels que le nom de votre produit. Entrez ce que vous voulez et cliquez sur Continue.

setting up the mention in Zapier
Configuration du déclencheur de mention.

Pour terminer la configuration du déclencheur, Zapier vous invite à le tester en allant chercher le résultat le plus récent pour le terme de recherche. Cliquez sur Fetch & Continue pour vous assurer que tout fonctionne correctement. Cela fait, le déclencheur est configuré et prêt à partir.

2. Configuration de l’App d’Action

Avec le déclencheur prêt, il est temps de configurer Zapier afin que le tweet soit envoyé à la Slack. Utilisez la barre de recherche pour trouver Slack et sélectionnez-le.

Slack a beaucoup d’actions différentes parmi lesquelles choisir. Pour ce Zap, sélectionnez Send Channel Message et puis Save + Continue.

slack actions in Zapier
Slack a beaucoup d’actions à partir desquelles choisir.

Comme avec Twitter, vous avez besoin de vous connecter et de donner la permission à Zapier d’accéder à tout. Faites cela et puis cliquez sur Save + Continue.

Ensuite, il est temps de configurer comment le message s’affichera dans Slack. Sélectionnez le Channel que vous souhaitez utiliser dans le menu déroulant adéquat.

setting up slack message in Zapier
Vous avez beaucoup de contrôle sur comment les messages s’affichent dans Slack.

La section la plus importante est Message Text. Cliquez sur l'icone + dans le coin supérieur droit de la boîte et Zapier va tirer toutes les informations du tweet de test. Vous pouvez sélectionner l’une de ces valeurs remplies et elles seront dynamiquement populées chaque fois que Zapier s’exécute.

Zapier message set up
Configuration de l'affichage des tweets.

J’ai mis le mien vers le haut afin que le message Slack puisse inclure le nom d’utilisateur de l’expéditeur, le Texte de leur message et l’URL des liens à l'intérieur. Pour ce Zap, vous pouvez laisser le reste des valeurs par défaut de Zapier comme ils sont et cliquez sur Continue.

Il est maintenant temps de tester l’action. Cliquez Create & Continue, patientez quelques instants et puis vérifiez que le tweet a été posté sur Slack. Si oui, vous êtes tout bon. Cliquez sur Finish, nommez votre Zap et puis lancez-le. Maintenant à tout moment qu'une personne vous tweets, il apparaîtra dans votre chaîne Slack.

Plans tarifaires

Zapier a une variété de plans différents pour convenir à n’importe quelle entreprise. Le plan gratuit que nous avons utilisés dans ce tutoriel est très bien si vous avez seulement besoin d’une paire de Zaps qui fonctionnent rarement : vous êtes limité à 5 Zaps et ils peuvent uniquement s'exécuter 100 fois par mois. Il y a aussi un petit nombre d’apps Premium que vous ne pouvez pas utiliser. Il vous est également impossible de créer des Zaps à étapes multiples avec un plan gratuit, qui ont plus d’une action.

zapier pricing
Plans tarifaires de Zapier.

Si vous dépassez ces limites, vous devez mettre à niveau vers l’un de leurs plans payants. Pour 20 dollars par mois, le plan de base vous donne droit à 20 Zaps et 3000 exécutions. Les plans augmentent en prix et en Zaps à partir de là. Si aucun des plans de fonctionne pour vous, Zapier est heureux de vous rendre disponible une solution personnalisée.

Conclusion

Zapier est un outil puissant pour la connexion de différentes applications. Comme les petites entreprises se sont éloignées des paquets monolithiques de logiciel unique pour des applications plus spécifiques et plus petites, il y a un besoin d’outils pour les lier ensemble. Si vous allez utiliser trois ou quatre outils différents, vous voulez qu’ils jouent bien.

Dans ce tutoriel je vous ai montré comment créer un Zap simple. Vous pouvez plonger beaucoup plus profond dans Zapier et créer les Zaps qui sont fait sur mesure pour votre activité et les outils que vous utilisez. Je recommande que vous jouez avec le plan gratuit de Zapier, voir ce quels déclencheurs et actions sont disponibles pour les applications que vous utilisez, et où ils pourraient aider votre entreprise.

Si vous utilisez uniquement un ou deux outils — comme nous le faisons à Envato Tuts+ — vous pourriez ne pas le trouver trop utile, mais si vous gérez des tâches dans  une douzaine de différents services il pourrait améliorer considérablement votre entreprise.

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