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साफ़ और व्यावसायिक ईमेल कैसे लिखें

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This post is part of a series called Writing Effective Business Emails.
The Downton Abbey Guide to Email Etiquette
How to Write Emails That People Read and Take Action On

Hindi (हिंदी) translation by Shubham Sharma (you can also view the original English article)

ईमेल हम में से ज्यादातर के लिए पसंद का संचार उपकरण है। ईमेल महान है क्योंकि आपको उसी समय उपलब्ध नहीं होना चाहिए क्योंकि आपका वार्तालाप पार्टनर संवाद करने के लिए है। यह हमारे परियोजना(ओंप्राजेक्ट) को आगे बढ़ने की इजाजत देता है जब हमारे सहकर्मियों अनुपलब्ध हैं या दुनिया के दूसरी तरफ।

एक समस्या है: हम में से अधिकांश ईमेल में डूब रहे हैं। रैडिकती ग्रुप द्वारा प्रकाशित एक रिपोर्ट के मुताबिक, व्यापार के लिए ईमेल का उपयोग करने वाले औसत व्यक्ति को दिन में 100 ईमेल मिलते हैं।

उस के ऊपर, सभी ईमेल को बहुत आसानी से गलत समझा जाता है। सेन्डमेल के हाल के एक अध्ययन में पाया गया कि 64% लोगों ने ईमेल भेजा है या प्राप्त किया है, जिसके कारण अनपेक्षित क्रोध या भ्रम हो जाता है।

ईमेल भेजने और प्राप्त करने की मात्रा के कारण, और क्योंकि ईमेल का अक्सर गलत अनुवाद किया जाता है, ईमेल स्पष्ट रूप से और संक्षिप्त रूप से लिखना महत्वपूर्ण है।

ऐसे ईमेल लिखना जो छोटा और टू-द-प्वाइंट हो, आपके ईमेल पर दिए गए समय को कम करते हैं और आपको अधिक उत्पादक बनाते हैं। अपने ईमेल को छोटा रखने से, आप ईमेल पर अधिक समय और दूसरे काम पर अधिक समय व्यतीत करेंगे। कहा गया है, स्पष्ट रूप से लिखना एक कौशल है। सभी कौशल की तरह, आपको इसके लिए काम करना होगा। आरंभ करने के लिए, आपको छोटी ईमेल लिखने में उतना ही समय लग सकता है जितना आपको लंबे ईमेल लिखने मे लगता था। हालांकि, यहां तक कि यदि यह मामला है, तो आप अपने सहकर्मियों, ग्राहकों, या कर्मचारियों को अधिक उत्पादक बनाने में मदद करेंगे क्योंकि आप अपने इनबॉक्स में कम अव्यवस्था जोड़ देंगे, जिससे आप के लिए उन्हें जवाब देना आसान हो जाएगा।

स्पष्ट रूप से लिख कर, आप ऐसे किसी व्यक्ति के रूप में जाना जाएंगे जो जानते हैं कि वह क्या चाहता है और जो काम करता है। ये दोनों आपके कैरियर की संभावनाओं के लिए अच्छे हैं।

तो स्पष्ट, संक्षिप्त, और पेशेवर ईमेल लिखने के लिए क्या लगता है?

इसका उत्तर देने से पहले: यदि दैनिक व्यवसाय ईमेल लिखने के अलावा, आपको काम के ईमेल विपणन अभियान भी मिलते हैं, तो हमारे पेशेवर ईमेल न्यूज़लेटर टेम्पलेट्स के माध्यम से ब्राउज़ करें।

अब आइए एक पेशेवर ईमेल लिखने के बारे में विस्तार से देखें।

अपने उद्देश्य को जानें

स्पष्ट ईमेल हमेशा एक स्पष्ट उद्देश्य है।

जब भी आप एक ईमेल लिखने के लिए बैठते हैं, तो अपने आप से पूछने के लिए कुछ सेकंड लेते हैं: "मैं यह क्यों भेज रहा हूं? प्राप्तकर्ता से मुझे क्या चाहिए? "

यदि आप इन सवालों का जवाब नहीं दे सकते हैं, तो आपको ईमेल नहीं भेजना चाहिए। आपको क्या जरूरत है, यह जाने बिना ई-मेल लेखन करना अपना समय और प्राप्तकर्ता का समय बर्बाद करता है, और इसका मतलब है कि आप अपने आप को स्पष्ट रूप से और संक्षिप्त रूप से व्यक्त करने के लिए संघर्ष करेंगे।

यह अपने आप से पूछने का भी एक अच्छा समय है: "क्या यह ईमेल वास्तव में आवश्यक है?" पुनः, केवल उन ईमेल को प्रेषित करना जो बिल्कुल आवश्यक हैं, आप जिस व्यक्ति को ईमेल कर रहे हैं उसके लिए सम्मान दिखाता है।

"एक बात" नियम का उपयोग करें

ईमेल व्यवसाय मीटिंग्स के समान नहीं हैं I व्यावसायिक मीटिंग्स के साथ, आप जितने एजेंडा वस्तुओं के माध्यम पे काम करते हैं, बैठक उतना ही अधिक उत्पादक होता है।

ईमेल के साथ, विपरीत सच है। जितनी कम आप अपने ईमेल में शामिल करते हैं, उतना ही बेहतर होता है।

यही कारण है कि "एक बात" नियम का अभ्यास करना एक अच्छा विचार है। प्रत्येक ईमेल को एक ही चीज़ के बारे में भेजें। यदि आपको किसी अन्य प्रोजेक्ट के बारे में संवाद करने की आवश्यकता है, तो एक और ईमेल लिखें।

सहानुभूति का अभ्यास करें

सहानुभूति अन्य लोगों की आंखों के माध्यम से दुनिया को देखने की क्षमता है। जब आप ऐसा करते हैं, तो आप उनके विचारों और भावनाओं को समझते हैं।

जब आप ईमेल लिखते हैं, तो पाठकों के दृष्टिकोण से अपने शब्दों के बारे में सोचें। जो कुछ भी आप लिखते हैं, अपने आप से पूछें:

  • मैं इस वाक्य की व्याख्या कैसे कर सकता हूं, जैसा कि कोई इसे पढ़ रहा है?
  • अगर मुझे यह मिले तो मुझे यह कैसे लगेगा?

यह आपके लिखने के तरीके से एक सरल बदलाव है। फिर भी अन्य लोगों के बारे में सोचने पर वे जिस तरीके से आपसे जवाब देंगे, वो पत्त चलेगा।

यहां आपको आरंभ करने में मदद करने के लिए दुनिया को देखने का एक सहानुभूति वाला तरीका है। ज्यादातर लोग:

  • व्यस्त हैं। उनके पास अनुमान लगाने का समय नहीं है, जो आप चाहते हैं, और वे जल्दी से अपने ईमेल को पढ़ने और जवाब देने में सक्षम होना चाहते हैं।
  • तारीफ की सराहना करते हैं। यदि आप उनके या उनके काम के बारे में कुछ सकारात्मक कह सकते हैं, तो ऐसा करें। आपके शब्दों को बर्बाद नहीं होगा।
  • कृतज्ञता होना चाहिये। यदि प्राप्तकर्ता ने आपको किसी भी तरह से मदद की है, तो आपको धन्यवाद कहना याद रखें। आपको यह करना चाहिए तब भी जब आपकी मदद करना उनका काम हो।

थोड़ी देर में, हम देखेंगे कि आप अपने द्वारा भेजे जाने वाले ईमेल के ढांचे में प्रशंसा और धन्यवाद को कैसे एम्बेड कर सकते हैं।

परिचय संक्षिप्त रखें

जब आप पहली बार किसी को ईमेल कर रहे हैं, तो आपको यह जानने की आवश्यकता है कि प्राप्तकर्ता को बताऐ कि आप कौन हैं। आप आमतौर पर यह एक वाक्य में कर सकते हैं। उदाहरण के लिए: "[X event] में आपको मिलना बहुत अच्छा था।"

परिचय संक्षिप्त रखने का एक तरीका उनको लिखना है जैसे आप आमने-सामने बैठक कर रहे हैं। आप व्यक्ति में किसी से मिलते समय पांच-मिनट के मोनोलॉग में नहीं जाएंगे। तो ईमेल में ऐसा नहीं करो।

सुनिश्चित नहीं है कि एक परिचय की आवश्यकता है? शायद आपने पहले प्राप्तकर्ता से संपर्क किया है, लेकिन आपको अनिश्चित है कि वह आपको याद रखेगी। आप अपने ईमेल हस्ताक्षर में अपने क्रेडेंशियल्स को छोड़ सकते हैं। यह आदर्श है क्योंकि:

  • यह मुख्य ईमेल भाग को यथासंभव कम रखता है।
  • यह गलतफहमी से बचा जाता है। अपने आप को किसी को फिर से परिचय दे, जो पहले से ही जानता है कि आप अशिष्ट के रूप में आते हैं। अगर वह निश्चित नहीं है कि क्या वह आपको जानता है, तो आप उसे अपने हस्ताक्षर की जांच कर सकते हैं।

हस्ताक्षर की बात करते हुए, सुनिश्चित करें कि आपने एक सेट अप किया है। यह जानकारी बांटने का एक लयबद्ध तरीका है जिसे आपको हर ईमेल में शामिल करना चाहिए। लेकिन यह जानकारी आपके हस्ताक्षर में डालके, आप अपने ईमेल के शरीर को छोटा रखते हैं।

आपके हस्ताक्षर में शामिल होना चाहिए:

  • आपका नाम।
  • आपका कार्य शीर्षक।
  • अपनी वेबसाइट पर एक लिंक।

वैकल्पिक रूप से, आप अपने सोशल मीडिया अकाउंट्स के लिंक, और एक-सिग्नल एलेवेटर पिच, जिसमें आप लोगों की कैसे मदद करते हैं, शामिल कर सकते हैं।

अपने आप को पांच वाक्य तक सीमित करें

हर ईमेल जो आप लिखते हैं, आपको पर्याप्त वाक्य का उपयोग करे जो आपको अपनी बात कहने के लिए चाहिए और कुछ नहीं। यहाँ एक सहायक अभ्यास अपने आप को पांच वाक्यों तक सीमित करना है।

उद्यमी गाय कावासाकी बताते हैं:

पांच वाक्यों से कम अक्सर अकस्मात और कठोर होते हैं, पांच से अधिक वाक्यों का व्यर्थ समय।

ऐसे समय होंगे जब ईमेल को पांच वाक्यों में रखना असंभव होगा। लेकिन ज्यादातर मामलों में, पांच वाक्य पर्याप्त हैं।

पांच वाक्य अनुशासन को गले लगाओ(एम्ब्रेस ), और आप अपने आप को ईमेल को और अधिक तेज़ी से लिखेंगे। आपको अधिक जवाब भी मिलेगा।

यकीन है कि पांच वाक्यों में ईमेल लिखना संभव नहीं है? तो पढ़ते रहिये ...

एक मानक संरचना पे टिके रहे

अपने ईमेल को कम रखने की कुंजी क्या है? एक मानक संरचना का उपयोग करना। यह एक टेम्पलेट है जिसे आप लिखते हुए हर ईमेल के लिए अनुसरण करते हैं।

साथ ही आपके ईमेल को छोटा रखने के साथ-साथ, एक मानक संरचना के बाद भी आपको तेज़ी से लिखने में मदद मिलती है।

समय के साथ, आप एक संरचना विकसित करेंगे जो आपके लिए काम करती है। आपको आरंभ करने के लिए यहां एक सरल संरचना है:

  • नमन
  • तारीफ या सुखदता
  • आपके ईमेल का कारण
  • कार्रवाई करने के लिए कॉल
  • एक समापन संदेश
  • हस्ताक्षर

चलो इनमें से प्रत्येक को गहराई में देखें।

नमन। यह ईमेल की पहली पंक्ति है। "हाय, [प्रथम नाम]" एक विशिष्ट ग्रीटिंग है।

प्रशंसा या प्रशंसापत्र जब आप पहली बार किसी को ईमेल कर रहे हैं, तो तारीफ एक उत्कृष्ट उद्घाटक बनाती है। एक अच्छी तरह से लिखा तारीफ भी एक परिचय के रूप में सेवा कर सकते हैं। उदाहरण के लिए:

  • "मैंने [तारीख] पर [विषय] के बारे में अपनी प्रस्तुति का आनंद लिया।"
  • "मैंने आपकी ब्लॉग पोस्ट [विषय] पर बहुत उपयोगी पाया।"
  • "[कार्यक्रम] में आपको मिलना अच्छा था।"

यदि आप लिख रहे हैं जिसे आप जानते हैं, तो बजाय एक सुखद उपयोग करे। एक सुखदता आमतौर पर "मैं आशा करता हूँ कि तुम ठीक हो" का भिन्नता है।" वैकल्पिक रूप से, आप उनसे कुछ के लिए धन्यवाद कह सकते हैं, उन्होंने पिछले ईमेल में भेजे गए जानकारी के साथ या उन्हें जानकारी देने में आपकी मदद की है।

ऐब्स्ट्रैक्ट लाइविंग ब्लॉग के विनय पाटणकर बताते हैं:

अपनी शुभकामना के बाद आपको हमेशा सुखदता के साथ पालन करना चाहिए। हर बार विफल हुए बिना। यह अपनी उंगलियों में डालें कि आप स्वाभाविक रूप से प्रत्येक ई-मेल के साथ अपन आप पसंद है जो आप लिखते हैं। ऐसा कोई कारण नहीं है कि आपके ईमेल को क्यों नहीं पसंद है ... आपको खुशी से जोड़कर कुछ भी खोना नहीं होगा,आप लोगों को अपने ईमेल के बाकी हिस्सों को पढ़ने के लिए अधिक इच्छुक बना देंगे,आप आलोचना को नरम करेंगे, और कुछ की सकारात्मक भावनाओं को मारेंगे। ज्यादातर लोग इसे अनदेखा करेंगे, लेकिन आपके समय के दो सेकंड के लिए, यह निश्चित रूप से इसके लायक है।

आपके ईमेल का कारण।  इस खंड में आप कहते हैं, "मैं पूछने के लिए ईमेल कर रहा हूं ..." या "मुझे आश्चर्य है कि यदि आप इसके साथ मदद कर सकते हैं ..." आपको लिखने के लिए अपने कारणों की व्याख्या करने के लिए कभी-कभी दो वाक्यों की आवश्यकता होगी।

कार्रवाई करने के लिए एक कॉल। आपके ईमेल के लिए आपके कारण की व्याख्या करने के बाद, मान लें कि प्राप्तकर्ता को क्या करना होगा पता नहीं होगा। विशिष्ट निर्देश प्रदान करें। उदाहरण के लिए:

  • "क्या आप मुझे उन फाइलों को गुरुवार तक भेज सकते हैं?"
  • "क्या आप अगले दो हफ़्तों में उस लिख सकते हैं?"
  • "कृपया इस बारे में जेम्स को लिखें, और मुझे बताएं जब आप ऐसा कर दे।"

एक प्रश्न के रूप में आपके अनुरोध को संरचित करने से प्राप्तकर्ता को उत्तर देने के लिए प्रोत्साहित होता है। वैकल्पिक रूप से, आप लाइन का उपयोग "मुझे बता सकते हैं कि आपने कब किया है" या "मुझे बताएं कि यह आपके साथ ठीक है।"

समापन। इससे पहले कि आप अपना ईमेल बंद कर लें, एक समापन रेखा को शामिल करना सुनिश्चित करें। यह आपके कॉल को कार्रवाई करने के दोहरी उद्देश्य है, और प्राप्तकर्ता को अच्छा महसूस करने के लिए।

अच्छे समापन लाइनों के उदाहरणों में शामिल हैं:

  • "इस के साथ आपकी सभी सहायता के लिए धन्यवाद।"
  • "क्या यह अच्छा है?"
  • "आपको क्या आपको लगता है, मै यह सुनने का इंतजार कर रही हूँ।"
  • "अगर आपका कोई प्रश्न हैं, तो मुझे से पूछें।"

साइन ऑफ़। यह "सर्वश्रेष्ठ शुभकामनाएं," "तरह का संबंध," "सर्वश्रेष्ठ," या "धन्यवाद" हो सकता है। आपको हमेशा अपने नाम के साथ अपना साइन-ऑफ का पालन करना चाहिए।

शॉर्ट शब्द, वाक्य, और पैराग्राफ का प्रयोग करें

1946 में, जॉर्ज ऑरवेल ने लेखकों को सलाह दी:

कभी भी एक लंबे शब्द का उपयोग न करें जहां एक छोटा से काम हो जाएगा।

यह सलाह आज भी अधिक प्रासंगिक है, खासकर जब ईमेल लिखना है।

लघु शब्द आपके पाठक के लिए आदर दिखाते हैं। छोटे शब्दों का उपयोग करके, आपने अपना संदेश समझने में कठिन काम को आसान किया है ।

वही छोटे वाक्य और पैराग्राफ के बारे में सच है। यदि आप चाहते हैं कि आपका ईमेल स्पष्ट और आसानी से समझा जाए, तो टेक्स्ट के बड़े ब्लॉक लिखने से बचें। यह लिखने के लिए जॉर्ज ऑरवेल के अन्य नियमों की ओर जाता है, जो आपकी वाक्यों को यथासंभव कम रखने में आपकी मदद कर सकता है:

यदि कोई शब्द कटौती करना संभव है, तो इसे हमेशा कट कर दें।

एक बार जब आप अपना मानक ईमेल संरचना का पालन कर लेते हैं, तो प्रत्येक वाक्य को नीचे के रूप में कम करने के लिए ट्रिम करें।

सक्रिय वॉयस का उपयोग करें

जॉर्ज ओरवेल फिर से:

कभी निष्क्रिय का उपयोग न करें जहां आप सक्रिय उपयोग कर सकते हैं।

लिखित रूप में, दो प्रकार की आवाजें, सक्रिय और निष्क्रिय हैं।

यहां सक्रिय आवाज में एक वाक्य है:

मैने गेंद फेंका।

और निष्क्रिय आवाज़ में यहां एक ही वाक्य है:

गेंद को मेरे द्वारा फेंका गयाI

सक्रिय आवाज को पढ़ने के लिए आसान है। यह कार्रवाई और जिम्मेदारी को भी प्रोत्साहित करती है। इसका कारण यह है कि सक्रिय आवाज में, वाक्यों पर कार्रवाई करने वाले व्यक्तियों पर ध्यान केंद्रित किया जाता है। निष्क्रिय आवाज़ में, उस ऑब्जेक्ट पर वाक्यों का ध्यान केंद्रित किया जाता है जिस पर कार्रवाई की जा रही है। निष्क्रिय आवाज में, यह प्रकट हो सकता है कि चीजें खुद से होती हैं। सक्रिय आवाज में, चीजें तब होती हैं जब लोग कार्रवाई करते हैं।

आपका ईमेल ठीक करना

फ्रांसीसी दार्शनिक ब्लेज पास्‍कल एक बार कहा था:

यदि मेरे पास अधिक समय था, तो मैं आपको एक छोटा पत्र लिखा होता।

दूसरे शब्दों में, कम ईमेल लिखना लंबा ईमेल लिखने की तुलना में कठिन काम हो सकता है।

छोटी ईमेल लिखने की कड़ी मेहनत का हिस्सा सावधानीपूर्वक प्रूफरीडिंग है। वर्तनी और व्याकरण की गलतियों की जांच करने के लिए, अपने ईमेल को जोर से अपने आप से पढ़ें। अपने आप से पूछो:

  • क्या मेरा अनुरोध स्पष्ट है?
  • क्या कही कोई गलतफहमी हो सकती है?
  • यदि मैं प्राप्तकर्ता था तो यह कैसे होगा?

जैसा कि आप प्रूफ्रेड करते हैं, किसी भी अनावश्यक शब्दों, वाक्य और पैराग्राफ को हटा दें।

याद रखें, आप पन्द्रह के नहीं हैं अब

यदि आप अपने ईमेल में अपने व्यक्तित्व को दिखाना चाहते हैं, तो यह आपकी लेखन शैली के द्वारा आसानी से चमकें। इमोटिकॉन का उपयोग न करें, चैट संक्षेप (जैसे कि एलओएल), या रंगीन फ़ॉन्ट्स और पृष्ठभूमि। हालांकि ये आपके किशोरों के दौरान आपके ईमेल के अभिन्न अंग हो सकते हैं, लेकिन वे पेशेवर संदर्भ में शायद ही कभी उपयुक्त होते हैं।

इमोटिकॉन या चैट अल्फ़ाइजेशन का उपयोग करना उचित है, जब आप उस व्यक्ति की ईमेल भाषा को मिरर कर रहे हैं जिसे आप लिख रहे हैं।

लिखो जैसे की आप बोल रहे हैं

ईमेल एक पत्र लिखने या यहां तक कि फोन कॉल करने से संवाद करने का एक कम औपचारिक तरीका है। जैसा कि आप बोलते हैं, आप के रूप में लिखने के रूप में सुंदर और मैत्रीपूर्ण आते हैं। यह आपको अपने ईमेल को कम रखने में भी मदद करता है। आखिरकार, हम में से कुछ विस्तारित पैराग्राफ में बोलते हैं।

इसके अतिरिक्त, सुनिश्चित करें कि आपके ईमेल को प्रतिबिंबित करें कि आप वास्तविक दुनिया में हैं। यदि आप किसी व्यक्ति को चेहरे पे कुछ नहीं कहेंगे, तो उसे ईमेल में मत कहो। और अपने शिष्टाचार को याद रखना याद रखें। "कृपया" और "धन्यवाद" एक लंबा रास्ता तय करते हैं।

आप के पास अब

स्पष्ट और पेशेवर ईमेल लिखने के लिए आपके शीर्ष युक्तियां क्या हैं? नीचे टिप्पणी करके हमें बताएं।

और अगर आप ईमेल विपणन अभियान पर काम करते हैं, तो हमारे उच्च-गुणवत्ता वाले ईमेल न्यूज़लेटर टेम्पलेट्स, जो हमारे थीमफ़ॉरेस्ट बाज़ार से उपलब्ध हैं, देखें। इनमें से एक पेशेवर टेम्पलेट हो सकता है कि आपकी अगली परियोजना की क्या जरूरत है।

साधन(रीसॉर्सिज़)

ग्राफिक क्रेडिट: नाउन प्रोजेक्ट से सर्गी डेलगाडो द्वारा डिज़ाइन किया गया आंख

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