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एक फ्रेन्ड्ली (दोस्ताना) रीमाइन्डर ईमेल कैसे लिखें (सर्वोत्तम अभ्यास का उपयोग करते हूऐ)

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Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:

Hindi (हिंदी) translation by Sara (you can also view the original English article)

आपके बिजनेस को चलाने में एक फ्रेन्ड्ली रीमाइन्डर ईमेल प्रभावी उपकरण बन सकता है। लेकिन हम में से अधिकांश यह सुनिश्चित नहीं कर पाते हैं कि अच्छा रिमाइंडर ईमेल कैसे लिखें। 

हम जोरदार या अप्रिय के रूप में आगे नहीं आना चाहते हैं, लेकिन हम अपने संदेश को उचित रूप से भेजना चाहते हैं।  सबसे महत्वपूर्ण बात, हम ईमेल रीमाइन्डर को वह कार्य करने के लिए चाहते हैं, जो हम उन्हें याद दिला रहे हैं। आपके रीमाइन्डर ईमेल के लिए सही संतुलन खोजना एक संघर्ष हो सकता है।

सौभाग्य से, एक फ्रेन्ड्ली रिमाइंडर ईमेल लिखने के बहुत तरीके हैं, जो प्रभावी और पेशेवर दोनों हैं। इस ट्यूटोरियल में, हम समझाते हैं, कि बेहतर रिमाइंडर ईमेल कैसे लिखना है, जो बेहतर परिणाम दिखाए।  हम कुछ ईमेल सर्वोत्तम तरीकों को भी शेयर कर रहे हैं और एक प्रभावी रीमाइन्डर ईमेल का नमूना भी प्रदान कर रहे हैं, जिससे आप काम कर सकते हैं।

6 परिस्थितियां जहाँ रीमाइन्डर ईमेल की आवश्यकता है 

यहां कुछ ऐसे उदाहरण दिए गए हैं, जब आपको एक ईमेल रिमाइंडर भेजने की आवश्यकता हो सकती है: 

  1. देर से भुगतान - कोई भी भुगतान करने के लिए इंतजार नहीं करना चाहता है। अगर कोई आपका पैसे लेता है और देर हो चुकी है, तो आपको यह पता लगाना होगा कि आप भुगतान की उम्मीद कब कर सकते हैं। 
  2. देर से काम - टीमवर्क, बिजनेस या स्कूल के स्थितियों में एक सामान्य परिदृश्य है। यदि आप किसी टीम में काम करते हैं, और किसी ने अपना हिस्सा का काम नहीं दिया है, तो यह पूरी परियोजना को प्रभावित कर सकता है। आपको चतुराई से उन्हें पता लगाने की ज़रूरत है कि वे पीछे हैं। 
  3. नौकरी के लिए आवेदन का फालो-अप करना - यदि आप नौकरी के शिकार पर हैं, तो आप इन्टर्व्यू और ऐप्लकेशन का पालन करना चाह सकते हैं। साथ ही, आप किसी संभावित नियोक्ता (एम्प्लॉइअर) पर आप अपने संपर्क को भूलने नहीं देना चाहते।
  4. विलंबित (लेट) शिपमेंट - जब आपने कुछ चीज को मंगाया है और यह नहीं आया है। आपको विक्रेता को यह बताने की जरूरत है कि उनकी शिपमेंट में देर हो चुकी है। यदि आइटम स्टॉक से बाहर है या अनुपलब्ध है, तो आपको रिफन्ड का अनुरोध करना होगा। 
  5. प्राप्तकर्ता के हिस्से का निष्क्रियता - किसी भी समय कोई आपके लिए कुछ करने का वादा करता है और एक नियमित तरीके से पालन करने में विफल रहता है, और आप उन्हें कार्य करने के लिए प्रोत्साहित करना चाहते हैं। तो एक फ्रेन्ड्ली (दोस्ताना) रीमाइन्डर ईमेल मदद कर सकता है।  
  6. जब एक महत्वपूर्ण माइल्स्टोन पास है - कभी-कभी आप अपने संपर्क को याद दिलाना चाहते हैं कि वे आगामी कार्यक्रम को भूले नहीं। एक आवश्यक बैठक या महत्वपूर्ण समय सीमा से पहले एक हलका रीमाइन्डर भेजना सहायक हो सकता है।  

एक प्रभावी रीमाइन्डर ईमेल लिखने की कुंजी, पेशेवर और मैत्रीपूर्ण बने रहना है। यह पहला रीमाइन्डर के लिए विशेष रूप से सच है, क्योंकि आपके संपर्क की कार्रवाई की कमी एक चूक का परिणाम हो सकता है। आप उस व्यक्ति के साथ अपने संबंधों को नुकसान नहीं पहुंचाना चाहते हैं।

एनवाटो टट्स+ पर हमारे पास कई ट्यूटोरियल हैं, जो एक पेशेवर ईमेल लिखने और उदाहरण प्रदान करने के लिए सर्वोत्तम तरीकों की व्याख्या करते हैं। अधिक जानने के लिए, अध्ययन करें:

पहले ट्यूटोरियल स्पष्ट रूप से बताता है, कि कैसे औपचारिक या अनौपचारिक ईमेल लिखना है या नहीं। दूसरा बताता है, कि कैसे अपने ईमेल को स्पष्ट और संक्षिप्त बनाए।

आपको एक रीमाइन्डर ईमेल कब भेजना चाहिए?

आपको आश्चर्य हो सकता है, कि एक रिमाइंडर ईमेल भेजने से पहले आपको कितनी देर प्रतीक्षा करनी चाहिए। क्या आपको एक दिन, एक सप्ताह, लंबा इंतजार करना चाहिए?

जवाब आंशिक रूप से दूसरे पक्ष के साथ आपके समझौते पर निर्भर करता है। 

यदि आप जिस एक्शन की प्रतीक्षा किसी विशिष्ट तिथि के कारण कर रहे हैं, पहले दिन पर एक हल्का रीमाइन्डर ईमेल भेजें कि कार्रवाई में वास्तव में देर हो चुकी है। आम तौर पर, यह विलंब होने के बाद पहली व्यावसायिक तारीख होति है। उदाहरणों में शामिल: 

  • लेट पेमन्ट 
  • चुका हूआ डेडलाइन
  • लेट शिप्मन्ट 

सामान्यतया, यदि एक निर्धारित तिथि पर सहमति हो गई थी, और उस तारीख को पूरा नहीं किया गया था- अतिरिक्त प्रतीक्षा करने से मदद नहीं मिलती। प्रतीक्षा करने से आपकी प्रतिक्रिया प्राप्त करने की संभावनाएं भी खराब हो सकती हैं, क्योंकि आपके समझौते का विवरण समय के साथ भूल गया हो सकता है।  जितनी देर तक आप प्रतीक्षा करते हैं, उतना कम संभावना यह है, कि आपका संपर्क याद रखेगा कि उन्हें क्या करना चाहिए।

इसके विपरीत, यदि आप जिस एक्शन की प्रतीक्षा कर रहे हैं, उसके लिए विशिष्ट नियत तारीख नहीं है, तो आप अपना संपर्क को थोड़ा अतिरिक्त समय दे सकते हैं। यह विशेष रूप से सच है, जब आप किसी परिचित को एक एहसान के लिए पूछते हैं।  उदाहरण के लिए, आप अपनी कंपनी के एचआर विभाग को रिज़ूम (बायोडेटा) भेजने के लिए एक परिचित से पूछते हैं, और आप तुरंत उनसे वापस नहीं सुनते हैं।  आप संभावित नौकरी के बारे में चिंतित हैं, और उनसे पहले कार्य दिवस पर, उनके मदद करने के लिए सहमत होने के बाद, उनसे संपर्क करना चाहते हैं। लेकिन, इससे पहले कि आप उनके साथ वापस जांच लें, एक सप्ताह या उससे पहले इंतजार करना बेहतर होगा। 

यह सुनिश्चित करने का एक तरीका है कि आप एक नियमित रूप में रीमाइन्डर भेजते हैं, याद दिलाने के लिए अग्रिम रूप से रीमाइन्डर को शेड्यूल करे। बूमरंग जैसे उपकरण आपको ईमेल के स्वचालित रूप से एक अनुवर्ती संदेश भेजने के लिए सेट किया जा सकता है, अगर आप उत्तर प्राप्त नहीं करते हैं तो।

 रीमाइन्डर को स्वचालित करने के लिए बुमेरांग का उपयोग करने के बारे में अधिक जानने के लिए, समीक्षा करें: 

एक प्रभावी ईमेल रीमाइन्डर कैसे लिखें 

अब जब हमने रिमाइंडर ईमेल लिखने की कुछ परिस्थितियों पर विचार विमर्श किया है, तो यह एक रिमाइंडर ईमेल में लिखने के लिए अधिक विशिष्ट उदाहरण देखने का समय है।

इस ट्यूटोरियल के प्रयोजनों के लिए, मैं एक सामान्य प्रकार के रीमाइन्डर पर एक नज़र डालूँगा- एक चूका हूआ समयसीमा।

आरंभ करने से पहले, हालांकि, मैं आपको एक बड़ा टाइम्सवेवर देना चाहता हूं, जब आपकी ईमेल लिखने की बात आती है, एक से अधिक बार भेज जाने वाली, तो टेम्प्लेट का उपयोग कर सकते हैं।  विभिन्न परिस्थितियों के लिए ई-मेल टेम्पलेट्स बनाकर, आप हर बार जब आप किसी विशेष प्रकार के संदेश भेजते हैं, तो नए सिरे से शुरू होने से बचते हैं। साथ ही, विशिष्ट विवरणों को शामिल करने के लिए टेम्पलेट आसानी से अनुकूलित किए जा सकते हैं। 

जीमेल में एक सुविधा है, कैन्ड प्रतिक्रियाएं, जो आपको पुन: उपयोग करने के लिए ईमेल के ड्राफ्ट सेट करने में मदद कर सकती हैं। यहाँ हमारे कैन्ड उत्तरदायी ट्यूटोरियल है:

कैन्ड रिस्पांस का उपयोग करने के बारे में एक और अच्छा मुद्दा यह है, कि आप अपने रिमाइंडर ईमेल में भावनाओं को कम करने की संभावना रखते हैं, जिससे यह मैत्रीपूर्ण और मददगार बना रहता है। 

अब, हमारे फ्रेन्ड्ली रीमाइन्डर के उदाहरण के साथ शुरू करें, और एक अनुस्मारक ईमेल लिखने के प्रत्येक घटक का विश्लेषण करें। 

1. ईमेल रीमाइन्डर की विषय पंक्ति 

आपके द्वारा अपना संदेश के प्राप्तकर्ता को चुनने के बाद, आपके रिमाइंडर संदेश के पहले भाग पर विचार करने के लिए विषय पंक्ति है। यदि आप विषय पंक्ति को छोड़ने की कोशिश कर रहे हैं, तो नहीं करे। किसी विषय पंक्ति के बिना ईमेल संदेश अक्सर स्पैम पर सीधे जाते हैं। 

विषय पंक्ति भी महत्वपूर्ण है, क्योंकि यह पहली चीज़ है, जिसे प्राप्तकर्ता देखता है। यदि उन्हें बहुत सारे ईमेल प्राप्त होते हैं, तो विषय पंक्ति यह निर्धारित कर सकती है कि क्या वे आपके द्वारा भेजे गए ईमेल संदेश को खोलते हैं या नहीं।

प्राप्तकर्ता का ध्यान प्राप्त करने के लिए, मैं विषय पंक्ति में "प्रतिक्रिया आवश्यक" वाक्यांश का उपयोग करता हूं। मैं परियोजना (प्राजेक्ट) का नाम भी शामिल करता हूं, क्योंकि वे एक से अधिक परियोजनाओं (प्राजेक्ट्स) में शामिल हो सकते हैं।  

अब तक, हमारा संदेश इस तरह दिखता है: 

Friendly reminder email subject line
अपने रीमाइन्डर ईमेल के साथ एक विषय पंक्ति शामिल करना सुनिश्चित करें।

एक विषय पंक्ति पर निर्णय लेने के बाद, आप अपने अनुकूल रीमाइन्डर ईमेल बनाने के अगले चरण पर आगे बढ़ने के लिए तैयार हैं। आइए देखें कि रिमाइंडर ईमेल का अभिवादन कैसे लिखा जाए।

2. ईमेल रीमाइन्डर का अभिवादन

जबकि आप सीधे अपने रिमाइंडर ईमेल के प्रधान भाग (बाडी) में कूदने के लिए ललच सकते हैं, और अभिवादन नही शामिल करने में, तो इस प्रलोभन से बचें। यदि आप अपने प्राप्तकर्ता के नाम से संबोधित करते हैं, तो आपका ईमेल बहुत बेहतर होगा। 

हमारे उदाहरण में, हम जानते हैं, कि प्रोजेक्ट टीम के सदस्य का नाम जोआन पेरेज़ है, इसलिए हम उसे इस ईमेल रिमाइंडर संदेश को संबोधित करेंगे। चूंकि हम जोन को अच्छी तरह से जानते हैं, "नमस्ते" शब्द का उपयोग करके अनौपचारिक नमस्कार के साथ शुरू करना ठीक है, जैसा कि नीचे दिए गए उदाहरण के अनुसार, पहला नाम दिया गया है: 

Email reminder salutation
यदि आप प्राप्तकर्ता को जानते हैं, तो एक इन्फॉर्मल ग्रीटिंग का उपयोग करना ठीक है। 

अगर हम जोन को अच्छी तरह से नहीं जानते थे, तो हम "प्रिय जोन" जैसे एक अधिक फॉर्मल ग्रीटिंग से शुरू कर सकते हैं। अगर हम जोन के नाम को नहीं जानते थे, तो हम उसे स्थिति से संबोधित कर सकते थे ,उदाहरण के लिए, "प्रिय प्रोजेक्ट एबीसी टीम सदस्य।"

किसी पेशेवर ईमेल को शुरू और खत्म करने के तरीके के बारे में अधिक विशिष्ट उदाहरणों के लिए, इस ट्यूटोरियल पर एक नज़र डालें:  

3. ईमेल रिमाइंडर का बॉडी टेक्स्ट

अब जब हमने एक ईमेल विषय पंक्ति और अभिवादन चुन लिया है, तो हम ईमेल रिमाइंडर संदेश के बाडी पर जाने के लिए तैयार हैं, और अपने रिमाइंडर ईमेल में लिखने वाले मुख्य भाग को कवर कर सकते हैं। यह वह जगह है, जहां आप वास्तव में अपने मुख्य संदेश को संवाद करते हैं। 

आप अपने ईमेल रीमाइन्डर संदेश के बाडी को कई हिस्सों में विभाजित कर सकते हैं:

  1. प्रथम वाक्य - चूंकि यह एक अनुकूल रीमाइन्डर है, इसलिए सकारात्मक नोट पर संदेश शुरू करने का यह एक अच्छा विचार है। इसके साथ आपका संदेश बहुत कठोर प्रतीत होने से बच सकता है। यदि आप कुछ विशेष नहीं सोच सकते हैं, तो कुछ दोस्ताना कह सकते हैं जैसे "मुझे आशा है कि आप ठीक हैं।"
  2. मुख्य संदेश - यह वह जगह है ,जहां आपको संदेश के उद्देश्य को संवाद करने की आवश्यकता होती है। ध्यान से सोचें कि आप यहाँ क्या कहना चाहते हैं।  जितना संभव हो उतना स्पष्ट रहें। समझाएं कि विलंबित (काम, भुगतान, शिपमेंट इत्यादि) और जब यह वितरित किया गया जा सकता था। 
  3. कॉल टू एक्शन - अंत में, संदेश प्राप्तकर्ता को बताएं कि आप उन्से क्या करवाना चाहते हैं। आम तौर पर, यह उनके लिए एक वांछित कार्य करने का अनुरोध है- लेकिन कुछ मामलों में, जैसे कि एक देर से शिपमेंट, आप इसके बदले रिफंड की मांग कर सकते हैं।  आपके संदेश के बाडी में सहायता की पेशकश करना भी एक अच्छा विचार है, जैसे प्रश्नों के उत्तर देने के लिए एक प्रस्ताव।

रीमाइन्डर ईमेल नमूना में हम परियोजना एबीसी (ABC) के लिए जोआन पेरेज़ को लिख रहे हैं, हमने इन तत्वों को निम्नानुसार शामिल किया है:

Friendly email reminder body text
ईमेल रीमाइन्डर का मुख्य भाग (बाडी) है, जहां आप अपना संदेश संवाद करते हैं। 

नोट करें कि रिमाइंडर संदेश का बाडी जोन के पहले के काम को, बधाई देने के द्वारा सकारात्मक नोट पर शुरू होता है। यह चूक की समय सीमा के बारे में प्रत्यक्ष पैराग्राफ पर चलता है। 

अंत में, संदेश कॉल टू ऐक्शन (सीटीए/CTA) के साथ बंद हो जाता है, जोन को उस तिथि के लिए पूछते हुए जब चुका हूआ काम सबमिट किया जाएगा। परियोजना प्रबंधक भी सवालों के जवाब देने की पेशकश करता है, और यहां तक कि उनके फोन नंबर भी प्रदान करता है।

4. आपका फ्रेन्ड्ली ईमेल रिमाइंडर को बंद करना

एक दोस्ताना ईमेल रिमाइंडर बनाने में अंतिम कदम अपने संदेश को बंद करना है। आप एक अंतिम वाक्य और आपके ईमेल हस्ताक्षर के साथ ऐसा करेंगे। 

आपके अंतिम वाक्य में शेष ईमेल के स्वर को प्रतिबिंबित करना चाहिए। यदि आपने ईमेल भर में औपचारिक टोन का इस्तेमाल किया है, तो आपको एक औपचारिक नोट पर ही बंद होना चाहिए। इसी तरह, अगर आपका ईमेल अनौपचारिक है, तो आपका समापन भी अनौपचारिक होना चाहिए। 

हमारे उदाहरण को अधिक बारीकी से देखें:

Informal email reminder closing
एक समापन वाक्य और अपने हस्ताक्षर के साथ अपने ईमेल रीमाइन्डर का अंत करें। 

हमारे समापन वाक्य के लिए, हम यह मानते हुए कि प्राप्तकर्ता कार्रवाई करने वाला है, एक सकारात्मक नोट पर समाप्त करते हैं। इसके अलावा, हमने कंपनी का नाम या उससे अधिक संपर्क जानकारी को शामिल नहीं की, क्योंकि ईमेल प्राप्तकर्ता हमारे लिए अच्छी तरह से ज्ञात है।

एक अधिक औपचारिक रीमाइन्डर ईमेल (जैसे देर से हूई शिप्मन्ट के बारे में एक विक्रेता से संपर्क करने) के लिए, प्रेषक की अधिक जानकारी शामिल करें, जैसे:

  • नाम 
  • शीर्षक 
  • कंपनी 
  • पता 
  • फ़ोन 
  • ईमेल 

आप अपने रिमाइंडर संदेश में, एक ईमेल हस्ताक्षर भी शामिल कर सकते हैं। यहां आप कुछ पेशेवर ईमेल हस्ताक्षर टेम्पलेट्स की एक सूची है, जिसे आप विचार करना चाह सकते हैं, साथ ही उनको सर्वोत्तम तरीके से उपयोग करने की युक्तियां भी: 

फ़ोन को कब उठाएं

एक फ्रेन्ड्ली ईमेल संदेश एक प्रभावी रीमाइन्डर हो सकता है। अक्सर, यह एक बात हल करने के लिए पर्याप्त होता है। कभी-कभी, हालांकि, ईमेल रिमाइंडर से एक फोन कॉल अधिक प्रभावी होता है। यह विशेष रूप से सच है ,जब आपने पहले ही एक ईमेल भेजा है और इसे अनदेखा कर दिया गया हो। 

यदि आप एक फोन कॉल करने का निर्णय लेते हैं, तो एक सफल कॉल करने में, आपकी सहायता करने के लिए कुछ त्वरित दिशानिर्देश दिए गए हैं: 

  • बिजनेस के घंटों के दौरान कॉल - आपके ऐसे किसी व्यक्ति तक पहुंचने की अधिक संभावना है ,जो आपकी सहायता कर सकते हैं, यदि आप उस समय कॉल करते हैं, जब वे कॉल प्राप्त करने की संभावना रखते हैं। 
  • दोस्ताना और विनम्र रहें - एक पेशेवर दृष्टिकोण गलतफहमी के बदले अधिक आसानी से मदद कर सकता है।
  • धमकाना या आरोप लगाने से बचे - यदि आपके संपर्क परेशान या नाराज हैं, तो आपके सहयोग की संभावना कम है।
  • सीधे मुद्दे पे आईये - आपको यह स्पष्ट होना चाहिए कि समस्या क्या है और इसे हल करने के लिए वे क्या कर सकते हैं। 
  • उनके लिए अनुपालन (कम्प्लाइ) करना आसान बनाएं - यदि आप भुगतान एकत्र कर रहे हैं, तो यह बताएं कि वे ऑनलाइन कैसे भुगतान कर सकते हैं और उन्हें लिंक पर भी निर्देशित करे। 

कुछ मामलों में आपको अत्यधिक उपायों का सहारा लेना पड़ सकता है (जैसे कि किसी वकील को नियुक्ति या आपके प्रबंधक तक स्थिति को बढ़ाना)। लेकिन, वे उपाय अंतिम उपाय हैं।  जब आप कर सकते हैं, तो स्थिति को सुलझाने के लिए एक फ्रेन्ड्ली रीमाइन्डर ईमेल या एक दोस्ताना कॉल के साथ प्रयास करना बेहतर होगा। भविष्य के लेन-देन के लिए भी एक मित्रवत दृष्टिकोण आपके व्यावसायिक संबंध को बरकरार रखता है। 

निष्कर्ष 

अगर आपने कभी सोचा है, कि रिमाइंडर ईमेल में क्या लिखना है, तो आपके पास कुछ दिशानिर्देश हैं, जो आप अनुसरण (पालन) कर सकते हैं। बस इस ट्यूटोरियल में दिए गए सर्वोत्तम अभ्यास और मैंने इन संसाधनों को साझा किया है ऊनका पालन करने के लिए याद रखना। 

सबसे ऊपर, दोस्ताना और पेशेवर रहें, जैसा कि आप अपना रीमाइन्डर ईमेल लिखते हैं। रिश्ते बनाए रखने से आपके संपर्क के साथ भावी लेनदेन के लिए दरवाजा खुला होता है।  

क्या आपको कभी भी एक फ्रेन्ड्ली रीमाइन्डर ईमेल लिखना पड़ा है? आप उसे कैसे संभालते हैं? नीचे दिए गए टिप्पणियों में अपने अनुभवों को साझा (शेयर) करें। 

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