Kako načiniti sigurnosnu kopiju svih vaših e-mailova sa Gmaila (potpuni vodič)

Nikada nije bilo važnije napraviti sigurnosnu kopiju svih e-mailova sa Gmaila. Hakeri stalno traže slabosti korisničkih računa pa je moguće da je vaš e-mail račun ugrožen. Mailovi mogu biti izgubljeni. Čak možete izgubiti pristup vašem Gmail računu. Ako se to dogodi, bit će vam potrebna dobra sigurnosna kopija Gmaila.

Mnogi od nas drže svoje poslovne informacije na e-mailu naših korisničkih Gmail računa. Gubitak tih informacija mogao bi nas skupo koštati. Zato je važno da se osiguramo od gubitka tih podataka.

Postoji nekoliko načina za izradu sigurnosnih kopija mailova sa Gmaila, no mnogi korisnici Gmaila ne znaju što učiniti. U ovom tutorijalu naučit ćete kako napraviti sigurnosnu kopiju mailova sa Gmaila. Naučit ćemo vas kako koristiti Googleov program za kreiranje sigurnosne kopije (Google Takeout) kako bi napravili sigurnosnu kopiju vašeg Gmaila. Također ćemo razmotriti nekoliko programa trećih strana kojima također možete napraviti sigurnosnu kopiju vašeg Gmaila.

Naučite korisne savjete i strategije korištenja e-maila

Prije no što se posvetimo sigurnosnim kopijama Gmaila, ne zaboravite se prijaviti za Tuts+ Business bilten i zgrabiti našu besplatnu e-knjigu: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Puna je organizacijskih strategija vašeg spremnika (inboxa) i savjeta za efikasnije upravljanje dolazećim porukama.

1. Zašto vam trebaju sigurnosne kopije Gmaila

Vaš Gmail sadrži važne poslovne informacije. Sadašnji i budući klijenti ga koriste za kontakt s vama. On čak može sadržavati osjetljive informacije o projektima.

No što ako vaše e-mail poruke nestanu ili budu ugrožene?

Istina je da hakeri svakodnevno upadaju u e-mail račune i ostale korisniče online račune. Vijesti su pune opisa krađe podataka i ostalih sigurnosnih neuspjeha. Ako netko drugi ima pristup vašem e-mailu, postoji mogućnost da biste mogli izgubiti neke od tih važnih poslovnih komunikacija.

Iako postavljanje jakih Gmail lozinki može pomoći smanjenju šanse da će vam haker upasti u email, nijedan sustav nije savršen. U najgorem slučaju možda ćete morati izbrisati vaš Gmail račun ukoliko postane ugrožen. Za upute kako to učiniti slijedite korake u ovom tutorijalu:

• 
  Gmail
  Kako brzo i zauvijek izbrisati vaš Gmail račun
  Laura Spencer

I naravno, tu je mogućnost korisničke greške. Nitko ne voli razmišljati o tome, ali podatci se često gube tako da korisnik greškom izbriše e-mail. Ako reagirate brzo, možda ćete moći vratiti izbrisani e-mail. No ako je prošlo neko vrijeme i nemate sigurnosnu kopiju Gmaila, vaše poruke mogu biti zauvijek izgubljene. Za uputu kako vratiti izbrisane mailove na Gmailu pogledajte tutorijal Kako vratiti vaše izbrisane (ili arhivirane) e-mailove sa Gmaila.

Ažurne sigurnonosne kopije Gmaila omogućavaju vam da vratite vaše izgubljene mailove ukoliko se nešto dogodi vašem Gmail računu. Postoji nekoliko metoda koje možete koristiti za izradu sigurnosne kopije vašeg Gmail računa.

2. Kako napraviti sigurnosnu kopiju e-mailova na Gmailu uporabom Google Takeouta

Google Takeout stvara kopiju cijelog Google računa uključujući podatke vašeg Gmaila. Evo kako se koristi:

1. Započnite tako da u adresno polje vašeg preglednika utipkate https://takeout.google.com/settings/takeout. Ako niste prijavljeni na vaš Google račun, morate se prijaviti prije nego što što možete koristiti ovaj alat. Ukoliko ste prijavljeni, pojavit će se Google Takeout ekran:

2. Upotrijebite traku za pomicanje na desnoj strani ekrana za pregled liste podataka čiju sigurnosnu kopiju možete napraviti ovim alatom:

Vidjet ćete sve različite tiopve podataka koi su vam dostupni kroz vaš Google račun.

3. Pomaknite Gmailov klizač (na desnoj strani ekrana) prema desno kako biste kreirali sigunosnu kopiju vašeg Gmail računa. Ako kliknete na strelicu za dolje na lijevoj strani vašeg klizača, ekran će se proširiti i možete detaljno odrediti za koji dio vašeg Gmail računa želite izraditi sigurnosnu kopiju:

Odaberite jednu od slijedećih opcija:

• Kliknite na gumb do Include all your mail kako biste napravili sigurnosnu kopiju cijelog Gmaila.
• Kliknite na gumb do Select labels kako bi se pojavio ekran koji omogućava odabir oznaka (mapa) čiju sigurnosnu kopiju želite napraviti.

4. Kada ste odabrali tipove podataka čije sigurnosne kopije želite napraviti, kliknite na gumb Next na donjoj lijevoj strani ekrana. Pojavljuje se Customize archive format ekran:

Koristite ovaj ekran kako biste definirali sljedeće karakteristike vaše arhive:

• File type - Tip datoteke. Zadani tip datoteke vaše arhive je .zip. Kliknite na strelicu za odabir .tgz tipa datoteke.(Ovaj tip datoteke bi većini korisnika moglo biti teško otvoriti.)

• Archive size - Veličina arhive. Najveća veličina arhivske datoteke iznosi 50GB. Kliknite na strelicu za odabir jedne od slijedećih veličina: 1GB, 2GB, 4GB, 10GB, 50GB.

• Delivery method - Način isporuke. Označava način na koji će se isporučiti vaši arhivirani podaci. Kliknite na strelicu za izbor između linka za preuzimanje na e-mailu, datoteke na Google Driveu, datoteke na Dropboxu ili datoteke na OneDriveu.

Upozorenje: Arhive koje se nalaze na Google Driveu ulaze u Google kvotu pohrane. Ako su vaše arhive posebno velike, možda biste trebali odabrati drugi način isporuke

5. Kada ste odabrali format vaše arhive, kliknite na gumb Create Archive koji se nalazi u donjem lijevom uglu.

Na idućem ekranu vidjet ćete poruku da se vaša arhiva priprema. (Proces stvaranja arhive nije trenutačan.) Kada je vaša arhiva spremna, lokaciju vaše arhive dobit ćete e-mailom. Evo kako bi taj e-mail mogao izgledati:

Opaska: Vaš e-mail može se razlikovati, ovisno o tome koji ste način isporuke odabrali.

6. Pratite uputstva iz e-maila kako biste došli do vaše Gmail arhive. (U gornjem primjeru kliknula bih na gumb Download archive.)

3. Ostali načini kreiranja sigurnosne kopije Gmaila

Iako je Google Backup Utility prilično jednostavan, morate se sjetiti da treba kreirati Gmail arhivu. Automatiziraniji način kreiranja sigurnosne kopije Gmaila je korištenje desktop klijenta kao što su Microsoftov Outlook, Thunderbird (iOS) ili Apple Mail.

Opaska: U ovom primjeru koristit ću Outlook. Ako je vaš desktop klijent različit, koraci bi se mogli ponešto razlikovati.

Podesite vašeg desktop klijenta tako da zaprimi e.mailove sa vašeg Gmaila na vaše računalo koristeći IMAP protokol. Evo što trebate napraviti:

Korak 1. Uključite vaš IMAP pristup

1. Otiđite na Settings > Settings > Forwarding and POP/IMAP u Gmailu kako biste provjerili da li je IMAP uključen. Vaš ekran bi trebao izgledati ovako:

Ukoliko IMAP nije uključen, kliknite na Enable IMAP gumb.

2. Google smatra da većina desktop klijenata ima lošiju sigurnost. Zbog toga ćete morati promjeniti sigurnosne postavke na vašem Google računu kako bi Gmail račun postao dostupan vašem desktop klijentu. Kako biste započeli, otiđite na https://myaccount.google.com/. Ugledat ćete My Account ekran:

3. Odaberite Apps with account access. Pojavljuje se ekran Sign-in & security. Na ekranu Sign-in & security pomaknite se prema dolje do Allow less secured apps opcije:

Pomaknite klizač udesno kako bi vaš desktop klijent mogao pristupiti vašem Gmail računu.

Korak 2. Dodajte vaš Gmail račun vašem desktop e-mail klijentu

Vaš idući korak je dodavanje vašeg Gmail računa vašem desktop e-mail klijentu. Točan proces koji ćete koristiti ovisi o vašem e-mail klijentu.

1. Kod MS-Outlooka, kliknite na File. Kada se pojavi ekran Account Information, kliknite na gumb Add Account:

2. Od vas će se tražiti da unesete Gmail račun koji želite dodati Outlooku i njegovu lozinku. Unesite informacije i kliknite na gumb Connect. Prikazati će se slijedeći ekran:

3. Kliknite OK kako biste završili povezivanje vašeg Gmail računa sa vašim desktop klijentom. Vaši računi su povezani.

U vaš Outlook sandučić primit ćete e-mail sa zaglavljem: Microsoft Outlook Test Message. U vaš Gmail sandučić primit ćete istu poruku.

Od ovog trnutka e-mailovi poslani na vašu Gmail adresu će također biti poslani i na MS Outlook. Čak i ako izgubite pristup Gmailu, vaši mailovi sa Gmaila bit će dostupni putem Outlooka. Ipak zapamtite, ako obrišete e-mail poruku na vašem Gmail računu, ona će biti izbrisana i iz Outlookova sandučića.

Upozorenje: Filteri i ostali alati za organizaciju koje koristite u vašem Gmail sandučiću možda se neće prenijeti na vaš desktop e-mail sustav.

4. Alati trećih strana za kreiranje sigurnosne kopije Gmaila

Još jedan način kreiranja sigurnosne kopije vaših Gmail poruka je korištenje alata trećih strana. Ovo su četiri popularne opcije:

1. UpSafe

UpSafe je besplatan i jednostavan Windows alat za kreiranje sigurnosne kopije Gmaila koji vam omogućava brzo kreiranje sigurnosne kopije vaših Gmail datoteka na vašem čvrstom disku. Lijepa sigurnosna značajka ovog alata je da aplikacija nikada nema pristup vašim podacima za prijavu na Google. Međutim, sigurnosne kopije se ne kreiraju automatski. Tako da se morate sjetiti redovno napraviti sigurnosnu kopiju vašeg Gmail računa.

2. Gmvault Backup

Upotrijebite GMvault na računalima koja koriste Windowsie, Mac, OSX ili Linux. Ova popularna  open source aplikacija omogućava vam da zakažete kreiranje sigurnosne kopije kako bi se one mogle kreirati automatski, što je dobro jer ne morate brinuti da ćete zabraviti napraviti sigurnosnu kopiju vašeg Gmaila. Ovo je također dobar alat za migriranje e-maila sa jednog na drugi račun. Zasniva se na komandnoj liniji, što znači da nema grafičkog sučelja. No, možete mnogo postići ako naučite nekoliko jednostavnih naredbi.

3. Spinbackup

Spinbackup kombinira značajke sigurnosne kopije koja se zasniva na računalnom oblaku i značajke računalne sigurnosti u jednom paketu. Ako vaše poslovanje zahtijeva obje opcije, ovaj alat može biti dobar izbor. On vam omogućava da postavite automatsko kreirane sigurnosne kopije ne samo vaših Gmail e-mailova, već i bilo kojih podataka na vašem Google Driveu, uključujući vaše kontakte i kalendar. Cijena ovisi o vašim potrebama i broju korisnika.

4. SysTools Gmail Backup

SysTools nudi različite alate za kreiranje sigurnosne kopije i usluge povrata podataka, uključujući alate za kreiranje sigurnosnih kopija za Gmail i Google Apps koji se zasnivaju na računalnom oblaku. Gmail Backup alat dostupan je u verziji za Windows i Mac. Ovisno o tome koji OS koristite, vaši e-mailovi mogu biti sačuvani u različitim formatima. Također možete primjeniti filter kako biste odabrali poruke čije ćete sigurnosne kopije napraviti.

5. Učinite da sigurnosne kopije Gmaila postanu dio vašeg radnog procesa

Gubitak Gmail e-mailova može biti skup. Kreiranje sigurnosnih kopija vašeg Gmaila trebalo bi postati redovni dio vašeg radnog procesa. Evo nekih najboljih praksi:

1. Nastavite slijediti dobru sigurnosnu praksu za Gmail. Iako postojanje sustava sigurnosnih kopija Gmaila može omogućiti da ne izgubite važne e-mailove, cilj je i dalje da vaš račun bude što je moguće sigurniji. Pobrinite se da Gmail lozinke koje koristite budu sigurne i koristite i ostale Gmailove mjere sigurnosti.
2. Automatske sigurnosne kopije u usporedbi sa manualnim sigurnosnim kopijama. Dok neki alati dozvoljavaju kreiranje redovnih automatskih sigurnosnih kopija, drugi alati to ne dopuštaju. Ovisno o količini e-mailova koju dobivate, učestalost kreiranja sigurnosnih kopija može varirati -- što više e-mailova dobivate, češće trebate kreirati sigurnosne kopije vašeg Gmaila. Upoznajte sustav koji koristite za kreiranje sigurnosnih kopija. Ako vaš alat ne dozvoljava rutinsko kreiranje sigurnosnih kopija, odvojite vrijeme za manualno kreiranje sigurnosnih kopija vašeg Gmaila.
3. Redovno provjeravajte datoteke sigurnosnih kopija. Čak i ako vaš alat za kreiranje sigurnosnih kopija radi automatski, još uvijek biste trebali s vremena na vrijeme provjeriti vaše sigurnosne kopije kako biste bili sigurni da alat radi ispravo. Ako primjetite da datoteke sigurnosnih kopija ne postoje ili da su veličine 0 bita, ponovno pročitajte dokumentaciju vašeg alata za kreiranje sigurnosnih kopija ili kontaktirajte korisničku podršku kako bi riješili problem.
4. Pratite vaš prostor za pohranu sigurnosnih kopija. Budite svjesni koliko imate prostora za pohranu vaših sigurnosnih kopija. Ukoliko ste blizu prelaska limita pohrane, razmislite o premještanju starijih datoteka na drugu lokaciju ili o njihovom brisanju. (Upozorenje: Ukoliko izbrišete starije sigurnosne kopije, možda ih nećete moći povratiti ako vam kasnije budu trebale.)

Zaključak

Ako ne kreirate sigurnosne kopije Gmail e-mailova redovno, riskirate gubitak informacija. Sada kada znate kako napraviti sigurnosnu kopiju Gmaila, možete smanjiti mogućnost gubitka podataka tako da napravite sigurnosnu kopiju Gmaila.

Upotrijebite korake koje smo vam upravo pokazali kako biste redovno kreirali sigurnosne kopije Gmaila.