14 szuper Gmail funkció, amit érdemes használni

Ha a Gmailt használod üzleti vagy személyes email eszközként, akkor van néhány nagyszerű funkció, amivel:

• rengeteg időt takaríthatsz meg
• sokkal biztonságosabbá teheted a fiókodat
• sőt, még a munkádat is sokkal szórakoztatóbbá teheted

Sajnos a legtöbb Gmail felhasználó nem szánja rá az időt, hogy tényleg megtanulja, hogyan hozhatja ki a legtöbbet a Gmail fiókjából. De ezen gyorsan változtathatunk.

Néhány a legjobb Gmail funkciók közül, amikről talán nem tudtál:

• egy feladatlista létrehozása a Gmailen belül,
• a kapcsolataid ellátása színkódoddal,
• és a Gmail felületed testreszabása egy saját fényképpel.

És ez csak pár közülük.

Ebben a bejegyzésben összegyűjtöttem a 14 legérdekesebb és legjobb Gmail eszközt, amiről talán még nem is hallottál.

Az egyes Gmail funkciókhoz hozzáraktam egy linket a részletes, lépésről-lépésre útmutatóval. Használd ezt a bejegyzést ugródeszkaként ahhoz, hogy átültesd a gyakorlatba ezeket a szuper Gmail funkciókat, vagy válogasd ki a kedvenceidet közülük.

Készen állsz, hogy még többet hozz ki a Gmail fiókodból? Akkor lássunk neki.

1. Szabd testre a Gmail hátteredet egy saját fényképpel

Minden nap órákon át bámulod a Gmail felületét? A sok emailt küldesz és fogadsz, akkor esetleg szeretnéd feldobni a Gmail alapértelmezett fehér hátterét.

Nos, szerencséd van. A legtöbb Gmail felhasználó nem is tud róla, de megváltoztathatod a Gmail hátterét Témák használatával. Választhatsz a Gmail néhány előre megadott témája körül, de az igazán szórakoztató az, amikor egy újt témát hozol létre egy saját fénykép felhasználásával.

Nézzük, mi történt, amikor az egyik kerti fotómat használtam Gmail témaként:

Ennek a Gmail eszköznek a lehetőségei végtelenek. Használhatsz egy családi fényképet, egy képet a háziállatodról, a kedvenc nyaralásos képedet és még sok mást...

Hogy kiismerd a Gmail témákat, olvasd végig a részletes bemutatónkat:

• 
  Gmail
  Hogyan szabd testre a Gmailed felületét témákkal
  Laura Spencer

2. Hozz létre egy feladatlistát a Gmail inboxodból

Ha te is olyan vagy, mint a többségünk, akkor rengeteg időt töltesz azzal, hogy rendezgeted az emailjeidet annak érdekében, hogy kitaláld, mit kell megcsinálni. Ami még rosszabb, ha túl sok időt töltesz az emailekkel, akkor akár le is csúszhatsz fontos határidőkről.

Takarítsd meg időt (és kerüld el a lekésett határidőket) a Gmail hasznos feladatlista funkciójának használatával. A Gmailen belül létrehozott feladatok a naptáradban is megjelenhetnek. Könnyű használni és nyitva tarthatod a feladatlistádat, miközben végigrágod magadat az emaileken.

Íme egy személyes feladatlista, amit a Gmail feladatlista funkció használatával csináltam:

Figyeld meg, hogy a listát dátum szerint rendeztem sorba, így nem feledkezem el semmilyen közelgő határidőről az emailjeim rendezgetése közben.

A Gmail feladatlista lépésről lépésre bemutatójához nézd meg:

• 
  Gmail
  Hogyan dolgozz a feladatokkal Gmailben a jobb produktivitás érdekében
  Laura Spencer

3. Üzenetek blokkolása egy konkrét feladótól

Nemkívánt email üzenetek, brrrr! Ki ne utálná őket? Sajnos elkerülhetetlenek, ha van egy email fiókod. Vagy mégsem?

Sok felhasználó nem tudja, de blokkolhatod egy konkrét kapcsolat üzeneteit a Gmailben. Amint tudod, hogy kell használni, könnyű lesz. És ha mégis meggondolnád magadat, könnyen feloldhatod ennek a személynek az üzeneteit.

Itt épp a blokkolás funkciót használom demonstrációs célzattal:

Természetesen nem igazán szeretném a másik email fiókomból érkező emaileket megállítani. Ezért pár perccel később feloldottam magamat.

Ha valaki rendszeresen küld neked olyan üzeneteket, amiket nem szeretnél vagy amikre nincs szükséged, tanuld meg ennek a bemutatónak a használatával, hogy hogyan tarthatod távol azokat a beérkező üzenetek közül:

• 
  Gmail
  Hogyan szűrd és blokkold a nemkívánt emaileket (spameket) Gmailben
  Laura Spencer

4. Kapcsolódó üzenetek rendezése egy címke alá

Végig kell lapoznod egyik képernyőnyi üzenetet a másik után, csak hogy megtaláld azt az egyet, amit keresel? Örökkévalóságnak tűnik megtalálni egy konkrét projekthez kapcsolódó emailt?

A Gmail szuper elrendezési funkciói időt takaríthatnak meg számodra és a fontos levelek megtalálását is kevésbé frusztrálóvá teszik. Ha megfelelően használod a Gmail címke funkcióját, rendezheted projekt szerint az üzeneteket (vagy bármilyen olyan rendszer szerint, aminek értelmét látod). Találd meg gyorsan a szükséges üzeneteket, kapkodás nélkül.

A címkék könnyen létrehozhatók és használhatóak az üzenetek csoportosítására:

Tudj meg többet arról, hogy a Gmail címkék hogyan segíthetnek megszervezni a bejövő üzeneteidet, a Hogyan rendszerezd a Gmail leveleket még hatékonyabban bemutatóból.

5. Soha többé ne veszíts el egy üzenetet

Bár senki nem akarja bevallani, de bármennyire hatékonyan is állítjuk fel a Gmail fiókunkat, néha még mindig előfordul, hogy félrekönyvelünk vagy hogy véletlenül törlünk olyan fontos email üzeneteket, amikre szükségünk van. Ha már történt veled ilyen, akkor imádni fogod a következő Gmail funkciót – a Gmail keresőeszközt.

A Gmail a Google része, így értelemszerű, hogy ebben is van egy ilyen szuper keresőeszköz. Mégis, nem olvashattál még sokat arról, hogy milyen hasznos lehet a Gmail keresőeszköze. Kereshetsz küldő, címzett vagy tárgy szerint. Akár még adott szavakra is kereshetsz egy üzenet törzsén belül, vagy olyan üzeneteket, amiknek van melléklete.

Vessünk egy pillantást a Gmail haladó keresődobozára:

Tudj meg többet ebből a bemutatóból arról, hogy hogyan működik a Gmail keresője, és hogy így hogyan tudsz sokkal hatékonyabban dolgozni:

• 
  Gmail
  Hogyan tudsz a Gmail emailjeid között profi módon keresni
  Laura Spencer

6. Tökéletesítsd a Gmail gyorsbillentyűk használatát

Nem titok, hogy a gyorsbillentyűkkel időt spórolhatsz meg. Minél több gyorsbillentyűt tanulsz meg, annál több időt takarítasz meg. A Gmailnek van néhány csodálatos gyorsbillentyűje, ha aktiválod őket. Íme néhány a kedvenceim közül:

Válaszd ki a saját kedvenc, időspóroló Gmail gyorsbillentyűidet a lépésről-lépésre bemutatónkból:

• 
  Gmail
  Hogyan használd a Gmail gyorsbillentyűket, hogy több időt spórolj meg
  Laura Spencer

7. Küldj automatikus "Irodán kívül" üzeneteket

Az irodán kívül üzenetek klisésnek tűnhetnek, de segítenek elkerülni a félreértéseket. Ha úgy fogsz hiányozni a munkából, hogy nem ellenőrzöd az emailjeidet, jobb ha egy ilyet használsz és tudatod a kapcsolataiddal, hogy miért is nem válaszolsz nekik rögtön.

Szerencsére a Gmailnek van néhány ügyes funkciója, amivel egy irodán kívül üzenetet könnyű beállítani és használni. Ráadásul korlátozhatod az irodán kívül üzenetedet csak a kapcsolataidra, így nem kell olyan idegeneknek is kihirdetned a távollétedet, akik akkor küldenek neked üzenetet, amikor nem vagy ott.

Én így állítom be az irodán kívül üzenetemet, amikor nyári szabadságot veszek ki:

Részletesebb útmutatásért az irodán kívül üzeneted beállításához nézd meg ezt a bemutatót:

• 
  Email
  Hogyan állíts be egy Gmail (Irodán kívül) nyaralási válaszemailt
  Laura Spencer

8. Légy nagyobb biztonságban a Gmail kétlépcsős azonosításával

Az email biztonságod fontos. A hackerek gyakran próbálnak meg hozzáférni email fiókokhoz, mivel az emailünket használjuk más fiókok regisztrálásához. A Gmailedhez való hozzáférés összességében rengeteg más, fontos fiókodhoz való hozzáféréshez vezet.

Szerencsére a Gmail kétlépcsős azonosítást használ. Ez azt jelenti, hogy a jelszavad nem elegendő egy hackernek ahhoz, hogy bejelentkezzen a Gmail fiókodba. Egy hackernek a telefonoddal is rendelkeznie kell, hogy beüsse azt a kódot, amit a Gmail küld neked.

A Gmail kétlépcsős azonosításának beállítása nem nehéz. Vess egy pillantást erre a nagyszerű biztonsági funkcióra:

A lépésről-lépésre útmutatásért a Gmail kétlépcsős ellenőrzés és más biztonsági funkciók kapcsán tekintsd meg:

• 
  Gmail
  Hogyan dolgozz biztonságosan a Gmail jelszavakkal és hogyan ne hackeljenek meg
  Laura Spencer

9. Üzeneteid ellátása színkódokkal

A Gmail üzeneteid címkékbe rendezése egy nagyszerű módja annak, hogy megtaláld a szükséges üzeneteket. A címkéid színkódolása a Gmail címkéket még egy lépéssel tovább viszi. Ez a szuper Gmail funkció egy szempillantás alatt, vizuálisan mutatja meg, hogy milyen információk tartoznak össze.

Egyedi színt rendelhetsz minden egyes Gmail címkéhez, sőt, létrehozhatsz saját címkeszíneket is. Ahogy lentebb láthatod, én piros színt rendeltem azokhoz az üzenetekhez, amelyek azonnali visszakövetést igényelnek:

Az Envato Tuts+ bemutatónk, a Hogyan rendszerezd a Gmail leveleket még hatékonyabban elmagyarázza, hogyan tudod színkódolni a saját Gmailbe érkező leveleidet.

10. Felsorolások és más Gmail formázási funkciók használata

Ronda, formázatlan email üzeneteket küldesz? Sok Gmail felhasználó nem is tudja, hogy a Gmail magában foglalja az alapvető formázási funkciókat. Mivel nem ismerik a Gmail formázást, ezért nem is használják azt.

A Gmail formázási funkciók közé tartozik:

• Felsorolás és sorszámozott listák
• Félkövér, dőlt és aláhúzott
• Színezett szöveg vagy színes háttér
• Betűtípus, betűméret
• és még sok más
  

A formázott üzeneteket könnyebb elolvasni, és könnyebb felfogni a lényegüket. Íme egy példa formázott Gmail üzenetre, félkövér szöveget és egy felsorolást használva:

És ez csak egy példa a Gmail formázási lehetőségei közül.

Részletes útmutatásért a saját Gmail üzenetek formázásáról olvasd végig ezt a Hogyan szerkeszd és küldd el az első emailedet Gmaillel bemutatót.

11. Fejezd ki magadat email üzenet emojikkal

Amikor a Gmailre gondolsz, eszedbe jutnak a mosolygós arcok, szívecskék és más mókás emojik? Ha olyan vagy, mint én, akkor valószínűleg nem tudtad, hogy a Gmail jelentős emoji gyűjteményt kínál, amit közvetlenül a Gmail üzeneteidbe illeszthetsz.

Az emojik mókás Gmail funkciók. Színt és életet visznek az üzeneteidbe. Íme egy része a Gmail emojiknak, amiket esetleg használni szeretnél:

A teljes magyarázatért a Gmail emojik használatáról nézd meg az Envato Tuts+ Hogyan szerkeszd és küldd el az első emailedet Gmaillel bemutatónkat.

12. Közösségi média kapcsolataid importálása Gmailbe

Üzletemberként tudod, hogy fontos a hálózatépítés. Természetesen személyesen találkozol az emberekkel. De a mostani üzleti környezetben egyre megszokottabbá válik olyan emberekkel kapcsolatot létrehozni, akikkel még sohasem találkoztál szemtől-szemben.

Egy kényelmes Gmail funkció az a képesség, hogy közvetlenül importálhatod a Google+ közösségi média kapcsolataidat a Gmail címtáradba. Ezzel nem csak azt biztosítod, hogy kapcsolatban maradtok, hanem megkímél rengeteg újragépeléstől is.

Íme egy pillantás a folyamatra, amikor importáltam néhány kontaktot a Google+ írói körből a Gmail kontaktjaimhoz:

Megjegyzés: A kontakt nevek ebben a bejegyzésben nem képviselnek valós személyeket.

A lépésről-lépésre útmutatóért a kontaktok importálása kapcsán nézd meg ezt a bemutatót: Hogyan találd meg a Google Gmail kontaktjaidat és szervezd meg jobban őket.

13. Egy naptáresemény megosztása egy kontakttal

A Google címtár funkciója lehetővé teszi számodra, hogy sokféle, érdekes módon elérd a kapcsolataidat. Egy újabb hasznos Gmail funkció, hogy megoszthatsz egy naptár eseményt közvetlenül egy kontakttal, a Google naptár eszközének használatával.

Ezt azért tudod megtenni, mert a Google címtárad a Gmail címtárad is egyben. Nem szükséges külön címtárat fenntartani minden Google eszközhöz. Ez időspóroló, és egy központosított lista azt jelenti, hogy nem kell aggódnod azon, hogy ha hozzáadsz egy kontaktot az egyik eszköz listájához, akkor rajta lesz-e egy másik eszköz listáján is.

14. Hozz létre egyéni kontakt csoportokat az egyes célokhoz

A szuper Gmail funkciók listája nem lenne teljes, ha nem említenénk meg, hogy a Google kontaktjaidat csoportokba is tudod szervezni. A címtár csoportok nagyszerű módot adnak arra, hogy emlékezz, milyen kapcsolatban állsz egy személlyel. Azt is lehetővé teszi, hogy gyorsan megnézhesd az embereket, akiknek ugyanazt az információt kell elküldened.

A lenti példában szeretném a Lehetséges ügyfelek csoportot átnevezni Jelenlegi ügyfelekre:

Fedezd fel, mit tartogatnak még a kontakt csoportok a Hogyan találd meg a Google Gmail kontaktjaidat és szervezd meg jobban őket Envato Tuts+ bemutatóban.

Konklúzió

Sokat javíthatsz a munkafolyamatod ezekkel a hasznos Gmail funkciókkal. Ezek a szuper funkciók időt takaríthatnak meg számodra, a fiókodat még biztonságosabbá teszik, ráadásul sokkal szórakoztatóbbá teszik a munkádat. A lépésről-lépésre bemutatóinkkal ezen Gmail funkciók bármelyikét elkezdheted már most használni.

Szóval mire vársz? Találd meg a kedvenc Gmail funkciódat és hozd működésbe még ma. Tudj meg többet a több részes, Végső útmutató kezdőknek a Gmail használatához sorozatunkból.