Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Pareto Analysis
Business

Oldd meg a problémáid 80%-át Pareto Analízissel

by
Length:MediumLanguages:
This post is part of a series called Get to the Root Cause of Management Problems.
Uncover Deep-Rooted Business Problems With Five Whys

Hungarian (Magyar) translation by Szabó Péter (you can also view the original English article)

1906-ban történt. Az olasz közgazdász, Vilfredo Pareto elképzelései utáni kutatása során egy érdekes észrevételt tett. Ahogy felfedezte, Olaszország földjeinek 80%-át a lakosságnak a 20%-a birtokolja. Felderítve ezt a kapcsolatot más országokban is azt találta, hogy ugyanez a helyzet egész Európában. Idővel felfigyelt rá, hogy ez a 80/20 felosztás nem csak a földbirtokosokra korlátozódik – sőt, nem is csak az emberi viszonyokra. Azt találta, hogy a kertjében termett borsóhüvelyek 20%-ából származik a begyűjtött borsó 80%-a!

Negyven évvel azután, hogy Pareto közzétette az elképzeléseit, Joseph Juran üzleti elemző rábukkant a 80/20 szabályra, és elgondolkodott, hogy vajon alkalmazható-e üzleti helyzetekre is. Lehetséges lenne, hogy az üzleti problémák 80%-át mindössze 20%-nyi kapcsolódó ügy generálja? Természetesen a válasz egy hangos "igen" volt.

Pareto munkáján dolgozva Juran elkezdte alkalmazni a minőségi problémákra azt, amit ő Pareto-elvnek nevezett el, "a létfontosságú kevés és az érdektelen sok" kifejezés használatával. Később Juran rájött, hogy bár az okok vagy problémák kis százaléka lehet a legjelentősebb ma, a fennmaradó 80% idővel szintén komoly problémává válhat. Ezért az utolsó éveiben Juran megváltoztatta a Pareto-elvet leíró kifejezést "a létfontosságú kevés és a hasznos sok"-ra.

A Pareto-elv rendkívül hasznos eszközzé vált az üzleti vezetők számára minden iparágban. Mik a legfontosabb problémák? Hogyan tudunk komoly javulást elérni az ügyfélszolgálati problémákban? Hogyan tudjuk gyorsan feloldani legnagyobb aggodalmainkat? A Pareto-elv egy mindent átfogó stratégiát nyújt a továbblépéshez – azaz: találjuk meg azt a 20%-nyi okot, ami a problémák 80%-át okozza, és oldjuk meg őket. A Pareto-diagramot és a Pareto-grafikont, a statisztikai adatok keresésének és vizualizálásának eszközeit arra használjuk, hogy a Pareto-elvet a gyakorlatban is alkalmazhassuk.

A Patero-elv alkalmazása

Kiderült, hogy a Pareto-elv széles körben használható – egyaránt hasznos a menedzsmentben és az üzleti élet más területein, a közgazdaságban, a matematikában és a mindennapi életben. 1992-ben az United Nations Development Program Report bejelentette, hogy a világ népességének 20%-a birtokolja a világ vagyonának és erőforrásainak 80%-át. A tanulmányok kimutatták, hogy a vállalati profit 80%-a a vevők 20%-ától származik, és az értékesítések 80%-át az értékesítő csapat 20%-a teremti elő. A Microsoft rájött, hogy a hibák 20%-a okozza a lefagyások 80%-át, és a biztonsági szakértők megtanulták, hogy a sérülések 80%-át a veszélyek 20%-a okozza. Továbbá a British NHS Institute for Innovation and Improvement szerint:

  • A megzavarások 80%-a az emberek 20%-ától érkezik.
  • A felszerelés költségvetésének 80%-a a termékek 20%-ából származik.
  • Az előnyök 80%-a az első 20% erőfeszítésből származik.
  • A panaszok 80%-a a szolgáltatások 20%-ából érkezik.
  • A nővérek idejük 80%-át a páciensek 20%-ával való foglalkozással töltik.
  • A megbeszéléseken hozott döntések 80% a megbeszélési idő 20%-ából származik.
  • Az innováció 80%-a a csapat 20%-ától érkezik.
  • A csapat problémáinak 80%-a a csapat 20%-ától származik.
  • A sikered 80%-a 20%-nyi erőfeszítésedből származik.

Mostanra valószínűleg végiggondoltál pár problémát, amit megoldhatsz a Pareto-elv alkalmazásával a munkahelyeden. Például:

  • Azonosíthatod, hogy a melyik az a 20%-a a technológiáknak, amik 80%-ban problémát okoznak a részlegednek.
  • Rájöhetsz, hogy az ügyfélszolgálati kérdéseknek melyik 20%-a az, ami a panaszok 80%-ához vezet.
  • Rámutathatsz arra a 20%-nyi problémára, ami a határidők elmulasztásának 80%-ához vezetnek.

A Pareto-elvet és a Pareto diagramokat minden nap használják olyan változatos célok elérése érdekében, mint egy gyártósor hatékonyságának javítása, egy tanácsadó cég értékesítéseinek növelése, egy kórház várólistájának csökkentése vagy egy szoftver legjelentősebb hibáinak javítása.

Hogyan végezzünk el egy Pareto analízist

1. lépés: Ok és okozat elemzés

A Pareto analízist legtöbbször arra használják, hogy meghatározzák, melyik kérdéses ok okozza a legtöbb problémát (vagy mely okok vezetnek a legnagyobb pozitív eredményre). De az analízis nem légüres térben történik: nem hasonlíthatod össze a problémákat vagy okokat, amíg ténylegesen nem készítettél egy listát a problémákról és okokról. És a legtöbb cég ilyesféle brainstormingot végez a gyökérok analízis és/vagy az ok és okozat analízis révén.  Ezért a Pareto analízis végrehajtásának első lépése egy gyökérok analízis, amivel egy listát állítunk elő az elemzendő problémákról vagy okokról.

2. lépés: A megjelölt problémák pontozása

Ha megvan a listád, nekiállhatsz feldolgozni azt a 80/20 analízissel. Először a listázott problémákat vagy okokat kell pontozni. Ez bonyolultnak tűnhet, de valójában meglehetősen előremutató dolog a legtöbb esetben. Pédául:

  • Ha a problémád a nyereséghez kapcsolódik, pontozz minden egyes problémát az alapján, hogy mennyi nyereség vagy veszteség az eredménye.
  • Ha a vásárlói elégedettséggel kapcsolatos a problémád, pontozz minden problémát aszerint, hogy hány panasz érkezett vele kapcsolatban.
  • Ha késésekhez kapcsolódik a problémád, akkor az alapján pontozz le minden egyes problémát, hogy mennyi időt veszítettél a probléma eredményeképpen.
  • Ha a problémáid hibákhoz vagy termékhibákhoz kapcsolódnak, pontozz minden egyes problémát az alapján, hogy hány folyamatot érint a hiba.

Hadd mutassuk be ezt az elképzelést egy egyszerű példával. Képzeld el, hogy a csapatod úgy dönt, hogy foglalkozik a reklámanyagok előállításának elmulasztott határidejének problémájával.

A gyökérok analízisen keresztül, felfedezték, hogy a probléma okai közé tartozik az irodai megszakítások, a szoftveres hibák, a részlegek közti kommunikációs hibák, a felső vezetés jóváhagyásának késedelmei és az előállítási késedelmek a nyomtatási cégnél. Mivel a probléma az időhöz kapcsolódik, minden egyes elemet aszerint pontozz, hogy mennyi késedelmet okozott.

3. lépés: Készíts egy Pareto-diagramot

Egy kis kutatást kell végezned, hogy meggyőződj róla, az információid helyesek, és aztán egy pontozó diagramot kell készítened, ami valami ilyesmi lesz (egy hathetes projekthez):

  • Irodai megszakítások (partik, beszélgetés, stb.) – 6 óra / hét = 36 óra.
  • Szoftveres hibák – 4 óra / hét = 24 óra.
  • Kommunikációs hibák a részlegek között – 10 óra / hét = 60 óra.
  • Jóváhagyási késedelem – 3 óra / hét = 18 óra.
  • Előállítási késedelem – két hét = 80 óra.

Mivel ez a példa nagyon le van egyszerűsítve, azonnal nyilvánvalóvá válik, hogy a termelés és a részlegek közti kommunikáció sokkal több késedelmet okoz, mint bármilyen más probléma. A megoldások valószínűleg maguktól értetődőek: itt az ideje egy új nyomtató beszerzésének a marketing anyagokhoz, és jó ötlet lenne egy sokkal korszerűbb kommunikációs folyamatot kialakítani a részlegek között.

4. lépés: Egy Pareto-grafikon elkészítése

De mi a helyzet akkor, ha a listád nagyon hosszú, vagy csak vizuális formában szeretnéd bemutatni az eredményeket a döntéshozóknak? Sokan azt ajánlják, hogy az adatlistádat alakítsd egy olyan oszlopdiagrammá, ahol a bal oldalon a legnagyobb problémák és jobb oldalon a kisebbek találhatóak.

Azután adj hozzá egy vonalgrafikont, ami összesített százalékot mutat, hozzáadva minden egyes, a diagramon ábrázolt problémát. A vonalnak a 100% jelzésnél kellene véget érnie a jobb oldali tengelyen. Szintén adj hozzá egy vastag vonalat, ami azt jelzi, hogy hol érte el az összesített százalék a 80%-ot – ami a bal oldalon van, az a létfontosságú kevés probléma, amire összpontosítani kell, míg a jobb oldali az érdektelen.

Így nézne ki a példánk elemzése:

A Pareto-grafika példája az elmulasztott határidőkre a marketinganyagok előállítása kapcsán.

Felszerelkezve számadatokkal ellátott diagramoddal, az oszlopdiagramoddal és a trendvonaladdal, készen állsz a 20%-os probléma megoldására és az eredmény 80%-kal való növelésére!

Pareto analízis a való világban

Valójában mennyire működik jól a Pareto analízis a munka során? Sok esetben segített a menedzsereknek viszonylag kis erőfeszítéssel nagy eredménybeli javulást elérniük – ezáltal egyszerre javítva az alsó értékeken és a saját imázsukon.

A Santa Rosa Egészségközpontban a Pareto analízis lehetővé tette a menedzsereknek, hogy az elemzéssel közel két tucat problémát azonosítsanak, amik hosszadalmas várakozási időt okoztak. Amint beazonosították a problémákat, felmérést végeztek a Központ páciensei és dolgozói körében, hogy nevezzék meg az öt legnagyobb problémájukat. A csoport minden egyes elemet a felmérés eredményei alapján pontozott, majd a pontszám alapján rendszerezték a problémákat. Felfedezték, hogy csak hat problémát kell "létfontosságúnak" minősíteni, míg a fennmaradóak voltak az "érdektelenek". Ezután képesek voltak azonosítani a hat legfőbb gondot, ezáltal 80%-kal rövidíteni tudták a várakozási időt.

Természetesen a Pareto analízis nem oldja meg a problémákat: csak beazonosítja őket. Annak érdekében, hogy tényleges előrelépés történjen a "létfontosságú" problémák kapcsán, az egészségközpontnak az eredmények felhasználásával egy cselekvési tervet kellett készítenie – utána pedig implementálnia ezt a tervet.

A Hat Szigma minőségi program részeként a Pareto analízis csak egy lépés a sikerhez vezető úton. De a Pareto-analízis nélkül valószínűleg a ráfordított idő, erőfeszítés és erőforrás 80%-a révén csak 20%-át fogod annak az eredménynek elérni, amit szerettél volna.

Források

Grafika: A Saw-t Scott Lewis tervezte a Noun Projecttől.


Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.