Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Time Management
Business

Hozz ki többet a munkádból: Rendezd és ütemezd a feladataidat a kreatív energiaszint szerint

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:

Hungarian (Magyar) translation by Szabó Péter (you can also view the original English article)

Kreatív személyként az igények két csoportját kell tudnod kezelni. Az első, hogy mire van szükséged a fejlődéshez és az inspirációhoz. A második, hogy mit akarnak és várnak el tőled az ügyfeleid.

A kreatív munka nem mágia; nem vagy egy tündérporos unikornis, akit fátyolszerű szivárványnak és napsugaraknak kell körülvennie. De ugyanakkor meg kell értened és tiszteletben kell tartanod, hogy az elmédnek mire van szüksége. Szükséged van pihenésre, elmélyült gondolkodásra, ötletek kifejlesztésére, új kapcsolatokra, a csillagokra bámulásra: inspirációra, ami létfontosságú a folyamatos, kiváló minőségű és folyamatosan fejlődő kreatív kimenethez.

A folyamatosan nyomás alatt végzett munka csökkenti a képességedet a kreativitásra. De a lehetőségek kihagyása, a határidők lekésése, vagy ha csak akkor dolgozol, amikor jól esik, az szintén nem lehetséges. Inspirációra van szükséged, valamint megbízható jövetelemre.

Hozzám hasonlóan valószínűleg te is azért választottad a munkádat, mert szereted; ugyanakkor a folyamatos kreativitás szükségessége könnyen felemészthet. Ebben a bemutatóban segíteni fogok neked megtanulni, hogyan tudod rendszerezni a feladatlistádat és beütemezni azt a kreatív energiád függvényében, így inspiráltan, és nem pedig stresszesen fogsz tudni dolgozni.

A feladatlista szokványos megközelítései

A legtöbb ember a feladatlistát sürgősség, fontosság vagy aszerint közelíti meg, hogy az adott pillanatban mit éreznek legérdekesebbnek vagy legvonzóbbnak.

A szokványos feladatlistáidhoz, például a háztartással vagy a személyes szükségletekkel kapcsolatosak esetében ezek a megközelítések talán elegendőek. Ugyanakkor ha a kreatív kimenet folyamatos terhelésének kezeléséről van szó, akkor valami jobbra van szükséged.

A sürgősségi megközelítés

A sürgősségi megközelítés szerint azokat a feladatokat kezeled, amiknek közeli a határideje (vagy mai, vagy akár tegnapi), aminek eredménye a folyamatos nyomás alatt végzett munka. A kreatív gondolkodás számára ez nem egy jó munkamódszer.

Egy kiterjedt tanulmány azt találta, hogy az idő szorítása lecsökkenti a kreatív gondolkodás képességét. A szerzők megjegyzik, hogy "úgy tűnik, hogy az emberek többsége nem ismeri fel ezt a jelenséget. ...tanulmányunk résztvevői általánosságban úgy tekintettek magukra, mint akik sokkal kreatívabbak a határidők szorításakor. Sajnos a saját naplóik hazudtolták meg ezt az önértékelést. Ahogy a nyomás nőtt rajtuk, tisztán látszott, hogy egyre kevesebb és kevesebb kreatív gondolkodást eredményeztek."

Sürgősségi alapon dolgozni kreatívan nagyszerű módja a folyamatosan silány munka létrehozásának úgy, hogy ezt nem is vesszük észre. Míg néhány korlátozás segít fenntartani a fókuszt, addig az idő állandó nyomása stresszt okoz a fenyegetésre érzékeny elmédnek. A stressz nagyban megnehezíti számodra a pihenést és azon kreatív kapcsolatok létrehozását, amik szükségesek annak érdekében, hogy jó munkát végezz.

A fontossági megközelítés

A feladatlistád fontosság szerinti megközelítése több eszközt ad a kezedbe: te gondoskodhatsz róla, hogy a fontos projektekre fordítod az időt, és nem egyszerűen csak behódolsz a zsarnoki idő követelésének. Ugyanakkor ha a kiemelt fontosságú munka nem felel meg az energiaszintednek, kínlódás lesz produktívnak és inspiráltnak lenni. Az így fennálló helyzet frusztrációhoz, csüggedéshez és erős kísértéshez vezet, hogy félretedd a fontos dolgot csak azért, mert túl nehéz, túl lassan haladsz vele, és túlságosan kimerít.

A rendszertelen megközelítés

A csináld-amit-érdekesnek-vélsz, rendszertelen megközelítés addig működhet, amíg a határidők fel nem halmozódnak; akkor viszont ott állsz majd egy halom sürgető követeléssel, nyomás alatt végzett munkával és azon tűnődve, hogy miért nem csináltad meg ezeket korábban. Néhány korlátozással vagy útmutatással, tervvel azzal kapcsolatban, hogyan fogod felhasználni az idődet, képes lehetsz koncentrálni és túllépni a kreatív munka kezdeti akadályain. A rendszertelen megközelítés nem ad neked semmit, és az eredménye egy hullámvasút, melyen a rettenetesen stresszes napokat nem produktív felépülési napok követnek.

Egy alternatív megközelítés

A nyomás alatt végzett munka nem olyasmi, amit teljes egészében el tudnál kerülni. Ugyanakkor ez olyasmi, amit tudsz minimalizálni; a kulcs az, hogy legyél proaktív, a feladatlistádat az energiaszintednek megfelelően kezeld. Ha energiaszint szerint kategorizálod a feladatokat, majd beütemezed őket úgy, hogy egyezzenek az energiaszinted apályával és dagályával, akkor a lehető legjobbat hozhatod ki mindkettőből. Több flow-t, több elvégzett munkát jelent, amikor inspirált vagy, és egy megbízható mennyiségű eredményt.

1. Az energiaszinted feltérképezése

Határozd meg a cirkadián ritmusodat

Először is jó elképzeléssel kell rendelkezned a személyes kreatív hullámvölgyedről. A cirkadián ritumusok nagyon fontos részét képezik ennek. Arról valószínűleg van már elképzelésed, hogy éjszakai vagy reggeli személy vagy. Ha nem vagy benne biztos, végezd el az Automatikus reggeli-esti kérdőívet, hogy meghatározd a "cirkadián ritmus típusodat".

Térképezd fel az óránkénti energiaszintedet

Használj egy egyszerű táblázatot a kreatív energiaszintjeid feltérképezésére. Biztos lesznek olyan időszakok, amikben nem vagy biztos. Ilyen esetben csak jelöld meg a "Bizonytalant". Valahogy így néz ki az én táblázatom:

Kövesd nyomon az idődet

Ha vannak "Bizonytalan" órák a napodban, naplózd az idődet azért, hogy rájöjj, mi történik a testi és mentális állapotoddal, valamint az energiáddal. Igen, minden egyes nap változik, különösen, ha ütemezett kötelezettségek vannak. De ha három naptól egy hétig terjedő időszakban naplózol, akkor észrevehetsz benne valamilyen határozott mintázatot. Ezután frissítsd a táblázatodat az alapján, hogy mit vettél észre. Laura Vanderkam produktivitási szerző többféle idő nyomkövető táblázatot kínál, vagy használhatsz egy alkalmazást, mint a Toggl, a Hours vagy a Timeneye.

Ha elakadsz a kreatív energiaszintjeid feltérképezésével, tedd fel magadnak a következő kérdéseket:

  • Mikor szeretek gondolkodást igénylő munkát végezni?
  • Mikor a legkönnyebb dolgozni?
  • Mikor a legnehezebb dolgozni?
  • Mikor teljesítek magasabb szinten?
  • Mikor dolgozom lassan?

Értékeld a tevékenységedet

Ezután gondold végig a beütemezett tevékenységeidet, amik kihatással lehetnek a kreatív energiaszintedre.

A meditáció, a testmozgás, a jóga, az alvás, az új dolgok kipróbálása és az egyedüllét mind-mind olyan tevékenységek, melyeknek következetesen pozitív hatása van a kreatív képességekre.

Más tevékenységek, mint a megbeszélések, az ügyfelek hívásai, a közösségi élet, a családi tevékenységek és így tovább, a különböző embereket különféleképp befolyásolják. Tanulmányozd magadat és kezdd el megfigyelni, hogy mi történik a kreatív energiáddal ezen tevékenységek után. Nekem például pihenőidőre van szükségem azután, hogy emberekkel vagyok körülvéve; ha van egy találkozóm vagy közösségi alkalmam, akkor közvetlenül utána egy alacsony energiaszintű időre számíthatok, még akkor is, ha ezek az órák normál esetben magas energiájúak számomra.

2. Munkafeladatok kategorizálása energiaszint szerint

Most készítened kell egy listát az összes munkahelyi feladatodról. Lehetsz annyira részletező, amennyire csak szeretnél. Én szeretem a hasonló feladatokat csoportosítani; például egy "Közösségi média" elem van a feladatlistámon, még akkor is, ha ez több, különböző tevékenység összessége.

Térképezd fel a feladataidat energiaszint szerint

Amint elkészültél a feladatlistáddal, rendezd a feladatokat kategóriákba: Alacsony, Közepes vagy Magas energiaszint szükséges az egyes feladatok elvégzéséhez? (Egyelőre még hagyd figyelmen kívül a "Szikra" nevű oszlopot; egy perc és arra is rátérünk.) Nézzük meg az én kategorizált feladatlistámat:


Szikra feladatok

Az energiaidőd csúcsa a legjobb a legkreatívabb munka elvégzésére, de nem minden kreatív munka elvégzésére; a legújabb tanulmányok azt mutatják, hogy amikor fáradt vagy, könnyebben előállsz regényötletekkel és megoldásokkal. Ez azért van, mert a "logikai" korlátok sokkal jobban fellazulnak. Jóval több furcsa, őrült és néha csodálatos ötletet kaphatsz, mivel az elméd ilyenkor nem olyan jó ezen dolgok kiszűrésében.

Ezt észben tartva olvasd át a feladatlistádat olyan tevékenységek után, amelyeknek kreatív gondolkodást igényelnek. Én a "Szikrát" mint kategórianevet használom itt. Számomra két fő tevékenység fér bele ebbe a kategóriába, ahogyan az fentebb is látható. Ahelyett, hogy félretenném ezeket a feladatokat csak azért, mert fáradt vagyok, használhatom azokat a délutáni vagy esti alacsony energiájú órákat arra, hogy engedjem a fáradt elmémet előállni új, kreatív, érdekes ötletekkel.

3. Minden összerakása

Itt az idő, hogy megnézzük, mindez hogyan működik napi szinten a te ütemterveddel.

Időszakaszok meghatározása

Az óránkénti térképeden valószínűleg látni fogsz időszakaszokat: néhány órát csoportosítva ugyanazzal az energiaszinttel. Nekem van egy magas energiájú időszakom (reggel), egy közepes szintű (délután, pár órával együtt, amiben nem vagyok biztos), és egy alacsony szakaszom (este). Határozd meg a normál családi vagy személyes rutinjaidat és az ütemezett feladataidat, és jelöld meg azokat az órákat, amikor ténylegesen dolgozol. Most ezek lesznek a munkád időszakaszai.

Feladatok egyeztetése az időszakaszokkal

A következő lépés a megfelelő típusú feladatok hozzárendelése az egyes időszakok energiaszintjéhez. Használhatsz egy kategorizált feladatlistát, így amikor dolgozni kell, csak annyit kell tenned, hogy a megfelelő kategória feladatain kezdesz el dolgozni.

Itt válik leginkább nyilvánvalóvá a feladatok és az idő konfliktusa: ha túl sok magas energiaszintű feladatod és túl kevés magas energiaszintű órád van, akkor meg kell hoznod néhány döntést. Végigerőltetheted magadat azokon a magas szintű feladatokon függetlenül az energiádtól, átalakíthatod az ütemtervedet, hogy több magas energiájú órád legyen, kitolhatod a határidőidet, vagy eltávolíthatsz néhány feladatot az életedből.

Használhatsz produktivitási taktikákat a feladatok elvégzéséhez szükséges idő lecsökkentésére. Például az alacsony szintű, adminisztrációs feladatok egyben elvégzése hatékonyan csökkentheti az elvégzésükhöz szükséges időt. Azt is megteheted, hogy kiszervezel néhány olyan munkát, ami rengeteg időt igényel, de nem kreatívan kifizetődő vagy érdekes. Túl sok munkát belepréselni egy órába nem tesz téged sokkal produktívabbá, és határozottan nem fogod magadat inspiráltabbnak érezni.

Előre dolgozni a sürgősség elkerülése érdekében

Csábító lehet a sürgősnek tűnő dolgoknak nekifogni, például a magas szintá idődet olyan emailek megválaszolására vagy egy projekt véglegesítésére fordítani, ami hamarosan esedékes lesz. De az egyetlen módja annak, hogy megadd magadnak az energiaszintednek megfelelő munka elvégzéséhez szükséges szabadságot, ha a magas energiájú időt magas szintű feladatokra fordítod, még akkor is, ha nincs semmi olyan, ami hamarosan sürgőssé válik. A többségünk arra képezte ki magát, hogy a határidőnek dolgozzon; a proaktív munkavégzés választás és energia szerint némi átképzést igényel.

4. Legfontosabb időszakaszaid megvédése

Mostanra már elég nyilvánvalóvá kellett válnia, hogy melyek a legfontosabb óráid a kreatív munkára. Ezek a magas energiaszintű időszakaid, valamint ahogy az kiderült, néhány azok közül az alacsony szintű órák közül, amiket a szikra feladatokra használhatsz.

Használd a magas energiaszintű idődet

A magas energiaszintű időszakaszaidat könnyen megtámadhatják az alacsony szintű dolgok. Elveszni az emailben vagy jelentéktelen weboldal frissítésekkel foglalkozni könnyű módja számomra az "elkezdésnek", ami végül a legjobb munkaóráim elvesztegetésével végződik.

A magas szintű feladataid kategorizálásával meghatározod, hogy mi az, amit tényleg meg kellene csinálnod a magas energiájú idődben. Csak rajtad áll, hogy megtedd. Használhatsz egy időmérőt ahhoz, hogy a magas szintű feladatokra térj át, és használhatod a feladatok közti öt vagy tíz perceket arra, hogy az örömteli, de alacsony szintű feladatokkal foglalkozz.

Használd az alacsony energiaszintű idődet

Ahogy az az időszakaszaimból nyilvánvaló, régebben feladtam, hogy bármiféle kreatív munkát végezzek az esti órákban. De ahogy kiderült, csak egy rossz típusú kreatív munkavégzéssel próbálkoztam: a produktív fajtával az ötletelő fajta helyett. Most elkezdtem az estéimen némi időt a jegyzettömbömnek szentelni azelőtt, hogy bealudtam volna a kanapén a Netflix nézése közben.

Az alacsony energiájú idő gyakran pont az, amikor az akaraterőd a legkevesebb, ezér ha ezt az időt szeretnéd használni ötletelésre, könnyen megteheted. Lazíts egy rövid olvasással, sétálással, beszélgetéssel vagy bármivel, amitől az ötleteid áramlani kezdenek. Ezután csak tölts el pár percet azzal, hogy rögzíted ezeket az ötleteket.

5. Rutinok felállítása, kvóták és más dolgok is segíthetnek

A rutinok, rituálék és kvóták segíthetnek a legtöbbet kihozni az időszakaidból és beállítani a feladataidat energia szerint ahelyett, hogy a sürgősséget vennéd alapul.

Rutinok és rituálék felállítása

A rendszeres rutinok rengeteg döntéshozataltól megkímélik az elmédet. Az időszakaszok felállítása, majd az azokhoz való viszonylag következetes ragaszkodás önmagában is egy rutin. Minél több rutint hozol a munkaidődbe, annál könnyebb lesz az elmédet munkára fogni. Használhatod a rutinokat arra is, hogy fejlessz az adott munkán, amin épp dolgozol: az utólagos testmozgás nagyszerű időpont a kreatív munkára (ahogy az utólagos alvás is), így érdemes lehet beütemezni egy testedzést vagy egy rövid szundítást egy nagy energiaszintű időszak előtt.

Készíthetsz rituálékat arra is, hogy az egyik energiaszintről egy másikra lépj, ösztönözve az elmédet arra, hogy az egyik feladattípusról átváltson egy másikra. Ha egy időszakaszba egy alacsony vagy közepes energiaszinten kezdesz, akkor el tudod tölteni az időt alacsony vagy közepes szintű feladatokkal, majd használhatod a rituálédat, hogy eljuttasd magad a magas szintű feladatokhoz. A rituálék lehetnek egyszerűek: egy csésze kávé kitöltése, pár perc nyújtózás, másik munkakörbe lépés vagy egy adott program megnyitása a számítógépen. Tedd mindegyik rituálét specifikussá és könnyen ismételhetővé. Nem akarsz valami általános, jelentés nélküli dolgot, sem pedig olyasmit, ami annyira komplikált, hogy inkább elkerülöd.

Használj kvótákat és ösztönzéseket

A kvóták segíthetnek nekilátni és fókuszáltnak maradni. Ha célorientált vagy, egy konkrét napi vagy heti kvóta motiváló lehet. Én szeretek egy konkrét napi szószámot elérni, és győztesnek érzem magam amikor elérem, pláne akkor, ha meghaladom azt. Beállíthatsz egy kvótát bizonyos mennyiségű projekt elvégzéséhez minden napra, hétre, vagy egyes időszakaszokra. Vagy kérheted azt is magadtól, hogy teljesíts X számú, magas szintű feladatot óránként vagy naponta. Ha kvótákat használsz, kövesd nyomon a haladásodat; motiváló látni, hogy mit végeztél.

Ösztönzés lehet például egy kinyitott jegyzettömb az asztalodon, egy bizonyos fajta zene hallgatása, vagy némi képernyőmentes idő kialakítása, ami segíthet neked a legtöbbet kihozni a nem optimális időszakokból. Ha elkezded észrevenni, hogy mik indítják be az ötleteket és inspirációt, akkor többet is beletehetsz ezekbe az alacsony szintű órákba.

Próbáld ki, teszteld le, igazíts rajta

Semmi sem tökéletes, különösen nem első alkalommal. Állítsd be az ütemtervedet aszerint, amit a kreatív energiádról tudsz, próbáld ki egy hétig, majd becsüld meg az előrehaladásodat. Előfordulhat, hogy az energiaszinted nem az, aminek gondoltad, és ezért hozzá kell igazítanod az ütemtervedhez.

A cél nem csak az, hogy produktív legyél: rákényszerítheted magadat produktivitásra nagyszerű rendszerekre és fenyegető határidőkre. De te élvezni szeretnéd a munkádat, nem szenvedni tőle. A cél az, hogy olyan munkaidőt biztosíts magadnak, ami beindítja a folyamatot és az inspirációt ahelyett, hogy stresszt és kiégést okozna. Mindezt megteheted a kreatív energiád feltérképezésével, a feladataid kategorizálásával és minden feladat beillesztésével a megfelelő időszakaszba.

Forrás

Grafika: A Flow ikont Yamini Chandra tervezte a Noun Projecttől.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.