Unlimited WordPress themes, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Productivity
Business

Hogyan szervezd meg az életedet és a munkádat rutinokkal

by
Difficulty:BeginnerLength:MediumLanguages:
This post is part of a series called Essential Productivity Principles.
Your Productivity Style: Find It and Use It for Better Work

Hungarian (Magyar) translation by Szabó Péter (you can also view the original English article)

Ha azt hiszed, hogy a rutinok unalmassá, megjósolhatóvá, kreativitást nélkülöző géppé tesznek, gondold át újra. A rutinok már évszázadok óta a kreatív szakemberek titkos fegyverei. W.H Auden költő a következő megközelítést adja a rutinra: "Határozd meg, hogy mit szeretnél vagy kellene tenni az adott napon, és utána tedd azt minden egyes napon pontosan ugyanakkor, így az nem okoz majd problémát neked."

Rengeteg, más kreatív munkakörben dolgozó ember, az íróktól a művészeken, zeneszerzőkön és filmkészítőkön át a stabil, megjósolható napi rutinoktól függ, amik biztonságos teret nyújtanak számukra a kreativitásuk kiteljesítéséhez. (További részletekért nézd meg Mason Currey blogját és könyvét, a Daily Routines-t.)

James William filozófus azt feltételezi, hogy a szokások és rutinok megszabadítják az elmét a folyamatos, apró döntésektől, így könnyen ki lehet fejleszteni és használni az "elménk magasabb szintű képességeit". A rutinok használata valójában az erőforrások újraszervezését jelent. A kutatások kimutatták, hogy az akaraterő - ahogy egy izom is -, elfárad a használat során.

Amikor azon gondolkodsz, hogy mit egyél reggelire, vagy hogy melyik úton menj munkába, és hogy mikor fogsz ma edzeni, rengeteg kreatív akaraterődet használod fel hétköznapi döntésekhez. Ehelyett, ha kialakítod a rutinjaidat az ismétlődő feladatokhoz, akkor az elméd szabadon tűnődhet, tervezhet, mélázhat és szárnyalhat nagyszerű ötletekkel. Sokkal könnyebb belevágni a teendőkbe, kreatív tevékenységbe és problémamegoldásba teljes akaraterővel.

1. Szilárdítsd meg az életedet a rutinokkal

A vágy, hogy minél produktívabbak legyünk, többnyire elsősorban a munkánkra összpontosul. Ugyanakkor a rutinok használata a magánéletben leegyszerűsítheti és megszilárdíthatja azt. Ily módon kevesebb stresszt és komplikációt élsz át anélkül, hogy elmulasztanál fontos beszélgetéseket, mellőznéd kapcsolataidat vagy figyelmen kívül hagynád a prioritásaidat.

A személyes, családi, közösségi és otthoni élet apróbb krízisei gyakran pont abból fakadnak, hogy elfelejtjük vagy negligáljuk a feladatokat. Gondolj a pánikra az adóbevallás környékén, a szülinapok vagy évfordulók elfelejtésére, vagy a naptáradban történt egymásra szervezésre A rutinok biztosítják, hogy a rendszeresen elvégzendő dolgokat tényleg elvégezd, és így elkerülhesd ezeket a krízishelyzeteket.

Íme pár példa a hasznos életrutinokra:

  • Reggeli és esti rutin: Ha a reggeled kaotikus, őrült versenyfutás a ház körüli teendőkkel, egy tiszta ing keresésével, egy bőséges reggelivel és a napi teendőkkel, ez a rutinsor lesz az, amire szükséged lehet. Képzeld el, hogy időben felébredsz, sietség nélkül elkészülsz, mert a napi öltözéked már a fürdőben lóg, a reggeli készen vár a hűtőben, és a táskád bepakolva vár az ajtónál. Ez könnyen megtörténhet, ha megtervezel pár egyszerű lépést minden estére elalvás előtt - felkészülsz a másnapra (az esti rutinod) és egy egyszerű, megfelelő időbeosztású reggeli rutint alakítasz ki.
  • Hétvégi rutin: Egy hétvégi rutin segíthet megtervezni és kézben tartani az otthoni projekteket, teendőket és bevásárlásokat, a családi és személyes időt, aminek mind be kell férnie ebbe a két rövid napba. Egy hétvégi rutin kialakításával megtervezheted és rangsorolhatod, mivel fogod tölteni az idődet, biztosítva a szükséges teendők elvégzését anélkül, hogy ne lenne szabad- vagy pihenőidőd.
  • Családi kupaktanács: Egy hetenkénti családi kupaktanács segíthet az időbeosztások szinkronizálásában, pénzügyi döntések meghozatalában, teendők és felelősségek felosztásában és a család elfoglalt tagjaival való kapcsolattartásban. Ez a család állhat akár csak belőled és partneredből is, amikor végigmentek a költségvetésen és a naptáron, vagy bele lehet venni a gyermekeidet is ebbe a rutinba, így mindannyian eltölthettek egymással egy kis időt.

2. Válassz rutinokat a munkád javítása érdekében

Elérkezett az idő, hogy végiggondold, hogyan növelheted a produktivitásodat, hogyan csökkentheted a stressz, és hogyan turbózhatod fel a kreativitásodat néhány munka-orientált rutinnal. Még ha kreatív munkakörben dolgozol is, vagy a munkáddal járó felelősség naponta változik is, még akkor is van mód a munkád sodrásában maradni a rutinokkal.

Íme pár példa a hatékony munkarutinokra:

  • Kezdési rituálé: Gyakran a legnehezebb rész maga a munka elkezdése. Egy órát eltölteni közösségi médiával, folyamatosan beszélgetni a kollégákkal, vagy elveszni az e-mailek végtelen folyamában nem igazán produktív kezdési rituálé. Ha nagy projekteken, kreatív feladatokon vagy bármi olyasmin dolgozol, ami összetettebb feladat, mint a cipőd bekötése, akkor gyors, megbízható módszerre van szükséged arra, hogy összeszedd magad és nekivágj a napnak. Alakíts ki egy kezdési rutint, majd kövesd azt következetesen azért, hogy az elmédet hozzáedződjön, és azok nélkül a tétovázások és késleltetések nélkül hozzá tudsz majd fogni, amikkel most birkózol.
  • Heti prioritás rutin: A prioritások rendszeres beállítása a bennük résztvevő emberek visszajelzései alapján segíthet okosan beosztani az idődet a lehető leghatékonyabb végeredmény érdekében. Ha több projekttel bűvészkedsz, vagy olyan csapatot irányítasz, ahol eltérőek a feladatok, esetleg ügyfelekkel, fiókokkal vagy egymásba fonódó feladatokkal kell megbirkóznod, előfordulhat, hogy az gondot okoz egy kialakított, ismétlődő, időhöz kötött tervben. Állíts fel egy általános rutint (a heti általában megfelelő), hogy felülről lefelé (top-down) módszerrel átlásd a dolgokat, hogy meghatározd, melyik feladat igényli a legtöbb figyelmet, tervezd be az időt arra, amit meg szeretnél valósítani, és add meg / szerezd be az elvégzéséhez szükséges erőforrásokat.
  • Kommunikációs rutin: Kollaboratív munkavégzésnél, osztott munkakörök és projektek esetén egy csapatban, vagy az ügyfelekkel való kapcsolattartásban szükséges a megfelelő kommunikáció. De az oda-vissza e-mail megbeszélések vagy a telefonos játékok felemészthetik az értékes munkaidőt. Egy kommunikációs rutin kialakításával kiszámítható leszel a társaid számára, akikkel így könnyebbé válik a kapcsolattartás is. Alakíts ki egy adott, napi időszakot a nem sürgős e-mailekre válaszolásokhoz, a visszahívásokhoz vagy bármilyen más, a kollégáidat és ügyfeleidet érintő visszajelzésekhez.  Egy kommunikációs rutin megakadályozza, hogy elfelejts rendszeresen kommunikálni, valamint megóv attól, hogy kérdések és pontosítások végeláthatatlan áradatába fulladj.
  • Visszakövetési rutin: Egy erős kapcsolati háló építése, akár a barátaiddal, a csapattagokkal vagy az ügyfeleiddel, kulcsfontosságú a jó munkavégzéshez a jelenben és jó lehetőségeket hozhat létre a jövőben. Ugyanakkor nagyon vékony a határvonal a proaktív online munka és a közösségi oldalakon elvesztegetett órák között. Egy visszakövetési rutin segíthet mederben tartani a kapcsolati hálós aktivitásodat, legyen szó közösségi médiáról, e-mailről, telefonról vagy személyes találkozókról.

Hogy eldöntsd, melyik munkarutint kellene először kialakítanod, kérdezd meg magadtól, hogy melyik feladatokkal vagy célokkal birkózol meg a legnehezebben. Ezek a területek azok, ahol a legnagyobb hasznát veszed egy erős, támogató rutinnak.

3. Tervezz meg egy szilárd rutint

Az eddigi példákból pár rutin talán megfelelő lesz a számodra is. Gyakran a legvonzóbb rutinok azok, amiket érdemes az életed és munkád legkaotikusabb területeire alkalmazni. De az nem elég, ha van egy általános elképzelésed egy rutinról, vagy ha lemásolod valaki más rutinját. Te egyedi vagy, és az életed csak a tiéd. Azoknak a rutinoknak a kialakításához, amik tényleg működnek is nálad, nagyon rád szabottaknak kell lenniük.

Kezdd a végcéllal

Mi az, amit ez a rutin elérhetővé tesz számodra? Ahhoz, hogy a lehető leghatékonyabbak legyenek, minden egyes rutint külön céllal kell létrehozni. Például a reggeli/esti rutinok célja lehet az, hogy minden reggel szervezetten, sietség nélkül, életerősen hagyd el a házadat. Egy kezdeti rituálé célja a munkában lehet az, hogy segítsen neked jelentős előrehaladást elérned a fő projekteden vagy feladatodon még dél előtt. Először is határozd meg a végső célt, mielőtt belefogsz a rutinod megtervezésébe.

Haladj visszafelé

Ezután haladj visszafelé a végcéltól, hogy meghatározd a rutinod egyes lépéseit. Becsüld meg, hogy az egyes lépések végrehajtásához mennyi időre van szükség. Egyszerűsítsd le, amennyire csak lehetséges, de ne hajszold magadat. A legjobb, ha túlbecsülöd az időt, amire szükséged lehet az adott ponton. Később ezt úgyis bármikor csökkentheted.

Menj végig rajta

Ezután gondolatban haladj végig a rutinodon az elejétől a végéig. Ez a gondolatbeli végigjárás segíteni fog átlátni azokat a lépéseket vagy szükséges erőforrásokat, amiken esetleg átsiklottál. Kereshetsz módokat az egyszerűsítésre is. Dobj ki minden ismétlődő lépést. A bonyolultság a főellenség: a legjobb rutinok azok, amikre könnyű emlékezni, és annyira egyszerűek, amennyire az csak lehetséges. Rakd sorba a rutinod lépéseit a lehető leglogikusabb módon, de ne próbálj meg egyből a tökéletességre törekedni. Lesz majd időd javítgatni rajta azután, hogy párszor kipróbáltad a rutinodat.

4. Kezdd el használni az új rutinjaidat

Összpontosíts arra, hogy egyszerre ne állíts fel két rutinnál többet. Kettőnél több zavaróvá és kimerítővé válhat, és kontraproduktívvá teszi őket. Egyszerre csak egy élet- és egy munkarutint alakíts ki. Egyaránt nagyszerű látni a növekvő hatékonyságot a magánéletedben és a karrieredben, és ez segít minimalizálni a zavart vagy átfedéseket, mivel az egyes rutinok az életed különböző területeire hatnak.

Egy rutint időbe telik kialakítani. Akár több, mint 21 napba is beletelhet, hogy tartóssá tedd. A kutatások kimutatták, hogy egy szilárd szokás kialakításának ideje nagyon változó lehet, 21 naptól akár egészen 250 napig is eltarthat.

A rutinod automatikussá válásához szükséges idő eltérő lehet a rutin összetettségétől és más tényezőktől függően, mint például a személyiség, a stressz szintje és a támogatás. Adj magadnak legalább 30 napot egy új rutin (vagy rutinsor) kialakítására; a 30. napon kiértékelheted, hogy sikerült-e annyira megszilárdítanod azt, hogy egy másikhoz is hozzáfogj, vagy pedig újabb 30 napig összpontosítanod kell a jelenlegi rutinodra - és így tovább.

5. Fejleszd a rutinjaidat

Amikor elkezdesz egy új rutint használni, számíts ellenállásra... elsősorban saját magad részéről. Bármi, ami változást és önfegyelmet követel, kényelmetlen érzéssel fog eltölteni, sőt, először akár még fájdalmas is lehet.  Ne téveszd össze a kényelmetlenséget, az ismeretlenséget vagy nehézséget azzal, hogy a rutinod rossz vagy félkész. Természetesen minden rutin fejleszthető, de ha túl korán elkezdesz változtatni rajtuk, akkor soha nem válnak szokássá.

Próbálj meg ragaszkodni az új rutinhoz legalább egy hétig, mielőtt valami változtatást eszközölnél rajta. Egy hét után döntsd el, melyik apróbb javítások fejlesztettek a rutinodon: sorrend átszervezése, módszerek javítása, a szükséges idő újragondolása, egy lépés hozzáadása vagy elvétele, vagy az erőforrások újraszervezése. Miután módosítottál a rutinodon, próbálgasd egy újabb hétig azelőtt, hogy ismét változtatnál rajta.

Amikor már elég biztosnak érzel egy rutint és készen állsz egy újabbat készíteni, próbáld meg "magára hagyni" a megszilárdultat. Egy kialakult rutin javítgatása, miközben egy (vagy kettő) új rutinon dolgozol, gyorsan apró változások felhalmozódásához és annak a stabilitásnak a széteséséhez vezethet, amit elértél a rutinjaiddal.

A rutin ereje abban a tényben rejlik, hogy ténylegesen rutinná válik: azt szeretnéd, hogy alapvető cselekvéssorozattá váljon, egyfajta második természetté, egy sor lépéssé, amiken nem kell gondolkodnod. Ha folyamatosan igazítgatsz a rutinjaidon, azzal lekorlátozod a rutinok nyújtotta előnyöket. Ha nehezen tudsz ellenállni a rutinjaid igazgatásának, akkor ütemezd azt. Rendelj egy napot minden egyes hónaphoz, vagy egy hetet minden negyedévhez a rutinjaid igazgatására és fejlesztésére.  A maradék időben hagyd, hogy a rutinok rutinná váljanak és elvégezzék mágikus dolgukat, így nem neked kell dolgoznod velük.

6. Tartsd karban a rutinjaidat

Néhány rutin elég hosszú ideig jó szolgálatot tehet; másokon igazítani kell, átszervezni, vagy akár eldobni, ahogy az életed és a munkád változása megkívánja azt. Például ha feljebb lépsz a ranglétrán és lecserélsz egy feladatsort egy másikra, akkor előfordulhat, hogy a régi rutinjaid többé nem lesznek használhatóak. Át kell nézned az új teendőidet és újra kell gondolnod, hogyan tudod elvégezni őket a legegyszerűbb és leghatékonyabb módon.

Amikor egy jelentősebb életbeli vagy munkahelyi változás következik be, szánj rá egy kis időt arra, hogy végiggondold, milyen kihatással vannak a rutinjaidra. A rutinok, amiket nem kell megváltoztatni, segítenek talpon és hatékonynak maradni, miközben az újdonság és a változás okozta stresszel birkózol. Ellenőrizd a megváltoztatandó rutinokat, hogy illeszkedjenek az új helyzetedhez, és kövesd a fenti lépéseket új rutinok létrehozásához, melyek majd felváltják az elavultakat és a régieket.

Bízd a rutinokra a munkát

A rutinok azért mágikusak, mivel nyugodtak, hétköznapiak, megjósolhatóak, sőt, egy kicsit unalmasak is. Egy erős rutin unalmas ismétlődése az, ami segít talpon maradni, megoldva, hogy hatékonyan működj még a káosz közepén is, őrült mennyiségű munkateher alatt, egy kiszámíthatatlan környezetben, követelőző ügyfelekkel, vagy más, helyzetekből fakadó stresszfaktorok esetén is.

Az életed és munkád rutinjai lehetővé teszik számodra, hogy jól kitaposott ösvényen haladj azon céljaid felé, amiket te választottál magadnak. Felszabadítják a kreatív képességedet és az önfegyelmedet, hogy magasabb szintű, kreatív célokra fordíthasd őket, miközben az életed napi teendőit megbízható munkarendben tartod.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.