Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Productivity
Business

Hogyan csinálj egyszerre csak egy dolgot – és hagyd abba a multitaszkolást

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:

Hungarian (Magyar) translation by Szabó Péter (you can also view the original English article)

A multitaszking korában élünk. A napjainkat számítógépekbe, tabletekbe, telefonokba és más eszközökbe merülve töltjük, amik lehetővé teszik, hogy egyszerre tíz dolgot csináljunk, miközben naprakészek vagyunk a legújabb hírekből, sportból, emailekből és tweetekből a világ minden tájáról.

Ezzel csak egy a probléma: az agyunk nem multitaszkolásra lett huzalozva.

Ez egyébként nem az én véleményem. Ez számtalan tanulmány eredménye, amikről a későbbiekben majd beszélek. Sokan úgy gondolják, hogy jók a multitaszkingban, de a kutatások azt mondják, hogy ez egyszerűen nem igaz. Amikor megpróbálunk multitaszkolni, akkor kevesebbet csinálunk, és azt is kevésbé pontosan és hatékonyan. És azok, akik azt hiszik, hogy jók benne, valójában a legrosszabbak.

Tehát ebben a bemutatóban egy jobb módszert fogunk keresni. Először végigmegyünk pár kutatáson a multitaszkolás és produktivitás kapcsán, azután pedig megmutatom, hogyan leszel képes több dologgal végezni egy nap azáltal, hogy eltünteted a zavaró tényezőket és egyszerre csak egy dologra koncentrálsz.

Ebben a multitaszkolós korban nem könnyű elválasztani magadat a zavaró tényezők hálójától és sokkal következetesebb összpontosítást elérni. Kihúzni a dugót és szerzetesi nyugalomban dolgozni nem igazán gyakorlatias a legtöbbünk számára, még akkor se, ha ilyesmit szeretnénk csinálni. De van néhány praktikus dolog amit megtehetsz, hogy minél gyakrabban pályán tartsd magadat, és hogy minden egyes napot azzal a megelégedéssel fejezz be, hogy a legfontosabb dolgokat megtetted – egyszerre egy egyedülálló feladatot elvégezve.

1. Fogadd el, hogy nem tudsz multitaszkolni

Ahogy ígértem, azzal kezdjük, hogy megnézzük azokat a kutatásokat.

Az első dolog, amit meg kell érteni, hogy szigorú értelemben véve multitaszkolás nem létezik. A kutatók azt állítják, hogy még akkor is, amikor azt hisszük, hogy egyszerre több dolgot csinálunk, valójában egyszerre csak egy dologra koncentrálunk, csak nagyon gyorsan váltogatunk közöttük.

"Feladatról feladatra váltogatáskor azt gondoljuk, hogy valójában mindenre tudunk időt fordítani körülöttünk ugyanabban az időben. De valójában nem így van." – állítja Earl Miller neurológus professzor az MIT-ről, egy NPR cikkben. "Nem egyszerre figyelünk egy vagy két dologra, csak nagy sebességgel váltogatunk közöttük."

Ennek a váltogatásnak megvan az ára, idő, figyelem és hatékonyság szempontjából. A Journal Of Experimental Psychologyban egy tanulmány arról számolt be, hogy a diákok 40%-kal lassabban oldottak meg bonyolult matematikai problémákat, amikor váltogatniuk kellett más feladatok között is. A London Egyetem Pszichiátriai Intézetének külön kutatása arról számolt be, hogy az elektronikus médiával való multitaszkolás átmenetileg 10 ponttal csökkenti az intelligenciát.

De talán te azt hiszed, hogy jól tudsz multitaszkolni. Talán mindig ezt csinálod, és úgy véled, ez az egyik fő erősséged. Ez a kutatás nem rád vonatkozik, igaz?

Nos, ennek a kísérletnek az eredményei alapján, azok az emberek, akik azt gondolják magukról, hogy jók a multitaszkolásban – annyira jók, hogy gyakran mobiloznak vezetés közben is –, valójában alacsonyabb pontot értek el másoknál a multitaszkolási képesség tesztelésekor.

Ez csak egy kis része annak a kutatásnak, amit eddig a multitaszkolás kapcsán végeztek, és a legtöbbjük egy irányba mutat: a multitaszkolás egyszerűen nem működik. Ahogy Clifford Nass, a Stanford Egyetem pszichológia professzora elmondta az NPR-nak:

A kutatás szinte egyhangú, ami nagyon ritka a társadalomtudományoknál, és azt mondja, hogy azok, akik krónikusan multitaszkolnak, óriási deficitet mutatnak fel. Ők alapvetően rettenetesen teljesítenek mindenféle kognitív feladatban, beleértve a multitaszkolást.

2. Állítsd be a napod fókuszát

Tehát ha a multitaszkolás rosszat tesz a produktivitásunknak, csak abba kell hagyni, nem igaz? Ideális esetben igaz, de ha már próbáltad valaha is, valószínűleg rájöttél, hogy ez nem ilyen egyszerű.

Akár egy irodában dolgozol, akár saját vállalkozást vezetsz, valószínűleg rengeteg különféle feladattal kell bűvészkedned minden nap, valamint navigálni is kell abban a majdnem-azonnali kommunikációs világban, amiben élünk. Nem akaszthatjuk ki egyszerűen a "Foglalt" táblát és nem mondhatjuk az ügyfeleknek, hogy jöjjenek vissza a jövő héten.

Azaz egy zavarásmentes munkakörnyezet kialakítása, ahol egyetlen feladatra sokáig koncentrálhatsz, tudatos erőfeszítéseket igényel. Meg fogunk nézni néhány hasznos technikát ebben és a rákövetkező részben.

Érdemes minden munkanapot ezzel kezdeni. Mielőtt belevetnéd magadat a problémamegoldási módba, szánj pár percet rá és tudatosan tervezd meg a napodat. Ez nem egy bevásárlólista készítését jelenti az elvégzendő feladatokról. Ehelyett néhány fő célkitűzésre fókuszálást, dolgokra, amik igazodnak a hosszú távú üzleti céljaidhoz és amik segítenek előrelépni.

Ne feledd a Pareto-elvet, más néven a 80/20-as szabályt: az eredmények 80%-a az okok 20%-ából jön. Vagy ebben az esetben, a sikereid 80%-a az erőfeszítéseid 20%-ából érkezik. Mely feladatok alkotják azt a 20%-ot? Próbáld meg három feladatra korlátozni azt, hogy mit kell mindenképp megcsinálnod aznap, hogy sikeresnek nyilváníthasd a napot amikor ágyba kerülsz a végén.

Ezután becsüld meg azt az időt, ami ezen feladatok elvégzéséhez szükséges, és foglald le nekik az időtartamokat a naptáradban. Az elképzelés az, hogy ezek az időtartamok zavarástól mentesek legyenek, így egyszerre csak "egy feladatot" csinálsz, és a legfontosabb feladataid mégis el lesznek végezve. Használhatsz általad választott szervezőeszközt is erre, de ne feledd, hogy a webalapú alkalmazásoknak megvan a saját bezavarási lehetősége, ezért esetleg érdemes megfontolni egy hagyományos tervező használatát.

3. Hagyd az emaileket, ameddig csak lehetséges

Oké, most már van egy jó, tiszta képed a legfontosabb dolgokról, amiket meg kell ma csinálnod. Most lépj fel a webre, ellenőrizd az emailjeidet, és azt fogod találni, hogy egy halom új üzenet vár rád. Mire megválaszolod ezeket az emaileket, jópár órád el fog menni, és azalatt semmi haladást nem fogsz elérni azokkal a dolgokkal, amiket épp most ítéltél fontosnak.

Non-Multitasking Hipster Office
Envato Unstock fénykép.

Ami még rosszabb, elveszíted azt a fókuszt és tisztánlátást, ami az első dolgod volt reggel. Valószínűleg kutatnod kellett egy kicsit, hogy megválaszolhass pár levelet, és így most egy rakat alkalmazás és böngészőfül van megnyitva, és a fejedben nyüzsög a sok lényegtelen információ.

Ha emailezéssel kezded a napodat, hagyod más embereknek, hogy meghatározzák, hogyan töltsd el az idődet. Talán néhány ezek közül az emailek közül valóban sürgős, de nagy valószínűséggel a legtöbbjük nyugodtan várhatott volna még egy-két órát, ha nem napot anélkül, hogy rád szakadna az ég.

Épp ezért próbáld ki: hagyj meg magadnak minden reggel egy időszakot, amikor a legfontosabb feladatokon dolgozol, még mielőtt megnéznéd az emailed beérkezett üzeneteit. Ha ez az ötlet kényelmetlen számodra, kezd kicsiben: akkor csak fél órát hagyj erre.

Ha túléled ezt az emailmentes időszakot anélkül, hogy feldühödött ügyfelek tömege masírozna oda fáklyákkal és vasvillákkal, akkor bővítsd 45 percre, egy órára, két órára. Ha képes van (zihálás!) túlélni az egész délelőttöt anélkül, hogy ellenőriznéd az emailedet, a produktivitásod az égbe fog szökkenni. Ez talán nem lehetséges, de próbáld meg megtalálni a megfelelő egyensúlyt közted és a vállalkozásod közt.

4. Kapcsold ki az Értesítéseket

Rendben, vannak még rosszabb híreim is az email-függőknek. A Microsoft és az Illinois Egyetem kutatói azt találták, hogy amikor napunkat emailek szakítják meg, akkor rengeteg az időt és koncentrációt felemészt.

Minden egyes email megszakításkor az emberek közel 10 percet töltenek az emaillel foglalkozásra, és újabb 10-15 perc kell, hogy visszatérjenek a fókuszált tevékenységhez a félbeszakított feladat kapcsán. Sok esetben a késések sokkal tovább tartanak: "Azt találtuk, hogy a feladatok felfüggesztésének 27%-ában több mint két óra kell az újrakezdéshez.

A tanulság egyértelmű: még ha "csak egy gyors emailről" van is szó, az is kirángat abból, amit csinálsz, és hosszú időbe kerül visszatérni hozzá. Ezért kapcsold ki az email értesítéseket amikor a legfontosabb napi feladataidon dolgozol, és ebből az okból kapcsolj ki minden más értesítést is, ami a számítógépedre vagy a telefonodra esetleg még be van állítva.

Jusson eszedbe, hogy azért szakaszoltad az idődet, hogy egyetlen feladattal foglalkozz, és azt is tudod, hogy ez idő alatt nincs semmilyen fontos megbeszélésed vagy más eseményed. Az egyetlen értesítés, amire szükséged van, egy egyszerű időmérő, ami tudatja veled, ha a lefoglalt idő lejárt és a következő feladatodra vagy eseményedre léphetsz tovább. Semmilyen más apró rezgés vagy csipogás nem kell.

Egyébként ha amiatt aggódsz, hogy lemaradsz egy fontos hívásról a párodtól vagy a gyermeked iskolájától, a legtöbb okostelefon lehetővé teszi, hogy lenémítsd, de a kiválasztott pár embernek engedélyezheted, hogy akkor is kapcsolatba léphessen veled.

5. Ha csak teheted, "húzd ki a dugót"

A "nukleáris opció" az egyetlen feladatra való sikeres összpontosításhoz a dugó teljes kihúzása: nincs internet, nincs telefon. Csak te és az üres oldal. Semmi más.

Már hallom is a tiltakozásokat, és be kell vallanom, hogy sok közülük jogos. Napjainkban egy feladat elvégzéséhez gyakran kell hozzáférnünk az internethez kutatás végett, hozzáférni képekhez és más erőforrásokhoz, hogy belevegyük őket a projektünkbe, és még egy egész sor más dologra is szükség van.

De tényleg egész idő alatt szükségünk van rá? Néha igen, de legtöbbször nem. Ha ez kivitelezhető, akkor csináld úgy, hogy csak egy korlátozott ideig használod az internetet, hogy egy adott feladatot elvégezz, aztán kapcsold ki újra.

Például ehhez a cikkhez végeznem kellett némi online kutatást. Ezért azzal kezdtem, hogy megkerestem a szükséges cikkeket és tanulmányokat, és megnyitottam őket egy csomó új fülön a böngészőmben. Íme egy screenshot arról, mekkora rendetlenségben voltam (abban a pillanatban, amikor annak néztem utána, hogy a "multitaszkolást" hogyan kell elválasztani).

Screenshot showing multiple tabs open at once

Ez multitaszkolás a javából. De miután megnyitottam ezt a sok lapot, lekapcsolódtam az internetről, elolvastam őket és kijegyzeteltem amit találtam. Ennek a bemutatónak a tényleges megírásához nem kellett online lennem. Valójában online lenni azt eredményezte volna, hogy még több figyelemeltereléssel találkozom, még több kísértéssel, hogy oldalról oldalra kattintgassak, követve az egyik linket a másik után, mígnem teljesen letérek az útról.

A kulcs a kutatás (egyik feladat) különválasztása az írástól (másik feladat). Az első feladathoz szükséges az internet; a másodikhoz nem. Írás közben merülhetnek fel kérdések, de én egyszerűen csak készítek róla egy jegyzetet és majd csak később ellenőrzöm, amikor ismét online leszek. Miközben írok, az aktuális feladatra koncentrálok.

Természetesen az, hogy működik-e, nagyban függ az általad végzett munka típusától. Hosszú távon kihúzni a dugót nem mindenki számára megvalósítható napjainkban. De arra gondolj, hogy mit tudsz megcsinálni az internet nélkül, legalább egy rövid időszak alatt. Ha ezt akarod csinálni, akkor talán érdemes átváltani a régimódi rendszerezőkre és naptárakra is, így több információd lesz kéznél anélkül, hogy online kellene lenned.

Ha nem tudod kihúzni a dugót, legalább fontold meg olyan kisebb lépések megtételét, mint alkalmazás használata a kedvenc figyelemelterelő weboldalak blokkolására, vagy munkaprogramod teljes képernyős fókusz módba váltására, ami segít eltakarni minden mást.

6. Tarts szüneteket

Azon kívül, hogy rosszak vagyunk multitaszkolásban, az agy képtelen hosszú ideig ugyanarra a dologra koncentrálni. Épp ezért van az, hogy amikor túlórázásra kényszeríted magad, hogy egy fontos határidőt betarthass, egyre nagyobb késztetést érzel vidám, macskás videók megnézésére a Youtube-on. Az agyad csak megpróbálja elmondani neked, hogy szünetre van szükséged.

Épp ezért amikor lefoglalod az időt a fontos feladatokhoz, ne felejts el szüneteket is ütemezni. Egy korlátozott időszak segít megzavarásmentesen maradni, és a szünet segít neked feltöltődni a következő szakaszra.

Az egyik kutatás javaslata szerint az optimális egyensúly a munka és a szünetek között az, ha 52 perc munka után tartunk 17 perc szünetet. Természetesen nem kell ragaszkodnod ehhez a pontos időbeosztáshoz; találd ki, hogy nálad melyik működik. Az egyik népszerű rendszer, ami hasonló alapelvet követ, a Pomodoro technika, amiben a munkádat 25 perces szakaszokra, úgynevezett "pomodorókra" bontod, ötperces szünetet tartva közöttük. Ez a Pomodoro technika bemutató részletesen el is magyarázza.

7. Összpontosíts más feladatokra is

Ha eddig követted a javaslatokat, akkor képes leszel a legfontosabb napi teendőidet, rövid, koncentrált, pörgős tevékenységként elvégezni, figyelemelterelés nélkül. Ez egy nagy előrelépés a legtöbbünk számára.

De persze ettől még ellenőrizned kell az emaileket, lépést tartani a közösségi médiával és mindazokkal a dolgokkal, amik hajlamosak elterelni a figyelmünket. Valójában ha nem gondozod ezeket is, azok a megválaszolatlan emailek valószínűleg még jobban igénybe fognak venni, még jobban elvonnak téged más tevékenységektől.

Ezért az a legjobb, ha foglalkozol velük, de egy koncentrált, célzott módon. Ahelyett, hogy elszakadnál más feladatoktól csak azért, hogy ezt vagy azt az emailt megválaszold, válassz le fél órát/egy órát a nap végén arra, hogy végigvedd a beérkező üzeneteket. Ahelyett, hogy tétlenül lapozgatsz a Twitteren, amikor egy jelentést kellene írnod, ütemezz be rövid időszakokat – például egyet ebédidőben és egy másikat este –, hogy frissítsd a profiljaidat és kapcsolatba lépj a barátaiddal és követőiddel.

Még ha nem is használsz közösségi médiát, mindig vannak olyan apró napi feladatok, amik nem kiemelkedő fontosságúak, de mégis meg kell csinálni őket. Az alapelv ugyanaz: tartsd őket kordában. Végezd el őket, de csak azután, hogy végeztél az adott napi három legfontosabb feladatoddal. Ki kell fizetned a közüzemi számlákat, de ehhez nem kell megszakítanod a kreatív munkádat. Ütemezz be egy időszakot aznap későbbre, és feledkezz meg róla addig, amíg el nem jön az ideje.

Következő lépés

Ebben a bemutatóban láthattad, hogy a multitaszkolás egy valóban nem hatékony módja a munkának. Sokkal jobb a napodat időszakaszokra bontani, melyekben egyetlen feladatra koncentrálsz. Láthattad, hogy a rendszeres szünetek tartása fontos módja a fókusz fenntartásának, és az értesítések kikapcsolása, az emailek figyelmen kívül hagyása és az offline maradás egy adott ideig szintén segíthet.

Az egész napos, tökéletes összpontosítás elérhetetlen cél a legtöbbünk számára. De az ebben a bemutatóban körvonalazott technikákkal jobban felszerelkezhetsz, hogy a zavaró tényezőket távol tartsd és legalább a legfontosabb feladataidat elvégezd, mindezt a multitaszkolás sürgetése nélkül.

Van valamilyen más, előnyben részesített technikád a multitaszkolás elkerülésére? Tudasd velem a hozzászólásokban.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.