Students Save 30%! Learn & create with unlimited courses & creative assets Students Save 30%! Save Now
Advertisement
  1. Business
  2. Productivity
Business

Hogyan maradj produktív és hogyan kövess egy napi ritmust

by
Difficulty:IntermediateLength:LongLanguages:
This post is part of a series called Essential Productivity Principles.
Setting Boundaries: The Key to Maintaining Control of Your Life

Hungarian (Magyar) translation by Szabó Péter (you can also view the original English article)

A "csak a változás állandó" kifejezés egy nagyon pontos leírása az életnek, ami teljesen elbátortalaníthat a változtatástól, miközben igyekszünk produktívak maradni.

Kis és nagy változások, új lehetőségek, az életünket befolyásoló döntések és a rajtunk kívüli körülmények felhalmozódása egy folyamatosan változó környezetet hoz létre. Egy változékony területet, amin próbálsz egy produktív, fókuszált életet kialakítani.

Szerencsére meg lehet tanulni, hogy hogyan lehet még a folyamatos változások közepette is fenntartani a stabilitást. Ez nem mindig könnyű, de pár kulcsfontosságú stratégiával megvalósítható. És minél többet használod őket, annál könnyebb lesz megvalósítani őket.

1. lépés: Gondolj másként a változásra

Az emberek hajlamosak egyenlőségjelet tenni a biztonság és a kiszámíthatóság közé. Sokkal inkább biztonságban érezzük magunkat, ha tudjuk, mi következik, még akkor is, ha pontosan látható, hogy az nem lesz kellemes, értékes vagy jó dolog.

Work in Progress
Munkafolyamat fényképe az Envato Unstockról.

Ez a furcsa kis zavar az emberi pszichológiában az, ami ráveszi az embereket, hogy benne maradjanak a demoralizáló, értelmetlen helyzetekben is ahelyett, hogy keresnék a változtatást: egy jobb, új helyzetet. A biztonságérzet, amitől úgy érzed, képes vagy előre látni, kiszámítani, sőt akár megtapasztalni ugyanazt (még ha az szörnyű is), többnyire lenyomja azt a félelmet, amit akkor érzel, amikor nem tudod, hogy mi fog következni.

1. A kiszámítható nem biztonságos

Ugyanakkor az egy téves elképzelés, hogy a kiszámíthatóság egyenlő a biztonságban. Egy példa erre: az autóbalesetek 77%-a a sofőr otthonának 15 mérföldes környezetében történek. Ezeknek több mint fele 5 mérföldön belül következik be a sofőr otthonától. Egyharmaduk pedig egy mérföldön belül. A kutatások kimutatták, hogy minél jobban ismerik a sofőrök az útvonalukat, annál kevésbé figyelnek és éberek. Más szavakkal, amikor ismerős, jól ismert, kiszámítható, "biztonságos" utakon autózol, akkor figyelmetlenné válsz.

Nem fordítasz rá további figyelmet.

És balesetet szenvedsz.

A kiszámíthatóság hatása ugyanaz az élet minden területén. Mivel biztonságban érzed magadat, ellazulsz. Nem próbálkozol olyan keményen. Hajlamossá válsz eltompulni és középszerűen, letargikusan dolgozni, függetlenül attól, hogy mit csinálsz. Mivel a helyzet annyira ismerős, annyira kiszámítható, biztonságban és kényelemben érzed magadat; nem veszed észre a saját lustaságodat és érdektelenségedet.

2. A változás pozitív dolog

A változás hiánya apátiához vezet. A változás nem csak azért fontos, mert kulcseleme a növekedésnek; azért is fontos, mert ébren és elevenen tart téged.

Ha a változást egy pozitív tapasztalatszerzésként fogod fel, nem pedig negatívként, akkor másként tudsz rá reagálni és csökkentheted az okozott stresszt. A stressz csökkentése pedig segíthet jobb döntéseket hozni. Ha egy változásra pánikkal és stresszel reagálsz, akkor negatív tapasztalatot szerzel és negatív következményei lesznek a változásnak. De ha nyugodt maradsz, jobb döntéseket hozhatsz a változás közepette, rálátást nyerhetsz ahelyett, hogy védekezned kellene. Amikor fenyegetésként fogod fel a változást, akkor az ijesztővé válik. De amikor egy lehetőségként fogod fel a tanulásra és növekedésre, akkor tényleg azzá válik.

2. lépés: Alakíts ki sziklaszilárd határrutinokat

A határrutinok azért erőteljesek, mert megadják neked a nyugalmi állapotot vagy kiszámíthatóságot, és a biztonságérzetet a napod elején és végén. Nem számít, hogy milyen furcsasággal találkozol, vagy hogy milyen akadállyal nézel szemben a munkanapodon, ha van valami kényelmes dolog, amire mindkét végén számíthatsz. A napodat magabiztosan és az irányítást a kezedben tartva kezdheted, és biztonságban és nyugalomban fejezheted be.

3. A rutinjaid legyenek rugalmasak

A rutinok használatának, amikor akadályokba ütközöl, egy kulcspontosságú pontja van: legyenek a rutinjaid elég egyszerűek ahhoz, hogy képesek legyenek alkalmazkodni a változó körülményekhez. Készíts határrutinokat a cselekedeteid irányításához, már csak azért is, mert azt, hogy hol vagy, mivel és miből dolgozol, nem tudod irányítani. Például a reggeli rutinodban az "elmegyek az edzőterembe" kulcsfontosságú lépés helyett a "testmozgás legalább 30 percig" szerepeljen. Ily módon alkalmazhatod a testmozgást bármilyen környezetben: elmehetsz edzőterembe, ha lehetséges, vagy jógázz, esetleg sétálj egyet. A reggeli és esti rutinokról és a rutinok kialakításáról ebben a bemutatóban olvashatsz:

Ha minden egyes lépést átformálsz egy általános cselekvéssé egy bizonyos erőforrás vagy környezet használata helyett, akkor az képessé tesz arra, hogy az azoktól függő dolgokat eltávolítsd a képből és fenntartsd a határrutinjaidat még akkor is, amikor változás közepén vagy: utazáskor, költözéskor vagy bármilyen más helyzetben.

3. lépés: Használj egységesített megközelítési módszereket

Az, hogy hogyan kezeled az információkat, kihívásokat, projekteket és magát a munkát, az legalább olyan fontos a produktivitásodhoz (vagy akár még fontosabb), mint maguk a terítéken lévő projektek.A munkához való hozzáállásod egységesítésével – olyan módszerek létrehozásával, amiket bármilyen típusú probléma megoldásánál használni tudsz – bármilyen feladatodhoz magabiztosan és egy bizonyos fokú szakértelemmel foghatsz hozzá.

1. Általánosítsd a módszereket

Tartózkodj a kísértéstől, hogy a munkamódszereidet szuperspecifikussá tedd. Pont mint a határrutinok esetében, a megközelítésed általánosításával előnyre tehetsz szert. Gyakran úgy is egységesítheted a módszereidet, ha egyszerűen csak újraszervezed őket.

Gondold végig, hogy általában hogyan vágsz bele egy új projektbe vagy feladatba. Jegyzeteket készítesz? Kutatsz? Felvázolod az ötleteidet? Brainstormingolsz a kollégákkal? Megbeszéléseken veszel részt? Gondolattérképet készítesz a megoldásokról és a részletekről? Ütemezed a feladatokat, vagy fontosság/sürgősség szerint fogsz hozzájuk? Vagy sorban haladsz, ahogy jönnek? Vagy elmélyedsz a részletekben?

Vedd észre a mintázatát annak, ahogy most dolgozol, aztán húzódj hátrébb, hogy láthasd a nagyobb, átfogóbb képet. Például amikor egy dizájnprojekten dolgozol, először valószínűleg szeretnél megtudni minél többet az ügyfeledről, az iparágáról, a versenytársakról, a célokról és így tovább. Azután előállsz a nagy, mindent átfogó elképzeléssel, utána leszűkíted ezeket az ötleteket arra a párra, ami tényleg működőképes. A következő lépés az, hogy megpróbáld finomítani az elképzeléseket és részleteket egy adott dizájn megoldásra.

2. Keress működő mintákat

Amikor hátralépsz, felismerheted a munkához való hozzáállásodat, mint egy nagy mintázatot, amit szinte bármelyik projektnél megismételhetsz:

  1. Kutass a probléma kapcsán.
  2. Hozz létre mindent átfogó megoldásokat.
  3. Szűkítsd le a specifikus megoldásokra.
  4. Finomítsd és tökéletesítsd a kiválasztott megoldás(oka)t.

Mire meglátod a nagy mintázatot a megközelítésedben, addigra majdnem mindenre lesz egy munkamódszered. Egy ismerős mintázat megadja neked a szükséges eszközöket és rutint egy új ügyféllel való tárgyaláshoz, egy új munkatípushoz, az átlagosnál több munkához, egy új munkakörhöz, nehéz személyes körülményekhez vagy bármilyen egyéb tényezőhöz. Ezután már használhatod ezt a tipikus megközelítési módodat bármilyen új akadály leküzdésére.

Az ismerősség érzése segít biztonságban és kényelemben érezni magunkat, ami sokkal pihentebbé tesz, és segít lecsökkenteni a stresszt, valamint az új vagy változó körülmények okozta hatásokat. Minél többször használod ezt az ismert megközelítést, az ismerős eszközöket és az ismerős módszereket egy új akadály legyőzésére vagy egy új probléma megoldására, annál hatékonyabban és kreatívabban fogsz dolgozni.

4. Állíts fel minimális kimeneti követelményeket

Amikor az életed vagy a munkád fenekestül felfordul, vonzó döntésnek tűnik, hogy ne aggódj a produktivitásod miatt egy darabig. A probléma csak az, hogy ezt az elvesztett produktivitást nagyon nehezen lehet újból visszaszerezni. A produktivitási szokások, amiket annyira lelkiismeretesen felépítettél, darabjaikra esnek, ha nem teszel némi előrelépést, és a végén elölről kell majd kezdened az egészet.

1. Kimeneti kvóta vagy időkvóta

Felesleges nagyobb nyomást helyezned magadra a kelleténél, amikor nehéz helyzetbe kerülsz vagy változások előtt állsz. Állíts be egy minimumot. Határozz meg egy minimális kimenetet egy kimeneti kvótával vagy egy időkorláttal. Például egy művész dönthet úgy, hogy minden egyes nap csinál egy vázlatot vagy rajzot. Vagy egy dizájner felállíthat egy időkorlátot - mondjuk egy-két órát naponta - amit új dizájn tervezésére fog fordítani.

A minimális kimeneti követelmény kétféleképp segíthet téged a változások közepette. Először is, egy minimális kimenet felállítása segít megőrizni a készségeidet és a produktivitási szokásaidat a leromlástól. Esetleg úgy érezheted, hogy a munkád ez idő alatt nem túl kreatív vagy nagyvolumenű, de továbbra is naprakészek maradnak a készségeid és jó minőségű munkát fogsz végezni. Másodszor, egy minimális kimeneti követelmény felállítása kapaszkodót ad számodra, egy szabályszerűségi rituálét, ami segíthet fókuszálni és továbblépni még akkor is, ha le vagy maradva vagy alapvető dolgok megváltoznak.

5. lépés: Hozz létre rutinokat a dolgok befejezésére

Két munkarutin van, ami segíthet fenntartani a produktivitásodat, függetlenül attól, hogy mi történik. Az első a napi összefoglaló rutin. Ez egy sor feladat, kommunikáció, információszerzés és projekt szüneteltetés, amit minden munkanap végén megteszel. A hétvége előtt egy enyhén hosszabb változata is előfordulhat.

1. Napvégi rutin

Például itt egy napvégi rutin, amit én követek:

  • Meggyőződöm róla, hogy minden megnyitott fájlt a megfelelő címmel és formátumban mentettem el (ez segít könnyen megtalálni őket a fájlrendszeremben), és minden szükséges megjegyzést hozzáadtam a dokumentumok végéhez.
  • Meggyőződöm róla, hogy megvannak a vázlatok és források, amik a munka holnapi folytatásához szükségesek.
  • Utoljára még ellenőrzöm az emaileket és megcsinálok minden napvégi kommunikációt (elküldöm az emaileket, frissítéseket, fájlokat, számlákat, elintézem a telefonhívásokat, stb.).
  • Végigfutok a közösségi oldalamon, megválaszolom a közvetlen üzeneteket és elmentem a cikkeket későbbi olvasásra (ezt általában éjszaka teszem meg).
  • Frissítem a feladatlistámat és a tervezőmet. Feljegyzek minden változást az ütemezőmbe. Kiegészítem a referencia információkat, ha szükséges. Frissítem a naplózásomat (mindig nyomon követek valamit). Ha többet csináltam, mint amit az adott napra terveztem, újraírom az ütemezésemet és ajándékozom magamnak egy kis szabadidőt; vagy épp ellenkezőleg, ha le vagyok maradva a munkatervemhez képest, akkor kiigazíthatom a feladatlistámat, hagyok némi helyet az ütemezésemben, vagy rájövök, hogy holnap neki kell feküdnöm pár dolognak. Segíthet, ha tudom, hogy mi vár rám.
  • Kilépek a munkaprogramjaimból, elrendezem az íróasztalomat és elsétálok. Talán ez a legfontosabb rész, amikor otthonról dolgozol.

A napi összegző rutinod valószínűleg ettől teljesen eltérő lesz. Milyen feladatokat kell elvégezned annak érdekében, hogy a vonatkozó információkat megoszthasd, lezárhass vagy megnyithass kommunikációs folyamatokat, frissíthesd a tervedet, megszerezd a hiányzó információkat, és megkönnyíthesd a másnapi munkád folytatását? Gondold végig, tedd a feladatokat egy logikai sorrendbe, és tedd őket a napi összegző munkarutinoddá. A napi összegzés segíthet a munkát könnyebben elkezdeni, és megóv a lendület egyik napról a másikra való elvesztésétől.

2. Lezáró rutin

Egy lezáró rutin is hasznos lehet a befejeződött projektekhez. Nem számít, hogy azért ért véget a projekt, mert befejezted a munkát vagy törölték a projektet; egy lezáró rutin segíthet letisztítani és lezárni minden információt és erőforrást, amit a projekt érintett.

Egy lezáró rutin magában foglalhatja a következőket:

  • kitölteni a projekthez kapcsolódó minden dokumentumot
  • összegyűjteni minden, speciálisan a projekthez készült forrásanyagot
  • minden, a projektben használt ügyfél dokumentum és erőforrás visszaküldése
  • ügyfél visszajelzések beszerzése a projektről
  • projekt fényképek vagy minták hozzáadása a portfóliódhoz
  • egy utólagos jelentés elkészítése a projektről

A lezáró rutinok segítenek korlátozni a nyitott folyamatok számát az életedben. Abban is segítenek, hogy biztosítsd, végeztél az összes munkával az adott projekt kapcsán (egyedi ellenőrzőlistát is létrehozhatsz ehhez, ha szükséges), és hogy tapasztalatra tettél szert mindegyik projektről és az ügyfelekről.

Amikor egy szokványos lezáró rutint követsz, akkor egyúttal lassanként felépítesz egy aktakatalógust és egy gazdag portfóliót is; képes leszel visszakeresni a szükséges információkat anélkül, hogy rendezetlen dokumentumokat, elavult projektanyagokat kellene átnyálaznod.

6. lépés: Építsd fel a napi ritmusodat

Egy szilárd napi rutin a napod fő elemeinek kombinációjából származik oly módon, hogy olyan rutinokat hozol létre, amik elég rugalmasak a változó körülmények és munkaterhek kezelésére is.

A jó napi ritmus kulcsa az egyszerűség. Csak két igazán lényeges alapeleme van: az időegységek és az átmenetek.

1. Használj időegységeket

Az időegységek szerves részei az életednek; magukba foglalják a szokványos rutinokat (például a határrutinokat), az fő munkád feladatait, és a napod olyan specializált és ütemezett elemeit, mint a megbeszélések és találkozók.

Az időegységek napról napra eltérhetnek, de a fenntartod az ritmust az időegység-átmenet-időegység-átmenet rendszerében, akkor egy folyamatos mintát fogsz tudni követni még akkor is, ha az egyik nap jelentősen el is tér a rákövetkezőtől.

2. Alakíts ki szilárd átmeneteket

Az átmenetek azon részei a napodnak, amik átvezetnek az egyik időegységből a másikba. A sima átmenetek produktív időegységekhez vezetnek. A zavaros, frusztráló átmenetek stresszhez vezetnek, és megnehezítik a következő időegységbe lépést.

A jó átmenetek a megfelelő időből, a fizikai mozgásból, a szellemi pihenésből, az előkészületből és a következetességből állnak.

3. Megfelelő idő

Alapszabályként adj magadnak legalább tíz percet az időegységek között. Legyen ez az idő hosszabb, ha utaznod kell vagy elő kell készülnöd (zuhanyzás és öltözködés, nyomtatás, megállás, stb.), vagy ha az épp befejezett időegység szellemileg megterhelő volt.

4. Fizikai mozgás

Ha ülsz, állj fel, nyújtózz egyet, vagy tégy egy rövid sétát. Jógázz egy kicsit. Csinálj valamit, hogy az izmaidat átmozgasd, a véred áramoljon és a tüdőd oxigénnel teljen meg. A rendszeres fizikai mozgás segíthet, hogy jobban végezd a munkádat.

5. Szellemi pihenés

Az átmeneti idő az, amikor abbahagyod, amit éppen csinálsz, és megtisztítod a szellemedet, hogy felkészülj a következő teendődre. A fizikai mozgás segíthet a testedre koncentrálni és megszabadulni a mentálisan zavaró tényezőktől. Meditálhatsz, énekelhetsz, végezhetsz házimunkát, beszélgethetsz, vagy csinálhatsz bármit, ami szellemileg pihentető és a gondolataid elterelése révén segítenek megtisztítani az elmédet.

6. Szervezettség

Az átmenetek szervezettsége sok stressztől megszabadít. Légy szervezett, amikor a a befejező időegység dolgait csinálod: rakd a tornacuccodat vissza a tornazsákba, vagy rendezd el az irataidat, vagy csinálj jegyzeteket a telefonhívásokról. Rendezd el biztonságosan az utolsó időegység elemeit, így képes leszel gyorsan és könnyen folytatni legközelebb. Tölts el pár percet minden egyes időegység "lezárására", hogy az egyes elemek megfelelően rendezve várjanak rád a következő alkalommal.

7. Következetesség

Legyél következetes az átmeneteiddel, kövesd ugyanazt a mintát az utolsó időegység lezárásakor, szánd rá az időt az átmenetekre, végezz egy kis testmozgást, hagy magad szellemileg pihenni, és tartsd fenn a szervezettséget. A következetesség az átmeneti idődet egy rituálévá változtatja, ami megalapozza a napodat. Ha megbecsülöd az átmeneteket, akkor jobban fog tudni gondolkodni és dolgozni. Ahelyett, hogy kapkodnál és stresszes lennél, nyugodtan haladsz tovább az egyik cselekvésről vagy feladatról a következőre.

8. A ritmus követése

A napi ritmust úgy tudod követni, hogy oda-vissza lépkedsz a rászánt időegységek és az átmeneti idők között. Ez egy egyszerű, megalapozott megközelítés, de nem fog magától megtörténni; ehhez túl sok a zavaró tényező az életünkben. Amin az agyad éppen jár, az lesz a legzavaróbb tényező. Elkezdesz dolgozni egy egy feladaton, egy ettől eltérőn, de az folyton visszatér, és a végén frusztrált leszel. Ismerősen hangzik? Velem is sokszor megtörtént. De a napjaimnak értelmet ad, és követik a természetes apály és dagály (váltakozás) folyamatát, amikor úgy döntök, hogy követem az időegységek és az átmenetek ritmusát.

Az egyik nap épp annyira eltérő lehet egy másiktól, mint amennyire az időegységeid tartalma. De a napod ritmusa ugyanaz marad, ami azt jelenti, hogy megmarad a folytonosságod és irányításod.

8. lépés: Megbirkózás a korlátokkal

Néha azt fogod látni, hogy cserbenhagy az imádott munkafolyamatod, vagy darabjaira esik szét a rutinod. Vagy esetleg az eszközök, amikre szükséged lenne, nem elérhetőek, vagy többé már nem megfelelőek. A krízis nem mindig úgy érkezik, hogy hangosan dörömböl az ajtón; néha csak belopakodik és szétbomlasztja azt, amit dolgozol, és időbe telik, amíg észreveszed, hogy valami nagyon nem stimmel.

1. Elkülönítés

Az első lépés a probléma gyökerének beazonosítására. Például: a teljes munkafolyamatod vagy egy bizonyos pont okozza a gondot? A teljes rutinod, vagy csak egy lépés vagy erőforrás az, ami többé már nem megfelelő számodra?

2. Kiiktatás

Ezután próbáld meg azt a pontot, lépést, eszközt vagy tényezőt teljesen kiiktatni. Ha nem tudod megtenni a valóságban, tedd meg gondolatban. Képzeld el, hogy hogyan nézne ki a munkafolyamatod, a rutinod vagy ez a terület e nélkül a bizonyos problémás eleme nélkül. Mi nem történne? Mik függenek tőle? Milyen kihatással bír a munkafolyamatod vagy rutinod többi részére?

3. Építés

Itt az idő, hogy eljátssz pár gondolattal. Mit kellene tenned, hogy eltávolítsd vagy lecsökkentsd a függő dolgokat? Mivel tudnád helyettesíteni? Milyen változtatás vagy milyen új eszköz kell annak a problémának a megoldásához, amivel találkoztál? Listázd ki a funkciókat, a célokat, az ideális feladat kívánságlistáját. Vedd figyelembe, hogy néha az a legjobb megoldás, ha megszüntetsz egy lépést vagy eszközt a függőségek átalakításával, mert így azok nem járnak negatív következményekkel.

4. Kutatás

Amint előálltál a letisztult ötlettel az ideális megoldásról vagy lecserélésről, nézd meg a lehetőségeket. Nézd meg, mások hogyan oldották meg ezt a problémát. Keress hozzáférhető eszközöket. Válassz a javaslatok, a hasonló megoldások vagy lecserélések közül.

Megkeresheted, hogy hogyan tudnád lecsippenteni vagy megkerülni a jelenlegi problémás pont hibáját vagy gyengeségét. Néha a lecserélése nem a legjobb lehetőség; néha a sorrend vagy fontosság megváltoztatása sokkal ésszerűbb, vagy pedig az, hogy hogyan használsz egy eszközt, eltávolíthatja a problémákat és visszaállíthatja a funkcionalitást.

5. Tesztelés

Ha találsz pár jó megoldást, ami jónak tűnik a szükségleteidhez, próbáld ki őket, egyszerre csak egyet. Állíts be egy időkorlátot a tesztelésre. Használd a megépített funkciót mintha elfogadható lenne: rendezd a funkciókat és szükségleteket fontosság szerint, mert nem biztos, hogy elsőre megtalálod, ami kielégíti a szükséges igényeket. Tudd, hogy mitől vagy hajlandó megválni.

Teszteld egy kiválasztott időszakig őket; amint az idő lejárt, válaszd ki a legjobban illeszkedő megoldást, tedd a helyére és kezdd újra. Ha az, amit találtál, nem ideális (ritkán az), tovább kereshetsz új megoldások után. De ennek elvégzéséhez ne fogd vissza a rutinodat vagy munkafolyamatodat. Használd a legjobban illeszkedő megoldást, amit találtál, és tartsd meg egy ideig, így továbbléphetsz és fenntarthatod a produktivitásodat. Amikor kikutattad és összeírtad a lehetőségek új listáját, felállíthatsz egy újabb tesztelési időt és kipróbálhatod az új lehetőségeket.

Haladj tovább

Az életed változásai és akadályai lelassíthatnak ugyan, de nem téríthetnek el téged. Használd a rendszereket, amiket építettél. Támaszkodj a rutinjaidra. És használj olyan stratégiákat, mint a minimális kimenet és az egységesített munkamegközelítés, hogy a feladatodnál maradj, miközben megbirkózol mindennel, ami menet közben felbukkan.

Grafika

A Calendar ikont Kokopako tervezte a Noun Projecttől.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.