Unlimited PowerPoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Productivity

Hogyan használd a Getting Things Done (GTD) produktivitási rendszert

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:
This post is part of a series called Build Your Own Productivity System .
How to Stay in Control of Your To-Do List
How to Create Your Own Productivity System

Hungarian (Magyar) translation by Szabó Péter (you can also view the original English article)

Van egy zavaros gyűjteményed a fejedben azokról a "dolgokról, amiket meg kell csinálni", amik hátráltatják a munkádat, amit el kellene végezned? Felejtettél már el befejezni fontos feladatokat? Vagy esetleg úgy érzed, hogy rád nehezedik a felelősségek súlya? Ha így van, nem vagy egyedül. A túlterheltség már annyira mindennapos jelenséggé vált a világunkban, hogy a produktivitási szakértők rendszereket fejlesztettek ki a kezelésükre. Az egyik legnépszerűbb a Getting Things Done (GTD). Vessünk rá egy pillantást, hogy hogyan működik – és hogy hogyan tudod beépíteni a saját életedbe.

Nyitott hurkok, a probléma, amire GTD a megoldás

Az 1920-as években a litván születésű, végzős diák, Bluma Zeigarnik egy étteremben ücsörgött, és – ahogy azt sok más végzős is – azon tanakodott, hogy miről írja a doktori disszertációját. Észrevette, hogy a pincéreknek van egy trükkje, amivel emlékezhetnek a komplex megrendelésekre. Ez teszi lehetővé számukra, hogy a megfelelő ételt a megfelelő asztalokhoz vigyék és hogy elkészítsék a számlát, miután a vásárlók végeztek az étkezéssel.

Zeigarnik azt is megfigyelte, hogy amint a megrendelés teljesítve lett és kifizették, mintha kihullott volna a pincér agyából. Ha egy vásárló visszatért egy kérdéssel az étellel kapcsolatban, amit az étteremben fogyasztott, a pincérek nehezen tudták azt felidézni.

Ezt megfigyelve Zeigarnik kifejlesztett egy elméletet: a szellemi energiáinkat elvonják a befejezetlen feladatok. Amint egy feladatot elvégzünk, kidobjuk azt az elménkből. A laboratóriumi tanulmányok alátámasztották Zeigarnik elméletét. Az elmélet, miszerint a figyelmünket elterelik a befejezetlen feladatok, Zeigarnik-hatás néven váltak ismertté.

David Allen, a GTD rendszer létrehozója ezeket az elterelő feladatokat "nyitott hurkoknak" nevezi. Allen így definiálja a nyitott hurkokat:

bármilyen nem oda tartozó dolog, ami elvonja a figyelmünket, és a mód, ahogyan ezt megteszi.

Allen azt mondja, hogy a nyitott hurkok lehetnek bármekkora teendő lista elemek, olyan nagyok, mint a "véget vetni az éhezésnek a világon", vagy akár olyan kicsik is, mint "lecserélni az elektromos ceruzahelyezőt". A lényeg ez:

Még azok is, akik nem "hangsúlyozzák ki" tudatosan, nagyobb fokú kikapcsolódást, jobb összpontosítást és megnövekedett produktív energiát fognak megtapasztalni, ha megtanulják sokkal hatékonyabban irányítani az életük "nyitott hurkait".

A GTD alapvetően egy rendszer a nyitott hurkok kezelésére, mert ezzel jobban lehet koncentrálni az aktuális feladatra. Nyilvánvalóan nem fogod tudni az életed összes nyitott hurkát befejezni ezzel sem – végülis még senki sem talált működő megoldást az éhezés problémájának leküzdésére sem. De az elméd nyugalomra lel, amint minden útba eső nyitott hurkot elrendez. És mivel ez sokkal produktívabbá tesz téged, sokkal több dolgot tudsz majd befejezni.

Amikor GTD-t használsz, az életed minden nyitott hurka a helyére kerül. Hatását tekintve mindegyik nyitott hurkodnak van egy fiókja. Néhány aktád – vagyis nyitott hurkod – félre lesz rakva, hogy a megfelelő időben foglalkozz velük. Mások a felső fiókba kerülnek, készen arra, hogy hozzájuk férj és megoldd őket, amilyen hamar csak tudod.

Ráadásul a GTD egy döntési rendszert is biztosít, hogy tudd, mit csinálj legközelebb. Azaz ahelyett, hogy megzavarna a gondolat: "Mit csináljak most?", mindig tudni fogod, mi következik.

A teljes GTD rendszer David Allen Getting Things Done könyvében kerül részletezésre. Az ehhez hasonló cikkek csak körvonalazzák az alapszerkezetét, de ez több mint elég ahhoz, hogy elkezdhesd.

Készen állsz megtanulni az alapokat? Akkor ássuk bele magunkat.

1. lépés: Összegyűjtés

A GTD rendszer első fázisa a nyitott hurkaid összegyűjtése. Ezt rengeteg eszközzel tudod megtenni, amiket gyűjtőnek nevezünk. A gyűjtőd lehet:

  • egy fizikai gyűjtő, kosár, stb.
  • papír és toll
  • jegyzet készítő alkalmazások
  • egy diktafon
  • email

Sok nyitott hurok, amit összegyűjtesz, a saját gondolataidból származik. Mások külsők leszek, mint például egy email vagy egy telefonhívás egy ügyféltől.

Az összegyűjtési fázis három alapelv szerint működik:

  1. Minden nyitott huroknak a gyűjtemény-rendszeredben kell lennie és nem a fejedben.
  2. Rendelkezned kell néhány gyűjtővel is, ahová besorolod az elemeket.
  3. Rendszeresen ki kell ürítened őket.

Létfontosságú az összes nyitott hurok gyűjteményedben tartása. Nem számít, mennyire triviálisnak vagy megterhelőnek tűnik egy feladat, ha eszedbe jut, írd le. Máskülönben zavarni fog téged. Allen azt írja:

Mikor fogod tudni, hogy mennyi rögzítenivaló maradt még a fejedben? Csak akkor, amikor már semmi sem maradt. Ha csak homályosan is, de olyan érzésed van, hogy valamit kihagytál, akkor nem igazán tudod, hogy hány százalékát rögzítetted.

A gyűjtők a személyes körülményeiden és a választásaidon alapulnak. Ugyanakkor érdemes szem előtt tartani, hogy az email többfunkciós. Semmi akadálya annak, hogy emaileket küldj magadnak befejezendő feladatokkal ahelyett, hogy egy külön alkalmazást használnál a lejegyzésükre.

Most nézzük, hogyan ürítheted ki a gyűjteményeidet, miután megtöltötted őket.

2. lépés: Űrítsd ki a gyűjtőket

Ahogy azt már a bevezetőben jeleztük, lehetetlen minden nyitott hurkodat befejezni. Szóval ha nem tudod megcsinálni az összes lejegyzett feladatodat, akkor hogyan tudod a gyűjtőidet kiűríteni? Allen szerint a GTD folyamatának ezen része "talán a legfontosabb fejlesztés, amit gyakorlatilag mindenki számára létrehoztam". Van néhány allépése ennek a folyamatnak.

2a. lépés: azonosítsd az elemet

Amikor kiveszel egy elemet az egyik gyűjteményedből, hogy feldolgozd, először kérdezd meg: "Mi ez?"

Ez különösen hasznos lehet olyan elemeknél, amik másoktól érkeztek – mint például az emailek és levelek. Csak akkor tudod eldönteni, hogy milyen feladatokat kell elvégeznek a nyitott hurkok bezárásához (vagy hogy szükséges-e egyáltalán bármi tenni velük), ha tudod, hogy mik azok.

2. lépés: Kérdezd meg magadtól: "Kell valamit csinálnom vele?"

Ha a válaszod "nem", akkor az alábbi három egyikével tudod feldolgozni:

  1. Kukába dobod.
  2. Felcímkézed, mint "majd valamikor/talán". (Ez azoknak kell, amit esetleg szeretnél a jövőben elvégezni, de most nem tudod vagy nem akarod.)
  3. Felcímkézed, mint "referencia". Nem kell vele semmit sem csinálnod, de talán szükséged lesz a későbbiekben az információra. Jó ötlet egy rendszerezett lista fenntartása a referencia elemekhez.

Ha a válasz "igen, majd valamikor", akkor az elem feldolgozásához állítsd be egy automatikus emlékeztetőt, például egy jelzést a naptáradban, hogy mikor kell cselekedned.

A fenti kimenetelek mindegyikében kezelted valamilyen módon az elemet és eltávolíthattad a gyűjtemény rendszeredből.

Megjegyzés: Esélyes, hogy a gyűjtőid elemeinek többsége nem jut tovább ennél a lépésnél. Ez a legfontosabb lépése a GTD folyamatnak, mivel lehetővé teszi, hogy "leparkold" a nyitott hurkokat ahelyett, hogy hagynád a figyelmedet leblokkolni.

Ha a válasz "igen, amilyen hamar csak lehet", akkor haladj tovább a 2c. lépésre.

2c. lépés: Kérdezd meg magadtól: "Mit kell tennem ezzel ezt követően?"

Eldöntötted, hogy valamit csinálnod kell vele. Most azt kell eldönteni, hogy mit is csinálj vele.

A cselekvésnek a következő logikus lépésnek kell lennie a nyitott hurok lezárása érdekében. Ha csak egyetlen egy cselekvésre van szükség, folytasd a 2d. lépésnél.

Ha a hurok lezárásához egynél több feladatra van szükség, akkor a két dologra lesz szükséged:

  1. Add hozzá az elemet a projektlistádhoz.
  2. Bontsd le az elemet kisebb feladatcsoportokra, majd tedd ezeket a feladatokat a gyűjteményedbe.

Megjegyzés: a projektlista egy olyan lista, ami minden olyan nyitott hurkot tartalmaz, aminek befejezéséhez egynél több feladatra van szükség. Allen azt javasolja, hogy egy projektlistát úgy érdemes kezelni, mint egy olyan nyitott hurok nyomon követését, amint épp dolgozol. Amint a projekt összes alfeladatát elvégezted, eltávolíthatod a projektlistáról.

2d. lépés: A kis feladatokat csináld

Ebben a fázisban kérdezd meg magadtól: "Be tudom fejezni ezt a feladatot egyetlen, két percnél rövidebb cselekvéssel?"

Kis feladatok lehetnek például:

  • Egy egymondatos email küldése.
  • Egy levél aláírása.
  • Egy rövid dokumentum kinyomtatása és felcímkézése.

Ha a válasz erre a kérdésre "igen", akkor gyerünk és végezd el a cselekvést. Ha nem, akkor menj a következő lépésre.

2e. lépés: Átruházás, ahol lehetséges

Most kérdezd meg magadtól: "Nekem kell ezt megcsinálnom, vagy át tudom ruházni valaki másra?"

Ha át tudod ruházni a feladatot, akkor tedd meg. Ha valami olyasmi, amit neked kell megcsinálni, akkor menj a következő lépésre.

2f. lépés: Add hozzá a Következő cselekvések listádhoz vagy a naptáradhoz

A feladatod most a következő két hely valamelyikéhez lett hozzáadva:

  1. A Következő feladatok listádhoz. A következő feladatok lista alapvetőek egy teendő lista a feladatokhoz.
  2. A naptáradhoz. Ha a feladathoz az kell, hogy egy adott időben vagy napon végezd el, akkor ütemezd be a naptáradba.

Ebben a bemutatóban már találkoztál a következő cselekvés és a projektlistával. Gyakorlatilag mik ezek a listák? Allen meghatározása szerint a listák:

valamiféle megújuló emlékeztetők, amik egy jegyzetfüzeten vagy valamilyen számítógépes programon tárolhatóak, vagy akár egy gyűjtőmappában, ami külön lapokat tartalmaznak minden egyes elemnek.

3. lépés: Rendszerezd a Következő cselekvés listádat

Ha 30-nál kevesebb elem van a következő cselekvés listádon, akkor ugorj egyenesen a 4. lépésre.

De ha (mint a legtöbb ember esetén) 30 elemnél jelentősen több van a következő cselekvés listádon, akkor jó ötlet rendszerezni a listádat.

Kétféle módon rendszerezheted a listádat: kontextus vagy fontosság alapján. Jó ötlet a listádat először kontextus alapján rendszerezni, majd az egyes allistákat rangsorolni.

Kontextus alapján

A kontextus alapján való rendszerezéshez kérdezd meg magadtól: "Hol kell lennem ennek a feladatnak az elvégzéséhez?" A kontextusok történhetnek fizikai helyszíneken, mint például az irodádban, az otthonodban vagy egy boltban. Lehetnek speciális helyzetek, például "emailek feldolgozása", "telefonhívások elintézése", vagy "a heti csapatmegbeszélésen".

Minden lehetséges kontextus esetén hozz létre egy allistát a következő cselekvésekről.

A kontextus szerinti rendszerezés azt jelenti, hogy bármit is csinálsz, látod a következő cselekvés listádat, és hogy mire van szükséged hozzá.

Fontosság alapján

Allen korlátozott útmutatást ad arra vonatkozóan, hogy hogyan rangsoroljuk a feladatokat. Azt javasolja, hogy tegyük fel a következő kérdést:

A kontextus, idő és elérhető energia alapján melyik lesz [számomra] a legkifizetődőbb?

A másik tanácsa, hogy inkább a hosszútávú céljaidnak megfelelő feladatokat vedd előre, mintsem hogy folyamatosan tűzoltást végeznél. Ez a megközelítés hasonlít az Eisenhower-mátrixhoz, ami segít a feladatok rangsorolásában azok sürgőssége és fontossága szerint.

Esetleg rangsorolhatod a teendő listádat az Edd meg a békát módszer szerint, ami azt tanácsolja, hogy azt a feladatot csináld először, amit a legkevésbé szeretnél. A mögöttes elképzelés az, hogy eltávolítjuk az útból a legrosszabb feladatokat, ezáltal egy löketet adva a produktív energiának.

Vagy kipróbálhatod Mark Forster Végső Változatát, ahol aszerint rangsorolhatod a feladatokat, hogy melyikhez van kedved, és úgy arra jut a legtöbb energiád.

Többet megtudhatsz az Edd meg a békát és a Végső változat módszerekről ennek az üzleti bemutatónak a 3. lépéséből.

4. lépés: Végezzük el a dolgot! (Get Things Done!)

Most, hogy létrehoztad a következő cselekvések listádat, és rendszerezted a listát kontextus és fontosság szerint, készen állsz a munkára.

Emlékezz rá, hogy menet közben is kerülhetnek feladatok a naptáradba, így hagyj időt azoknak is.

Ha bármi megzavar téged vagy megtöri a koncentrációdat, azt írd le és add hozzá a gyűjtőidhez. Ily módon majd később fel tudod dolgozni.

5. lépés: Ellenőrizd a listáidat

A GTD utolsó fázisa a listáid ellenőrzése. Három típusú ellenőrzés kulcsfontosságú:

  1. Az új kontextus ellenőrzése. Amikor új kontextusba kerülsz, ellenőrizd a következő cselekvések listádat. Ez létrehoz egy olyan szokást, hogy a legfontosabb prioritásaidon fogsz dolgozni, függetlenül attól, hogy milyen kontextusban vagy.
  2. A napi naptárellenőrzés. Minden reggel nézd meg a naptáradat és vedd észre, hogy milyen ütemezett feladatokat kell elvégezned a nap folyamán.
  3. A heti lista- és gyűjtőellenőrzés. Allen azt mondja, hogy a heti ellenőrzés "létfontosságú" A GTD rendszer sikeréhez.

A heti ellenőrzésed során a következőt kellene tenned:

  • Kiüríteni a gyűjtőidet. Ideális esetben ezt olyan gyakran kellene megtenned, amikor csak lehetséges. A heti ellenőrzésed biztosítja, hogy hetente legalább egyszer kiüríted őket.
  • Ellenőrizni a rendszeredet. Ez magában foglalja, hogy megnézed, mely területeken működik a GTD a számodra és hogy hol lehetne még fejleszteni rajta. Rendelkezésre állnak a gyűjtőid, ha szükséged van rájuk? Tudod csökkenteni a gyűjtők számát? Hozzá kell még adnod további kontextusokat a rendszeredhez? Mennyire rendszerezettek a referenciafájljaid? Ha az ellenőrzésed alapján valamin változtatnod kell, akkor tedd meg.
  • Megtisztítani és frissíteni a listáidat. Indítsd egy új következő cselekvések listát, vidd át a még befejezetlen feladatokat az előző heti listádról és add hozzá az új elemeket a gyűjtőidhez. Továbbá ellenőrizd a projektlistádat és távolíts el minden projektet, aminek a feladataival végeztél.

Ez a Getting Things Done

Dióhéjban ez a GTD rendszer. Miért nem teszel egy próbát, hogy meglásd, a nyitott hurkaid lezárása mennyire fejlesztik az összpontosításodat?

Források

Grafika: A Hurok P. J. Onori munkája a Noun Projecttől.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.