Nyomasztó a feladatlista? Íme a megoldás

Mivel az emberek nem gépek, egyikünk sem tökéletesen produktív. Valójában a tökéletességre törekvés egy biztos recept a kiégésre. De többféleképp is javíthatsz a produktivitásodon. Kezdésképp fogást kell találnod azon, ami nyomaszt téged. Amint végeztél, készen állsz produktivitási rendszereket vinni az életedbe.

Készen állsz eltakarítani azt a nagy halom szennyest? Akkor vágjunk bele.

1. lépés: Állapítsd meg a produktivitási problémádat

Mindannyiunknak rengeteg tennivalónk van. Néhány nap sokkal zsúfoltabb, mint a többi. De többnyire jól elboldogolunk.

A probléma akkor jelentkezik, ha a túl sok tennivaló nyomasztóvá válik. Talán feltorlódtak a határidők, és azt kívánod, hogy inkább erre használtad volna a múlt hétvégét és dolgoztál volna ahelyett, hogy a legutóbbi hivatali Nerf puska vetélkedőn győzedelmeskedtél. Vagy talán hónapokat töltöttél tétlenséggel, és hirtelen egy csomó jövedelmező lehetőség bukkant fel. A magánélet is gördíthet akadályokat a produktivitás útjába – egy új gyermek, költözés, gyász, válás –, melyek mindegyikéből nehéz visszatérni a kerékvágásba.

Az is lehet, hogy egyszerűen csak szeretnél még produktívabb lenni, hogy elérd az egyik életcélodat, amit idáig hagytál a polcon porosodni. Ha egy vállalkozást szeretnél indítani, egy regényt írni, megtanulni egy új nyelvet vagy megtanítani magadat kódolni, le kell faragnod egy darabot a hetedből, hogy ez lehetővé váljon. Ez különösen akkor nehéz, ha teljes állásban dolgozol és mellé még gyermekeid is vannak. Ilyenkor még az ilyen célok megvalósítása is épp olyan megterhelő lehet, mint az élet nagy problémái.

A produktivitási túlterheltség megoldásának másik forrása lehet, ha egyszerűen csak többet megtanulsz a produktivitásról és megteszed amit kell ahhoz, hogy motiválttá válj. Ebbe a helyzetben lehetsz, ha:

• Nem tudod, hogy fogj hozzá. Annyi a tennivaló, hogy azt se tudod, hogy kezdj neki, ezért inkább semmit sem csinálsz.
• Észreveszed, hogy halogatsz vagy szabotálod a munkádat. Talán elkésel a munkából minden nap, vagy a munkaidőd nagy részét a Facebook és a Twitter böngészésével töltöd. Vagy talán van egy fontos célod, amit évek óta dédelgetsz, de soha nem jutottál előbbre vele.
• Elfeledkezel fontos találkozókról. Ezek lehetnek munkahelyi megbeszélések vagy személyes találkozók, mint például egy iskolai előadás, amiben a gyermeked is részt vesz. Vagy esetleg olyan fontos dátumokat felejtesz el, mint az évfordulótok. A feledékenység miatt könnyen eltelhetsz bűntudattal. Mivel ez olyasmi, amit könnyen helyre lehet tenni, ez is egy jele annak, hogy komoly változtatásokat kell eszközölnöd a produktivitáshoz való hozzáállásodon.
• Nem emlékszel rá, mit is kellene csinálnod. Ahogy az elfelejtett találkozóknak, ennek sem szabadna megtörténnie. De ha mégis, az jókora stresszt és feszültséget okozhat. Az alattomos érzés, hogy elfelejtettél valamit, szintén idegessé tehet téged és elvonhat a munkádtól.
• Mindig elfoglalt vagy és mindig le vagy maradva. Elfoglaltnak lenni nem ugyanaz, mint produktívnak lenni. Lehetséges úgy is kiemelkedően produktívnak lenni, hogy mégis rengeteg időt fordítasz magadra és a családodra. Folyamatosan elfoglaltnak lenni annak a jele, hogy még van mit javítanod a produktivitáshoz való hozzáállásodon.
• Elhiszed, hogy nincs időd. Valójában lehetne rá időd, ha tényleg szeretnéd. Mindannyiunknak 24 órája van egy nap, és a "nincs elég idő" nem más, mint egy döntés.

Sokba kerülhet, ha nem tanuljuk meg, hogyan legyünk produktívak. A vállalkozások akkor hozzák a legtöbb pénzt, amikor hatékonyak és jól menedzseltek. Függetlenül attól, hogy van-e saját vállalkozásod vagy nincs, megnövelheted a karrierlehetőségeidet – és egyúttal a személyes potenciálodat – azzal, hogy megtanulod hatékonyabban menedzselni az életedet.

Bárki meg tudja tenni, és az előrelépés módja egy olyan produktivitási rendszer készítése, ami megfelel a számodra. De mielőtt egy ilyen rendszert el tudnál készítened, kiutat kell találnod abból a túlterhelő káoszból, amiben éppen vagy. Nézzük meg, hogyan lehet ezt megtenni.

2. lépés: Írd le

Itt az idő, hogy háborút indítsd a nyomasztó mennyiségű dolog ellen, amit meg kell tenned. Mit csinál minden tábornok, mielőtt csatába vezeti a seregét? Kiderít mindent, amit csak tud az ellenségről. Felméri az ellenfeleit, így tudja, hogy mivel fog szembenézni.

Emberekként az agyunk arra van tervezve, hogy a negatív dolgokon rágódjunk. Ez jól szolgálta az emberi fajt a múltban, de a modern világban nem sokszor hasznos. Ennek a negativitásnak az egyik következménye, hogy nagyobbnak képzeljük a problémáinkat, mint amekkorák valójában. Ahogy a problémán és dolgokon járatjuk az agyunkat, azok elkezdenek egyre nagyobbá és ijesztőbbé válni.

Itt az idő, hogy eldobjuk a félelmeinket és felmérjük a bestiát, amivel szembe fogunk nézni. Nézzünk farkasszemet a bestiával.

Ragadj tollat és papírt, és írj le mindent, ami végigfut a fejeden, hogy meg kell csinálnod. Adj magadnak egy jó 20 percet, hogy mindent leírhass.

Tanács: Miután ezt először megcsináltad, jó ötlet elkezdeni magaddal vinni mindenhová egy tollat és egy jegyzettömböt. Ezután bármikor eszedbe jut valami a feladatlistádhoz, azonnal le tudod jegyezni, így nem fogja eltömíteni a szellemi légáramlatokat.

Azzal, hogy leírod a megoldásra váró feladatokat, pályára állítod magad, hogy valamit kezdj is velük. Egy döntést hozol. Egyúttal meg is tisztítod az elmédet, ami extra energiát ad számodra ahhoz, hogy nekifogj a listád feladatainak elvégzéséhez. Ahogy Dale Carnegie írja a Hogyan fejezzük be az aggódást és kezdjünk el élni c. művében:

A tapasztalat időről-időre bebizonyította számomra a döntéshez érkezés hatalmas értékét. Sikertelenséget okoz, ha nem egy fix célhoz érkezel, ha örült módon körbe-körbe jár az agyad, mert ez idei kimerültséghez és élő pokolhoz vezet. Rájöttem, hogy az aggodalmaim ötven százaléka eltűnt, miután eljutottam egy tiszta, határozott döntéshez; és gyakorlatilag újabb negyven százalék vált köddé, amint elkezdtem végigvinni azt a döntést.

Hogyan jutott el Carnegie a döntéshez? Az első lépése az volt, hogy leírta, miért aggódik.

Szóval gyerünk, fogd most a tollat és a papírt. Ezután készen állsz a 3. lépésre.

3. lépés: Értékeld az új feladatlistádat

A következő lépés végigmenni a listádon, lecsupaszítani a lényegig és rendezetté tenni. A cél, hogy két dolgot tegyél meg a listáddal:

1. Legyél könyörtelen! Szüntesd meg a feladatokat, amiknek nem kell ott lenniük.
2. Rangsorold a megmaradt feladatokat.

A folyamat lehető legjobban leegyszerűsítése érdekében használhatod az Eisenhover-mátrixot. A mátrix egy Dwight D. Eisenhower amerikai elnöknek tulajdonított idézetből származik.

Ami fontos az ritkán sürgős, és ami sürgős az ritkán fontos.

Egy diagrammá alakítva ezt az idézete a következő döntéshozó eszközt kapod:

Eisenhower azt mondta, hogy ezt az eszközt használja a saját döntései meghozatalára.

Rajzold le a diagramot egy darab papírra, vagy töltsd, le az Eisenhower-mátrixot a Businesstuts+-ról és nyomtass ki egy példányt. Ezután a feladatlistád minden elemét tedd bele a diagram négy részének valamelyikébe.

• Sürgős és fontos
• Sürgős, de nem fontos
• Fontos, de nem sürgős
• Nem sürgős és nem fontos

Mi a különbség a sürgős és a fontos feladatok között?

A sürgős feladatoknak van egy adott határideje, ami közel van. Ezt a határidőt általában másvalakik vagy a körülmények határozzák meg. A sürgős feladatok közé tartozhat például a bevásárlás (mielőtt a spájz kiürül) vagy a főnököd levelére válaszolás.

A fontos feladatoknak nincs konkrét határideje, de jelentőséggel bírnak számodra. Gyakran a személyes céljaiddal kapcsolatosak. A fontos feladatok közé tartozik például az edzés, a naplódba írás, egy új nyelv tanulása és segíteni a gyermekeidnek a házi feladatukban.

Sürgős és fontos feladatok azok, amelyek jelentőséggel bírnak számodra és konkrét határidejük van. Ilyen lehet például egy beadandó írása az egyik egyetemi tárgyadra, vagy egy új állásra jelentkezés.

A nem sürgős és nem fontos feladatoknak nem igazán kellene a feladatlistádon lennie, legalábbis addig nem, amíg leterhelnek téged. Ha szeretnéd feljegyezni őket, csinálj egy új, törekvések nevű listát a számukra.

Ha nehezen tudod eldönteni, hogy egy adott feladatot hova helyezz a mátrixon, akkor értékeld őket. Értékeld az egyes feladatokat -5 és +5 között fontosság (ahol +5 legyen a legfontosabb), és ugyancsak -5 és +5 között sürgősség szerint. Amint megvan ez az értékelés, tudni fogod, hová helyezd el a diagramodon.

Minden új nap újabb feladatokat hoz, amiket hozzáadsz a feladatlistádhoz. Főleg a sürgős feladatok azok, amik az utolsó percben bukkannak fel. Amikor egy új feladat érkezik, rendelj hozzá egy értéket a diagramodon. Minél többet gyakorlod ezt, annál ösztönösebben fog menni.

Amint elkezded őszintén végiggondolni, hogy mit kell megcsinálnod és mit lehet eldobni, elkezded majd jobban érezni magadat. Ami egy leküzdhetetlen hegycsúcsnak tűnt, most már csak pár apró lépésnyire van előtted. Most már pontosan tudod, milyen lépéseket kell tenned annak érdekében, hogy elérd. A lépésekről szólva, nézzük meg, hogyan érdemes megközelíteni a listád csökkentését.

4. lépés: Takarítsd el a feladatokat

Mielőtt nekifognánk ennek a résznek, tisztázzunk valamit: egy feladatlista ritkán üres. Amint kipucoltad, gyorsan újabb feladatok fognak érkezni, hogy megtöltsék azt.

A természet irtózik a vákuumtól, ahogyan az emberi lélek is. Szeretünk mindig valamit csinálni. Az a jó dolog a feladatlistában, hogy mindig megmutatja, mit kell csinálnod legközelebb. Koncentrált leszel ahelyett, hogy összevissza ugrándoznál az egyik feladatról a másikra.

Nézzük, hogyan kellene megközelítened a listád egyes feladattípusait.

Sürgős és fontos feladatok. Nyilvánvaló okokból ezek az elsők, amiket tisztába kell tenni. Vedd elő a naptáradat (vagy vegyél egyet ha még nincs), és ütemezd be a napodat ezek elvégzésére. Időt kell rájuk szánnod. Ha nincs rájuk időd, akkor valószínűleg nem fontosak vagy sürgősek, és újra kell rangsorolnod őket az Eisenhower-mátrixon.

Sürgős (de nem fontos) feladatok. Kérdezd meg magadtól: Mitől sürgősek ezek a feladatok? Tényleg szükséged van rájuk? Ha már el kell végezni, át tudod-e ruházni őket valaki másra? Ha meg kell csinálnod őket és az átruházás nem lehetséges, akkor add hozzá őket a naptáradhoz – de csak miután befejezted a sürgős és fontos feladatokat.

Tipp: Az úgynevezett "sürgős" feladatok nagy forrása az email. Próbáld meg csökkenteni, hogy hányszor nézel rá az emailedre naponta. Ez extra időt szabadít fel, hogy a fontos feladatokra koncentrálhass.

Fontos (de nem sürgős) feladatok. Hagyj némi időt minden nap arra, hogy a fontos feladatokra koncentrálj. Légy óvatos, nehogy túlterheld magadat. Ha az egyik fontos feladatod az edzés, de már hónapok óta nem edzettél, akkor napi egy óra edzés beütemezése megterhelő lehet. Ehelyett ütemezz be tíz percnyi edzést, vagy igazítsd úgy a napodat, hogy beleveszed az edzést. Például miért nem biciklizel be a munkahelyedre ahelyett, hogy kocsiba ülnél?

Nem sürgős, nem fontos feladatok. Mit keresnek ezek még mindig a listádon? Húzd át őket!

Talán azt gondolod: "Ez mind szép és jó, de az én gondom az, hogy megtaláljam a motivációt a dolgok elvégzésére."

Ha ezt gondolod és még nem vitted végig a 2. és 3. lépést, akkor menj vissza és csináld meg őket. A motiváció gyakran a cselekvés következménye. Ahogy cselekedni kezdesz a feladatlistád csökkentése érdekében, motivált leszel a további cselekvésre.

A lényeg, hogy a motiváció és a koncentrálás nagyon fontos összetevői a produktivitásnak. A sorozatunk későbbi részeiben megnézzük azokat az eszközöket, amik segítenek az aktuális feladatra koncentrálni, és olyan technikákat, amik segítenek motiváltnak maradni.

Amikor a hátralévő feladatokat is elvégezted, készen állsz a következő lépésre.

5. lépés: Készíts egy produktivitási rendszert

Az Eisenhower-mátrix egy példa a produktivitási rendszerre. Nem ez az egyetlen rendszer, de könnyű megtanulni, ami jó kiindulóponttá teszi. Sok már produktivitási rendszert is kifejlesztettek már, beleértve a Getting Things Done (GTD), a Pomodoro-technika, és a Ne szakítsd meg a láncot módszereket. A Businesstuts+-on lefedjük ezeket a rendszereket egy produktivitási cikksorozatban.

Ezen rendszerek kipróbálásával ki fogsz fejleszteni egy produktivitási eszköztárat. Ennek a cikknek az elolvasásával és az Eisenhower-mátrix használatának megtanulásával máris megalapoztad az első rendszered eszközkészletét. Most már készen állsz kísérletezni más produktivitási rendszerekkel.

Miután kipróbáltál különböző rendszereket, elkezded majd megtanulni, hogy mi illik a gondolkodásmódodhoz és életstílusodhoz. Más nézőpontokból tanulmányozhatod a különféle rendszereket, hogy összebarkácsold a saját rendszeredet. Megmutatjuk, hogyan fejlesszük ki ezt az egyéni produktivitási rendszert, ami illik az igényeidhez.

Szóval tarts velünk, és egy produktivitási nindzsát csinálunk belőled.

Forrás

Grafika: A Panic-ot Cédric Villain tervezte a Noun Projecttől.