Students Save 30%! Learn & create with unlimited courses & creative assets Students Save 30%! Save Now
Advertisement
  1. Business
  2. Communication
Business

Kisvállalkozás HR: Hogyan kommunikálj jobban a munkavállalókkal

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:
This post is part of a series called The Complete Small Business Human Resources (HR) Guide.
How to Make a Great Employee Training Plan (For Small Business)
What Are the Important HR Requirements for Small Business?

Hungarian (Magyar) translation by Szabó Péter (you can also view the original English article)

Az üzleti világban a kommunikáció egy mindennapi probléma. A Fierce Inc. képzőcég felmérése szerint a munkahelyi hibákért a válaszadók 86%-a az együttműködés hiányát és az eredménytelen kommunikációt hibáztatta.

Egy vállalatnak, minél inkább növekszik és minél több alkalmazottat vesz föl, annál nagyobb kommunikációs problémái lesznek, de még a kisvállalkozások is könnyen belefutnak problémákba. Amikor csak egy vagy két alkalmazottad van, akkor valószínűleg könnyű egyszerűen és informálisan intézni az ügyeket, de ahogy gyarapodik a csapat és elkezded a vállalatot csoportokba szervezni menedzsmenttel, komolyan oda kell figyelned arra, hogy hogyan kommunikálsz a munkavállalóiddal – és hogy ők hogyan kommunikálnak veled és egymással.

Ebben a bemutatóban megnézzük, hogyan lehet hatékonyan kommunikálni a munkavállalókkal. Átvesszük a mindenki informálásának stratégiáját, a cég legfontosabb értékeinek kommunikálási módjait, valamint a visszajelzés keresésének és a konfliktusmegoldásnak a módszereit.

Megnézünk néhány valós példát is menet közben, hogy szemléltessük a fontos pontokat. A bemutató végére lesz néhány biztos pontod az alkalmazotti kommunikáció javítására a kisvállalkozásodban.

Are you communicating well with your small business employees
Megfelelően kommunikálsz az alkalmazottaiddal a kisvállalkozásodban? (fénykép forrása)

Ez a kisvállalkozás HR sorozatunk része. Kövesd minket tovább a legjobb tehetségek felfogadásával és megtartásával kapcsolatos tanácsokért, a versenyképes fizetés és juttatások kínálásáért, egy sokszínű és befogadó vállalati kultúra kialakításáért és még sok más információért.

1. Informálj mindenkit

Ha épp most vágsz bele, akkor még könnyű mindenkit a helyén kezelni. De amint elkezdtek növekedni és több csapatod lesz, talán különböző székhelyekkel is, valódi kihívássá fog válni minden alkalmazott informálása arról, hogy mi folyik a vállalkozás más területein.

Még a kis cégeknél, szervezeti egységeknél is kialakulnak "silók", minimális kommunikációval egymás között. Ebben a részben azt nézzük meg, hogyan bonthatjuk le az akadályokat és hogyan tarthatjuk meg az információáramlást a cégben.

A jó öreg alkalmazotti körlevél

Talán a legegyszerűbb módja annak, hogy mindenkit tájékoztass, ha emaileket küldesz. Ez egy népszerű eszköz – egy Ragan felmérés szerint a vállalatok 60% küld email hírleveleket legalább egyszer egy héten, és 14%-ük naponta küld emaileket.

Előnye, hogy könnyű és megbízható módja mindenki elérésének a vállalaton belül, és szintén könnyű létrehozni egy email listát az alkalmazottak bizonyos csoportjainak, ha szeretnéd a dolgokat szegmentálni. Az emberek folyamatosan megnézik az emailjeiket, így valószínűleg az üzeneteid el lesznek olvasva, és könnyű szoftvereket használni az elkötelezettségi szint mérésére (megnyitási arány, átkattintási arány, stb.).

Másfelől a tömeges email meglehetősen felülről-lefelé módja a kommunikációnak, ami nem valószínű, hogy érdekes párbeszédeket eredményez oly módon, ahogyan azt néhány más eszköz eredményezheti. Az emberek csak külön tudnak válaszolni neked – vagy esetleg rákattintanak a rettegett "Válasz mindenkinek" gombra, ami gyorsan ormótlan, postafiók-megtöltő szálakhoz vezet, ha túl messzire mennek az emberek. Ez vezet el a másik problémához az emaillel – ugyanez a Ragan felmérés megállapította, hogy az emberek 80%-a panaszkodik az email túlterhelés miatt. A csak email használat megnöveli a problémát, és esély van rá, hogy az alkalmazottak egyszerűen csak lenémítják az üzenetet.

Az email hatékony használatáért próbáld meg vonzóvá és szórakoztatóvá tenni, néhány egyértelmű előnnyel azok számára, akik elolvassák – talán egy ingyenes juttatás, egy hasznos erőforrás vagy olyan információ, amit tényleg tudnak hasznosítani a munkájukban. Tedd egyúttal vizuálissá is – fontold meg egy profi módon megtervezett email hírlevél sablon használatát:

Intranet eszközök

A vállalati intranetek már évek óta itt vannak, és sajnos sok közülük elavult szabályzati dokumentumok és olvasatlan vállalati blogok ritkán látogatott temetőjévé vált.

De ennek nem kellene így lennie. Ha jól megtervezed és eléggé vonzóvá teszed, egy intranet nagyszerű módja lehet beszélgetések elindításának. A kulcsa az, hogy egyszerűvé tegye az embereknek, hogy közzétehessék a saját hozzászólásaikat és cikkeiket, és hogy bátorítsa őket a használatára, mert így kritikus tömeggé válhat. Ha azt látják az emberek, hogy érdekes beszélgetések vannak ott, akkor minden nap oda fognak látogatni. Ha unalmas, felülről-lefelé tartalmat látnak, akkor könyvjelzőzik és ritkán látogatják.

Például a Dex Media szoftvercég létrehozott egy intranetet The Buzz néven, amin könnyű hozzászólni és kérdéseket feltenni. A vállalati kommunikációs igazgató mondta az Interact Intranetnek:

"Most az alkalmazottaknak a vállalatban van saját hangjuk és egy helyük, ahol megoszthatják ötleteiket és véleményeiket... Az emberek csapatokat és projektoldalakat hoznak létre, hozzászólnak a bejegyzésekhez és kérdéseket tesznek fel, és mi egy sokkal korszerűbb, vállalkozóbb szellemű, előremutatóbb üzleti kultúrát alakítunk ki ennek eredményeképpen."

Felhőszoftver és chat technológia

Ha nem szeretnél egy intranet építésébe beruházni, hasonló hatást érhetsz el felhőszoftverrel és chat-technológiával.

Például itt az Envato Tuts+-on van egy csapatunk a világ minden pontjáról, Floridától Thaiföldig. Mi a Slack-et használjuk az informális beszélgetésekre, amik témákba és érdeklődési körökbe szerveződnek, valamint olyan webalapú alkalmazásokat, mint a Trello és a Basecamp a sokkal formálisabb projektekhez és az együttműködéshez. És a Google Dokumentumokat és más felhőalapú szolgáltatásokat is használunk a gyors információcserére.

Természetesen sok más lehetőség is van, így csak kutatás kérdése, hogy megtaláld, mi működne a vállalkozásodnál és mi bátorítaná a kommunikációt. Nézd meg ezt az alapos összefoglalót további lehetőségekért:

Dokumentáció és képzés

A szemtől-szembeni találkozók és képzések szintén segíthetnek az embereknek naprakésznek maradni. Ütemezhetsz képzéseket a munkavállalóknak, hogy tájékozódjanak a többi munkaterületről. Például egy eladó tarthat továbbképzést a termékmenedzsment szerepéről, beszélhet a visszajelzésekről, amit a potenciális vásárlóktól kap, valamint a trendekről, amit az iparágban lát. Ez a nézőpont értékes lehet azok számára, akiknek kevesebb közvetlen kapcsolata van az ügyfelekkel, és hozzájárulhat sokkal sikeresebb termékek fejlesztéséhez.

A tömör dokumentáció a vállalati szabályokról egy másik kommunikációs eszköz – ez segíthet tudatni a munkavállalókkal, hogyan tegyék a dolgukat anélkül, hogy kérdezősködésre vesztegetnék az időt. Egy alkalmazotti kézikönyv nagyszerű eszköz erre. Vannak bemutatóink a képzésekről és az alkalmazotti kézikönyvekről ebben a sorozatban:

2. A vállalat értékeinek kommunikálása

Minden sikeres vállalatnak megvannak a saját értékei és céljai. Akár tisztán kifejted őket, akár nem, léteznek – a vállalatod egy adott céllal létezik (a pénzteremtésen túl!), és van egy bizonyos útja annak, ahogy a vállalkozásodat a többiektől eltérően csinálod.

Fontos, hogy minden munkavállalót a helyén kezeljünk, a vállalat értékeinek és küldetésének tükrében, de ez könnyen elveszhet a mindennapi munka során – különösen, amikor növekedni kezdtek.

Ha szeretnéd hatékonyan kommunikálni az értékeidet, akkor természetesen először nem árt tisztában lenned velük. Ha ebben segítségre van szükséged, nézd meg a következő bemutatókat:

Ezután kezdődik a folyamat, amit ez a kiváló Harvard Business Review cikk "a márka belső értékesítésének" nevez.

Nekem az tetszik ebben a megfogalmazásban, hogy arra ösztönzi a vállalkozókat, hogy az alkalmazotti kommunikációt ugyanúgy kezeljék, mint a külső marketinget. A célok végső soron hasonlóak az ügyfelek és az alkalmazottak esetében: egy pozitív hozzáállás hirdetése a vállalati márka iránt és magasabb szintű elkötelezettség és hűség kialakítása.

A vállalkozások tulajdonosai gyakran magától értetődőnek veszik a munkavállalóik ilyen szintű elkötelezettségét és hűségét, vagy esetleg úgy vélik, hogy ennek automatikusan ki kell alakulnia a fizetési csekk fejében, de ez nem ilyen egyszerű. Egyik felmérés a másik után mutatta meg, hogy a munkaerő nagy része nem elkötelezett a munkája iránt és tervezi azt elhagyni. A munkavállalók elkötelezettségét és hűségét éppúgy ki kell érdemelni, mint a vásárlókét.

A HBR cikke több remek példát tartalmaz arra vonatkozóan, hogy hogyan érik el ezt a vállalatok. Ezek többsége nagyvállalat, de a kisvállalatok is tehetnek hasonlóképp, ezért azt javasoljuk, hogy olvasd át ötletekért.

Például a Nike-nál néhány vezető a "Vállalati mesemondó" címet kapta, és arra bátorították őket, hogy meséljenek történeteket, amik illusztrálják a vállalat alapvető Just Do It értékét:

"A Nike társalapítója, Bill Bowerman, annak érdekében, hogy jobb cipőket készítsen a csapatának, gumit öntött a családi gofrisütőbe, és ezzel életet adott a Nike híres Waffle Sole prototípusának. Ilyen ötletes dolgokról beszélve, a vállalat azt reméli, hogy fent tudja tartani az innováció szellemét, ami éppúgy életet lehet a hirdetési kampányokba, mint magába a vállalatba."

Természetesen a legjobb módja a vállalati értékeknek nem az, ha beszélnek róla, hanem ha élnek vele. A cikk a minnesotai Quality Bicycle Productsot is idézi, ami elkötelezett a környezetvédelem iránt. A vállalat tíz mérföldes körzetén belül élő alkalmazottak naponta 2 dollárt kapnak, ha kerékpárral, telekocsival vagy busszal mennek dolgozni. Ilyen az érték a gyakorlatban.

3. Keresd a visszajelzést

A kommunikáció egy kétirányú utca. Azon túl, hogy kommunikálsz a munkavállalóiddal, bátorítanod kell őket arra, hogy ők is kommunikáljanak veled arról, hogyan érzik magukat a munkájukban, valamint hogy milyen fontos információik vagy ötleteik vannak a vállalkozás kapcsán.

Ahogy már említettük, néhány stratégia, mint az együttműködésen alapuló szoftverek és chat-eszközök, szintén segíthetnek bizonyos mértékig. De még a kis cégek esetén is félnek az emberek elmondani a véleményüket érzékeny témákról nyilvános fórumokon vagy a főnök jelenlétében.

Indíts hatékony alkalmazotti véleménykutatást

Így szükség van a rendszeres alkalmazotti felmérésekre. A legjobb erre egy külső tanácsadó cég, ami levezényli a felmérést, két okból is:

  1. Ahhoz, hogy az információ jelentőséggel bírjon, a megfelelő kérdéseket a megfelelő módon kell feltenni és az eredményeket pontosan kell elemezni, így jó ötlet segítséget kérni valakitől, akinek van tapasztalata véleménykutatás lefolytatásában.
  2. Az a lényege, hogy a munkavállalók őszinte, polírozás nélküli véleményét megkapjuk, ezért fontos, hogy megerősítsük a bizalmukat abban, hogy a válaszaik névtelenek lesznek.

Egy pár alkalmazottat foglalkoztató kisvállalkozásnál esetlen extra köröket kell megtenned annak biztosítására, hogy az emberek ne legyenek beazonosíthatóak. Egy tanácsadó segíthet ebben. Érdemes megfontolni az eredmények viszonyítási alapokhoz kötését, mint például egy külső cég, mondjuk a Great Place to Work. Ez segíthet látni, hogy mit csinálsz jól és hol kell keményebben dolgoznod. A rendszeres felmérés és a következetesség fenntartása a feltett kérdésekben idővel szintén segíthet a trenden felismerésében.

Informális találkozók

Egy kisvállalkozás tulajdonosaként nincs kifogás arra, hogy miért ne találkozz rendszeresen az alkalmazottaiddal. Még Mark Zuckerberg, a Facebook CEO-ja is rendszeresen találkozik a belépő-szintű alkalmazottakkal az úgynevezett "Zuck Reviews" során.

Ami még jobb a formális értékelésnél, az az informális találkozás. Zuckerberg nagy híve a sétálós találkozóknak, és vele együtt más tech guruk is, mint Steve Jobs és Jack Dorsey. Az emberek gyakran felengednek és úgy érzik, szabadon elmondhatják a gondolataikat, ha a szabad ég alatt sétálnak ahelyett, hogy egy asztal túloldalán vagy egy konferenciaasztal körül ülnek.

Így, bár nagyon elfoglalt vagy, ütemezz be némi időt az egyes alkalmazottakkal, amilyen gyakran csak tudsz. Bár már beszéltünk néhány nagyobb mérvű technológiai megoldásról, egy egyszerű, szemtől-szembe beszélgetés gyakran a kommunikáció leghatékonyabb formája lehet. Eleinte kissé dagályosnak tűnhet, de ha rendszeresen csinálod, akkor képes leszel egy olyan szintű bizalmat kiépíteni az alkalmazottaiddal, hogy azok megnyíljanak veled és szabadon beszéljenek.

4. Konfliktusmegoldás

Egy nagy cég HR osztályának fontos funkciója, hogy feloldja az alkalmazottak közti konfliktusokat és kezelje a panaszokat. Ha egy munkavállaló úgy érzi, hogy méltatlanul kezelik, vagy ha a személyzet két tagja nem tudja feloldani az ellentéteit, akkor megfelelő segítségre van szükségük a probléma megoldására.

Kisvállalkozás tulajdonosaként ezek a dolgok a végén a te felelősségeddé is válhatnak, ezért nézzünk meg párat a legjobb gyakorlatok közül:

Először is egy tervre van szükséged. Konfliktusok időről-időre felütik a fejüket bármelyik szervezetnél, még akkor is, ha a munkahelyi kultúra általában egészséges, ezért szükséged van egy módszerre, hogy kezelni tudd. Ha a céged túl kicsi ahhoz, hogy legyen egy HR-munkatársad, akkor esetleg te is átveheted a szerepét, de nézz körül a vállalatodnál, hogy más személyeket is kiválaszthass, akiknek megvan a képessége arra, hogy hatékony közvetítőként működhessen.

Ezután alakíts ki egy konfliktus megoldó folyamatot. A következő feladatlista a Kalifornia Egyetem (Berkeley) Emberi erőforrások osztályáról való, és kiváló kiindulópontot ad:

  1. Tudatosítsd, hogy létezik a nehéz helyzet.
  2. Hagyd, hogy mások kifejezzék az érzéseiket.
  3. Határozd meg a problémát.
  4. Határozd meg az alapvető szükségleteket.
  5. Keresd meg a megállapodás közös területeit, nem számít, milyen kicsik is ezek.
  6. Keress megoldásokat a szükségletek kielégítésére.
  7. Határozd meg, milyen módon fogod figyelemmel kísérni a történéseket.
  8. Határozd meg, hogy mit fogsz tenni, ha a konfliktus megoldatlan marad.

Próbálj meg egészséges kommunikációs szokásokra ösztönözni úgy, hogy arra kéred őket, zárják ki az érzelmeiket és személyiségüket és próbálják meg objektíven leírni a problémákat és a következményeket, mindenféle vádaskodás nélkül.

A konfliktust nehéz lehet kezelni, azoknak is, akik érintettek, és azoknak is, akik megpróbálnak közvetíteni közöttük. De ha megoldatlan marad, akkor fokozott haragtartássá válhat és megmérgezheti a munkahelyi környezetet.

Nézd meg a Berkeley cikkét további részletekért, valamint ezt a bejegyzést, ami a furcsa nevű, de erőteljes "zsiráfnyelvről" szól a konfliktusok hatástalanításáról. Ha a dolgok annyira rosszak, hogy úgy érzed, nem tudod kezelni őket, vagy ha a helyzet olyan szintű pártatlanságot követel, amit te nem tudsz biztosítani, fontold meg egy külső közvetítő behozatalát.

Konklúzió

Ebben a bemutatóban a kisvállalkozásod munkavállalói kommunikációjának növelésének módjairól tanultál. Láthattál példákat sikeres vállalkozásokról, és megtanulhattál pár technikát, amit használhatsz a saját vállalkozásodban is.

Végül akár szoftveres eszközökre, felmérésekre, hírlevelekre, szemtől-szembeni találkozókra vagy akár mindezek kombinációjára fogsz támogatni, leteheted a voksot valamelyik mellett és akár a saját módszereidet is kialakíthatod. Végülis akkor a legjobb a kommunikáció, ha hiteles, ezért csináld azt, amit te hitelesnek érzel.

Ebben a kisvállalkozás HR sorozatban legközelebb megnézünk pár fontos HR követelményt a kisvállalkozások számára. Ezután megnézünk más témákat is, mint például a legrosszabb HR-hibák és a legjobb szoftveres HR megoldások. Tehát kövess minket!

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.