A produktivitási stílusod: találd meg és használd a jobb munkavégzésért

A személyiséged, a szervezési stílusod, a prioritásaid és a társadalmi preferenciáid mind hatással vannak a munkádra; egész pontosan ezek azok, amik meghatározzák, hogyan dolgozol a legjobban. Minél többet tudsz magadról, annál jobban személyre szabhatod a környezetedet, a beosztásodat, az eszközeidet és prioritásaidat, hogy azok illeszkedjenek a természetes hajlamaidhoz és erősségeidhez. Nem csak hogy hatékonyabb és produktívabb leszel, de a munkádat is jobban élvezni fogod, ha a munkádat a személyiségedhez igazítod.

1. Vizsgáld meg a személyiségedet

Ha már valaha is megvizsgáltál valamit a személyiségedben, akkor már elkezdtél megtanulni egy kicsit a produktivitási stílusodról. Például ha egy merészebb, cselekvő személyiség vagy, akkor talán már rájöttél, hogy miért utálod a végeérhetetlen megbeszéléseket, és hogy miért mindig téged hívnak, ha valamit "meg kell csinálni". Valójában te csak szeretnéd a dolgokat mozgásba hozni, és mindenki mást megóvni az időpocsékolástól.

Az introvertáltság és extrovertáltság is kihatással van a produktivitási stílusodra. Ha introvertált vagy, és egy interaktív, zajos, magas energiaszintű környezetben dolgozol, akkor talán már a nap felén úgy fogod érezni, hogy kifogytál az energiából. Másfelől viszont ha extrovertáltként otthonról dolgozol, akkor talán már rájöttél, hogy sokkal produktívabb vagy a sarki kávézóban, mint egyedül a csöndes otthoni irodádban.

Természetesen a személyiségtesztek nem túl pontosak; ha elolvasod az eredményt és úgy gondolod, hogy "Ez nem én vagyok!", akkor hallgass az ösztöneidre. Ismerd meg önmagad; a személyiségtesztek lényege, hogy segítsen neked tudatosan gondolni önmagadra. Az ösztönök és a belső hajtóerők napvilágra hozásával javíthatsz azon, ahogy a munkádban és életedben működsz.

Tudj meg többet a személyiségedről azáltal, hogy elvégzel egyet a következő kvízekből vagy tesztekből:

• PsychCentral személyiségteszt (50 kérdés, nincs regisztráció) az IPIP (International Personality Item Pool) 10-elemű skálája alapján.

• HumanMetrics személyiségteszt (64 kérdés, nincs regisztráció), Carl Jung és Isabel Briggs Myers személyiség-tipológiája alapján.

• Dr. John A. Johnson személyiségtesztje, Penn State University (120 kérdés, nincs regisztráció), az IPIP-NEO öttényezős személyiségmodell alapján. (Itt egy cikk erről a tesztről.)

• A Személyiségprojekt SAPA tesztje (100 kérdés, nincs regisztráció, csak pár demográfiai kérdés az elején), a Big Six személyiségtényezők alapján.

Ahogy végigolvasod az eredményeket, gondold végig, hogy mennyire illeszkedik – vagy mennyire ütközik – a jelenlegi munkádhoz, munkakörnyezetedhez, és egy tipikus munkanapod struktúrájához.

2. Gondold végig a preferenciáidat

A személyiséged nyilvánvalóan nagy része a produktivitási stílusodnak, de nem ez az egyetlen tényezője. Meg kell fogalmaznod olyan más, fontos elemeket is, mint például a céljaid felállításának módja, az időd kezelése, a munkavégzésed másokkal és azt is, hogy hogyan tanulsz.

Olvasd el a következő kérdéseket, hogy repülőrajtot vegyél annak kapcsán, hogy mik is a preferenciáid az egyes területek kapcsán Szánj rá egy pillanatot, hogy reflektálj a gondolataidra és rögzítsd is őket.

Célok és motiváció

Szereted magadnak felállítani a céljaidat, vagy olyan célokat követsz, amit egy vezető, egy nagyobb szervezet, egy nagyobb cél vagy egy csoport határoz meg? Melyik motivál jobban: a végcél elérése vagy hogy élvezd és tökéletesítsd azt a folyamatot, amin keresztül eljutsz odáig?

Könnyen elveszíted az energiádat, ha távoli céllal nézel szembe, vagy épp ellenkezőleg, egy hosszútávú, nehéz kihívás teljesítésének elképzelése energiával tölt fel? Elveszíted a motivációdat, amikor úgy tűnik, hogy a napi feladataid nem kapcsolódnak a céljaidhoz?

Hajlamos vagy függeni a céloktól vagy ötletektől, amiken dolgozol? Élvezed az új elképzelések hajszolását, még akkor is, ha nem kapcsolódnak a meghatározott céljaidhoz, vagy mindennek muszáj mindennel kapcsolódnia?

Mivel vagy a leginkább motiválható elismerésekkel, kézzelfogható jutalmakkal, egy eredmény elérésével, vagy a lehetőséggel, egy darabig nem kell dolgoznod és azt csinálhatod, amit szeretnél?

Időmenedzsment

Szereted külön rászánni az időt mindennek a megtervezésére, vagy egyszerűen csak hozzálátsz és az első útba eső feladathoz fogsz hozzá? Rendszeresen használsz tervező-, naptár- vagy ütemezőeszközt? Küzdesz azzal, hogy a napi találkozóidat és az időalapú cselekvéseidet kézben tartsd?

Mennyire figyelsz oda az időre? Szoktál elveszni projektekben, beszélgetésekben és cselekvésekben, szoktad elveszteni az időérzékedet? Képes vagy gondolatban nyomon követni az eltelt időt még akkor is, ha mélyen benne vagy egy feladatban vagy interakcióban? Gyakran elkésel, vagy inkább hajlamos vagy időben ott lenni? Ideges leszel, ha közeleg a határidő? Túlterheltnek vagy energizáltnak érzed magadat, ha dugig van tömve a napod?

Csapat- és önálló munka

Szereted inkább először végiggondolni magadban a problémákat, mielőtt megosztanád az elképzeléseidet és véleményedet? Szereted a brainstorm ötleteket és megoldásokat egy csoportban? Úgy érzed, hogy ellenőriznek, vagy épp ellenkezőleg, megkönnyebbülsz, ha valaki más adja meg a menetrendedet vagy osztja be az idődet? Szereted nyitottan hagyni a lehetőségeidet? Jobban kedveled, ha inkább valaki mást követsz, és így nem neked kell döntened minden tényezőről? Mit gondolsz, a csapat megbeszélések, a csapatmunka időpocsékolás, vagy pedig jobb munkavégzést eredményez? Mikor haladsz többre: ha egyedül dolgozol, vagy ha másokkal együtt?

Környezet

Jobban szereted a háttérzajt munka közben, vagy inkább a csöndet és nyugalmat kedveled? Megzavar téged a körülötted zajló beszélgetés, mozgás, tevékenység? Gyakran vagy ideges vagy ingerült extrémnek tűnő dolgok miatt: hangos zajok, éles fények, erős szagok, zsúfolt helyek?

Zavar téged egy rendetlen íróasztal vagy munkafelület? Szoktál időt szánni pakolászásra, mielőtt dolgozni kezdesz? Elfeledkezel egy feladatról vagy projektről, ha nincs vizuális emlékeztető előtted? Szereted, ha a jelenlegi projekted anyagai szétterítve ott vannak előtted, vagy inkább elrakod a dolgokat addig, amíg szükséged nem lesz rájuk?

Energiaszint

Úgy érzed, hogy az energiád váltakozik vagy elfogy a nap bizonyos szakaszában? Korán reggel készen állsz a napra, vagy egészen késő délutánig próbálkozol teljesen felébredni? Úgy érzed, tele vagy ötletekkel és energiával este vagy késő éjszaka?

Küzdesz azzal, hogy ésszerű időpontban menj aludni, vagy azzal, hogy ébren maradj vacsora után? Jól szoktál aludni? Könnyen felébredsz?

Túlterheltnek érzed magad, ha egy hosszú feladatlistával kell kezdened a napodat, vagy inkább motivált és energiával teli leszel tőle? Izgatott, motivált és energizált leszel egy új projekt ötletétől a nap végén? Ha te oszthatnád be a saját munkaidődet, akkor az hogyan nézne ki?

Tanulási stílus

Vizuálisan szeretsz tanulni, ábrákkal, grafikonokkal, rajzokkal, videókkal és prezentációkkal? Verbálisan szeretsz tanulni, leírt szavakkal és szöveges információkkal? Hallás után szeretsz tanulni, egy előadó meghallgatásával ahelyett, hogy olvasnád vagy egy képernyőn látnád? Jobban szeretsz úgy tanulni, hogy csinálod, teszteled, kipróbálod, megérinted, megtapasztalod és használod a darabokat és eszközöket, és ezáltal jutsz információkhoz?

Az Index of Learning test Barbara A. Soloman és Richard M. Felder professzoroktól az Észak-Karolina Állami Egyetemről segíthet jobban megértened a tanulási stílusodat.

3. Határozd meg a produktivitási stílusodat

Carson Tate, a Work Simply könyv szerzője azt vizsgálta, hogy az egyéni produktivitási stílusod ismerete és alkalmazása mennyire befolyásolja egy egyszerűbb, jobb és sokkal produktívabb munka kialakulását. Tate azt mondja ebben a cikkben, hogy:

"A személyes produktivitási stílusod az a megközelítés, amellyel megtervezed és beosztod az erőfeszítéseid a célok, tevékenységek és időszakok kialakítása érdekében. Ez a megközelítés általában inkább öntudatlan és minden rendszert nélkülöző, mintsem szándékos és logikusan végiggondolt. Mindazonáltal a mintázatok kimutathatóak, amik általában az egyéni megismerési stílusodból fakadnak – a szokásaid mintázatából vagy abból a módból, ahogyan érzékeled, feldolgozod és kezeled az információkat, amik a viselkedésedet irányítják. Mivel mindenkinek eltérő megismerő stílusa van, ezért neked is eltérő a produktivitási stílusod."

Tate négy különálló produktivitási stílust különböztetett meg:

• A Rangsoroló (logikus, következetes, célorientált).
• A Tervező (szervezett, sorban haladó, feladatorientált).
• Az Elrendező (empatikus, ösztönös, személyorientált).
• A Vizualizáló (látnok, innovatív, ötletorientált).

A növekvő tudásod a saját személyiségedről és igényeidről megkönnyíti annak az ismeretét, hogy melyik stílus illik hozzád a legjobban. Többet is olvashatsz a produktivitási stílusokról ebben a cikkben, és csinálhatsz egy ingyenes kiértékelést Tate weboldalán (emailes regisztráció szükséges), vagy akár itt is (nincs regisztráció).

4. Erősségeid  és gyengeségeid számba vétele

Gazdag információforrás hozzáférhető a személyes erősségekről és gyengeségekről, beleértve, hogy mik azok, hogyan azonosítsd őket és hogy hogyan használd az erősségeidet a munkahelyen.

Vannak online tesztek és kvízek (itt egy 84 kérdéses teszt és itt egy 56 kérdéses teszt), amelyekkel általánosságban meghatározhatod az erősségeidet. Rálátást kaphatsz az erősségeidre, amiket aztán összekapcsolhatsz a munkaköri felelősségeiddel.

Vagy megvizsgálhatod más módon is: hozd létre a saját mértékeidet, a valódi munkád alapján, készíts egy listát minden feladatodról és felelősségedről. Aztán értékeld magadat a képességed és lelkesedésed szerint minden egyes feladatban.

Használj egy 1-5 skálát, ahol 1 a legalacsonyabb és 5 a legmagasabb szintet jelenti. Menj végig a listádon, és értékeld magad a feladat megoldásában: képes vagy jól csinálni? Megvan-e a szükséges tudásod és eszközöd a feladat elvégzéséhez? Képes vagy teljesíteni a feladatot ésszerű időn belül, megfelelő hatékonysággal? A feladatot elfogadható minőségi szinten végezted el?

Ezután menj végig a listádon és értékeld a lelkesedésedet mindegyik kapcsán: élvezted a feladat elvégzését vagy igyekezted elkerülni? Előre vártad? Vagy halogattad a feladatot? Szeretted volna odaadni másnak? Magabiztosnak és tetterősnek érezted magadat a feladat kapcsán? Alapvető feladatnak tartottad vagy elterelésnek az elsődleges prioritásaidtól?

Végezetül jelöld meg azokat a feladatokat, amiket egyaránt magasra értékeltél képesség és lelkesedés alapján: ezek a jelenlegi, működő erősségeid. Azok a feladatok, amikért lelkesedsz, de alacsony hozzá a képességed, lehetnek majd erősségek, ha elegendő tanulást és tapasztalatot teszel hozzá, hogy fejleszd a készségeidet. Azok a feladok, amelyekhez alacsony képesség és lelkesedés társul, a gyengeségeidnek tekinthetőek; ideális esetben képes vagy elkerülni vagy átruházni ezeket a feladatokat valakinek, aki sokkal képzettebb és lelkesebb az elvégzésükhöz.

Emlékezz rá, hogy az erősségeid és gyengeségeid ismeretének nem az a lényege, hogy "javíts magadon" és kiegyenlítsd minden gyenge területedet és felhozd őket az erősségeid szintjére.  Inkább az a lényege, hogy felismerd azokat képességeket és érdeklődési területeidet, amikkel rendelkezel és amiket ápolsz, és így képes leszel többet csinálni abból, amiben ügyes vagy, és kevesebbet abból, amiben nem. Bónusz: sokkal jobban fogod élvezni a munkádat.

5. lépés: értékeld ki az eszközeidet és a rendszeredet

Itt az idő, hogy mindezt a tudást összerakd és gyakorlati hasznát vehesd a munkádban. Ezen a ponton már rendelkezned kell egy mély és átfogó ismerettel a személyiségedről, a preferenciáidról és erősségeidről. Most vedd közelről szemügyre a munkád és időd kezelésére használt rendszereket, eszközöket és módszereket. Megfelelnek az igényeidnek és preferenciáidnak?

Értékeld az eszközeidet

Esélyes, hogy találni fogsz párat, ami nem illik bele a produktivitási stílusodba. Ha rendszeresen használsz olyan eszközöket, amik nem illenek a preferenciáidhoz, vagy elsődlegesen a gyengeségeid területén vannak használatban, keress alternatívákat. Azt szeretnéd, ha az eszközeid és rendszereid támogatnának téged, nem pedig azt, hogy hátráltassanak. Például ha hallás alapján tanulsz, ne csinálj vizuális jegyzeteket és naptári bejegyzéseket; ehelyett használj egy olyan alkalmazást vagy módszert (párat találsz részletezve itt és itt), amik lehetővé teszik a hangalapú bevitelt, sőt, képesek a hangjegyzetet egy ütemezett emlékeztetőhöz kötni.

A produktivitási stílusodhoz illő eszközök sokkal hatékonyabbá tesznek téged. Azok az eszközök, melyek ellentétesek a produktivitási stílusoddal, az alkalmatlanság érzetét keltik (még ha nem is vagy az), és szorongást és időpocsékolást okoznak. Keress olyan erőforrásokat, amik olyan inputokat, módszereket, hozzáférési módokat, segítséget és esztétikai stílusokat adnak, amiket előnyben részesítesz; ez nem önzővé tesz, hanem hatékonnyá.

Kezeld a gyengeségeidet

Az eszközfejlesztés folyamatának második része olyan rendszerek és erőforrások keresése, amik segíthetnek a gyengeségeiden. A 4. lépésbeli kutatásból az erősségeid után más van egy elképzelésed, hogy mik azok a gyenge pontok. Amit csak lehet, teljesen távolíts el a munkaterhelésedből. A többinél – azokat, amiket nem tudsz átruházni vagy egyszerűen csak abbahagyni – használj automatizálást, rutint vagy segítséget. Például ha gyenge vagy az utánkövetésben, keress egy automatizált utánkövető rendszert, mint például a FollowUp.cc vagy egy email drip marketing szolgáltatást.

Ha jó vagy a projekt nagyjának elkészítésével, de sokszor küzdesz a finom részletek elvégzésével, csinálj egy ellenőrzőlistát mindene egyes projekttípusodhoz. Az ellenőrzőlista végigvezet téged a befejezett részleteken, rutinossá teszi a folyamatot és könnyen befejezhetővé. Segítséget is kérhetsz azoktól, akik olyan erősségekkel rendelkeznek, melyekkel te nem. Például ha azzal küzdesz, hogy hogyan érhetnél el új ügyfeleket, akkor felbérelhetsz egy virtuális asszisztenst, ami összeszedi a lehetséges ügyfelek listáját és bemutatkozó emaileket ír hozzájuk.

Javíts a munkafolyamatodon

Amint egyénileg kiértékelted az eszközeidet és rendszeredet, vess egy pillantást a teljes munkafolyamatodra. Lehet, hogy a szokásos folyamat pár részét meg kell piszkálnod, hogy az jobban illeszkedjen a produktivitási stílusodhoz. Esetleg az alapoktól szeretnéd újratervezni a munkafolyamatodat: itt egy nagyszerű leírás arról, hogyan teheted meg, kihasználva az Envato Market és az Envato Studio különféle területeit

Amikor kialakítod a munkafolyamatodat, arra fogsz gondolni, hogy mit és hogyan csinálj. De nem árt észben tartani az időzítést sem. Az, hogy mikor csinálod azt, amit csinálsz, sikert vagy kudarcot eredményezhet, az adott időpontra jellemző energiaszinted függvényében. Ha felfedezted, hogy te egy reggeli személy vagy, akkor ne halmozd fel a legfontosabb munkákat a nap végére; az leszív téged és elveszted a motivációdat. Másfelől, ha te inkább éjszakai bagoly vagy, akkor kezdd a napodat a hétköznapi, ismétlődő feladatokkal, és az izgalmas és kihívást jelentő projekteket hagyd akkorra, amikor teljesen ébernek és energiával telinek érzed magadat.

6. Végezz rendszeres kiértékelést

Az alapvető produktivitási stílusod valószínűleg az életed szerves részét fogja képezni; de mivel folyamatosan változol és gyarapodsz, új készségeket kell kifejlesztened és finomítanod kell a preferenciáidat. Fontos, hogy viszonylag rendszeres időközönként kiértékeld magadat, az eszközeidet és rendszereidet, valamint a munkádat. Tartsd naprakészen. Ütemezz be egy rendszeres időpontot, mondjuk negyedévente vagy évente, hogy végiggondold a rendszeredet és frissítsd, ha szükséges. Ha a változatosság fontos számodra, akkor havonta fejlessz és frissíts rajta. De csak olyan gyakran frissítsd, hogy legyen időd kitanulni is a használatát ahelyett, hogy csak használod őket.

Dolgozd ki a produktivitási stílusodat

Nincs olyan produktivitási rendszer, eszköz vagy módszer, ami mindenkinél ugyanúgy működne. Minél többet tudsz magadról, annál inkább ki tudod választani azokat az eszközöket, amikkel jobban tudsz dolgozni. Még a legtapasztaltabb produktivitási veteránokat is magába szippanthatja a következő csillogó-villogó rendszer és hihetik azt, hogy képesek lesznek alkalmazni azt, annak ellenére, hogy erős, természetes hajlamuk valami teljesen mást diktál. A preferenciáidnak és erősségeidnek megfelelő munkavégzés messze hatásosabbá, hatékonyabbá és boldogabbá tesz téged a munkád során, mint ha megpróbálnál egy olyan rendszert, eszközt vagy struktúrát magadra erőltetni, ami ellentétben áll a természetes produktivitási stílusoddal.

Források

Grafika: Produktivitás ikon, tervezte Lemon Liu a Noun Projecttől.