6 Langkah Perencanaan Anggaran untuk Perkiraan Proyek Profesional

Freelancer sering dihadapkan pada pertanyaan tentang berapa banyak biaya untuk sebuah proyek. Bila proyek ini serupa dengan yang Anda lakukan, maka Anda punya ide bagus tentang jumlah jam yang akan Anda jalani, dan biaya yang akan Anda hadapi. Tapi bagaimana bila Anda melempar proyek yang sedikit berbeda dari pekerjaan normal Anda?

Sebagai freelancer, penting untuk memperkirakan perkiraan Anda dengan benar. Terlalu tinggi, dan Anda mungkin tidak mendapatkan proyek itu; terlalu rendah, dan Anda tidak akan mendapatkan keuntungan. Dengan perkiraan profesional, Anda akan dapat menunjukkan kepada klien Anda bagaimana Anda sampai pada biaya Anda, yang akan membantu mereka melihat bahwa harga Anda adil.

Panduan langkah demi langkah ini akan membantu Anda memikirkan semua pertimbangan yang terlibat dalam membuat perkiraan proyek freelance profesional, serta bagaimana mengaturnya dengan jelas sehingga calon klien dapat memahami perincian Anda.

Tapi sebelum Anda menggali tutorial ini, kami memiliki penawaran penuh daya untuk Anda yang tidak hanya memberi Anda akses ke sumber daya yang besar, namun akan membantu proses penagihan klien Anda berjalan lebih lancar.

Manfaatkan konten Envato Elements + CO terbaru kami: Dapatkan Envato Elements untuk mengakses ribuan unduhan template tak terbatas dengan biaya satu bulanan, dan akses CO sekarang disertakan - yang membantu Anda merampingkan bisnis Anda dari proposal hingga pembayaran.

Bagaimana Memperkirakan Anggaran untuk Proyek Klien Anda

Dalam tutorial ini, kita melihat dua pendekatan untuk estimasi proyek freelance profesional: pendekatan top-down, dan bottom-up.

1. Pendekatan top-down adalah ketika klien datang kepada Anda dan berkata, bisakah Anda melakukan proyek ini seharga $ X? Anda harus memutuskan apakah akan mengambil proyek ini, tapi pertama-tama Anda harus menyelesaikan semua biaya yang diperlukan untuk memahami keuntungan apa (jika ada!) yang akan ada di dalamnya untuk Anda.
2. Pendekatan bottom-up adalah ketika klien bertanya berapa banyak yang Anda tetapkan untuk sebuah proyek, sehingga Anda harus meletakkan semua elemen bersama-sama untuk bekerja di luar tingkat proyek Anda.

Pendekatan Pertama: Perkiraan Top-Down

Untuk tutorial ini, kita akan menggunakan contoh pembuatan versi akhir dari kertas putih, termasuk tata letak dan grafis. Sebagai seorang freelancer, Anda mungkin hanya melakukan satu bagian (dalam hal ini, menulis) sehingga ketika klien mendatangi Anda dan berkata, "Kami memiliki anggaran sebesar $6.000 untuk kertas putih 10 halaman ini, apakah Anda dapat memasok produk jadi untuknya? "Anda harus bisa mengetahui perkiraan anggaran yang akurat untuk memahami apakah Anda dapat menerimanya.

Langkah 1: Biaya Langsung

1. Biaya Tenaga Kerja Langsung

Biaya tenaga kerja langsung menutupi biaya untuk mempekerjakan freelancer lain... tapi jangan lupa sertakan biaya Anda juga! Anda perlu meneliti tingkat suku bunga dan waktu yang dibutuhkan untuk mempekerjakan freelancer lain sehingga Anda dapat memperkirakannya secara akurat.

2. Bahan

Apakah Anda perlu mencetak secara fisik kertas putih itu? Jika demikian, biaya bahan bisa termasuk kertas dan tinta untuk dicetak. Juga pikirkan tentang biaya perangkat lunak atau perangkat keras jika Anda harus memperbarui peralatan komputasi yang ada.

3. Perjalanan

Apakah Anda perlu melakukan perjalanan ke pertemuan dengan klien, atau membayar perjalanan subkontraktor Anda? Apakah Anda memiliki tingkat jarak tempuh? Anda perlu memperkirakan biaya perjalanan Anda di awal dan jelas siapa yang membayarnya.

Langkah 2: Biaya Tidak Langsung

Banyak orang memperkirakan proyek lupa memasukkan biaya tidak langsung - dan kemudian kehabisan uang pada akhir proyek. Biaya tidak langsung mencakup biaya ekstra, seperti sewa ruang kantor, perabot, dan biaya peralatan. Ini seringkali sulit diestimasi secara tepat, namun Anda harus menyadarinya dan memasukkannya ke dalam anggaran Anda.

1. Biaya Kantor

Jika proyek memakan waktu beberapa minggu, ada baiknya mempertimbangkan biaya sewa kantor yang sedang berlangsung, terutama jika ini belum termasuk dalam tarif per jam Anda. Mungkin juga ada biaya internet, listrik, air dan pemanas untuk dipertimbangkan.

2. Peralatan

Biaya peralatan mungkin termasuk komputer dan printer yang Anda gunakan. Anda bisa menganggap ini lebih sebagai 'keausan' karena Anda tidak membelinya semata-mata untuk proyek ini.

3. Biaya Administrasi

Anda mungkin memiliki kontrak dengan asisten administrasi. Meskipun bukan bagian langsung proyek, namun tetap merupakan bagian dari biaya ekstra Anda. Jika Anda mempekerjakan seorang asisten admin khusus untuk proyek ini, Anda harus menambahkannya ke biaya 'tenaga kerja langsung'.

Langkah 3: Memperkirakan Biaya Tidak Langsung

Setelah Anda memiliki ide berapa lama proyek akan diambil (lihat posting saya sebelumnya tentang membuat rencana proyek), Anda dapat menghitung perkiraan total biaya tidak langsung. Jika hanya hitungan hari saja, Anda dapat memilih untuk mengabaikan biaya ini, namun jika proyek memakan waktu berminggu-minggu atau berbulan-bulan, Anda mungkin ingin menambahkannya untuk memastikan margin keuntungan Anda tidak akan dimakan oleh biaya yang terus berlanjut ini.

Jika Anda mengetahui tagihan mingguan atau bulanan Anda, Anda dapat memperkirakan biaya selama proyek Anda. Misalnya, jika proyek Anda akan memakan waktu 6 minggu dan tagihan internet Anda adalah $50 per bulan, biaya akan menjadi sekitar $75 selama proyek berlangsung. Untuk biaya lain, Anda bisa melihat kembali apa yang Anda habiskan selama setahun terakhir secara keseluruhan dan membaginya dengan 52 untuk memberi biaya mingguan rata-rata untuk biaya seperti peralatan.

Tentu saja, Anda mungkin telah menghitung tarif jam Anda untuk memasukkan biaya ini, tapi jika tidak, mungkin perlu kembali mengunjungi tarif per jam Anda untuk memastikan bahwa Anda mempertimbangkan biaya yang sedang berlangsung ini.

Tabel ini mengasumsikan Anda akan mengerjakan proyek ini secara eksklusif selama 6 minggu. Jika tidak, Anda bisa memperkirakan jumlah hari Anda akan mengerjakan proyek ini, dan menghitung biaya berdasarkan jumlah ini.

Langkah 4: Pertanyaan untuk Tanya Klien

Begitu Anda memiliki rincian terperinci mengenai biaya yang terlibat dalam proyek, kembalilah ke klien dan jelaskan apa yang proyek lakukan dan yang tidak. Biaya perjalanan, biaya kantor (akankah Anda bekerja dari kantor mereka atau kantor Anda sendiri?) Mungkin harus didiskusikan pada saat ini. Yang penting adalah Anda mendiskusikannya sekarang, bukan setelah Anda menyetujui penawaran Anda.

Pastikan untuk memeriksa ulang spesifikasi pastinya secara singkat, misalnya apakah Anda menyediakan hard copy dari kertas putih atau hanya PDF.

Jadwal mungkin berdampak pada biaya Anda: jika tenggat waktu cukup ketat, subkontrak freelancer lain mungkin menjadi lebih mahal, jadi Anda mungkin ingin bertanya tentang rentang waktu yang ada sebelum Anda menyetujui apapun.

Anda mungkin juga ingin bertanya apakah klien menginginkan rincian biaya yang terlibat. Ini lebih tidak mungkin jika mereka mendatangi Anda dengan anggaran dan bertanya apakah Anda dapat mencapainya.

Langkah 5: Menyetujui Brief

Setelah Anda menentukan semua biaya langsung dan tidak langsung Anda, Anda akan sampai pada angka keseluruhan.

Pertanyaan awal yang diajukan oleh klien adalah, "Kami memiliki anggaran sebesar $6.000 untuk kertas putih 10 halaman ini, apakah Anda dapat memasok produk jadi untuk itu?"

Perkiraan biaya total untuk proyek ini adalah: $5.822, yang mencakup tarif per jam Anda. Uang cadangan apa pun di anggaran di atas itu bisa menjadi keuntungan ekstra.

Jadi jawabannya adalah "Ya, saya bisa!"

Langkah 6: Bagaimana jika Perkiraan Anda Terlalu Tinggi?

Perkiraan kami keluar sangat mendekati anggaran yang diusulkan, tapi bagaimana jika terlalu tinggi?
Anda memiliki beberapa pilihan di sini:

• Kembali ke masing-masing subkontraktor Anda dan jelaskan situasinya. Mereka mungkin setuju untuk melakukannya lebih sedikit jika itu adalah proyek yang substansial.
• Manfaatkan tarif per jam Anda sendiri karena prestise proyek ini akan membawa portofolio Anda: sekali Anda dapat mengatakan bahwa Anda memiliki pengalaman menulis surat kabar putih sebagai layanan yang mungkin dapat Anda tingkatkan untuk waktu berikutnya.
• Tawarkan subkontraktor Anda sesuatu dengan imbalan biaya yang lebih rendah. Bisakah Anda memberi mereka iklan gratis, seperti menyertakan tautan ke perusahaan mereka di situs web Anda? Atau berdagang beberapa jam waktumu?
• Apakah ada biaya lain yang bisa Anda potong, seperti menggunakan konferensi video daripada bepergian?

Pendekatan Kedua: Perkiraan Bottom-Up

Pendekatan ini hampir sama dengan apa yang telah kita bahas, kecuali memberi kita anggaran dan bertanya apakah kita dapat bekerja di dalamnya, klien mungkin mendatangi kita dan bertanya, "Apa yang akan Anda hargai untuk pekerjaan ini?"

Dalam kasus ini, lebih penting untuk menunjukkan dengan tepat bagaimana kita sampai pada gambar ini. Jika kami kembali ke klien dan mengatakan bahwa kami akan mengenakan biaya $5.800 untuk memproduksi kertas putih, mereka mungkin menganggap ini terdengar sangat tinggi. Begitu kita telah mempresentasikan mereka dengan rincian semua biaya, bagaimanapun, ini mungkin tampak lebih masuk akal.

1. Tarif Per Jam Versus Biaya Keseluruhan

Banyak freelancer lebih memilih untuk memberikan biaya keseluruhan untuk pekerjaan seperti menulis kertas putih 10 halaman. Ini karena tarif per jam bisa terdengar tinggi untuk klien, yang tidak menyadari biaya freelance (tingkat Anda mungkin sudah mencerminkan semua biaya tidak langsung Anda, serta pembayaran pensiun dan perawatan kesehatan). Memberikan angka keseluruhan untuk freelancer bisa terdengar lebih persuasif.

Perhatikan bahwa kami hanya mengeluarkan tarif per jam di versi ini.

2. Menyederhanakan Perkiraan Anda

Meskipun Anda mungkin perlu mempertimbangkan detail yang tinggi untuk memastikan bahwa Anda memperhitungkan semua biaya Anda, klien Anda tidak perlu melihat tingkat perincian ini. Apa yang diinginkan klien Anda adalah akun yang mudah dibaca tentang kemana uang mereka pergi: mereka perlu melihat bahwa mereka mendapatkan nilai uang.

Jika Anda memiliki biaya tidak langsung yang Anda masukkan ke tarif per jam, Anda bisa menghapus bagian biaya tidak langsung untuk memberikan perkiraan ringkas kepada klien.

Pilihan lainnya adalah memberikan total biaya tidak langsung (tanpa rincian) dan beri nama Administrasi, yang akan sangat menyederhanakan perkiraan ini.

Penampilan Profesional

Menyajikan perkiraan proyek yang diteliti dengan baik dapat membantu Anda dalam pekerjaan Anda. Sekalipun Anda bukan harga terendah, calon klien Anda mungkin melihat profesionalisme Anda sebagai rekomendasi positif dan percaya bahwa Anda adalah orang yang paling mungkin menyajikan kertas putih dengan standar tinggi tepat waktu dan sesuai anggaran.

Kredit foto: Beberapa hak dilindungi oleh OlivierLeQueinec.