Advertisement
  1. Business
  2. Management

7 Alat Bantu untuk Melatih Tim Manajemen Anda

by
Read Time:9 minsLanguages:
This post is part of a series called Coaching Your Team.

Indonesian (Bahasa Indonesia) translation by Muhlis Tirowali (you can also view the original English article)

Jika anda telah membaca artikel bisnis dalam beberapa tahun terakhir, anda mungkin pernah menemukan artikel yang menggambarkan manajer seperti seorang pelatih. Jika anda adalah seorang manajer, anda mungkin menganggap gagasan itu sedikit aneh. Bagi kebanyakan dari kita, bisnis bukanlah olahraga. Bisnis adalah cara untuk mencari nafkah.

Tetapi jika anda melihat lebih dekat, bisnis adalah olahraga benar-benar masuk akal. Seperti kutipan dari catatan Entrepreneur Magazine, “Seorang manajer menunjukkan orang lain cara melakukan sesuatu, seperti tugas-tugas harian untuk pekerjaannya dan pelatih melangkah lebih jauh untuk membantu seorang individu menyadari potensi penuhnya dan memaksimalkan hasil kerja yang positif.” Jika anda seorang manajer, maka anda adalah seorang pelatih.

Bagaimana Menjadi Keduanya, Manajer dan Pelatih?

Gagasan tentang manajer sebagai pelatih menunjukkan bahwa anda sedang mempersiapkan anggota tim anda untuk bermain game. Bisnis adalah bisnis bagaimanapun itu. Tetapi sebenarnya olahraga dan bisnis tidak berbeda seperti awalnya terlihat.

Bayangkan diri anda sebagai pelatih tim olahraga liga dewasa. Anda telah bermain olahraga sejak kecil dan anda sangat hebat dalam hal ini. Anda tahu semua hal tentang liga karena anda pernah bermain di dalamnya selama bertahun-tahun. Apakah ada pertandingan? Anda tahu persis tujuan anda dan hal yang akan terjadi saat anda tiba di sana. Apakah anda bermain dengan tim lawan minggu depan? Anda sudah tahu kekuatan dan kelemahan mereka kemudian anda memiliki strategi yang solid untuk menang. 

Tetapi siapa saja yang ada di tim anda? Pemain anda mungkin belum pernah memainkan olahraga anda selama bertahun-tahun atau bahkan baru-baru saja mengenalnya. Mereka mungkin tidak tahu cara membaca kekuatan atau kelemahan tim lain atau memiliki gagasan tentang makna bermain di lapangan orang lain. Mereka hanya tahu bahwa mereka berada di dalam tim, mereka bermain olahraga tertentu dan mereka ingin menang.

Agar bisa memimpin tim anda secara efektif, anda harus mengarahkan pemain anda. Tetapi anda juga perlu mendorong, memotivasi, mendukung, dan melatih mereka.  

Agar bisa memimpin tim bisnis anda secara efektif, anda perlu melakukan banyak hal yang sama seperti pelatih olahraga, namun dalam konteks yang berbeda. Sebagai pelatih bisnis, anda memiliki sejumlah pekerjaan penting dan beberapa alat strategis untuk melakukan pekerjaan seefektif mungkin. Penting halnya agar anda mengetahui alat ini dengan baik. Berikut ini tujuh alat untuk menguasai dan meningkatkan efektivitas pembinaan bisnis anda.  

1. Kenali Pemain Anda  

Apa yang masing-masing pemain bawa ke permainan? Dimana kekuatan mereka? Apa tantangan mereka? Apa yang memotivasi mereka dan apa yang merusak kepercayaan mereka? Apakah mereka dapat diandalkan di bawah tekanan? Apakah mereka dalam kondisi yang terbaik saat keadaan tenang dan terkendali?

Alat

Ada berbagai macam alat yang tersedia untuk mengenal pemain tim anda. Alat-alat tersebut berkisar mulai dari insting akal sehat hingga pengujian secara formal, dan mungkin termasuk keduanya. 

Pada akhirnya, anda tahu bahwa lulusan perguruan tinggi baru-baru ini tidak memiliki pengalaman luas dalam industri tertentu. Dengan demikian, salah satu tantangannya mungkin adalah kurangnya pengetahuan tentang industri tertentu.  

Tes kepribadian formal mungkin juga mengungkapkan bahwa anggota tim yang sama cenderung bersikap impulsif, termotivasi oleh pengakuan publik, dan mungkin sulit bekerja secara baik dengan individu teoritis yang lamban.

2. Memiliki Sasaran dan Tujuan

Dalam olahraga, tujuan anda adalah memenangkan setiap pertandingan. Namun anda memerlukan tujuan lebih kecil yang dapat dicapai tim anda dengan serangkaian usaha keras karena mengetahui bahwa anda tidak mungkin memenangkan setiap pertandingannya. Mungkin anda ingin mencapai skor tertentu atau berhasil menyelesaikan strategi tertentu. Sekalipun anda tidak memenangkan permainan, anda tetap bisa menunjukkan kesuksesan yang membangun kepercayaan diri dan semangat tim.

Alat

Memiliki sasaran dan tujuan” adalah cara lain untuk mengatakan “Anda perlu strategi.” Perencanaan strategis adalah prosedur yang menghormati waktu dengan ketersediaan berbagai alat yang ada.

Anda mungkin ingin mengakses alat untuk menetapkan sasaran penjualan tambahan, tonggak proyek, sasaran keuangan, atau tolak ukur lainnya yang memungkinkan anggota tim anda melihat dan merayakan kesuksesan. Itu semua bergantung pada industri dan peran tim anda di dalam perusahaan.

3. Ciptakan Lingkungan yang Tepat untuk Sukses  

Jika tim anda berlatih di lapangan yang penuh dengan lubang dan gulma, sedangkan tim lainnya berlatih di bidang yang terawat, maka anda memiliki masalah. Tim anda membutuhkan alat dan sumber daya untuk berhasil. Hal itu mungkin berupa pelatihan, perangkat lunak, materi pemasaran, sampel, atau strategi.

Alat

Anda tahu apa yang dibutuhkan anggota tim anda untuk sukses karena anda mengenal bisnis anda dan pesaing anda. Terkadang anda dapat menyediakan alat-alat itu di dalam departemen anda sendiri, namun anda juga perlu bekerja sama dengan manajer dan departemen lain untuk memastikan bahwa anda memiliki apa yang anda butuhkan.  

Anda mungkin perlu membangun sebuah kondisi untuk komputer baru, perangkat lunak, publikasi, sampel, atau alat-alat lain. Hal ini berarti anda harus mendapatkan masukan dari anggota tim anda untuk membangun kondisi itu.

4. Berikan Umpan Balik

Jika anda pernah dilatih berarti anda tahu bahwa umpan balik benar-benar penting untuk perbaikan. Apa yang anda lakukan dengan baik? Apa yang anda lakukan dengan buruk? Bagaimana anda bisa meningkatkan kinerja? Memberi dan menerima umpan balik tentu saja adalah sebuah seni tersendiri.

Alat

Menurut Inc.com , “Tujuan yang sebenarnya dari umpan balik, bahkan umpan balik negatif sekalipun adalah meningkatkan perilaku orang lain untuk mengeluarkan yang terbaik dalam seluruh organisasi anda.”   

Anda mungkin sudah tahu hal ini, tetapi anda tidak yakin cara terbaik memberikan umpan balik negatif yang juga konstruktif. Singkatnya, aturannya sederhana:  

  • Segera berikan umpan balik dalam jumlah kecil.  
  • Dengarkan secara aktif tanggapan karyawan anda.  
  • Sarankan langkah-langkah yang jelas untuk perbaikan.
  • Lakukan proses pelacakan dan dukung perubahan positif.

5. Menanggapi Umpan Balik

Tidak ada pelatih yang sempurna. Ada kalanya anda harus mendengar lalu merespons anggota tim anda saat mereka memberi tahu anda bahwa ada sesuatu yang tidak berjalan dengan baik. Seringkali, anggota tim tidak hanya memberi tahu anda tentang masalahnya, tetapi juga memberi ide yang bisa diterapkan untuk sebuah solusi.

Alat

Fleksibilitas, perspektif, pikiran terbuka, dan nilai diri yang kuat merupakan alat penting untuk mendengar dan merespons umpan balik karyawan secara positif. Seringkali, umpan balik sangat membantu karena dapat menjadi kesempatan untuk memahami bahwa ide-ide anda dapat bekerja pada kondisi tertentu.

Terkadang, umpan balik bisa bebentuk negatif. Disitulah perspektif menjadi titik paling kritisnya. Jika anda bisa mendengarkan, melihat sesuatu dari sudut pandang karyawan dan merespons tanpa rasa marah, maka anda bisa mengikuti permainannya.

6. Mengelola Konflik diantara Pemain Anda  

Seperti yang anda ketahui, anggota tim tidak akan selalu akur dalam permainan tim apa pun. Tidak hanya beberapa pemain tim yang cenderung menggertak orang lain, namun juga beberapa anggota tim yang cenderung bertahan dan membiarkan orang lain melakukan pekerjaan itu. Semuanya bergantung pada cara anda melihat masalah interpersonal, memahaminya dan mengembangkan prosedur untuk memperbaiki hubungan serta menghindari masalah di masa depan.

Alat

Houston Chronicle menguraikan beberapa metode pengelolaan konflik yang mapan. Masing-masingnya memiliki penempatan tertentu, tergantung pada keadaan konflik, diantaranya:

  • Akomodatif. Dalam beberapa kasus, tindakan yang paling efektif adalah memberi karyawan yang kesulitan suatu hal sesuai keinginannya. Misalnya, seorang karyawan yang mengeluh tentang rekan kerja yang keras bisa dipindahkan ke lokasi yang berbeda.
  • Berkolaborasi. Daripada memilih yang benar atau salah, anda meminta orang-orang yang berkonflik untuk bekerja sama, membawa semua kekuatan mereka ke satu meja.
  • Menghindari. Dari waktu ke waktu, akan muncul masalah yang dapat selesai dengan sendirinya tanpa intervensi sama sekali, mungkin karena masalah ini terjadi dalam waktu yang terbatas. Ketika hal itu terjadi, karyawan akan ditransfer atau beberapa resolusi lainnya akan muncul. Pilihan sikap manajer yang terbaik mungkin duduk dan hanya menunggu.
  • Kompromi. Dapatkah anda menyelesaikan konflik dengan memberi setiap individu apa yang mereka inginkan? Misalnya, memberikan akses yang sama kepada dua karyawan pada waktu yang berbeda.
  • Bersaing. Ide siapa yang terbaik? Untuk mengetahuinya, beberapa manajer meminta individu yang berkonflik untuk meneliti dan mempresentasikan ide mereka sehingga mereka dapat memilih ide yang paling mungkin berhasil.

7. Memotivasi dan Mendukung Tim Anda  

Dalam olahraga, pembicaraan ruang ganti dan cheerleader membantu anggota tim untuk tetap bersemangat dalam permainan mereka. Dalam bisnis, anda adalah kepala motivator tim dan cheerleader yang sorak-sorai ketika anggota tim berhasil, mengarahkan tim untuk terus bergerak maju, dan bertepuk tangan meskipun untuk kesuksesan yang parsial.  

Anda juga menjadi orang yang mewakili tim ke manajemen yang lebih tinggi saat mereka mendapatkan ketidakadilan atas sumber daya atau kompensasi mereka.

Alat

Ada perbedaan antara optimisme palsu dan nyata, serta dukungan yang antusias. Menurut Entrepreneur Magazine, "Umpan balik positif dapat memperkuat kinerja. Orang-orang secara alami akan bekerja ekstra ketika merasa diakui dan dihargai."  Dalam peran anda sebagai motivator dan pendorong, anda memiliki sejumlah alat untuk memberikan umpan balik positif. Banyak alat yang sederhana, misalnya:  

  • Mulailah pertemuan tim dengan memberikan selamat kepada anggota tim yang telah mencapai tujuan tertentu.  
  • Pastikan pencapaian tim diakui dalam buletin perusahaan.
  • Rayakan tonggak sejarah dengan pengakuan khusus yang dapat berupa makan siang untuk tim hingga piala, plakat, dan lencana.  

Sementara itu, pastikan anda mengetahui dan menanggapi setiap masalah yang timbul untuk tim anda, seperti sistem bonus yang tidak adil, kekurangan sumber daya, atau harapan yang tidak realistis dari manajemen puncak atau departemen lainnya.

Gabungkan Alat Latihan Anda

Jika daftar "kebutuhan" ini tampaknya sangat panjang. Anda adalah pelatih tim dan tim anda bergantung pada anda. Banyak alat yang akan anda gunakan meskipun anda mungkin pernah menerapkannya.  

Jika anda telah melatih tim yang nyata atau dilatih sebagai anggota tim, maka anda mungkin sudah pernah diberikan umpan balik dan juga mendapatnya. Anda mungkin telah menyelesaikan konflik di antara anggota tim. Anda mungkin telah membuat atau mengikuti strategi tim dan juga memotivasi tim dengan janji penghargaan yang menarik.

Ketika anda mengambil beberapa keterampilan yang ada ke dalam bidang pengelolaan bisnis, anda bisa juga memanfaatkan pengalaman dan saran orang lain yang telah berpengalaman untuk kemudian menyempurnakan beberapa alat yang akan anda gunakan. Apakah anda memiliki mentor bisnis atau anda sedang menjajaki sumber daya lain? Ada baiknya anda tahu bahwa anda sama sekali tidak sendirian. Ada banyak orang telah lebih dulu membuka jalan di bidang yang anda jalani.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.