Apakah anda Membuat kesalahan besar dengan Email anda ?

Bagi kebanyakan pekerja, email adalah alat komunikasi favorit mereka.

Kita menghabiskan seperempat dari kehidupan kerja dengan inbox email kita. Tidak mengherankan bila kita kadang-kadang mengoperasikan autopilot saat menulis email dan gagal memperhatikan dengan baik.

Namun kesalahan email bisa berakibat fatal. Kesalahan kecil bisa memakan produktivitas anda, memperluas beban kerja anda bila anda sudah memiliki terlalu banyak hal yang harus dilakukan. Kesalahan yang lebih besar dapat menyebabkan anda merasa malu secara pribadi atau profesional. Lebih buruk lagi, anda mungkin akan kehilangan pelanggan berharga atau bahkan pekerjaan anda.

Jadi pahamilah apa yang tidak boleh dilakukan dengan email, agar saat anda hampir membuat kesalahan, anda bisa menarik kembali dan memperbaiki jalurnya.

Mari kita mulai dengan salah satu kesalahan email yang paling umum:

Menekan tombol Jawab (atau Teruskan) yang Salah

Email yang masuk ke orang yang salah tidak hanya memalukan, namun juga menimbulkan kerugian secara merugikan finansial.

Seorang manajer hubungan masyarakat begitu frustrasi ketika ia salah mengirimkan sebuah email untuk karyawan kepada seorang klien. "Datangi [klien] jika anda ingin segalanya terselesaikan," kata email tersebut.

Sayangnya, sang manajer membuat kesalahan dengan menyertakan klien di email. Perusahaan tersebut kehilangan  $ 5 juta.

Itu bahkan bisa terjadi pada siapapun, termasuk yang terbaik dari kita. Stephen Dubner dari Freakonomics pernah mengeluh kepada rekan penulisnya Steven Levitt bahwa tim peneliti yang dia coba wawancarai adalah "sekelompok pendusta." Yah, dia pikir dia mengeluh kepada Levitt. Sebagai gantinya, ia menulis pesan tersebut ke tim peneliti yang sedang dibicarakannya.

Dalam beberapa kasus, anda dapat menarik kembali email yang anda kirim secara tidak sengaja. Tapi sebagian besar, tidak ada cara mudah untuk membatalkan email yang terkirim ke orang yang salah.

Yang bisa anda lakukan saat membuat kesalahan ini adalah menurunkan ego dan mengirimkan permintaan maaf yang tulus.

Solusi yang lebih baik? Saat anda merespons thread, periksa dan periksa kembali bagian "ke", untuk memastikan apakah penerima pesan sudah benar. Hal ini sangat penting jika pesan anda hanya ditujukan untuk satu orang di thread.

Seringkali, mengirim balasan kepada orang yang salah adalah akibat dari kesalahan berikut:

Mengirim Email Saat anda Marah

Kita semua perlu melepaskan semua keluh sekarang dan nanti. Berbagi cerita tentang frustasi yang dialami membantu kita untuk menghilangkan stres.

Namun, email adalah alat yang mengerikan untuk melampiaskan, apakah anda mengarahkan tembakan ke seseorang yang membuat anda kesal atau berbagi rasa frustrasi di belakang punggung mereka. Itu karena:

• Email membuat catatan permanen. Setelah menekan tombol kirim, tidak ada kata kembali. Dan anda tidak pernah tahu di mana email tersebut akan berakhir.
• Terlalu mudah untuk mengatakan sesuatu yang nantinya akan anda sesali. Jika anda gusar saat menulis email, tahan pengirimannya. Bila kepala anda bersih, anda bisa menulis ulang atau menghapusnya.
• Bila anda dalam keadaan emosi tinggi, kemungkinan anda melakukan kesalahan menjadi lebih besar. Jadi ada kemungkinan anda akan mengirim email berisi amukan anda ke orang yang salah.

Jika anda perlu meluapkan unek-unek dari benak anda, sebaiknya dilakukan secara langsung. Dengan begitu, ia tetap pribadi, dan kecil kemungkinannya untuk menyebabkan kesalahpahaman.

Mencoba Menjadi Lucu

Email adalah alat yang mengerikan untuk bercanda atau mengatakan sesuatu via pesan.  Ini terlalu mudah disalah pahami.

Dalam sebuah studi di University of Chicago, peneliti mentranskrip pesan rekaman suara ke email. Pesan asli terdengar serius atau sarkastik.

Peserta dalam penelitian diminta untuk menilai nada dari email yang ditranskripsi: serius atau sarkastik? Hanya 56% dari mereka yang menilai dengan benar.

Keluarkan sarkasme anda dari pesan email, karena kemungkinan besar maksud anda tidak akan sampai pada penerima sesuai harapan anda.

Hanya Menulis Email Saat anda Membutuhkan Sesuatu

Bagi kebanyakan dari kita, setiap email di kotak masuk kita adalah item lain dalam daftar tugas kami. Orang-orang mengirim email kepada kami karena mereka membutuhkan sesuatu dari kami.

Di sisi lain, kita semua suka menerima email yang membuat kita merasa baik dan bisa diarsipkan atau cepat membalasnya setelah kita membacanya.

Apa pelajarannya disini? Mulailah mengirim email saat anda tidak memerlukan sesuatu. Meski hanya sekedar mengirimkan pesan terima kasih kepada rekan kerja untuk pekerjaan yang dilakukan dengan baik, atau untuk memberi selamat kepada teman pada promosi baru-baru ini.

Bagaimana jika anda tidak mengucapkan terima kasih? Lalu raih dengan berbagi sesuatu yang menarik. Anda bahkan dapat menyimpan file-file artikel, tautan, dan video hanya untuk tujuan ini.

Bila anda menggunakan email untuk memelihara hubungan, orang akan menunggu kabar dari anda. Terlebih lagi, anda akan merasa lebih mudah untuk membuat permintaan saat anda membutuhkannya.

Tentu saja, dengan kebanyakan email yang anda kirim, anda memerlukan sesuatu dari penerima. Jadi jangan membuat kesalahan berikut:

Tidak Meminta Yang anda Butuhkan

Saat anda menulis email, jangan berharap penerima membaca pikiran anda.

Jika anda perlu meminta bantuan seseorang, tapi anda tidak yakin dengan apa yang anda butuhkan, maka anda belum siap untuk mengirim email. Luangkan waktu beberapa menit untuk memikirkan apa yang anda butuhkan. Atau, hubungi mereka atau temui mereka secara langsung.

Email bekerja paling baik saat anda membuat permintaan yang jelas dan tidak ambigu.

Selama anda bersikap sopan, menyatakan apa yang anda butuhkan dengan jelas tidak berarti anda menuntut. Itu berarti anda pandai menulis email yang efektif.

Terus Tersedia

Membaca dan langsung mengirim balasan saat mereka mengirim pesan ke email anda hampir selalu merupakan kesalahan.

Kecuali anda sedang mengerjakan pekerjaan yang mengharuskan anda memberikan balasan email langsung, seperti layanan pelanggan email; Sebaiknya batasi jumlah yang anda periksa di email anda.

Itu karena interupsi konstan seperti email merusak produktivitas anda. Penelitian menunjukkan bahwa dibutuhkan rata-rata 25 menit untuk kembali ke tugas setelah satu gangguan.

Matikan peringatan email di komputer anda, dan anda akan mendapati bahwa anda telah menyelesaikan banyak hal.

Mengirim Email Selama Waktu Istirahat/Jeda

Merasa senang karena bisa menangani email di malam hari dan selama akhir pekan, ini adalah kesalahan besar. Dan itu salah satu yang kebanyakan kita buat.

Menurut penelitian oleh GFI Software, empat dari lima orang usia kerja Amerika memeriksa email pekerjaan mereka di luar jam kerja.

Ya, banyak dari kita memiliki beban kerja yang berat. Tapi frekuensi kita dalam memeriksa email kita mungkin memiliki hubungan yang kuat dengan fakta bahwa email sangat adiktif. Ini sangat sulit untuk dimatikan. Kita menipu diri kita sendiri bahwa kita sedang produktif, itu adalah sebuah kesalahan.

Terhubung sepanjang waktu benar-benar membuat anda kurang produktif. Seperti yang dikatakan oleh Tony Schwartz dari The Energy Project:

Sebuah penelitian multidisiplin baru dan berkembang menunjukkan bahwa pembaharuan strategis - termasuk latihan siang hari, tidur siang sebentar, jam tidur lebih lama, lebih banyak waktu jauh dari kantor dan liburan yang lebih lama/ lebih sering, cenderung meningkatkan produktivitas, kinerja pekerjaan dan, tentu saja, kesehatan.

Hanya dengan melepaskan diri dari email anda, anda bisa memiliki waktu untuk relaksasi dan pembaharuan sejati.

Ada kelemahan lain untuk menanggapi email saat anda harus bersantai. Ini memberi sinyal kepada rekan kerja dan atasan anda bahwa anda tersedia kapan saja. Jika anda tidak menghargai keseimbangan pekerjaan dan waktu untuk diri anda sendiri, orang lain juga tidak akan menyukainya.

Tentu saja, akan ada saat ketika anda kelebihan beban dengan bekerja. Jika anda benar-benar perlu menulis email larut malam, gunakan layanan penjadwalan seperti Boomerang untuk membuat mereka pergi keesokan paginya. Anda akan terlihat lebih profesional dan setidaknya anda akan menunjukkan rasa hormat terhadap batas-batas pekerjaan anda.

Menulis terlalu banyak

Menulis email yang panjang sangat menyia-nyiakan waktu. Ini menghabiskan waktu anda dalam menuliskannya, dan ini menghabiskan waktu penerima anda dalam mencari tahu bagaimana meresponsnya.

Terlebih lagi, email yang panjang menciptakan blok produktivitas. Daripada membantu memindahkan proyek, email yang panjang lebih cenderung menahan mereka. Itu karena sinyal email yang panjang menandakan kepada orang yang menerimanya: "Simpan dan lanjutkan dengannya nanti."

Itu tidak berarti anda harus kasar. Luangkan waktu untuk etiket dasar di semua email anda. Tapi lebih dari itu, jadilah sesingkat mungkin. Mengapa tidak mencoba membatasi diri pada lima kalimat?

Menjadi Malas dengan Lampiran Anda

Lampiran adalah kebutuhan yang tidak menguntungkan. Tidak menguntungkan karena mereka membuat email lebih rumit. Tapi itu perlu karena kita sering membutuhkannya untuk menyelesaikan pekerjaan kita.

Kesalahan umum meliputi:

• Lupa lampiran. Ini sangat umum sehingga biasanya diampuni dengan sedikit kerepotan. Gmail bahkan memberikan pengingat berguna.
• Melampirkan terlalu banyak dan membiarkan penerima menentukan apa yang relevan. Kecuali jika tugas penerima untuk melakukan pengarsipan anda untuk anda, urutkan lampiran anda sebelum anda mengirimnya, dan kirimkan apa yang mereka butuhkan.
• Melampirkan apa yang seharusnya ada di badan email. Jika anda menggunakan lampiran untuk berbagi pesan, maka pesannya harus ada di email.

Mengirim Email Pribadi Dari Akun Kerja anda

Menggunakan email kantor anda untuk mengirim pesan pribadi adalah sesuatu yang tidak perlu dan tidak profesional.

Banyak tempat kerja mengerutkan kening karena menggunakan sumber daya pekerjaan untuk alasan pribadi. Dan email adalah sumber kerja.

Jangan membuat kesalahan dengan berpikir email pekerjaan anda bersifat pribadi. Kemungkinannya adalah, atasan anda melacak setiap email yang anda kirim. Dan jika email yang anda kirim menimbulkan bendera merah, itu akan berakhir di inbox bos anda. anda bisa menghadapi teguran atau bahkan kehilangan pekerjaan.

Dengan kata lain, jika anda tidak ingin atasan anda membacanya, jangan menulisnya, dan tentu saja jangan mengirimkannya.

Tidak Adanya Judul Subjek

Anda ingin orang membaca email anda, bukan? Maka anda harus selalu menyertakan Judul subjek yang relevan.

selain mendorong penerima untuk membuka email, judul subjek yang sesuai memungkinkan anda untuk melacak berbagai percakapan yang terjadi di inbox email anda.

Menggunakan Singkatan

Anda ingin memotret email dengan cepat, jadi anda menggunakan singkatan, seperti: FYI, BTW, PFA, FWIW, atau IMHO.

Mereka mungkin membantu anda mempercepat email dari keyboard anda, namun sepertinya tidak membantu pembaca anda. Tidak semua orang tahu bagaimana mengikuti singkatan email.

Jika anda adalah juru ketik yang lambat sehingga menghemat waktu untuk mengetik dalam bentuk singkat, pertimbangkan untuk menggunakan perangkat lunak pelengkapan otomatis, yang secara otomatis akan memperluas singkatan.

Gagal Mengoreksi

Kesalahan dalam email anda menunjukkan kurangnya rasa hormat pada penerimanya. Sebuah kesalahan mengatakan: "anda tidak layak atas waktu saya untuk mendapatkan hak ini."

Periksa dan periksa kembali ejaan dan tata bahasa.Spell-check dibangun untuk kebanyakan klien email akhir-akhir ini, sehingga tidak ada alasan untuk kesalahan ketik dasar.

Gagal Menggunakan Tanda Tangan

Tanda tangan email akan menghemat beberapa detik dengan setiap email yang anda tulis. Itu mungkin tidak terdengar banyak, tapi jika anda mengirim lebih dari 100 email dalam sehari, maka tanda tangan bisa membantu anda mengembalikan 30 menit waktu yang hilang setiap minggunya.

Selain itu, jika anda bekerja untuk diri sendiri, tanda tangan adalah alat promosi yang hebat. Pastikan untuk menyertakan link ke situs anda dan umpan Twitter anda.

Kesalahan Email Apa yang Membuat Anda Frustrasi?

Kesalahan email apa yang menurut anda paling membuat frustrasi? Apakah ada yang sangat rawan? Beri tahu kami di bagian komentar di bawah ini.

Sumber daya

Kredit Grafis: Penghapus yang dirancang oleh Terrence Kevin Oleary dari Proyek Noun.