() translation by (you can also view the original English article)
Jika "solusi SDM" usaha kecil Anda terdiri dari beberapa lembar kerja dan beberapa dokumen yang disimpan di lemari arsip, Anda mungkin melewatkan sebuah trik.
Meskipun pendekatan informal mungkin bekerja pada hari-hari awal, namun dengan cepat menjadi mimpi buruk saat bisnis Anda berkembang, menghabiskan waktu berharga dengan tugas administratif bernilai rendah.
Kenyataannya, survei OfficeMax 2013 menemukan bahwa pemilik usaha kecil secara keseluruhan menghabiskan lebih dari empat miliar jam setiap tahun di admin, dan 41% dari mereka mengatakan bahwa ini melemahkan semangat dan semangat mereka untuk menjalankan perusahaan mereka.
Salah satu jalan keluar dari kekacauan ini adalah berinvestasi dalam solusi perangkat lunak HR yang baik, yang dapat membantu Anda tetap teratur dan menangani tugas-tugas SDM yang umum seperti pencatatan, penggajian, dan manajemen kinerja karyawan. Dengan harga mulai dari beberapa dolar per bulan dan biasanya meningkat berdasarkan jumlah karyawan yang Anda miliki, ini adalah investasi yang dapat dengan cepat melunasi jika, bahkan jika Anda menghemat beberapa jam dari waktu Anda yang berharga.
Pada artikel ini, kami akan membahas fitur utama yang harus dicari dalam perangkat lunak HR untuk bisnis kecil dan bagaimana memilih solusi yang tepat untuk Anda, dan kemudian kami akan melihat beberapa solusi terpopuler yang ada saat ini, dengan gambaran singkat dari fitur dan manfaat utama mereka. Pada akhirnya, Anda akan memiliki gagasan yang jelas tentang pilihan yang tersedia bagi Anda dan bagaimana memilih paket yang membantu Anda mengelola SDM lebih efisien.
Fitur Utama yang Harus Diperhatikan dalam Perangkat Lunak HR untuk Bisnis Kecil
Pada bagian ini, kita akan melihat beberapa pilihan yang tersedia bagi Anda saat mencari perangkat lunak HR untuk usaha kecil.
Jenis Perangkat Lunak HR Bisnis
Ada dua jenis paket perangkat lunak Business HR: Core HR dan Strategic HR.
- Core HR mengacu pada fungsi SDM tradisional, administratif seperti manfaat admin, pelacakan kehadiran, pemrosesan gaji, dll.
- Paket HR strategis, di sisi lain, membantu Anda dengan berbagai tugas strategis yang berpandangan ke depan seperti mempekerjakan dan mempertahankan staf terbaik dan melacak perkembangan jangka panjang mereka.
Diagram dari HRdirect ini mengilustrasikan perbedaannya:
Tidak semua suite perangkat lunak fokus pada satu area atau area lain-sering kali ada banyak crossover, dan beberapa paket mencakup semuanya, sementara yang lain lebih menarik. Tapi ini adalah perbedaan yang berguna untuk diingat saat Anda memutuskan apa yang Anda cari.
Fitur Utama
Berikut adalah beberapa fitur utama yang dapat ditawarkan oleh perangkat lunak bisnis HR:
- Employee Record-Keeping. Simpan salinan catatan penting untuk karyawan Anda, seperti yang dijelaskan dalam tutorial kami tentang persyaratan utama bisnis kecil HR.
- Self-Service Options. Biarkan karyawan log on dan melakukan hal-hal seperti memperbarui detail mereka, meminta waktu istirahat, dll.
- Benefits Administration. Bantu karyawan mendaftarkan diri untuk mendapatkan keuntungan dan kelola pilihan mereka dari dalam perangkat lunak.
- Recruitment. Gunakan perangkat lunak untuk melacak pelamar kerja dan mengatur proses rekrutmen.
- Onboarding. Bantu karyawan baru untuk cepat mempercepatnya dengan memberikan pelatihan dan sumber daya yang mereka butuhkan.
- Succession Planning. Rencanakan kebutuhan kepegawaian masa depan Anda dan kurangi ketergantungan Anda pada anggota staf kunci dengan memiliki rencana suksesi untuk peran penting.
- Training. Beberapa paket memungkinkan Anda merencanakan kebutuhan pelatihan dan pengembangan karyawan Anda, dan terkadang Anda bahkan dapat mengintegrasikan pelatihan ke dalam aplikasi itu sendiri.
- Performance Reviews. Melacak kinerja karyawan dari tahun ke tahun, menetapkan sasaran dan sasaran baru, dan memiliki akses ke keseluruhan riwayat perkembangan mereka dalam perangkat lunak.
- Reporting. Analisis data karyawan Anda dan buat laporan yang disesuaikan pada hal-hal seperti kehadiran, omset, kepuasan karyawan, dll.
- Time and Attendance. Mengelola permintaan liburan karyawan dengan jadwal untuk memastikan Anda memiliki cover yang memadai. Beberapa perangkat lunak juga menawarkan pelacakan waktu yang lebih terperinci untuk pekerja shift.
- Communication. Lulus berita perusahaan penting bagi karyawan Anda, dan biarkan mereka berkomunikasi satu sama lain melalui blog, forum, papan pesan, dll.
- Mobile Access. Biarkan karyawan mengakses sistem melalui aplikasi smartphone sehingga mereka dapat memeriksa dan mengunggah informasi saat dalam perjalanan.
Cara Memilih Perangkat Lunak Bisnis Kecil yang Tepat
Seperti yang telah Anda lihat, ada cukup banyak fitur yang tersedia untuk Anda. Tapi solusi yang lebih komprehensif, tentu saja, sering kali disertai label harga yang lebih tinggi, jadi Anda harus melalui daftar dan menentukan mana yang benar-benar Anda butuhkan.
Kunci pertanyaan yang harus ditanyakan kepada diri sendiri adalah: "Berapa lama saya menghabiskan tugas ini sekarang?"
Jika Anda menghabiskan berjam-jam setiap bulan untuk mencetak resume dari calon karyawan dan kemudian mencoba menemukannya dan mengingat orang mana yang telah Anda hubungi dan yang belum Anda miliki, maka modul perekrutan mungkin akan menghemat banyak waktu dan membantu perangkat lunak untuk membayar sendiri.
Fitur lain, seperti alat komunikasi, mungkin tidak memiliki hasil langsung seperti itu, namun tetap berharga. Lihat tutorial berikut untuk lebih lanjut tentang pentingnya komunikasi yang baik:
Juga pikirkan bagaimana Anda bekerja dan bagaimana karyawan Anda bekerja, dan putuskan fitur yang Anda butuhkan dan yang dapat Anda lakukan tanpa. Misalnya, beberapa paket menawarkan aplikasi seluler yang dapat digunakan karyawan di ponsel cerdas mereka. Jika Anda memiliki tenaga kerja yang sangat mobile, ini mungkin fitur yang berguna, namun jika tim Anda berbasis kantor, mungkin tidak diperlukan.
Pada akhirnya, cara terbaik untuk membuat keputusan akhir adalah mempersempit pilihan Anda menjadi dua atau tiga, dan membawa mereka untuk test-drive. Sebagian besar penyedia menawarkan masa percobaan gratis, dan bahkan bagi yang tidak, biaya satu bulan pun tidak mahal.
Jadi, perlu menyiapkan akun uji coba pada dua atau tiga sistem yang berbeda. Poke sekitar di dasbor dan pengaturan, menentukan fitur yang Anda sukai, antarmuka mana yang paling mudah digunakan, dan seterusnya. Anda biasanya akan merasakan yang Anda sukai daripada yang lain, dan Anda kemudian dapat membatalkan ransel juga dan fokus untuk sepenuhnya menyesuaikan diri dengan penyedia pilihan Anda.
Solusi Perangkat Lunak SDM untuk Bisnis Kecil Anda
Jadi sekarang Anda tahu apa yang harus dicari dan bagaimana memilihnya, inilah daftar solusi perangkat lunak bisnis kecil terbaik untuk dipertimbangkan.
1. BambooHR
BambooHR memiliki komponen pencatatan yang kuat, termasuk dukungan untuk tanda tangan elektronik sehingga Anda dapat menghindari tugas yang membosankan untuk mendapatkan dokumen yang ditandatangani dan menyimpan salinan kertas.
Ini juga memungkinkan Anda melacak pelamar pekerjaan, menyetujui permintaan waktu istirahat, melakukan review kinerja, dan menciptakan "alur kerja khusus" untuk mengelola proses persetujuan di dalam perusahaan Anda, antara lain.
Meskipun BambooHR ditujukan pada usaha kecil, ia menawarkan daftar klien yang menampilkan perusahaan yang mungkin pernah Anda dengar, seperti Disqus, Asana, Quora, Vimeo, SoundCloud, dll.
2. Zoho People
Jika Anda hanya memiliki beberapa karyawan, satu hal yang Anda sukai dari Zoho People adalah gratis untuk digunakan hingga lima orang karyawan. Setelah itu, kenaikan harga bulanan dengan jumlah karyawan seperti kebanyakan lainnya.
Seperti yang bisa Anda lihat dari gambar di atas, ada banyak fitur yang bisa dipilih. Fitur swalayan cukup mengesankan-ini memungkinkan karyawan Anda:
- memodifikasi informasi pribadi
- lihat laporan kehadiran
- menambahkan pekerjaan dan catatan waktu
- klaim ganti rugi medis
- lihat manfaatnya
- berkolaborasi melalui feed
- export personal data
- lihat laporan dan sisa cuti
- meningkatkan permintaan perjalanan
- lihat semua persetujuan dan izin
- pengumuman akses
3. Namely
Yaitu menargetkan perusahaan menengah, yang mendefinisikannya sebagai sesuatu dari 15 karyawan menjadi beberapa ribu. Jadi, ini mungkin tidak ideal untuk usaha mikro sejati, tapi ini adalah pilihan bagus jika Anda memiliki rencana pertumbuhan ambisius dan menginginkan solusi yang sangat terukur.
Menurut Yakub, 75% kliennya mengatakan perangkat lunak tersebut telah meningkatkan keterlibatan karyawan, dan 72% mengatakan bahwa hal itu membuat karyawan lebih produktif. Itu sebagian karena dirancang untuk terlihat dan terasa seperti jaringan sosial yang sudah digunakan orang, jadi mudah bagi karyawan untuk mulai menggunakan sistem dan berkolaborasi dengan rekan kerja.
Fitur lain yang kuat adalah kemampuan untuk mengintegrasikan perangkat lunak dengan sejumlah besar perusahaan dan solusi lain yang mungkin Anda gunakan untuk sesuatu dari timesheets hingga pengakuan karyawan.
4. Gusto
Dengan Gusto, Anda bisa mengubah keseluruhan proses rekrutmen Anda menjadi proses yang lebih efisien tanpa kertas. Anda dapat mengirimkan surat penawaran kepada karyawan baru, mintalah mereka bergabung, mintalah mereka mendaftar untuk mendapatkan tunjangan dan gaji, dan banyak lagi-semuanya online.
Maka Anda bisa melakukan hal-hal seperti mengatur permintaan waktu istirahat, melakukan survei karyawan, membuat grafik org dan sebagainya. Dan Gusto juga menawarkan modul penggajian dan tunjangan admin, serta mengintegrasikannya dengan perangkat lunak akuntansi populer, aplikasi pelacakan waktu, dan banyak lagi.
5. Zenefits
Modul HR dari platform Zenefits mencakup hal-hal seperti perekrutan dan pemasangan, pencatatan karyawan, pelaporan, dan sebagainya. Fitur-fitur itu cukup kuat, tapi hanya satu bagian dari penawaran yang lebih luas yang mencakup hal-hal seperti pelacakan waktu, kepatuhan terhadap peraturan, pemrosesan gaji , dan manfaat admin.
Perusahaan ini memproklamirkan "mobile-first mindset" dan menawarkan aplikasi iOS dan Android untuk segala hal mulai dari memeriksa rincian asuransi hingga pembuatan jam masuk dan keluar, jadi ini adalah pilihan yang baik jika Anda memiliki karyawan yang menghabiskan banyak waktu di jalan.
6. CakeHR
Kue dimulai sebagai startup Latvia kecil di tahun 2011 dan telah berkembang untuk melayani klien di lebih dari 1.000 kota, termasuk nama-nama terkenal seperti perusahaan dagang e-commerce Paperless Post.
Ini adalah solusi online sederhana yang menawarkan berbagai layanan seperti pelacakan liburan, kalender perusahaan bersama, pelaporan, aplikasi seluler, dan integrasi dengan aplikasi populer seperti Slack dan Google Apps. Modul tinjauan kinerja berdasarkan feedback 360-degree akan segera hadir.
7. Cezanne
Jika Anda menginginkan sesuatu yang lebih kompleks dan berfitur lengkap, cobalah Cezanne. Ini lebih ditujukan pada perusahaan berukuran menengah daripada usaha kecil, jadi mungkin terlalu rumit untuk bisnis yang sangat kecil. Tapi untuk perusahaan yang berkembang, ia memberi akses ke suite perangkat lunak yang hebat yang dapat menangani sebagian besar tugas HR yang dapat Anda pikirkan.
Dengan modul People, misalnya, Anda dapat melakukan segalanya mulai dari mengelola perubahan kerja hingga mencatat insiden kesehatan dan keselamatan, merekam dan melacak proses disipliner, dan banyak lagi. Sementara itu, modul Career & Succession memungkinkan Anda menyusun rencana strategis untuk kebutuhan kepegawaian masa depan Anda, memetakan peran kunci dan penerus potensial, dll.
Itu hanya beberapa contoh-ini benar-benar solusi komprehensif untuk bisnis apa pun dengan ukuran dan anggaran untuk membenarkannya.
8. WebHR
Seperti Zoho, WebHR menawarkan rencana gratis untuk maksimal lima karyawan, dengan tarif bulanan berdasarkan jumlah karyawan yang Anda miliki setelah itu.
Slogan "From Hire to Retire" cukup tepat-penawaran WebHR cukup komprehensif, mencakup setiap tahap kehidupan karyawan di perusahaan Anda, mulai dari mempekerjakan dan melanjutkan. Ada fitur media sosial yang bagus untuk meningkatkan komunikasi karyawan melalui pesan, forum, update status, dll. Dan karyawan dapat melakukan banyak hal melalui sistem, seperti mengajukan permohonan cuti atau otorisasi perjalanan, mengajukan permintaan penggantian, dan bahkan mengajukan penawaran pengunduran diri secara online.
9. BreatheHR
BreatheHR yang berbasis di Inggris memungkinkan Anda membawa banyak data yang berbeda bersama-sama ke dalam dasbor yang mudah digunakan baik untuk Anda maupun karyawan Anda.
Misalnya, seorang karyawan dapat melihat dasbor yang menunjukkan jumlah hari libur yang mereka pesan dan jumlah yang mereka tinggalkan, catatan penyakit mereka, pelatihan yang telah mereka selesaikan atau minta, tujuan utama dan kiriman mereka, dan pertemuan satu-lawan-satu yang mereka jadwalkan dengan manajer mereka. Dan di halaman yang sama, mereka bisa mengklik sebuah tombol untuk mengambil tindakan di masing-masing bidang ini: meminta pelatihan, meminta pertemuan satu lawan satu, dll.
Ini juga memiliki banyak fitur umum lainnya seperti pencatatan dan pelaporan, dan menawarkan uji coba gratis 14 hari.
10. JazzHR
Sebagian besar solusi yang kami lihat cukup luas. Tapi terkadang Anda tidak membutuhkan segalanya-Anda hanya memerlukan produk khusus untuk satu area tertentu.
JazzHR adalah contoh penawaran yang lebih khusus. Ini berfokus pada aspek rekrutmen SDM, memberikan kedalaman fitur yang nyata di area niche itu. Anda dapat membuat postingan kerja dan secara otomatis mengeposkannya ke beberapa papan pekerjaan, misalnya, lalu melacak aplikasi dan memilih mana yang akan dimajukan atau ditolak. Kemudian Anda dapat menggunakan perangkat lunak untuk mencatat wawancara dan membandingkan kandidat secara sistematis, sebelum meneliti kompensasi, membuat penawaran, dan banyak lagi, semuanya dari dalam perangkat lunak.
Jika Anda memerlukan berbagai solusi SDM maka salah satu solusi lainnya akan lebih baik untuk Anda, tapi jika Anda hanya perlu mendapatkan hak rekrutmen Anda, maka JazzHR sangat ideal.
Kesimpulan
Dalam tutorial ini, Anda mendapat gambaran umum tentang perangkat lunak HR terbaik untuk bisnis kecil, dan Anda telah melihat fitur apa yang harus dicari dan bagaimana memilih yang tepat untuk perusahaan Anda.
Luangkan waktu Anda dan jelajahi beberapa pilihan yang berbeda, dan sampaikan daftar pendek dua atau tiga pesaing. Kemudian ujilah mereka, lihat mana yang paling sesuai untuk Anda, dan bangun dan selesaikan dengan pilihan terakhir Anda. Anda akan mulai melihat manfaatnya dalam waktu singkat.
Jika Anda memutuskan membutuhkan lebih banyak bantuan langsung, Anda bisa menyelidiki HR outsourcing. Alih-alih mengandalkan perangkat lunak, Anda bisa mendapatkan akses ke staf HR yang sebenarnya di perusahaan eksternal yang akan mengelola semuanya untuk Anda. Ini biasanya lebih mahal daripada solusi perangkat lunak yang telah kami lihat, namun bisa memberi Anda akses ke beberapa keahlian SDM yang berharga. Untuk mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana outsourcing bekerja, lihat tutorial berikut ini:
Dan jika Anda menemukan artikel ini berguna, mengapa tidak melihat beberapa artikel lain dalam rangkaian kami tentang SDM untuk usaha kecil?
