Cara Menulis Email Penawaran Penjualan yang Efektif

Dalam ekonomi global, mengangkat telepon dan melakukan telepon panggilan tentang penjualan tidak selalu praktis. Perbedaan zona waktu sering kali mencegah profesional bisnis melakukan percakapan atau kontak langsung. Bila kasusnya seperti itu, anda tergerus untuk kemudian menggunakan email sebagai alat penjualan.

Saat melakukan penawaran penjualan menggunakan email, penting untuk menjaganya agar tetap singkat. Paling tidak, anda tidak terlalu banyak bicara. Sebagai gantinya, sapalah calon pelanggan anda dengan nama, buat hubungan, dan buat penawaran yang meyakinkan sebelum mereka memutuskan untuk menekan tombol "hapus".

Pada artikel ini, temukan strategi untuk menulis email penawaran penjualan yang efektif sehingga calon pelanggan anda membuka email anda dan bertindak (pada persentase yang lebih tinggi) untuk bekerja sama dengan anda, juga untuk menghindari kesalahan yang umum terjadi.

Pilihan Premium

Jika anda benar-benar ingin melakukan penjualan, mengapa tidak mempekerjakan salah satu copywriter berpengalaman di Envato Studio? Berikut adalah beberapa contohnya:

1. Copywriting Kreatif oleh Julia Ashleigh

Apakah anda memerlukan beberapa konten promosi kreatif yang ditulis untuk bahan pemasaran anda? Apakah anda mencari yang sesuai dengan merek anda sekaligus membantu anda menonjol diantara keramaian persaingan dan mencapai pasar target anda? Julia bisa membantu anda.

Dia memiliki memiliki gelar di bidang Komunikasi Publik (jurusan periklanan) dari University of Technology Sydney dan berpengalaman luas dalam copywriting di berbagai media. Temukan lebih banyak lagi.

2. Artikulasi Merek

Jika anda ingin menulis email penawaran penjualan yang persuasif, anda harus benar-benar paham merek anda secara jelas terlebih dahulu. Bahkan inovator yang paling berbakat dan penuh gairah, seringkali melihat pekerjaan mereka lebih dekat untuk mencari tantangan unik mereka secara detail, keuntungan yang berbeda, dan pasar target mereka yang selalu berubah.

Proses artikulasi merek TrueNorth melibatkan analisa kompetitif dan riset pasar yang ketat. Dari hasil tersebut, muncul posisi unik dan strategi produk dalam bentuk pesan merek yang khas, ringkas, mudah diingat, dan mengesankan. Mereka akan membantu anda berdiri mandiri, meluncurkan merek anda bila anda baru terjun di pasar anda, mengganti merek anda bila anda ingin menghidupkan kembali kehidupan organisasi anda, dan akhirnya anda menemukan keunggulan perusahaan di pasar atau industri yang anda pilih. Cari tahu lebih lanjut tentang layanan mereka.

Mengapa Email Penawaran Penjualan Seringkali Gagal

Penjualan email gagal karena beberapa alasan, seperti:

• Berfokus sepenuhnya pada penjual dan bukan pada klien.
• Terlalu pendek, terlalu panjang, atau terlalu kabur.
• Anda membuat penawaran yang salah ke orang yang salah.
• Bukan waktu yang tepat, atau cukup menarik untuk menutup kesepakatan.

Ada beberapa cara khusus untuk mengatasi masing-masing rintangan itu. Sebagian besar cara bergantung pada usaha yang anda hadapi dan produk atau layanan yang ingin anda jual.

Tujuan anda adalah untuk meningkatkan jumlah keberhasilan yang anda miliki dengan email penawaran penjualan anda. Mulailah dengan langkah penting dalam riset.

Lakukan Riset Tentang Calon Pelanggan Anda Secara Seksama

Lakukan riset yang tepat mengenai calon pelanggan dan perusahaan yang sedang anda hadapi. Lihatlah angka penjualan terbaru mereka, struktur perusahaan mereka, dan berita terbaru tentang mereka. Ketahui inisiatif yang baru saja mereka luncurkan dan tren yang mempengaruhi bisnis mereka.

Seperti yang dijelaskan oleh CEO Paul DeJoe Ecquire: "Riset anda harus dapat dipercaya dan mengesankan untuk menunjukkan bahwa anda menghargai penerimanya. Beri mereka kesan bahwa anda meluangkan waktu untuk memahami bisnis mereka dan selalu mempresentasikannya dalam bentuk data empiris berdasarkan fakta." Anda tahu siapa yang anda tangani, apa yang penting bagi mereka, dan gunakan kebutuhan mereka sebagai titik koneksi saat menulis email penawaran penjualan anda.

Gunakan Baris Subyek Anda untuk Menarik Emosi

Setelah meneliti calon pelanggan anda, mulailah menyusun email anda. Langkah pertama adalah menulis baris subyek yang menarik. Baris subyek yang umum akan membunuh peluang anda untuk closing penjualan sebelum calon pelanggan membuka kotak masuk mereka.

Lagi pula, jika calon pelanggan anda tidak membaca emailnya, maka anda tidak bisa membuat penawaran. Itulah mengapa baris subyek yang menarik adalah bagian terpenting dari email penawaran penjualan anda. Ada tiga komponen untuk menyusun baris subyek yang kuat.

1. Jangan Membuat Baris Subyek Berisi Tentang Anda atau Perusahaan Anda

Buatlah email yang membahas tentang calon pelanggan anda dan kebutuhan mereka. Hambatan pertama yang harus anda atasi adalah menjawab pertanyaan mereka, "Mengapa saya harus membaca e-mail ini?"

Anda dapat mengatasi keberatan tersebut dengan menjanjikan pembaca anda sebuah keuntungan. Berikut adalah tiga contohnya:

1. Bagaimana Jika Anda Bisa Menghemat Koin Setiap Saat Anda Mengangkat Telepon?
2. Bagaimana Konferensi Video Bisa Menyelamatkan Sebuah Kehidupan?
3. Mengapa Anda Kalah dalam Perlombaan Menuju Puncak Karir?

Pada contoh pertama, keberatan diatasi dengan mengajukan pertanyaan. Hal ini efektif karena menyentuh isu inti yang dihadapi banyak orang di semua lapisan masyarakat. Semua orang ingin menghemat uang.

Contoh kedua menjanjikan profesional medis yang memiliki kemampuan menyelamatkan nyawa jika mereka menggunakan teknologi tak terduga. Siapa yang mengira bahwa konferensi video bisa menyelamatkan nyawa? Jika anda seorang dokter, anda pasti ingin tahu lebih banyak tentang hal itu?

Pada contoh terakhir, baris subyek menggunakan rasa takut sebagai motivator. Jika orang berpikir mereka akan kehilangan sesuatu yang penting bagi mereka, maka mereka akan menginvestasikan waktu untuk membaca lebih jauh.

2. Menarik Emosi Pembaca dan Menjanjikan Sebuah Manfaat

Ada banyak copywriter profesional yang telah belajar menarik calon pelanggan dan memaksa mereka bertindak. Hal ini dapat anda tiru untuk email penawaran penjualan anda.

Contoh pertama di atas menarik rasa harap pembaca (saya bisa menghemat banyak uang), contoh kedua menarik rasa sombong (saya bisa menyelamatkan nyawa seseorang dan menjadi pahlawan), dan contoh ketiga menarik rasa takut (jika saya tidak membaca e-mail ini, saya tidak akan pernah menjadi CEO). Lihatlah seberapa halus mereka menarik emosi pembaca?

Sebagai seorang profesional komunikasi pemasaran, Susan Gunelius mencatat, "Orang banyak melihat pesan pemasaran setiap hari, jadi anda harus memberi mereka alasan untuk memahami anda dengan membuat mereka merasakan sesuatu saat mereka melihat atau mendengarnya." Penawaran penjualan anda harus menciptakan emosi, terhubung dengan calon pelanggan anda, buat mereka merasakan sesuatu, lalu paksakan mereka untuk bertindak.

Tujuh pemicu emosional dasar manusia yang dapat anda manfaatkan adalah: keserakahan, nafsu, ketakutan, kesia-siaan, rasa bersalah, harapan, dan rasa memiliki. Pemicu ini dapat melayani penawaran penjualan anda dengan baik.

3. Usahakan Subyek Anda Kuat dan Ringkas

Baris subyek yang efektif membungkus sebuah inti pesan. Pastikan bahwa baris itu tetap agak pendek sehingga semua emosi yang anda gunakan itu bisa menarik perhatian pembaca secara cepat.

Retention Science baru-baru ini mengumpulkan sebuah studi tentang tingkat email yang terbuka. Mereka menemukan sesuatu yang penting tentang baris subyek:

"Setelah menganalisa lebih dari 260 juta email dalam 540 kampanye pemasaran email retail, perusahaan analisa pemasaran Retention Science menemukan bahwa baris subyek email yang terdiri atas 6 sampai 10 kata menghasilkan tingkat email terbuka sebesar 21%."

Meskipun riset ini ditujukan untuk audiens yang besar dan ditargetkan untuk industri retail, hasil statistik ini menarik untuk dipertimbangkan. Orang-orang itu sibuk, maka headline yang padat dan emosional memiliki kesempatan lebih baik untuk menarik perhatian mereka dan mendorong mereka agar membaca penawaran penjualan anda.

Di Luar Baris Subyek: Berisi Pokok Pesan Anda

Sekarang setelah anda menarik perhatian pembaca anda, email penawaran penjualan anda harus segera mengarah ke poin utama secara cepat dan diakhiri dengan ajakan bertindak yang kuat. Melakukannya memang lebih sulit daripada kedengarannya. Anda memiliki banyak kompetisi. Calon pelanggan anda memiliki banyak kesibukan lain yang menarik perhatian mereka:

• Sebuah janji
• Sebuah surat untuk ditulis
• Sebuah proyek untuk dimulai atau diselesaikan
• Teko kopi

Tugas anda adalah membuat penerima email anda melupakan prioritas ini beberapa saat untuk membaca email anda dan mengambil tindakan. Anda bisa melakukannya dengan:

1. Mengidentifikasi suatu masalah.
2. Menyatakan solusinya.
3. Meminta pembaca anda untuk melakukan sesuatu yang spesifik.

Jika anda bisa membuat email anda melewati filter spam, baik itu secara otomatis maupun non-otomatis dengan manusia, dan mencegah penerima anda menghapus email anda, berarti anda berada di tengah perjalanan yang aman. Setengah perjalanan selanjutnya adalah mengetahui jenis email penawaran penjualan yang dibuat untuk situasi ini dan kemudian membuat penawaran yang efektif sesuai konteksnya.

6 Jenis Email Penawaran Penjualan untuk Dikuasai

Tidak semua penawaran penjualan diciptakan sama. Terdapat berbagai pendekatan yang dapat anda lakukan berdasarkan sejumlah faktor, seperti hubungan anda dengan penerima dan apa yang anda inginkan agar pembaca lakukan saat mereka sampai pada akhir penawaran penjualan anda.

Umumnya, semua penawaran bisa dibagi menjadi penawaran secara hangat dan penawaran secara dingin. Penawaran secara hangat adalah ketika anda memiliki hubungan yang mapan dengan orang yang anda hubungi. Sebaliknya, penawaran secara dingin adalah saat anda tidak memiliki hubungan yang mapan.

Tidak peduli berapa banyak kontak dingin atau hangat yang anda miliki, jangan pernah mengirimkan sebuah penawaran secara massal kepada semua orang yang sesuai dengan salah satu dari dua kategori ini. Jenis kontak seperti itu hanya disediakan untuk orang-orang yang telah mendaftar ke daftar newsletter pemasaran email anda.

Anda ingin email penawaran penjualan anda langsung menjadi pribadi. Jika tidak, anda mungkin menggantungkan topi anda sekarang juga.

Berikut ini adalah cara mendekati calon pelanggan anda dengan penawaran secara hangat dan dingin melalui email anda:

1. Penawaran Secara Hangat

Mulailah email anda dengan sapaan pribadi dan tambahkan sebuah pernyataan singkat untuk mengingatkan mereka tentang hubungan anda atau untuk mencatat apa yang anda miliki bersama. Sebagai contoh:

Dear Mr Carlson,

Saya bertemu anda di Hotel Radisson di Denver Jumat lalu dan kita berbincang tentang bagaimana industri penerbangan global berubah lebih cepat daripada yang kita sadari. Saya harap saya tidak mengganggu, tapi komentar yang anda buat mengingatkan saya mengapa saya menghadiri konferensi itu di tempat pertama.

Sangat penting bahwa calon pelanggan anda tahu siapa anda sebelum anda melanjutkan. Ini adalah faktor untuk membangun kepercayaan yang perlu anda tetapkan jika anda ingin calon pelanggan anda mendengarkan penawaran anda.

2. Penawaran Secara Dingin

Untuk penawaran secara dingin, anda mungkin harus melakukan pekerjaan lebih dan mencari tahu nama orang itu. Email impersonal jarang dibaca.  Anda harus membangun kepercayaan dan anda memiliki rintangan besar dengan penawaran anda yang dingin. Wujudkan e-mail anda itu dan anda akan melangkah jauh. Kemudian, anda harus segera menjelaskan inti pesan anda secara cepat:

Dear Mr Carlson,

Saya merindukan anda di Hotel Radisson di Denver Jumat lalu saat Konferensi Manajemen Penerbangan, tapi saya punya beberapa informasi bagus yang bisa membantu anda meskipun melewati jalur persimpangan kami.

Pernahkah anda bertanya-tanya mengapa orang lain berhasil mencapai puncak dan anda masih terjebak dalam manajemen menengah? Jika anda seperti banyak calon eksekutif yang bekerja keras, anda tentu ingin mengetahui rahasia mereka.

Serukan pemicu emosional itu kembali. Anda mendapatkan perhatian mereka dengan baris subyek anda. Sisipkan itu kembali di paragraf pertama anda.

Selain model hangat dan dingin, penawaran penjualan melalui email juga dapat dilakukan dengan beberapa jenis tambahan. Berikut ini cara mendekati calon pelanggan anda untuk tujuannya masing-masing.

3. Generasi Pemimpin

Tujuan dari e-mail ini adalah untuk memperkenalkan diri dan perusahaan anda kepada calon pelanggan. Anda tidak menjual apapun, tapi anda ingin membuka pintu untuk diskusi mengenai kebutuhan klien. Jadi, anda perlu menurunkan pesan inti yang akan disampaikan tapi tetap buatlah alasan anda menulis secara jelas. Anda tidak ingin tampil terlalu kuat, tapi anda ingin terlihat jelas bahwa anda ingin mendiskusikan hubungan yang potensial. Sebagai contoh:

Dear Mr Carlson,

Ketika kita berbicara beberapa hari yang lalu, anda menunjukkan ketertarikan pada peralatan konferensi video digital dan saya dengar bahwa perusahaan anda sedang mempertimbangkan untuk mendirikan ruang telepresence di lokasi anda di Hoboken. Hari ini saya menulis untuk melihat seberapa jauh rencana anda untuk tujuan itu. Sudahkah anda menetapkan kerangka waktu untuk menyelesaikan proyeknya? Bila anda siap, saya ingin memulai diskusi dengan anda mengenai bagaimana saya dapat membantu anda mencapai tujuan itu.

Perhatikan bahwa anda hanya menawarkan untuk "memulai diskusi," kata-kata ini terdengar tidak begitu mengancam daripada mencoba menjual sesuatu. Mungkin itu akan menghasilkan penjualan dan mungkin juga tidak. Tapi anda tahu calon pelanggan anda memiliki kebutuhan. Penawaran email anda adalah tempat yang tepat untuk mengidentifikasi kebutuhan itu dan mengatasinya dengan cara yang tidak mengancam.

4. Pengaturan Janji

Jika anda ingin berbicara dengan calon pelanggan anda di telepon, melalui Skype, melalui Google+, Hangouts, atau bertemu secara langsung, maka anda akan menetapkan janji pertemuan. Hal tersebut akan tetap terjadi, baik itu untuk yang model hangat atau dingin. Namun anda harus mengikuti model yang sesuai untuk paragraf pembuka anda seperti yang disebutkan di atas.

Jika anda memiliki hubungan yang mapan, mulailah dengan cara yang anda inginkan dengan penawaran secara hangat dan langsung ke pokok permasalahan secara cepat. "Kita perlu membicarakan ...", lalu anda menawarkan dua atau tiga pilihan terkait waktu pertemuan. Pastikan untuk menyatakan media yang ingin anda gunakan untuk berkomunikasi (telepon, Skype, webinar, Google Hangout, dll.).

Di akhir email, anda memerlukan ajakan bertindak yang kuat. Pengaturan janji pertemuan yang efektif akan mengarahkan calon pelanggan anda untuk merespons waktu dan media pertemuan terbaik yang sesuai dengan kebutuhan mereka.

5. Surat Closing Penjualan

Dengan email ini, anda siap untuk closing penjualan. Anda mungkin telah menjawab sebagian besar pertanyaan klien dan siap untuk menyegel kesepakatan tersebut. Jika klien telah menyatakan ketertarikannya untuk melalngkah maju, ceritakan kembali manfaat yang akan mereka terima dan akhiri dengan ajakan bertindak yang kuat. Berikut ini contoh ajakan untuk bertindak:

Manfaat ini terus berlanjut untuk kehidupan layanan anda. Saya dengan senang hati menjawab pertanyaan anda atau anda bisa memulai hari ini dengan mengklik di sini. Atau, hubungi saya di xxx-xxx-xxxx dan saya bisa segera memulai layanan anda.

Jika dalam komunikasi terakhir anda ada beberapa keraguan, anda masih ingin memberi tahu kembali manfaatnya dan menyertakan ajakan bertindak yang kuat, tetaplah tegaskan kembali bahwa anda bersedia menjawab pertanyaan klien jika mereka memilikinya.

Proposal Skala Penuh

Proposal skala penuh memerlukan lebih banyak  keterlibatan orang dan mungkin memerlukan beberapa masukan dari anggota tim lain atau bisa memakan waktu beberapa hari dalam riset dan penulisannya. Selain itu, memungkinkan juga untuk mencakupkan beberapa lampiran atau anda dapat mengirim dokumen PDF multi-halaman dengan banyak informasi.

Tujuan anda adalah untuk menjelaskan secara rinci ruang lingkup sebuah proyek yang besar, biasanya fase demi fase, dengan biaya yang terkait untuk setiap fase. Pada akhir proposal anda, calon pelanggan anda harus mengetahui hampir semua hal yang dibutuhkan untuk menyetujui rencana anda. Anda mungkin perlu menindaklanjuti dengan panggilan telepon, sesi Skype, atau email lainnya, namun calon pelanggan anda akan tahu apa yang ingin anda lakukan untuk membantu mereka mengatasi masalah mereka.

Ajakan bertindak anda mungkin merupakan kontrak, undangan yang menghubungi anda, atau pertemuan lain, namun anda harus jelas tentang tindakan yang anda inginkan dan buatlah secara kuat.

Cara Mengakhiri Email Penawaran Penjualan Anda

Saat anda menulis email penawaran penjualan anda, buatlah sesingkat mungkin namun tetap memberikan informasi sedetail mungkin untuk membantu klien membuat keputusan. Jangan sertakan fakta acak, ringan, atau informasi yang tidak berguna.

Semakin lama email anda, semakin besar kemungkinannya tidak terbaca. Namun jika anda tidak menyertakan semua fakta yang diperlukan, anda tidak akan closing penjualan. Penting untuk menyeimbangkan keringkasan email dengan kedetailannya untuk memenuhi kebutuhan calon pelanggan.

Hal terakhir yang seharusnya dilihat calon pelanggan anda adalah tanda tangan anda, kecuali jika anda menggunakan teknik penulisan pos untuk memberikan penawaran akhir. Tanda tangan anda harus mencantumkan nama, judul, perusahaan, nomor telepon, email, link ke situs perusahaan anda, dan informasi kontak lainnya yang sesuai dengan bisnis anda.

Gunakan strategi yang anda pelajari di artikel ini untuk digunakan di email penjualan berikutnya dan mulailah melacak hasilnya.

Sumber daya

Kredit Grafis: Tulisan yang didesain oleh Ziyad Basheer dari Proyek Noun.