Unlimited PowerPoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Management

Memulai Dengan Pengambilan Keputusan Lanjut/Tidak

by
Read Time:10 minsLanguages:
This post is part of a series called Fundamentals of Go/No-Go Project Decisions.
What If? Tools for Analyzing Possible Management Outcomes

Indonesian (Bahasa Indonesia) translation by Yosef Andreas (you can also view the original English article)

Tim R&D-mu telah menemukan sebuah purwarupa menakjubkan untuk sebuah widget yang memiliki lebih banyak fitur khusus daripada iPhone—dan juga dapat melakukan pembelanjaan bahan makanan harian dan menjemput anak-anak di sekolah. Bukankah setiap orang akan menginginkannya? Tentu saja! Namun mengembangkan widget akan memakan biaya yang besar, pemasaran dan distribusinya akan menantang, dan tentu saja kamu memiliki kompetisi yang cukup ketat. Itu merupakan widget yang bagus, namun apakah kamu perlu melanjutkan dengan pengembangan dan produksi skala penuh?

Kamu baru saja mendengar dari salah satu perwakilan akunmu bahwa ada peluang menakjubkan bagi perusahaanmu untuk merespon Proposal Permintaan dari klien besar. Projectnya besar, anggarannya mengesankan—dan pekerjaannya sesuai denganmu. Tentu saja, kamu perlu melakukan beberapa riset signifikan untuk menyajikan proposal yang layak, dan jika kamu memenangkannya kamu perlu membentuk staff dan sumber daya. Secara alamiah, kamu ingin merespon proposal tersebut, dan kamu ingin mengusahakan yang terbaik untuk maju! Atau benarkah demikian?

Situasi seperti inilah yang membuat manajemen itu menarik—dan mereka juga adalah alasan mengapa kamu bisa menghasilkan pendapatan yang besar. Sementara staff kreatif, tenaga penjualan, dan perwakilan akun memiliki tujuan yang terfokus, kamu harus melihat gambaran besarnya. Tentu saja R&D ingin melangkah maju dengan project peliharaan mereka, dan secara alami bagian pemasaran dan tenaga penjualan ingin menghasilkan pendapatan yang besar. Namun kamu perlu menentukan, dengan keterlibatan mereka, apakah project khusus ini benar-benar saham bisnis terbaik dalam jangka pendek dan panjang.

Dengan kata lain, sementara akan menakjubkan untuk bertindak dengan nyalimu (dan banyak manager melakukannya!), kamu akan perlu mengulas sumber dayamu, mematok beberapa angka, memikirkan melalui proses, dan mengambil keputusan ya/tidak.

Mengatakan "ya" hanya karena projectnya terdengar menarik, karena itu akan menyenangkan kolega, atau karena peluangnya tampak terlalu bagus untuk dilewatkan dapat membawa pada bencana—alih-alih mengikuti proses yang dipertimbangkan.

Kapan Kamu Memerlukan Analisis Lanjut/Tidak?

Tidak setiap pertanyaan memerlukan analisis lanjut/tidak. Apakah kamu seharusnya memperkerjakan seseorang untuk menggantikan manager kantor yang sangat penting yang pindah melintasi negara untuk lebih dekat dengan keluarganya? Tentu saja, jawabannya adalah ya; kamu memerlukan seseorang di dalam posisi tersebut sesegera mungkin. Bukankah ide yang bagus untuk melanjutkan dengan project yang didanai dan di luar keahlian bisnismu? Tentu saja tidak! Kamu tidak memerlukan sebuah analisis lengkap untuk mengetahui kapan sesuatu itu merupakan lanjut atau tidak.

Jadi kapankah kamu memerlukan sebuah analisis lanjut/tidak? Berikut beberapa kriteria yang membuat analisis ini berharga:

  • Kamu tidak memiliki semua informasi yang kamu perlukan untuk membuat keputusan pintar, dan sebuah analisis akan membantu sebagai proses riset dan mengumpulkan informasi tersebut.
  • Project melibatkan berbagai departemen dan/atau kolaborasi dengan organisasi luar, dan kamu perlu berpikir melalui dampak yang mungkin terjadi dari project ini terhadap hubungan, sumber daya, dan faktor lainnya.
  • Ada banyak cara berbeda untuk melakukan pendekatan project ini, dan sulit untuk menentukan apakah untuk melanjutkan hingga kamu memikirkan beberapa pilihan.
  • Ada beberapa perasaan kuat tentang project ini (pro, kontra, atau keduanya), dan kamu ingin memastikan bahwa kamu telah hati-hati (dan transparan) menganalisa peluang sebelum mengambil keputusan.
  • Ada risiko dan peluang yang signifikan yang terkait dengan project ini (misalnya, kamu mungkin menghasilkan atau kehilangan sejumlah uang atau hubungan yang penting), dan kamu ingin memastikan kamu telah melalui proses analisis yang menyeluruh sebelum melanjutkan atau tetap tinggal.

Dengan kata lain, seperti yang mungkin telah kamu sadari sekarang, analisis lanjut/tidak dapat membantumu mengambil keputusan yang cerdas—namun ada lebih banyak daripada itu. Sebuah analisis lanjut/tidak yang resmi dan inklusif dapat membuat ketertarikan dari anggota lainnya dalam tim dan bisnismu, dan dapat memastikan bahwa kamu mengambil keputusan berdasarkan input dari semua pemegang saham.

Dalam jangka panjang, tujuanmu sebagai manager tidak hanya mengambil keputusan yang cerdas, namun juga mempertahankan sebuah tim yang kuat dan kohesif. Jika kamu mengevaluasi sebuah project dimana seseorang (atau beberapa group) di dalam organisasimu telah memenangkannya, kamu akan membutuhkan dukungan group tersebut untuk menjaga moral jika evaluasinya menunjukkan permasalahan yang serius.

Seperti yang disampaikan seorang penulis Bernie Siben dalam sebuah artikel tentang evaluasi lanjut/tidak di dalam jurnal Teknik Sipil dan Instruksional, “Sebuah evaluasi Lanjut/Tidak yang sesuai, khususnya jika diperlukan dan didorong oleh kebanyakan staff senior perusahaan, dapat membantu pengambil keputusan mengatakan "tidak" ketika "tidak" adalah jawaban yang benar. Prosesnya juga dapat membantu memastikan bahwa tidak ada peluang yang mungkin layak dapat dilewatkan dikarenakan asumsi yang salah atau kurangnya pertimbangan."

Dasar-Dasar Pengambilan Keputusan Lanjut/Tidak

Proses dasar dalam melakukan evaluasi lanjut/tidak mencakup langkah-langkah dasar berikut:

Langkah 1: Mengumpulkan Informasi

Parameter apa dalam project atau proposal yang sedang kamu pertimbangkan? Semakin banyak informasi yang kamu miliki, semakin baik keputusanmu. Paling tidak, kamu perlu mengerti harga yang dilibatkan, rangka waktu project, sumber daya yang diperlukan, dan hasil yang diharapkan.

Langkah 2: Mengumpulkan Pemilik Saham

Di dalam situasi lanjut/tidak, penting untuk tidak hanya mengumpulkan orang-orang dengan pengetahuan yang diperlukan untuk berpikir melalui risiko dan manfaat potensial, namun juga orang-orang yang berdiri untuk mendapatkan atau kalah berdasarkan keputusanmu. Dengan kata lain, ya, kamu hendaklah melibatkan seseorang dengan kemahiran finansial untuk memikirkan risiko dan peluang finansial—namun kamu juga hendaklah melibatkan orang yang mengucapkan ide, bahkan jika bukan merupakan akuntan.

Langkah 3: Tentukan Faktor Untuk Dipertimbangkan

Setiap project unik, dan faktor-faktor yang kamu pertimbangkan harus cocok dengan project di bawah pertimbangan. Mendahulukan risiko dan manfaat finansial selalu penting, namun penting juga untuk mempertimbangkan hasil yang tidak dapat dihitung seperti hubungan yang menguat atau melemah dengan orang lain dalam bidangmu, peluang baru yang dapat muncul melalui proses penyelesaian project, dan sebagainya.

Langkah 4: Brainstorming

Dengan menggunakan tool seperti matriks pengambilan keputusan atau pohon keputusan, kelompokmu dapat memikirkan melalui risiko dan peluang terkait project.

Langkah 5: Analisis

Setelah brainstorming selesai, kemungkinan kamu akan mendapatkan sedikit masalah dalam menganalisis hasil. Seringkali, jelas bahwa sebuah project merupakan atau bukan merupakan pilihan terbaik di waktu itu.

Langkah 6: Pengambilan Keputusan

Sementara uang yang paling cenderung menghentikanmu, sang manager, masuk akal untuk berkerja mengembangkan konsensus pada sebuah keputusan lanjut/tidak. Seringkali, sebuah keputusan tidak lanjut dapat dituliskan dalam istilah "belum", "tidak saat ini", atau "tidak dalam keadaan ini" yang memungkinkan pemegang saham meninggalkan meja dan merasa bahwa ide-ide mereka telah didengar dan dihargai.

Brainstorming Dengan Matriks Pengambilan Keputusan

Ada banyak tool yang tersedia untuk brainstorming dan memikirkan melalui sebuah permasalahan, namun untuk sebuah keputusan lanjut/tidak maka matrik pengambilan keputusan adalah pilihan ideal. Matriks adalah tool luar biasa dalam mencari aspek positif, netral, dan negatif dari faktor-faktor yang telah kamu pilih untuk dipertimbangkan; pohon keputusan dapat membantumu memikirkan melalui hasil keputusan ya atau tidak.

Matriks adalah sebuah tabel yang berisi daftar kriteria dari atas ke bawah, dan menyediakan ruang untuk analisis positif, negatif, dan netral sepanjang bagian atasnya. Sebagai sebuah kelompok, kamu mengisi bagian kosong dengan kemampuan terbaik. Jika perlu, kamu mungkin perlu melakukan riset tambahan sebelum menyelesaikan matriks.

Sebagai contoh, bayangkan timmu telah disajikan dengan peluang untuk merespon sebuah proposal permintaan untuk sebuah project konsultasi skala besar. Ada banyak gairah tentang proposal tersebut, namun itu adalah sebuah usaha besar dan kamu ingin memastikan usaha yang dilakukan sesuai dengan peluang. Kamu telah mengumpulkan tim pemegang saham, dan memutuskan untuk mempertimbangkan faktor-faktor berikut:

  • Apakah kita mempunyai sumber daya dan waktu untuk mengerjakan proposal?
  • Apakah projectnya berada di dalam area keahlian kita?
  • Apakah project ini cukup menguntungkan kita, berdasarkan anggaran dan biayanya?
  • Apakah project menunjukkan kemungkinan untuk memperluas keahlian atau pasar kita?
  • Apakah biaya untuk mengembangkan proposal kita masuk akal, relatif terhadap peluang memenangkan project ini?
  • Seberapa baik kita mengetahui kebutuhan dan preferensi klien?
  • Apakah kompetisi kita disiapkan dengan lebih baik atau dihubungkan dengan lebih baik dapat diri kita, relatif terhadap project dan/atau klien ini?
  • Apakah kita memiliki sumber daya internal atau outsource untuk mengerjakan project ini secara efektif?
  • Apakah project ini benar-benar cocok dengan strategi dan tujuan perusahaan kita?
  • Bagaimana klien kita sekarang akan bereaksi jika kita mengambil project ini?
  • Bagaimana peluang kita dalam memenangkan project?
  • Apakah dana project ini pasti?

Untuk membuat matriks, kamu mulai dengan membuat daftar pertanyaan-pertanyaan tersebut dari atas ke bawah sepanjang sisi kiri tabel. Berikutnya, kamu membuat heading kolom—Go (Lanjut), No-Go (Tidak), Options (Pilihan), Score. Bicarakan semua pertanyaan ini dengan kelompok, isi tabel selama proses membuat kesimpulan dan brainstorming.

Contoh Matriks Keputusan yang baru setengah selesai.

Sebagai contoh, ketika menjawab pertanyaan "Apakah kita memiliki sumber daya internal atau outsource untuk mengerjakan project ini secara efektif? Kelompokmu mungkin menentukan bahwa, pada sisi positif, kamu memiliki banyak skill yang diperlukan, namun pada sisi negatif kamu melewatkan area keahlian kunci. Pilihanmu, oleh karena itu, melibatkan mencari sumber dan harga personil tambahan untuk mengisi tim project. Skormu (seringkali disajikan sebagai 1-5) mungkin adalah 3: kamu memiliki sekitar separuh keahlian yang kamu perlukan untuk menyelesaikan project ini dengan baik.

Setelah kamu dan kelompokmu melalui proses mengisi matriks, tambahkan skor untuk melihat apakah kamu berada dalam rentang Lanjut atau Tidak. Itu mungkin tampak jelas, setelah kamu mengulas skor, apakah untuk melanjutkan atau tetap bertahan. Itu juga mungkin menjadi kasus dimana kamu akan menemukan sebuah angka pilihan yang akan memungkinkanmu untuk mempersiapkan lebih baik untuk ini atau sebuah peluang serupa di masa mendatang.

Pengambilan Keputusan Lanjut/Tidak di Dunia Nyata

Hasil apa yang mungkin dengan melanjutkan berdasarkan nyali pada sebuah keputusan lanjut/tidak yang penting? Tentu saja mungkin bahwa, jika kamu memiliki cukup pengalaman dan pengetahuan (dan keberuntungan!) kamu akan membuat keputusan bernyali yang hebat dengan hasil yang menakjubkan. Namun kekurangan pandangan yang menakjubkan (atau keberuntungan), kelemahannya cukup menakutkan. Kelemahan itu mencakup:

  • Membuang-buang waktu, uang, dan sumber daya yang berharga pada sebuah proposal atau project yang tidak memiliki kesempatan sukses yang realistis.
  • Dengan mengatakan "tidak" pada sebuah peluang yang benar-benar menarik, sehingga kehilangan pendapatan dan gengsi sembari juga kehilangan dukungan dan rasa hormat dari rekan kerja.
  • Merongrong kemampuan perusahaan untuk mengimbangi kebutuhan klien yang ada, sehingga berisiko pada hubungan yang sedang berjalan dan bernilai.
  • Mempersiapkan perusahaanmu pada sebuah kegagalan publik, sehingga merongrong kredibilitas perusahaanmu (belum menyebutkan terhadap dirimu juga).

Tergantung pada bisnismu, kamu bahkan memiliki potensi untuk menempatkan orang-orang pada risiko dengan sebuah keputusan "lanjut" atau "tidak" yang buruk. Sebagai contoh, mengerjakan sebuah project transportasi, keamanan, atau kesehatan dimana kamu tidak sepenuhnya siap dapat memiliki konsekuensi yang mengerikan.

Karena pentingnya pengambilan keputusan lanjut/tidak, banyak perusahaan (khususnya dalam bidang teknik dan kesehatan) membangun pengambilan keputusan lanjut/tidak ke dalam berbagai aspek dalam keseharian bisnis mereka. Tidak mengherankan, industri lainnya yang menggunakan analisis lanjut/tidak secara ekstensif adalah pertambangan. Di dalam bidang pertambangan, kesepakatan uang yang besar harus dihabiskan pada penentuan lokasi dan menilai tambang yang potensial, dan, tentu saja, ada pengeluaran modal yang besar dan permasalahan keamanan/kesehatan yang terhubung dengan proses pertambangan yang sebenarnya. Haruskah perusahaan melanjutkan dengan project pertambangan, dengan begitu banyaknya risiko potensial?

Di tahun 2011, perusahaan pertambangan Rio Tinto di Australia menggunakan sebuah matrik yang kompleks dan detail untuk menganalisa kelayakan membuka sebuah tambang besi yang baru. Dalam kasus mereka, faktor-faktor mencantumkan permasalahan seperti jenis dan jumlah bijih yang tersedia, kedekatan tubuh air ke tambang, bahaya yang terlibat dengan prosedur pertambangan yang sebenarnya, dan banyak lagi. Paper yang mereka hasilkan berjudul "Risiko sebuah Konsekuensi Bencana". Seperti yang dapat kamu bayangkan, perusahaan pertambangan cenderung konservatif ketika menentukan skor risiko, dan sehingga tingkat bahaya dan risiko terkait dengan pelaksanaan sebuah project pertambangan yang baru seringkali mendapatkan skor yang sangat tinggi.

Apa Makna Ya/Tidak Bagimu

Sementara kamu mungkin tidak berada dalam situasi pengambilan keputusan hidup dan mati, keputusan lanjut/tidak yang kamu ambil mungkin akan memiliki dampak yang besar pada kesejahteraan perusahaanmu. Jika itu kasusnya, layak untuk menggunakan waktumu untuk menganalisis pro dan kontra dalam melanjutkan dengan sebuah program yang kompleks atau menuntut.

Benar bahwa kamu mungkin mendengar gerutuan tentang ketidakinginanmu untuk "lakukan saja", dan kamu mungkin perlu meladeni kritik. Namun dalam jangka panjang, kamu tahu kamu telah membuat keputusan terbaik dengan informasi yang tersedia. Jika terjadi suatu kesalahan, kamu memiliki pengetahuan yang sangat penting bahwa kamu telah melindungi basismu—keputusannya tidak plin-plan, juga tidak dibuat dalam kesendirian dan terpisah dari timmu.

Sumber

Kredit Grafis: Papan Penanda didesain oleh Simple Icons dari Noun Project.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.