Bagaimana Menuliskan Email Yang Jelas Dan Profesional

Email adalah alat komunikasi yang paling banyak kita pilih. Email itu bagus karena kamu tidak harus ada pada saat yang sama dengan teman bicaramu untuk berkomunikasi. Itu memungkinkan kita untuk tetap menjalankan project ketika rekan kerja kita tidak ada atau berada di belahan bumi yang lain.

Ada satu masalah: kebanyakan dari kita tenggelam di dalam email. Rata-rata orang menggunakan email untuk bisnis menerima dan mengirimkan lebih dari 100 email per hari, berdasarkan laporan yang dikeluarkan oleh Radicati Group.

Di atas semua itu, email terlalu mudah disalahpahami. Sebuah studi terbaru oleh Sendmail menemukan bahwa 64% orang telah mengirimkan atau menerima sebuah email yang menyebabkan kemarahan atau kebingungan yang tidak diharapkan.

Karena volume email yang kita kirimkan dan terima, dan karena email seringkali disalahartikan, penting untuk menulis email secara jelas dan ringkas.

Menuliskan email yang pendek dan langsung ke tujuan akan mengurangi waktu yang kamu habiskan pada email dan membuatmu lebih produktif. Dengan tetap membuat email pendek, kamu akan menghabiskan lebih sedikit waktu pada email dan lebih banyak waktu pada pekerjaan lainnya. Dengan demikian, menulis jelas sekali merupakan sebuah skill. Seperti semua skill, kamu harus menempanya. Untuk memulai, itu mungkin memerlukan waktu yang sama untuk menulis email yang pendek dibandingkan dengan menuliskan email yang panjang. Namun bahkan jika ini adalah kasusnya, kamu akan membantu rekan kerjamu, klien, atau karyawan menjadi lebih produktif karena kamu akan lebih sedikit menambahkan tumpukan pada inbox mereka, membuatnya lebih mudah bagi mereka dalam membalasmu.

Dengan menulis secara jelas, kamu akan lebih dikenal sebagai seseorang yang mengetahui apa yang dia inginkan dan orang yang menyelesaikan pekerjaan. Keduanya bagus untuk prospek karirmu.

Jadi apa yang diperlukan untuk menuliskan email yang jelas, ringkas, dan profesional?

Sebelum menjawab itu: Jika dalam menuliskan email bisnis harian, kamu juga mengerjakan kampanye email marketing, maka telusuri melalui Template Newsletter Email profesional kami.

Sekarang mari kita masuk ke dalam detail tentang bagaimana menuliskan email profesional.

Ketahui Tujuanmu

Email yang jelas selalu memiliki tujuan yang jelas.

Kapanpun kamu duduk untuk menulis email, ambil waktu beberapa detik untuk menanyakan ke diri sendiri: "Mengapa saya mengirimkan ini? Apa yang saya butuhkan dari penerima?"

Jika kamu tidak dapat menjawab pertanyaan ini, maka kamu hendaklah tidak mengirimkan email. Menuliskan email tanpa mengetahui apa yang kamu butuhkan membuang-buang waktumu dan waktu si penerima dan berarti kamu akan bersusah payah untuk mengungkapkan dirimu dengan jelas dan ringkas.

Ini juga merupakan waktu yang baik untuk menanyakan dirimu: "Apakah email ini benar-benar perlu?" Sekali lagi, hanya dengan mengirimkan email yang benar-benar perlu menunjukkan rasa hormat bagi orang yang kamu tuju.

Gunakan Aturan "Satu Hal"

Email tidak sama dengan rapat bisnis. Dengan rapat bisnis, semakin banyak item agenda yang kamu kerjakan, semakin produktif rapat tersebut.

Dengan email, berlaku kebalikannya. Semakin sedikit tujuan emailmu, semakin baik.

Itulah mengapa merupakan ide yang bagus untuk mempraktekkan aturan "satu hal". Buat tiap email yang kamu kirim hanya tentang satu hal. Jika kamu perlu berkomunikasi tentang project lainnya, tuliskan email lainnya.

Praktikkan Empati

Empati adalah kemampuan untuk melihat dunia melalui mata orang lain. Ketika kamu melakukan ini, kamu mengerti pikiran dan perasaan mereka.

Ketika kamu menuliskan email, pikirkan tentang kata-katamu dari sudut pandang pembaca. Dengan semua yang kamu tuliskan, tanyakan dirimu:

• Bagaimana saya mengartikan kalimat ini, saat seseorang membacanya?
• Bagaimana ini mempengaruhi perasaan saya jika saya menerimanya?

Ini adalah peningkatan sederhana terhadap caramu menulis. Namun dengan memikirkan orang lain akan mengubah cara mereka membalasmu.

Berikut cara empatik dalam melihat dunia untuk membantumu memulai. Kebanyakan orang:

• Sibuk. Mereka tidak memiliki waktu untuk menebak apa yang kamu inginkan, dan mereka akan senang dapat membaca dan membalas emailmu dengan cepat.
• Menghargai pujian. Jika kamu mengatakan sesuatu yang positif tentang mereka atau pekerjaannya, lakukan demikian. Kata-katamu tidak akan terbuang sia-sia.
• Senang mendapatkan terima kasih. Jika penerima telah membantu dalam cara apapun, ingatlah untuk mengatakan terima kasih. Kamu hendaklah melakukan ini bahkan jika memang tugas mereka untuk membantumu.

Sesaat lagi, kita akan melihat bagaimana kamu dapat memasukkan pujian dan rasa terima kasih ke dalam struktur setiap email yang kamu kirimkan.

Pastikan Pendahuluan Yang Singkat

Ketika kamu mengirimkan email ke seseorang untuk pertama kalinya, kamu perlu membiarkan penerima tahu siapa dirimu. Kamu biasanya dapat melakukan ini dalam satu kalimat. Sebagai contoh: "Senang dapat bertemu denganmu di [acara X]."

Satu cara untuk membuat pendahuluan tetap singkat adalah menuliskan ke mereka seperti kamu bertatap muka. Kamu tidak akan masuk ke dalam monolog lima menit ketika bertemu seseorang secara pribadi. Jadi jangan lakukan itu dalam email.

Tidak yakin apakah sebuah perkenalan diperlukan? Mungkin kamu telah menghubungi penerima sebelumnya, namun kamu tidak yakin apakah dia akan mengingatmu. Kamu dapat meninggalkan kredensialmu di dalam signature email. Ini ideal karena:

• Itu membuat bagian badan utama email sesingkat mungkin.
• Itu menghindari kesalahpahaman. Dengan memperkenalkan ulang dirimu ke seseorang yang telah mengenalmu akan tampak kasar. Jika dia tidak yakin apakah dia mengenalmu, maka kamu dapat membiarkannya memeriksa pada bagian signature.

Berbicara soal signature, pastikan kamu telah mempersiapkannya. Itu adalah cara singkat untuk membagikan informasi yang harusnya kamu cantumkan dalam setiap email. Dengan menempatkan informasi ini di dalam signature, kamu memastikan emailmu tetap singkat.

Signature hendaklah mencakup:

• Namamu.
• Jabatan pekerjaanmu.
• Tautan ke websitemu.

Sebagai pilihan, kamu dapat mencantumkan tautan ke akun media sosialmu, dan sebuah kalimat persuasif tentang bagaimana kamu menolong orang.

Batasi Dirimu Pada Lima Kalimat

Di dalam setiap email yang kamu tulis, kamu hendaklah menggunakan kalimat yang cukup untuk mengatakan apa yang kamu perlukan dan tidak ada selain itu. Sebuah praktek yang membantu adalah membatasi dirimu pada lima kalimat.

Entrepreneur Guy Kawasaki menjelaskan:

Kurang dari lima kalimat seringkali mendadak dan kasar, lebih dari lima kalimat membuang-buang waktu.

Akan ada masa ketika tidak mungkin membuat email tetap pada lima kalimat. Namun dalam kebanyakan kasus, lima kalimat itu cukup.

Pegang kedisiplinan lima kalimat, dan kamu akan menemukan dirimu menulis email lebih cepat. Kamu juga akan mendapatkan lebih banyak balasan.

Tidak yakin apakah menulis email dalam lima kalimat itu mungkin? Maka teruskan membaca...

Berpegang Pada Struktur Standar

Apa kunci untuk menjaga emailmu tetap singkat? Dengan menggunakan struktur standar. Ini adalah sebuah template yang kamu ikuti untuk tiap email yang kamu tulis.

Sama halnya dengan membuat email tetap pendek, mengikuti struktur yang standar juga membantumu untuk menulis cepat.

Seiring waktu, kamu akan mengembangkan sebuah struktur yang berkerja untukmu. Berikut struktur standar untuk membantumu memulai:

• salam
• sebuah pujian atau kelakar
• alasan untuk emailmu
• seruan untuk bertindak
• pesan penutup
• signature

Mari kita lihat masing-masing secara mendalam.

Salam. Ini adalah baris pertama dalam email. "Hi, [Nama Depan]" merupakan panggilan salam yang umum.

Pujian atau Kelakar. Ketika kamu mengirimkan email ke seseorang untuk pertama kalinya, maka sebuah pujian membuat pembuka yang luar biasa. Sebuah pujian yang dituliskan dengan baik dapat juga bertindak sebagai perkenalan. Sebagai contoh:

• "Saya menikmati presentasimu tentang [topik] pada [tanggal]".
• "Saya menemukan posting blogmu tentang [topik] sangat berguna".
• "Senang bertemu denganmu di [acara]."

Jika kamu menuliskan ke seseorang yang kamu kenal, maka gunakan kelakar. Sebuah kelakar umumnya merupakan variasi tentang "saya harap kamu baik-baik saja." Sebagai alternatif, kamu dapat mengatakan terima kasih untuk sesuatu yang membantumu dari mereka atau untuk informasi yang mereka kirimkan di email sebelumnya.

Seperti yang dijelaskan Vinay Patankar di blog Abstract Living:

Kamu hendaklah SELALU melanjutkan dengan kelakar setelah salam. SETIAP WAKTU tanpa gagal. Tanamkan ini ke dalam jari-jarimu sehingga kamu secara alami mengeluarkannya dengan setiap email yang kamu tulis. Tidak ada alasan mengapa emailmu tidak memiliki sebuah kelakar... Kamu tidak akan pernah kehilangan sesuatu dengan menambahkan kelakar, kamu akan membuat orang lebih cenderung membaca sisa email, kamu akan melembutkan kritik, dan akan mengenai dengan beberapa emosi positif. Kebanyakan akan menghiraukannya, namun untuk dua detik waktumu, itu tentu saja layak.

Alasan emailmu. Di dalam bagian ini kamu mengatakan, "Saya mengirimkan email kepadamu untuk menanyakan tentang..." atau "Saya ingin tahu apakah kamu dapat membantu dengan..." Kamu terkadang memerlukan dua kalimat untuk menjelaskan alasanmu menulis.

Sebuah seruan untuk bertindak. Setelah kamu menjelaskan alasanmu menulis email, jangan anggap penerima akan mengetahui apa yang harus dilakukan. Sediakan instruksi spesifik. Sebagai contoh:

• "Dapatkah kamu mengirimkan file tersebut di hari Kamis?"
• "Dapatkah kamu menuliskan itu dalam dua minggu berikutnya?"
• "Tolong tuliskan ke James tentang ini, dan tolong beritahu saya ketika kamu selesai melakukannya."

Dengan membuat struktur permintaanmu sebagai pertanyaan mendorong penerima untuk membalas. Sebagai alternatif, kamu dapat menggunakan kalimat "tolong beritahu saya ketika kamu selesai melakukannya" atau "tolong beritahu saya jika itu tidak masalah bagimu."

Penutup. Sebelum keluar dari email, pastikan untuk mencantumkan kalimat penutup. Ini memiliki tujuan ganda dalam mengulangi seruan untuk bertindak, dan membuat penerima merasa baik.

Contoh kalimat penutup yang bagus termasuk:

• "Terima kasih untuk semua bantuanmu dengan ini."
• "Apakah itu terdengar bagus?"
• "Saya menunggu apa yang kamu pikirkan."
• "Tolong beri tahu saya jika kamu memiliki pertanyaan."

Salam penutup. Ini bisa berupa "Semoga Sukses," "Salam" "Sukses Selalu" atau "Terima Kasih". Kamu hendaklah selalu mengiringi salam penutup dengan namamu.

Gunakan Kata, Kalimat, dan Paragraf Pendek

Kembali ke tahun 1946, George Orwell menyarankan penulis untuk:

Jangan gunakan kata yang panjang jika dapat dilakukan dengan kata yang pendek.

Nasihat ini bahkan lebih relevan sekarang ini, khususnya ketika menuliskan email.

Kata pendek menunjukkan rasa hormat kepada pembacamu. Dengan menggunakan kata-kata pendek, kamu telah melakukan kerja keras untuk membuat pesanmu mudah dimengerti.

Hal yang sama berlaku untuk kalimat dan paragraf pendek. Hindari menuliskan teks dalam jumlah besar jika kamu ingin emailmu jelas dan mudah dimengerti. Ini membawa pada aturan penulisan lainnya dari George Orwell, yang dapat membantumu menjaga kalimatmu sesingkat mungkin:

Jika memungkinkan untuk memangkas kata, selalu pangkas itu.

Setelah kamu mengikuti struktur email standarmu, potong setiap kalimat menjadi sesingkat mungkin.

Gunakan Suara Aktif

George Orwell lagi:

Jangan gunakan kalimat pasif jika kamu dapat menggunakan kalimat aktif.

Di dalam menulis, ada dua jenis suara, aktif dan pasif.

Berikut kalimat dalam suara aktif:

Saya melemparkan bola.

Dan berikut kalimat yang sama dalam suara pasif:

Bola itu dilempar [oleh saya].

Suara aktif lebih mudah dibaca. Itu juga mendorong tindakan dan tanggung jawab. Itu karena di dalam suara aktif, kalimatnya berfokus pada orang untuk bertindak. Di dalam suara pasif, kalimat berfokus pada obyek yang sedang ditindak. Di dalam suara pasif, itu dapat tampak seolah hal-hal terjadi dengan sendirinya. Di dalam suara aktif, hal-hal hanya terjadi ketika orang mengambil tindakan.

Koreksi Emailmu

Filsuf Perancis Blaise Pascal pernah mengatakan:

Jika saya memiliki lebih banyak waktu, saya akan menulis surat yang lebih pendek untukmu.

Dengan kata lain, menuliskan email pendek dapat menjadi tugas yang lebih sulit daripada menuliskan email panjang.

Bagian dari kerja keras dalam menulis email pendek adalah mengkoreksi dengan hati-hati. Baca emailmu keras-keras, periksa pengejaan dan kesalahan tatabahasa. Tanyakan pada dirimu:

• Apakah permintaan saya jelas?
• Dapatkah terjadi kesalahpahaman?
• Bagaimana ini akan terdengar jika saya sebagai penerima?

Hapus kata-kata, kalimat, dan paragraf yang tidak perlu saat kamu melakukan koreksi.

Ingat, Kamu Bukan Seorang Remaja Lagi

Jika kamu ingin menunjukkan kepribadianmu di dalam email, biarkan ini bersinar halus melalui gaya penulisanmu. Jangan menggunakan emoticon, singkatan chat (seperti LOL), atau font dan background penuh warna. Sementara itu mungkin telah menjadi bagian emailmu selama tahun-tahun masa remajamu, mereka jarang sekali pantas di dalam konteks profesional.

Satu-satunya masa itu pantas untuk menggunakan emoticon atau singkata chat adalah ketika kamu mengikuti bahasa email orang yang mengirimkannya kepadamu.

Menulis Seolah Kamu Berbicara

Email merupakan cara berkomunikasi yang sedikit kurang formal daripada menuliskan surat atau bahkan membuat panggilan telepon. Menulis seolah kamu berbicara membuatmu tampak sebagai orang yang menarik dan bersahabat. Itu juga membantumu menjaga emailmu tetap pendek. Lagipula, beberapa dari kita berbicara di dalam paragraf yang diperpanjang.

Sebagai tambahan, pastikan emailmu mencerminkan siapa dirimu di dalam dunia nyata. Jika kamu tidak akan mengatakan sesuatu ke hadapan seseorang, jangan katakan itu di dalam sebuah email. Dan ingatlah untuk menjaga perilakumu. "Tolong" dan "Terima kasih" bermanfaat untuk jangka panjang.

Kembali Kepadamu

Apakah tip terbaikmu dalam menuliskan email yang jelas dan profesional? Beri tahu kami dalam komentar di bawah.

Dan jika kamu mengerjakan kampanye email marketing, maka periksa Template Newsletter Email berkualitas tinggi kami, yang tersedia dari ThemeForest. Salah satu template profesional ini mungkin apa yang diperlukan project mendatangmu.

Sumber

Kredit Grafis: Mata didesain oleh Sergi Delgado dari Noun Project.