() translation by (you can also view the original English article)
Terakhir kali dalam rangkaian kami Menyiapkan Bisnis Online Tanpa Coding, saya menunjukkan cara menyiapkan layanan email hosting dengan Google Apps, yang mana memberi anda layanan Gmail custom yang menggunakan nama domain anda sendiri.
Google bukan satu-satunya pemain di dunia email hosting, ada raksasa perangkat lunak lain yang ingin memberi anda solusi hosting, tidak lain adalah Microsoft. Di bagian seri ini, saya akan menunjukkan cara mempersiapkan layanan Microsoft Office 365 yang menyediakan solusi email hosting yang membuktikannya sebagai alternatif yang sangat mumpuni selain Google Apps.
Sebelum melanjutkan, saya akan merekomendasikan untuk meninjau kembali artikel sebelumnya di seri ini, Menyiapkan Google Apps sebagai Solusi Email Hosting, di mana saya mendiskusikan manfaat dari layanan email dihosting.
Cara Kerja Office 365
Google bukan satu-satunya pemain dalam dunia email dihosting...
Tidak seperti Google Apps, Office 365 belum lama berjalan, baru diluncurkan secara resmi pada bulan Juni 2011. Bagi sebagian besar orang, Office 365 menyediakan seperangkat layanan yang bersaing dengan penawaran Google, memberikan solusi email hosting dan kalender serta penyimpanan online dan bahkan sebuah office suite online, yang dikenal dengan Office Web Apps. Semua layanan ini memerlukan langganan berbayar berdasarkan jumlah pengguna, per bulan, sama seperti Google.
Yang membedakan Office 365 dari Google Apps adalah cara beberapa layanan ini bekerja. Dengan berlangganan paket tertentu, anda tidak hanya menerima akses ke Office Web Apps namun juga dilengkapi dengan salinan lengkap Microsoft Office untuk Windows atau Mac selama masa langganan (subscription) anda. Bagi banyak freelancer dan bisnis kecil yang baru memulai, hal ini bisa menghemat banyak uang karena akan membuat biaya perangkat lunak bersama dengan layanan online, daripada harus membeli Microsoft Office secara terpisah.
Anda mungkin sudah pernah mendengar tentang hal ini karena Microsoft dan Adobe telah beralih ke perangkat lunak berbasis langganan (subscription) yang sementara ini menghasilkan polarisasi opini, memberi anda semua pembaruan dan versi baru selama subscription anda tetap aktif.
Kembali ke fokus utama artikel ini, Office 365 menawarkan email hosting berbasis Microsoft Exchange. Exchange adalah salah satu platform email yang paling populer, menawarkan fitur seperti push email dan kompatibilitas yang meluas. Sebenarnya, sebelumnya Google biasa menggunakan layanan ini, menawarkan fasilitas yang dikenal dengan Google Sync. Yang mana hal tersebut mengizinkan pengguna Gmail menambahkan akun mereka sebagai akun Exchange di perangkat seperti iPhone dan Windows Mobile, daripada standard IMAP atau Gmail setup, yang memungkinkan email push yang sebenarnya saat dikonfigurasi.
Google telah menghapus fungsi ini dan hanya memberikannya untuk pelanggan Google Apps for Business and Enterprise.
- Biaya Office 365 Small Business mulai dari $5 per pengguna per bulan pada paket layanan terendah mereka. Titik harga ini mengharuskannya dibayar setiap tahun tapi anda bisa membayar bulanan seharga $6.
- Biaya Office 365 untuk Small Business Premium dikenakan biaya $12,50 per bulan, dibayarkan setiap tahun atau $15 per bulan.
Harga tersebut sedikit lebih mahal dibandingkan Google Apps, namun hanya dengan selisih $1 per bulan, hal tersebut benar-benar tidak terlalu mahal. Untuk berlangganan Premium, anda juga menerima copy dari Microsoft Office untuk Windows atau Mac yang dapat anda jalankan hingga 5 komputer yang anda gunakan.
Anda dapat membandingkan semua paket harga Office 365 di halaman perbandingan Microsoft Office 365 mereka.
Perbandingan Antara Google Apps dan Office 365
Secara keseluruhan, kedua layanan menawarkan jenis fungsi yang sama, namun yang membedakan adalah penerapan fungsi mereka.
1. Push Email
Karena Office 365 menggunakan Microsoft Exchange, ia dapat menyediakan fasilitas push email yang sebenarnya ke perangkat yang mendukung Windows Mobile. Paket Google Apps for Business and Enterprise menawarkan fungsi ini dengan menyiapkan Google Sync yang memerlukan konfigurasi ulang akun Google anda di perangkat mobile anda sebagai Microsoft Exchange.
Namun, Google Sync hanya berfungsi di perangkat mobile sehingga anda tidak dapat memiliki push email di komputer desktop anda. Dengan sebagian besar aplikasi yang menyediakan kemampuan untuk memeriksa email setiap menit, maka push email bukan fitur yang akan terlewatkan sepenuhnya, namun platform Exchange Office 365 tetap memberikan kelebihan.
2. Struktur Email
Mungkin salah satu fungsi Gmail yang paling populer adalah fitur label yang luar biasa. Email dapat ditandai dengan beberapa label dan mudah ditemukan, artinya invoice dapat ditandai karena keduanya "membayar" dan "invoice". Dengan setting email yang lebih tradisional pada Office 365, kita akan terbatas pada folder untuk mengorganisir email.
Office 365 tidak menawarkan fungsionalitas label seperti Gmail, namun ia bergantung pada struktur folder tradisional untuk menyimpan pesan.
Sayangnya, label memang memiliki sisi negatifnya. Kecuali anda menghabiskan sebagian besar waktu anda di aplikasi web Gmail, di perangkat Android atau di aplikasi Gmail resmi Google untuk iOS, mengelola label bisa menjadi sedikit memusingkan. Agar Google dapat memberikan dukungan untuk aplikasi email tradisional seperti Apple Mail dan Microsoft Outlook, Google memungkinkan dukungan IMAP. IMAP tidak mendukung label dan, sebaliknya, memperlakukannya sebagai folder. Hal tersebut efek unduhan yang tidak diinginkan beberapa kali, yang berarti ketika mencari pesan dapat menyebabkan duplikat email yang ditampilkan.
Selain itu, mencoba untuk menyimpan email dengan label dalam aplikasi email standar bisa jadi rumit. Ada aplikasi berorientasi Gmail di luar sana seperti Airmail yang menawarkan alur kerja yang lebih berorientasi Gmail sementara masih memberi anda semua manfaat dari aplikasi email pada desktop.
Office 365 tidak menawarkan fungsionalitas label seperti itu, namun Office 365 bergantung pada struktur folder tradisional untuk menyimpan pesan. Jika anda adalah seseorang yang menghabiskan sebagian besar waktunya di dalam aplikasi email desktop, dan lebih memilih menghindari kerumitan penerapan label di Gmail, maka Office 365 mungkin adalah pilihan yang lebih baik.
Saya telah menggunakan kedua layanan ini selama bertahun-tahun dan untuk saat ini setidaknya saya telah bermigrasi ke Office 365 hanya karena saya lebih suka menggunakan aplikasi email default dan tidak pernah benar-benar menggunakan label. Namun, saya tidak akan merekomendasikan satu dari yang lain hanya karena semuanya tergantung bagaimana anda akan menggunakannya.
Menyiapkan Office 365
Untuk menggunakan Office 365, anda harus memiliki hal-hal berikut ini:
- Nama domain
- Akses ke pengaturan nama domain anda (dikenal sebagai DNS records).
- Sekitar 20 menit waktu luang.
Mirip dengan Google Apps, ada free trial Office 365 selama 1 bulan dan layanan yang akan saya konfigurasikan hari ini adalah Office 365 For Small Business.
Langkah 1: Mendaftar ke Office 365
Anda dapat mendaftar free trial Office 365 selama 1 bulan di halaman Trial Office 365. Anda harus men-scroll ke bawah untuk menemukan opsi business.
Pilih Try Now dan kemudian lengkapi formulir pendaftaran berikut.
Di bagian kedua formulir, anda akan diminta memasukkan ID pengguna yang anda inginkan. Setelah anda memasukkan bagian pertama ( username anda), nama perusahaan diisikan secara otomatis ke dalam kotak di sebelahnya.
Jadi kita bisa langsung menggunakannya, Microsoft menyediakan semua user dengan alamat companyname.onmicrosoft.com yang bisa diganti dengan suatu nama domain kapan saja.
Setelah mendaftar, anda akan secara otomatis masuk ke akun Office 365 baru anda, di mana anda akan diminta memasukkan nomor ponsel dan mengkonfirmasi alamat email cadangan jika anda kehilangan akses ke akun anda.
Dan dengan itu, anda sekarang terdaftar untuk Microsoft Office 365! anda dapat mengakses layanan anda setiap saat dengan mengunjungi portal Office 365 dan masuk dengan akun anda.
Langkah 2: Konfigurasi untuk Email
Sekarang kita memiliki layanan Office 365 yang bekerja penuh, saatnya untuk mengkonfigurasikannya untuk email. Melakukan hal tersebut tidak hanya akan memverifikasi nama domain kita tetapi juga mengkonfigurasinya untuk digunakan dalam email routing, sehingga sedikit lebih mudah daripada harus memverifikasi nama domain dan kemudian mengkonfigurasinya untuk email routing.
Saat ini, kita hanya bisa menggunakan alamat email companyname.onmicrosoft.com, tapi karena kita menginginkan alamat email yang lebih profesional, ayo kita lanjutkan dan siapkan semuanya sekarang.
Di dalam portal Office 365, pilih opsi pertama yang disebut email address.
Anda kemudian akan ditampilkan tampilan yang berjudul Change your Office 365 email address to use@yourcompany.com.
Bila sudah siap, klik start now dan masukkan nama domain yang ingin anda gunakan di Office 365.
Pilih opsi yang paling sesuai dengan email dan situs web anda. Saya telah memilih bahwa saya belum pernah menggunakan email dengan nama domain ini sebelumnya dan saya tidak mempunyai situs web, walaupun anda melakukannya. Anda akan tahu mengapa nanti.
Setelah memilih opsi yang diinginkan, klik next.
Langkah-langkah Penyelesaian
Seperti yang anda lihat, Microsoft telah memberi saya beberapa langkah untuk menyelesaikannya:
- Konfirmasikan saya memiliki nama domain.
- Perbarui alamat email Office 365 yang ada.
- Tambahkan lebih banyak pengguna ke paket layanan Office 365 saya.
- Selesaikan prosesnya.
Kita bisa melakukan semua langkah ini secara berurutan dan bahkan bisa langsung memulainya. Mari kita selesaikan langkah demi langkah ini.
Langkah 1. Konfirmasikan Nama Domain Saya
Bila sudah siap, pilih start step 1.
Anda dapat memilih penyedia (registrar) domain anda dari daftar atau mendapatkan opsi secara manual. Mirip dengan menyiapkan Google Apps, memilih ppenyedia pada daftar tersebut memberikan petunjuk langkah demi langkah untuk melakukan perubahan yang diperlukan.
Meskipun penyedia domain saya Godaddy ada dalam daftar, untuk tujuan panduan ini saya akan mengkonfigurasi opsi secara manual. Pilih general instructions dari menu drop down dan kemudian klik next.
Mirip dengan Google Apps, memverifikasi nama domain kita memerlukan penambahan DNS record. Di tab atau jendela baru, masuk ke penyedia domain anda dan jalankan DNS editor mereka.
Microsoft menyediakan dua cara untuk memverifikasi nama domain anda yang ke duanya bisa juga digunakan. Kecuali anda memiliki persyaratan khusus, saya akan merekomendasikan hanya menambahkan TXT record.
Kami hanya perlu menambahkan data TXT baru dengan informasi yang diberikan Microsoft kepada kita. Inilah yang akan terlihat seperti saat menambahkannya ke GoDaddy.
Ini dapat berlangsung hingga beberapa jam agar perubahan berlaku, tergantung pada pencatat pendaftaran domain Anda. Saya akan menyarankan menunggu beberapa menit setelah membuat dan menyimpan perubahan, kemudian mencoba untuk memverifikasi.
Setelah Microsoft telah memverifikasi nama domain Anda, kami dapat melanjutkan ke langkah berikutnya. Klik finish.
Langkah 2. Memperbarui Alamat Email
Sebagai alamat email yang dibuat ketika kami terdaftar digunakan @companyname.onmicrosoft.com, Office 365 akan update ini ke nama domain baru diverifikasi kami. Hanya konfirmasi Anda ingin melakukannya dan itu semua ada untuk itu.
Sekarang bahwa kita telah mengubah alamat email kami, kami harus log in kembali. Masukkan alamat email baru dan sandi yang ada (yang kita tentukan saat menyiapkan Office 365 percobaan) dan Anda akan bisa login kembali ke portal.
Jangan khawatir bahwa Anda mungkin harus memulai panduan langkah demi langkah lagi, kita dapat melanjutkan dari mana kita tinggalkan hanya dengan memilih tombol alamat email lagi, yang akan memiliki 2 dari 4 langkah yang telah selesai (tertulis di bawahnya).
Langkah 3: Tambah Pengguna
Pada tahap ini, Anda bisa menambahkan lebih banyak pengguna jika Anda mau. Ingat, Anda akan membayar per pengguna per bulan untuk pengguna tambahan setelah masa uji coba berakhir. Saya akan melewatkan langkah ini karena hanya saya yang akan menggunakan layanan ini, untuk saat ini.
Langkah 4: Lengkapi Prosesnya
Setelah kami memverifikasi nama domain kami dan memperbarui pengaturan email kami, tugas akhirnya adalah mengkonfigurasi bagaimana surat kami diarahkan.
Setiap nama domain memiliki sesuatu yang disebut MX Record. Catatan ini pada dasarnya adalah nama domain atau alamat IP dari server surat tertentu. Jadi ketika email dikirim ke yourname@yourdomain.com, server email yang mengirim email tersebut melihat nama domain yourdomain.com untuk melihat rincian mail server mana. Begitu memilikinya, pesannya kemudian diteruskan ke situ, lalu tempat itu dimasukkan ke inbox pengguna. Tanpa catatan ini, email tidak berfungsi.
Di sinilah kita akan sedikit menyimpang dari panduan langkah-demi-langkah. Jika Anda ingat sebelumnya di artikel saat kami memulai panduan langkah demi langkah dan ditanya apakah kami memiliki situs web, saya berkata "tidak". Itu sebenarnya adalah kebohongan karena sebelumnya saya telah membuat situs web dengan Squarespace di artikel sebelumnya di seri ini, Bagaimana Menetapkan Kehadiran Bisnis Online Anda Dengan Ruang Squarespace.
Office 365 lebih suka, jika mungkin, untuk mengelola seluruh nama domain Anda dan itu berarti mengendalikan setelan DNS domain Anda. Daripada menyesuaikan data MX nama domain Anda, Office 365 lebih memilih untuk mengelola seluruh nama domain Anda dan meminta Anda mengganti name server. Apa artinya ini adalah bahwa alih-alih pergi ke registrar Anda untuk mengubah setelan DNS, Anda akan melakukannya di portal Office 365.
Sementara ini dimaksudkan untuk kemudahan penggunaan, saya akan merekomendasikan menghindari pendekatan ini. Sebenarnya tidak ada yang salah dengan membuat DNS Anda dikelola oleh Office 365 dan, dalam beberapa hal, ini lebih mudah dilakukan. Bagi saya, saya lebih memilih untuk memiliki email saya, web hosting dan DNS semua dikelola secara terpisah. Dengan begitu, jika surat atau host web saya turun, kemungkinannya tidak ada efeknya pada layanan lain. Sebagai gantinya, kami akan melakukan hal yang sama seperti yang kami lakukan dengan Google Apps dan menyesuaikan data MX secara manual.
Dalam panduan langkah demi langkah, pilih save and close dan, saat Anda mengkonfirmasi ini, Anda akan kembali ke layar utama. Di paling kanan, pilih Manage your website and email domains.
Pilih nama domain Anda dari daftar dan klik di tempat yang bertuliskan Verified.
Sepertinya tidak banyak informasi di sini tapi sebenarnya tersembunyi dari pandangan. Klik di mana dikatakan catatan DNS records created automatically by Office 365 untuk mengungkapkan informasi yang kami butuhkan.
Jika Anda menyelesaikan artikel Google Apps kami, maka Anda akan tahu ada sejumlah data MX yang dapat dikonfigurasi. Dengan Office 365, sebenarnya hanya ada satu, tapi ada dua lagi catatan DNS yang kita butuhkan, sebuah catatan TXT dan yang lainnya disebut CNAME. Ini memungkinkan kami menambahkan alamat email kami ke banyak aplikasi surat Exchange dan secara otomatis akan mengkonfigurasi pengaturan dengan tepat, sesuatu yang terbukti sangat berguna.
Catat kedua MX dan CNAME yang diberi label autodiscover, serta data TXT yang dimulai v=spf1.
Tambahkan tiga catatan DNS ini ke panel kontrol registrar Anda dan konfigurasi perutean email Anda sudah siap dan siap digunakan.
Pengujian
Sekarang kami telah menyelesaikan semua kerja keras kami, saatnya untuk benar-benar menguji pengaturan surat kami dan melihat apakah semuanya berjalan lancar. Ingatlah bahwa setting DNS bisa memakan waktu untuk update jadi jika anda menemukan sesuatu tidak langsung bekerja, berikan sedikit waktu lagi dan coba lagi.
Luncurkan aplikasi surat pilihan Anda, dalam kasus saya ini adalah Apple Mail, dan gunakan pengaturan berikut untuk login:
- Jenis Account: Microsoft Exchange
- Username: Alamat email anda
- Password Anda: Kata sandi yang telah Anda tetapkan
- Server: Nama domain anda
Saat kami menambahkan opsi untuk aplikasi email untuk "autodiscover" setelan server email kami, aplikasi email kompatibel Microsoft Exchange mana pun harus memperhatikan hal ini dan secara otomatis menemukan setelan yang benar. Tanpa informasi lebih lanjut, kami telah berhasil menambahkan akun email baru yang memungkinkan kami mengirim dan menerima email.
Beyond Email
Office 365 menyediakan lebih dari sekadar email dan, seperti yang telah kami singgung sebelumnya, mencakup fitur seperti kontak dan sinkronisasi kalender, selain penyimpanan online dengan layanan SkyDrive mereka.
Penutup
Microsoft Office 365 menyediakan alternatif yang bagus untuk Google Apps bagi mereka yang lebih suka menggunakan layanan email berbasis Exchange yang menawarkan fitur serupa dengan harga yang sama. Bagi pengguna yang ingin membeli Microsoft Office di suatu saat di masa depan yang juga mencari email hosting, Microsoft Office 365 memberikan pilihan yang sangat menggoda yang dapat menghemat uang anda.
Apakah Anda penggemar Google atau lebih menyukai platform Exchange yang telah lama ada di Microsoft, Anda tidak akan kecewa dengan penyedia mana pun yang Anda pilih.
Baca Lebih Lanjut
