Unlimited PowerPoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Outsourcing

Bagaimana Menimbang Semua Kelebihan dan Kekurangan Pengalihdayaan (Outsourcing)

by
Length:LongLanguages:

Indonesian (Bahasa Indonesia) translation by Kurniawan Sugi Purwanto (you can also view the original English article)

Outsourcing adalah proses perekrutan orang atau perusahaan lain untuk menangani sejumlah aktivitas dalam bisnis Anda. Ini bukan konsep baru, kenyataannya outsourcing dimulai sejak awal tahun 1900-an dan penelitian menunjukkan bahwa jumlahnya meningkat dua kali lipat sejak tahun 2000.

Sebagai pemilik usaha, Anda bisa mengalihdayakan sejumlah pekerjaan (baik ke perusahaan atau perorangan domestik maupun asing) dan dengan mudah mendapatkan akses terhadap berbagai keahlian baru sembari menghemat uang dan waktu.

Jika Anda punya beberapa pekerjaan sekali jalan yang frekuensinya jarang-jarang, maka mempekerjakan pegawai purna waktu yang selalu siap bukanlah hal yang masuk akal. Dengan cara serupa, jika Anda tidak memiliki keahlian tertentu, cukup bijaksana jika Anda memutuskan untuk menemukan orang yang memiliki keahlian tersebut daripada menghabiskan waktu untuk mencoba melakukannya sendiri.

Pengalihdayaan (outsourcing) memungkinkan Anda melakukan hal-hal yang Anda lakukan dengan sebaik-baiknya—menjalankan bisnis dan menangani berbagai pekerjaan yang Anda telah terlatih untuk melakukan itu, daripada melewatkan tenggat waktu, atau tidak menuntaskan proyek karena kurangnya keahlian dan waktu.

Jika Anda pernah bertanya-tanya apakah Anda harus mengalihdayakan sejumlah pekerjaan dalam bisnis Anda, maka artikel ini adalah untuk Anda. Kita akan membahas pekerjaan apa saja yang bisa dialihdayakan, kelebihan dan kekurangan pengalihdayaan, dan bagaimana memutuskan apakah outsourcing adalah hal yang benar bagi bisnis Anda.

What are the pros and cons of outsourcing and is it right for you
Apa saja kelebihan dan kekurangan pengalihdayaan dan apakah ini langkah yang benar bagi Anda? (sumber grafis)

Catatan: Jika Anda butuh melakukan pengalihdayaan dengan cepat, kami punya komunitas profesional para desainer, pengembang, dan pekerja kreatif yang siap mengisi kebutuhan proyek Anda di Envato Studio.

Pekerjaan Apa Saja yang Bisa Dialihdayakan Secara Efektif?

Ide utama di balik pengalihdayaan adalah untuk mengurangi biaya apabila dimungkinkan dan menghemat lebih banyak waktu untuk jangka panjang. Dengan mengikuti prinsip itu, pekerjaan yang Anda alih dayakan biasanya termasuk dalam beberapa tipe kategori berikut:

  • akuntansi dan pembukuan
  • penjualan dan pemasaran
  • copywriting
  • desain dan manufaaktur
  • bagian administrasi kantor
  • layanan pelanggan
  • pengembangan web
  • pemeliharaan situs web
  • desain grafis
  • dan lebih banyak lagi

Dalam beberapa hal, Anda bisa menemukan freelancer atau perusahaan lain yang berfokus pada penyediaan suatu layanan khusus seperti pengembangan web. Di lain waktu, Anda akan bisa menggunakan perusahaan yang sama untuk beberapa pekerjaan lain seperti desain web dan grafis atau penulisan kode dan pengembangan.

Do you need to outsource graphic design or web projects
Apakah Anda butuh mengalihdayakan desain grafis atau proyek-proyek web? (sumber foto).

7 Manfaat Outsourcing

Sebagaimana disampaikan di depan, pengalihdayaan memiliki beberapa manfaat yang menjadikannya menarik bagi bisnis kecil maupun besar. Berikut adalah sejumlah manfaat utama pengalihdayaan (outsourcing).

1. Talenta yang Tersedia Lebih Banyak

Berbeda dengan proses rekrutmen kerja tradisional, outsourcing memungkinkan Anda mendapatkan talenta dari seluruh dunia. Berkat internet, siapa saja yang memiliki seperangkat keterampilan tertentu bisa memasarkan layanan mereka secara online. Tidak lagi ada batasan yang mengharuskan untuk menemukan pekerja secara lokal. Para pemilik usaha seperti Anda bisa dengan mudah menemukan kontraktor dari seluruh dunia.

Mengalihdayakan tugas-tugas tertentu ke orang lain di luar negara Anda bisa sangat bermanfaat, jika tugas tersebut mencakup penyediaan layanan pelanggan 24 jam, bantuan teknis berdasarkan panggilan, atau penuntasan proyek-proyek digital sekali jalan. 

2. Outsourcing Memiliki Biaya yang Lebih Rendah

Baik Anda melakukan pengalihdayaan secara lokal maupun internasional, biaya Anda akan jauh lebih rendah daripada merekrut pegawai baru untuk menjalankan tugas-tugas yang tidak terlalu sering ada. Daripada membayar orang secara rutin untuk melakukan pekerjaan yang hanya sesekali setiap beberapa bulan, Anda hanya membayar berdasarkan tugas yang dilakukan—pada saat Anda membutuhkannya diselesaikan.

Terlebih lagi, jika Anda memilih untuk mengalihdayakan ke luar negeri, camkan bahwa nilai tukar mata uang mungkin berpihak pada Anda, membuat pengeluaran Anda lebih rendah.

Sebagai titik akhir pada biaya, Anda tidak perlu khawatir tentang memperluas ruang bisnis Anda atau menyewa kantor yang lebih besar ketika melakukan pengalihdayaan versus pekerjaan tradisional.

3. Pengalihdayaan Memaksa Anda Membuat Proses Bisnis

Mungkin Anda sudah mendengar bahwa semua bisnis harus mendokumentasikan proses-prosesnya, tetapi banyak pemilik usaha kecil yang terlalu sibuk untuk duduk sejenak dan menuliskannya di atas kertas. Jika Anda berencana untuk melakukan outsourcing, maka Anda akan dipaksa untuk melakukan dokumentasi proses untuk memastikan bahwa tugas-tugas yang dialihdayakan dilaksanakan sesuai dengan spesifikasi dan standar kualitas Anda.

Manfaat tersembunyi di balik outsourcing dan pembuatan proses bisnis adalah kenyataan bahwa Anda akan mampu melacak perkembangan karyawan dan menjadikan mereka lebih akuntabel. Pemberian tugas kepada karyawan juga akan lebih mudah karena semua orang akan memiliki pandangan yang jelas tentang apa saja yang butuh dilakukan dan bagaimana cara melakukannya.

4. Talenta yang Lebih Terspesialisasi dan Sarana-Sarana yang Lebih Baik

Mungkin Anda adalah tukang bunga terhebat yang pernah ada, tetapi itu tidak berarti Anda juga seorang akuntan atau desainer grafis yang hebat juga. Pengalihdayaan memungkinkan Anda menemukan orang-orang yang memiliki keahlian yang dibutuhkan untuk menuntaskan pekerjaan yang Anda tidak paham cara melakukannya.

Anda tidak hanya akan terlihat lebih profesional, proyeknya juga akan dikerjakan dengan sarana-sarana yang memang diperuntukkan bagi proyek tersebut daripada meretas dengan cara Anda sendiri. Pengembalian pajak Anda akan jauh lebih mudah untuk diberkaskan jika akuntansi atau pembukuan Anda dilakukan dengan perangkat lunak akuntansi dibandingkan sekumpulan spreadsheets dan kotak sepatu yang penuh berisi kuitansi.

5. Dukungan Pelanggan Anda Bisa 24/7

Jika usaha Anda sangat bergantung pada penyediaan layanan pelanggan sehari semalam, pengalihdayaan aspek bisnis Anda ke luar negeri akan sangat masuk akal. Menemukan orang di zona waktu yang berlawanan artinya mereka bisa menghadapi pelanggan Anda pada saat Anda tidak bisa melakukannya.

6. Pengalihdayaan Memberikan Anda Lebih Banyak Waktu Luang

Jika Anda punya orang atau perusahaan lain yang mengerjakan berbagai tugas yang di luar keahlian dan pengetahuan Anda, akan ada lebih banyak waktu luang untuk berfokus pada hal-hal yang Anda terlatih melakukannya. Dengan itu Anda akan bisa menghasilkan rencana pemasaran baru atau produk baru. Dengan kata lain, Anda bisa berfokus pada menjalankan bisnis daripada berfokus pada bisnis itu sendiri.

7. Pengalihdayaan Memungkinkan Anda Membesarkan Bisnis

Manfaat besar terakhir pengalihdayaan adalah Anda dimungkinkan untuk membesarkan bisnis Anda. Dengan mengambil sejumlah beban dari pundak para karyawan Anda, mereka bisa menghabiskan waktu untuk berfokus pada beragam aktivitas yang bisa membesarkan perusahaan. Pada puncaknya, pertumbuhan adalah hal yang vital bagi tiap bisnis dan Anda tidak bisa bertumbuh secara efektif jika waktu Anda yang sudah terbatas dihabiskan untuk melakukan hal-hal yang lebih baik didelegasikan ke tempat lain.

Do you need to outsource coding or development projects
Apakah Anda butuh untuk mengalihdayakan penulisan kode atau proyek pengembangan? (sumber foto)

4 Kerugian Outsourcing yang Harus Diwaspadai

Semenguntungkan apapun outsourcing itu, tentu ada beberapa kerugian terkait yang menghalangi banyak pemilik usaha untuk melakukan lompatan ini. Di bagian ini, kita akan melihat sejumlah kerugian outsourcing, yang bisa berdampak pada keputusan akhir Anda.

1. Potensi Risiko Keamanan Pengalihdayaan

Membiarkan suatu perusahaan atau orang luar menangani sejumlah pekerjaan yang lebih sensitif mengandung risiko inheren membocorkan informasi perusahaan.

Anda bisa membantu untuk menghindari hal ini dengan menuliskan suatu perjanjian kerahasiaan (non-disclosure agreement) dan meminta orang menandatanganinya sebelum menyetujui untuk bekerja dengan Anda. Sebagai alternatif, Anda bisa membatasi hanya pada tugas-tugas yang tidak membutuhkan penyerahan informasi rahasia perusahaan atau klien.

Jika Anda tahu bahwa Anda akan mengalihdayakan pekerjaan-pekerjaan Anda secara berkala, sebaiknya lakukan pemeriksaan latar belakang perusahaan dan pelajari kebijakan keamanannya.

2. Mengharuskan Anda Menyerahkan Sejumlah Kontrol

Kebanyakan pemilik usaha menyukai kontrol penuh atas perusahaan mereka. Tetapi ide ini tidak bermanfaat jika Anda ingin membesarkan bisnis Anda tanpa menghabiskan terlalu banyak biaya.

Sebagaimana disebutkan sebelumnya, kecuali Anda punya banyak gelar, kemungkinan Anda tidak akan mampu menangani semua pekerjaan yang terkait dengan bisnis Anda. Tidak hanya itu, jika Anda menangani tugas-tugas yang tidak Anda pahami atau Anda tidak punya waktu mengerjakannya, mungkin akan muncul biaya yang jauh lebih besar daripada membiarkan ada orang lain yang melakukannya.

3. Pengendalian Mutu Mungkin Lebih Sulit Dipertahankan

Pengendalian mutu mungkin lebih sulit dilaksanakan dan dipertahankan, terutama jika Anda mengalihdayakan ke luar negeri. Untuk menghindari risiko kerugian ketika ini terjadi, laksanakan dan dokumentasikan secara tepat proses pembuatan produk dan proses layanan.  Tentukan titik-titik pemeriksaan dalam pendekatan Anda. Salah satu bagian riset pengalihdayaan Anda harus mencakup juga melihat testimoni dan referensi orang atau perusahaan yang Anda pertimbangkan, jadi Anda akan memilih kandidat yang benar untuk outsourcing.

4. Kemungkinan Adanya Hambatan Bahasa Ketika Outsourcing

Bukan hal yang aneh bagi banyak perusahaan ketika mengalihdayakan berbagai pekerjaan ke luar negeri. Karena nilai tukar mata uang, jauh lebih murah menyewa freelancer dari Eropa hingga Asia daripada mempekerjakan orang yang hanya berjarak tiga negara bagian. Meskipun demikian, dalam hal tersebut, Anda harus sadar bahwa freelancer atau perusahaan mungkin tidak fasih sempurna dalam bahasa Anda. Untuk beberapa jenis tugas, hal ini bukanlah masalah yang signifikan.

Tetapi untuk tugas-tugas yang bergantung pada komunikasi dengan klien Anda, seperti dukungan pelanggan, orang yang Anda pekerjakan wajib memahami pelanggan Anda sekaligus bisa dipahami dengan mudah.

Apakah Anda Harus Mengalihdayakan?

Menimbang kelebihan dan kekurangan pengalihdayaan adalah langkah pertama untuk membuat keputusan yang tepat bagi perusahaan Anda. Perlu juga dipertimbangkan tugas mana yang Anda merasa nyaman untuk dialihdayakan ke orang lain dan mana yang bisa lebih baik dikerjakan di tempat.

Jawaban terhadap pertanyaan tersebut sangat tergantung pada karakteristik bisnis Anda. Kebanyakan usaha kecil bisa mengalihdayakan tugas-tugas seperti pemasaran di media sosial. Membuat grafik atau materi cetak seperti brosur dan pembaruan atau pemeliharaan website juga bisa dialihdayakan supaya Anda bisa menghemat waktu.

Entri data, di sisi lain, tergantung pada datanya itu sendiri. Berurusan dengan informasi rahasia dan sensitif mungkin lebih baik dikerjakan di tempat untuk meminimalkan risiko kebocoran informasi. Dengan cara serupa, beberapa tugas seperti akuntansi dan pembukuan mungkin lebih baik dikerjakan di tempat kerja dan dalam hal ini, memasukkan orang lain ke dalam tim akan lebih efektif secara biaya dibandingkan mengalihdayakan setiap bulannya.

Sebelum mengambil keputusan akhirnya, pertimbangkan hal-hal berikut:

  • Apakah Anda memiliki kecakapan teknis dan sarana untuk melakukannya sendiri?
  • Apakah Anda punya waktu melakukannya?
  • Apakah ada risiko keamanan?

Jika Anda menjawab ya terhadap semua pertanyaan di atas, maka bisnis Anda mungkin tidak butuh outsourcing sama sekali. Tetapi camkan dalam pikiran bahwa meskipun Anda memiliki kecakapan teknis dan waktu untuk melakukannya, pertumbuhan bisnis Anda mungkin akan terhambat jika Anda terus melakukan segalanya sendiri.

Di lain sisi, jika jawaban Anda adalah tidak yang berulang, maka bisnis Anda mutlak harus mengambil manfaat dari mengalihkan pengerjaan tugas-tugas tersebut pada pihak ketiga. Selalu ada cara untuk memastikan terpeliharanya kualitas layanan dan produk Anda, sekaligus memproteksi informasi sensitif dan mejaganya tetap privat.

Di Mana Menemukan Talenta yang Hebat untuk Outsourcing

Jika Anda memutuskan untuk melanjutkan outsourcing, pertanyaan berikutnya adalah di mana menemukan talenta yang Anda butuhkan. Untungnya, ada segudang solusi di Internet.

Salah satu cara menemukan freelancer atau perusahaan dengan perangkat keahlian yang dibutuhkan adalah dengan meminta rekomendasi rekan Anda. Cara lainnya adalah dengan melakukan pencarian Google sendiri.

Meskipun tidak ada yang salah dengan pilihan-pilihan metode tersebut, salah satu cara terbaik untuk menemukan orang yang handal dalam menangani beberapa tugas Anda adalah dengan memanfaatkan pasar freelancer seperti Envato Studio:

Envato Studio - Outsource your website design and marketing projects
Envato Studio - Alih dayakan proyek website, desain, dan pemasaran Anda.

Envato Studio adalah tempat yang hebat untuk mengalihdayakan tugas-tugas semacam pembuatan grafik swakreasi, pembaruan website Anda, penyuntingan episode podcast, atau pemunculan video promosi unik untuk produk Anda.

Anda juga bisa menemukan para penulis yang bisa menangani kreasi konten untuk blog Anda atau membawa salinan yang digerakkan penjualan untuk deskripsi Anda. Tugas lainnya antara lain optimasi situs web WordPress Anda untuk SEO atau meningkatkan masa pemuatan halaman Anda.

Yang harus dilakukan adalah memilih jenis layanan yang diinginkan, pilih penyedia layanan yang sesuai persyaratan Anda, lalu tinjau dan terima proyeknya begitu dituntaskan.

Manfaat-Manfaat Kunci Bekerja Dengan Envato Studio

Manfaat menggunakan pasar pihak ketiga adalah bahwa Anda tidak perlu mengkhawatirkan kualitas pekerjaan karena kurasi awal sudah dilakukan untuk Anda. Tiap freelancer di pasar tersebut sudah memiliki sistem pemeriksaannya sendiri untuk membantu dalam menyeleksi para pakar terbaik saja di berbagai bidang seperti desain, penulisan, pemasaran, dan lebih banyak lagi.

Manfaat lain menggunakan Envato Studio adalah semua perincian dan biaya ditampilkan di depan sehingga Anda tidak akan terjebak ke dalam kejutan yang tidak menyenangkan seperti adanya berbagai biaya tersembunyi. Anda bisa membayar untuk satu proyek yang dikirimkan dalam satu waktu. Selain itu, baik pembeli maupun penjual dilindungi dengan proses resolusi yang sangat kokoh untuk meminimalkan risiko layanan yang tidak memuaskan.

Apakah Anda Siap Melakukan Outsourcing?

Ada banyak faktor yang harus dipertimbangkan ketika berurusan dengan outsourcing; mulai memutuskan di awal tentang apa saja yang harus dialihdayakan hingga memastikan bahwa usaha Anda mendapat manfaat paling besar dengan menghemat uang dan waktu Anda.

Begitu Anda memiliki pemahaman yang jelas tentang cara outsourcing membantu perusahaan Anda dan memahami tugas apa saja yang harus dialihdayakan, Anda bisa mulai mencari talenta yang tepat. Gunakan Envato Studio untuk menemukan freelancer yang menangani kebutuhan website dan desain grafis, termasuk juga penulisan kode dan pengembangan.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.