Unlimited WordPress themes, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Google Apps
Business

Menyiapkan Google Apps sebagai Solusi Email Hosting

by
Length:LongLanguages:
This post is part of a series called Online Business Setup (Without Coding).
How to Set Up Your Online Business Presence With Squarespace
Setting Up a Hosted Email Solution With Microsoft Office 365

Indonesian (Bahasa Indonesia) translation by Haikal Kamil (you can also view the original English article)

Siapa pun yang menggunakan internet secara berkala pasti akan memiliki alamat email, dan banyak dari kita menggunakan layanan email gratis seperti Google Mail, Yahoo! Mail, Microsoft Outlook atau Apple iCloud.

Mungkin semua layanan tersebut mumpuni, tapi mereka tidak ideal untuk penggunaan bisnis. Ujung-ujungnya alamat email anda akan berakhir dengan domain mereka, seperti @gmail.com atau @yahoo.com. Jika anda menggunakan alamat seperti ini dan bahkan memajangnya di kartu nama, alamat tersebut bisa terlihat sedikit tidak profesional.

Melanjutkan rangkaian kami di Mempersiapkan Bisnis Online Tanpa Coding, saya akan menunjukkan cara menyiapkan dan mengkonfigurasi solusi hosting email yang benar-benar customizable dengan Google Apps, yang memberi anda semua kekuatan dari Gmail namun dengan fleksibilitas seperti menjalankan server email anda sendiri.

Email itu Email Hosting?

Jika anda menggunakan Gmail atau Yahoo! Mail maka anda sudah menggunakan jenis layanan ini. Email hosting hanyalah istilah untuk penyedia email yang mengelola email anda untuk anda.

Beberapa perusahaan besar lebih memilih untuk menangani dan mengelola email mereka sendiri dan biasanya mereka memiliki server email internal dan bentuk kelebihan bahwa mereka mampu, serta departemen IT yang dapat mempertahankannya dan memecahkan masalah yang mungkin timbul.

Bagi para freelancer dan bisnis kecil, membeli server dan mempekerjakan staf IT hanya untuk keperluan email akan sangat mahal harganya. Layanan email hosting, seperti Google Apps dan Office 365 milik Microsoft adalah solusi yang melampaui penawaran gratis Gmail atau Hotmail & Outlook dan memberikan alternatif berbayar yang memberi suatu bisnis cara untuk secara efektif melakukan outsourcing keseluruhan infrastruktur email mereka dan menghindari untuk berurusan dengan hal-hal tersebut. Cukup bayar biaya bulanan berdasarkan jumlah pengguna dan sebagai gantinya, anda dilengkapi dengan layanan email yang andal dan hebat.

Cara Kerja Google Apps

Google Apps mulai berjalan di tahun 2006 dan berkembang menjadi solusi bisnis lengkap yang menyediakan banyak layanan Google populer yang dapat anda kelola untuk anda dan karyawan anda. Google Apps menyediakan semua fitur dan manfaat akun Google standar, dengan akses ke layanan seperti Gmail dan Google Calendar namun semuanya terkait dengan nama domain anda.

Fitur terbesar yang kebanyakan freelancer dan bisnis gunanakan dari Google Apps adalah custom Gmail service mereka. Tidak lama lagi anda akan memiliki alamat @gmail.com tapi yang mencerminkan nama domain anda dengan sebenarnya. Layanan ini akan didukung oleh Gmail sehingga anda tetap mendapatkan semua manfaat tambahan, seperti filtering spam legendarisnya.

Google Apps for Business bertarif $5 per pengguna per bulan tanpa jumlah pengguna minimum atau kontrak. Jika anda adalah bisnis kecil dengan 5 orang yang bekerja di perusahaan anda yang memerlukan akun, Anda hanya akan membayar $25 per bulan. Karena biayanya yang rendah dan popularitasnya, banyak yang memilih untuk menggunakan Google Apps hanya untuk layanan email dan belum tentu benar-benar menggunakan layanan Google lainnya.

Mengapa Memilih Hosting?

Ada beberapa alasan mengapa membayar untuk layanan email anda dengan layanan seperti Google Apps bisa menjadi hal yang bermanfaat, terutama bagi seorang freelancer atau bisnis kecil:

1. Branding

Semua ini tentang branding, dan memiliki alamat email dengan tambahan nama perusahaan lain dalam berkomunikasi bisa memberi kesan yang salah.

Dengan layanan gratis yang saya sebutkan sebelumnya, anda cukup memilih user name dan anda akan diberi alamat email dengan nama nama penyedia layanan tersebut, seperti username@gmail.com. Untuk penggunaan pribadi ini bukan masalah, tapi jika anda seorang freelancer atau bisnis kecil, memiliki alamat email seperti freelancewebdesigner@yahoo.com dapat terlihat agak tidak profesional.

Ini semua tentang branding dan memiliki alamat email dengan tambahan nama perusahaan lain dalam berkomunikasi bisa memberi kesan yang salah. Ini mungkin tampak sangat sepele tapi ketika harus memasarkan diri dan bisnis anda, anda perlu melihat dari sudut pandang orang lain. Jika anda mencari web designer di London dan alamat email mereka adalah superawesomewebdesigner1@yahoo.com, akankah timbul keraguan pada diri anda?

Dengan menggunakan layanan email hosting, anda dapat menggunakan nama domain anda sendiri untuk memberi alamat email anda tampilan yang jauh lebih profesional, terutama saat berhadapan dengan beberapa karyawan, dan beralih ke alamat seperti jack@superawesomewebdesigner.co.uk atau jill@superawesomewebdesigner.co.uk.

2. Keandalan

Penyedia layanan email hosting, seperti Google, memiliki rak server di beberapa pusat data di seluruh dunia, memberikan keandalan yang solid. Jika ada server tunggal, atau bahkan pusat data, kehilangan tenaga atau mengalami beberapa bentuk downtime lainnya, mereka (biasanya) tidak akan kehilangan layanan mereka karena semua server dan lokasi lainnya akan terus bekerja dan memproses email anda. Hal ini juga bermanfaat bagi perusahaan email hosting karena mereka dapat melakukan upgrade server dan penggantian tanpa ada dampak terhadap layanan mereka.

Penyedia layanan email hosting seperti Google, memiliki rak server di beberapa pusat data di seluruh dunia, memberikan keandalan yang solid.

Bandingkan hal tersebut dengan menjalankan server email anda sendiri di kantor anda. Sementara anda mungkin berpikir bahwa hal itu adalah solusi yang lebih baik karena anda memiliki kontrol penuh dan begitu juga biaya tunggal dari servernya, tidak perlu banyak terkena dampak negatif dari email anda dan masalah apa pun harus diperbaiki oleh anda.

Anda bisa mengalami pemadaman listrik, kehilangan koneksi internet atau lebih buruk lagi, server bisa mengalami kegagalan. Dalam setiap kasus ini, email anda akan segera berhenti bekerja.

3. Kemudahan Penggunaan

Dengan email hostig, tidak hanya menyiapkan layanan yang mudah dilakukan (seperti yang akan anda lihat segera), namun mengelolanya adalah hal yang sangat mudah. Tidak ada server email yang perlu di-upgrade atau maintenance, yang berarti tidak perlu ada biaya tak terduga, anda cukup membayar atas akun yang anda miliki dan sisanya dikelola oleh penyedia layanan tersebut.

Dengan semua akun Google Apps, anda dilengkapi dengan control panel yang memungkinkan anda mengelola banyak aspek tentang bagaimana layanan email anda bekerja, memberi anda lebih banyak kontrol daripada akun gratis.

Menyiapkan Google Apps

Sekarang setelah kami menjelaskan bagaimana layanan email dihosting bekerja dengan sedikit lebih detail, saatnya untuk menyiapkannya.

Untuk menggunakan layanan seperti Google Apps, anda harus memiliki hal-hal berikut ini:

  • nama domain
  • akses ke pengaturan nama domain (dikenal sebagai DNS records)
  • sekitar 20 menit waktu luang

free trial Google Apps tersedia, yang mana akan kami persiapkan kali ini. Dengan begitu, anda bisa mencoba layanan tersebut untuk melihat apakah sesuai dengan kebutuhan anda tanpa harus membayar apapun.

Langkah 1. Mendaftar ke Google Apps

Kunjungi halaman Google Apps for Business dan klik Start Free Trial.

Anda akan ditanya beberapa informasi dasar, seperti nama anda, alamat email terkini dan sedikit tentang anda atau bisnis anda.

Setelah memasukkan beberapa informasi dasar, Google akan menanyakan apakah anda ingin menggunakan nama domain anda sendiri atau, sementara, gunakan alamat mygbiz.com. Ayo lanjutkan dan beri tahu Google bahwa kami ingin menggunakan nama domain kami sendiri, jadi pilih opsi itu dan masukkan nama domain anda.

Selanjutnya, kita diminta membuat akun pertama kita. Akun pertama di Google Apps selalu merupakan super administrator, pengguna yang mampu melakukan perubahan terbanyak. Super administrator dapat membuat perubahan pada layanan Google Apps serta menyetel ulang sandi. Masukkan username yang anda inginkan yang juga akan menjadi alamat email berikut dengan password yang kuat, sebaiknya campuran dari banyak huruf, case, angka dan simbol.

Setelah akun dibuat, anda dapat masuk dengan segala hal yang baru saja anda buat.

Untuk referensi di kemudian hari, akses control panel Google Apps anda dapat ditemukan di http://google.com/a/domainanda.com.

Langkah 2. Memverifikasi Domain Anda

Selamat, anda baru saja menyiapkan Google Apps! Ada sedikit pekerjaan yang harus dilakukan, tapi kami membuat kemajuan yang baik.

Langkah selanjutnya adalah memastikan bahwa anda benar-benar memiliki nama domain yang telah anda minta untuk digunakan. Ada beberapa cara untuk melakukannya, tapi karena kita perlu membuat beberapa perubahan pada nama domain anda, saya akan menunjukkan metode yang paling populer

Agar Google dapat memverifikasi kepemilikan domain anda, kita dapat menambahkan sedikit informasi ke nama domain anda yang disebut TXT record. Google secara otomatis akan menghasilkan string karakter acak yang dapat anda tambahkan sebagai record ini dan setelah perubahan telah diperbarui, Google akan memeriksa nama domain anda untuk melihat apakah yang anda tambahkan sama dengan yang diminta untuk ditambahkan. Jika ya, anda telah memverifikasi nama domain anda!

Saat kita masuk ke control panel Google, klik Start Setup.

Anda akan diminta untuk memverifikasi domain anda untuk mengaktifkan Google Apps. Klik Verify Domain lalu pilih Begin verification.

Metode yang disarankan Google, menambahkan TXT Record adalah hal yang mudah, terutama karena Google mencantumkan sejumlah besar list domain yang menyediakan petunjuk langkah demi langkah untuknya. Beberapa pendaftar seperti GoDaddy akan menyediakan metode otomatis untuk melakukan ini untuk anda, cukup dengan memasukkan rincian login anda. Jika anda ingin melakukan ini secara manual atau jika pendaftar anda tidak terdaftar, pilih Other di bagian bawah list.

Menyalin teks yang ditampilkan dalam kotak putih dan kemudian membuka tab baru, log in ke domain registrar. Dalam kasus ini, saya akan menunjukkan dengan Godaddy.

Dalam domain registrar, pilih nama domain Anda dan mengakses bagian dari situs yang akan membiarkan Anda mengedit DNS record.

Setelah Anda menemukan bahwa, Anda akan ingin menambahkan catatan baru, jenis TXT.

Tambahkan catatan baru dan masukkan "@" untuk nama (jika diperlukan) dan kemudian paste di panjang sedikit teks yang kita disalin dari kotak putih sebagai nilainya. Segala sesuatu yang lain dapat dibiarkan tanpa disentuh, kemudian simpan perubahan. Perubahan data DNS dapat mengambil sedikit waktu tetapi biasanya Anda akan dapat memverifikasi perubahan dalam waktu sekitar 20 menit. Kadang-kadang dapat di mana saja sampai 24 jam tetapi biasanya hal ini cukup cepat.

Kembali ke Google Apps dan, setelah sekitar 15-20 menit, klik Domain memverifikasi. Jika bekerja, Anda akan mendapatkan pesan berikut.

Jika tidak, Anda hanya perlu menunggu sedikit lebih lama.

Langkah 3. Pengguna

Jika Anda akan perlu tambahan pengguna, terutama jika Anda bergerak dari layanan email yang sudah ada, maka kita dapat melakukan begitu menggunakan panel User. Mengakses, pilih User dari kelompok utama ikon.

Dalam Users, Anda akan melihat daftar semua pengguna saat ini, mungkin itu hanya akan menjadi sekarang untuk Anda sendiri. Untuk menambahkan pengguna lain, cukup pilih Add users tombol di kanan untuk memulai proses.

Ada tiga cara yang berbeda untuk menambahkan pengguna baru, tergantung pada metode yang Anda inginkan...

  • Mengundang pengguna dengan mengirimkan email ke alamat email mereka saat ini dan minta mereka menyelesaikan proses.
  • Tambahkan pengguna secara manual dan menetapkan mereka spesifik username dan password.
  • Untuk menambahkan sejumlah besar pengguna, Anda dapat menambahkan daftar CSV, diformat dengan semua username dan password yang Anda ingin gunakan.

Saya lebih suka menambahkan pengguna secara manual sehingga Anda dapat menerapkan konvensi penamaan tertentu, seperti first.last@yourdomain.com. Jika Anda memilih opsi ini, Anda akan dapat menambahkan nama lengkap, nama pengguna dan password sementara atau yang spesifik yang Anda masukkan.

Harus Anda tidak ingin atau perlu menambahkan pengguna lain, Anda tidak perlu, dan Anda dapat menambahkan pengguna baru setiap saat.

Langkah 4. Konfigurasi Mail Routing

Setelah domain diverifikasi, kita kemudian dapat mulai untuk mengkonfigurasi menggunakan Google Apps sebagai penyedia email Anda. Kita akan membutuhkan akses ke DNS catatan lagi jadi pastikan Anda masuk ke registrar domain di tab lain.

Tahap berikutnya akan mengubah bagaimana email dialihkan melalui internet. Setiap nama domain memiliki sesuatu yang disebut MX Record. Catatan-catatan ini pada dasarnya adalah nama domain atau alamat IP server e-mail tertentu. Jadi bila email dikirim ke yourname@yourdomain.com, mail server yang mengirim email terlihat di yourdomain.com nama domain untuk melihat apa rincian server mail. Setelah itu telah mereka, pesan kemudian dilewatkan ke itu, kemudian ditempatkan dalam kotak masuk pengguna. Tanpa catatan-catatan ini, email hanya tidak berfungsi.

Kembali ke panel kontrol Google Apps utama dengan mengklik tombol Back to Dashboard.

Klik pada Next Step dan pada halaman berikutnya, pilih Set up Gmail. Anda akan melihat pesan konfirmasi bahwa Anda harus menambahkan semua pengguna yang akan menggunakan layanan email Anda. Sekali Anda senang dengan pengguna sebelumnya Anda menambahkan (atau jika itu adalah hanya diri sendiri) kemudian klik Yes, let’s do it!.

Anda akan diminta untuk memilih apakah Anda ingin menggunakan server Google atau server lain. Jauhkan pilihan default Google server dan kemudian pilih Next.

Google akan melakukan pemeriksaan cepat untuk melihat apa MX record saat ini, jika ada. Seperti yang Anda lihat, nama domain tidak memiliki sehingga pada saat ini, saya memiliki fungsi email tidak.

Seperti dengan memverifikasi nama domain kami, kami dapat memilih dari daftar panjang registrar domain dengan petunjuk langkah demi langkah. Selain itu, registrar seperti GoDaddy juga memiliki konfigurasi otomatis ini jika Anda mengikuti petunjuk. Sekali lagi, hanya seperti sebelumnya, mari kita melakukan ini secara manual dan pilih Other.

Anda akan melihat 5 berbeda MX records, masing-masing dengan sejumlah dirujuk sebagai Priority. Ini adalah bagaimana email akan dialihkan dan ketika nama domain memeriksa untuk melihat mana email harus pergi, prioritas tertinggi yang mencoba pertama. Jika untuk beberapa alasan bahwa server tidak bekerja, itu akan mencoba berikutnya dalam daftar, dan sebagainya. Kita perlu menambahkan semua ini untuk menyelesaikan setup.

Jika Anda belum menggunakan nama domain Anda untuk email maka Anda dapat hanya menghapus data MX default dan kemudian menambahkan Google yang di tempat mereka, mengingat untuk menjaga prioritas nomor yang benar. Jika Anda diminta untuk tuan rumah, seperti GoDaddy, Anda hanya dapat memasukkan "@" seperti yang kami lakukan ketika kami verifikasi domain dengan Google.

Jika Anda telah menggunakan nama domain Anda untuk email sebelumnya maka Anda perlu menyadari bahwa segera setelah perubahan dibuat dan diperbarui, email akan mulai untuk pergi melalui server Google. Pada saat itu, Anda harus memperbarui setelan email untuk menggunakan server Google baru.

Dan thats it, Anda sekarang sudah berhasil dikonfigurasi Gmail untuk domain Anda.

Langkah 5: Pengaturan Akun Baru

Jadi sekarang kita telah membuat Google Apps dan layanan Gmail untuk domain kita, saatnya untuk mengatur aplikasi email pilihan Anda untuk mengambil keuntungan dari itu. Salah satu keuntungan dari Google Apps adalah bahwa menggunakan pengaturan yang sama persis seperti Gmail, satu-satunya perbedaan menjadi hanya username dan password.

Ketika menambahkan account baru di OS X singa gunung, misalnya, kami hanya pilih jenis account Gmail dan kemudian masukkan alamat email lengkap dan sandi kami.

Jika Anda pernah ingin untuk log in ke antarmuka web, tidak ada yang khusus perlu Anda lakukan, baik. Cukup kunjungi Gmail dan log in dengan alamat email lengkap dan password Anda.

Anda Punya Email Baru!

Selamat, Anda benar-benar telah menyiapkan Google Apps sebagai penyedia email Anda! Semua e-mail masuk dan keluar sekarang sepenuhnya dikelola oleh Google tetapi tidak ada alamat @gmail.com tunggal yang terlihat. Cobalah mengirimkan sendiri tes email ke alamat email alternatif dan kemudian merespons ketika Anda menerimanya, hanya untuk memastikan semuanya bekerja dengan benar.

Dengan konfigurasi ini dilakukan, Anda tidak perlu melakukannya lagi kecuali Anda mengubah penyedia e-mail. Setiap pengguna baru yang Anda menambahkan bahwa mendapatkan alamat email hanya dapat masuk ke e-mail app pilihan mereka dan masukkan pengaturan Gmail standar, atau pilih Gmail dimana tepat.

Luar Email

Google Apps menyediakan fungsionalitas jauh di luar cakupan tutorial ini tapi daftar lengkap fitur yang menyediakan Google Apps, memeriksa halaman Google Apps manfaat.

Anda mungkin akan menemukan beberapa fitur tambahan, seperti Google Calendar, Google Contacts, dan Google Drive sangat berguna jika Anda memiliki sejumlah rekan kerja dan saya sangat menyarankan Anda untuk melihat di banyak layanan lainnya yang Anda dapatkan untuk uang Anda.

Kesimpulan

Google Apps menyediakan solusi lengkap Email hosting yang menggabungkan semua keuntungan dan kinerja kokoh, keandalan Gmail dengan profesionalismenya dalam menggunakan nama domain anda sendiri, dan kekuatan untuk mengelola domain anda dengan lebih banyak pilihan daripada sebaliknya akan tersedia.

Sekarang bahwa Anda sudah punya percobaan gratis yang akan dan nama domain Anda bekerja untuk Gmail, mengapa tidak mengambil melihat melalui sisa panel kontrol dan melihat hal lain apa yang mungkin yang ditawarkan Google Apps?

Baca Lebih Lanjut

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.