Advertisement
  1. Business
  2. Email

Panduan Downton Abbey Dalam Etika Email

Scroll to top
Read Time: 9 min
This post is part of a series called Writing Effective Business Emails.
Why Writing Email Is a Skill—and Why Learning It Matters
How to Write Clear and Professional Emails

Indonesian (Bahasa Indonesia) translation by Yosef Andreas (you can also view the original English article)

Tidak ada satu pun orang Inggris yang memimpikan mati di dalam rumah orang lain - khususnya seseorang yang bahkan tidak mereka kenali.

Begitulah ucapan Violet Crawley, Countess Sang Janda dari Grantham, setelah seorang Diplomat Turki ditemukan meninggal semalam saat menginap di Downton Abbey.

Karakter Violet, diperankan oleh Maggie Smith, seringkali mengucapkan satu kalimat yang luar biasa yang mencerminkan rasa hormatnya pada etika dan tradisi Inggris.

Berikut contoh lainnya dari humor Countess Sang Janda. Ketika sebuah telepon dipasang di Downton, Violet bertanya:

Apakah ini adalah alat komunikasi atau penyiksaan?

Siapa yang tahu tentang apa yang akan dia tanyakan mengenai internet dan email.

Kepala pelayan Downton, Charles Carson, memiliki sudut pandan yang sama tradisionalnya. "Kita mungkin harus memiliki seorang pembantu di ruang makan," lapornya dengan peringatan kepada Pemilik Downton, Robert Crawley. "Tidak ada hal yang lebih buruk yang sedang terjadi di dunia," tanggap Lord Crawley. Carson membalas:

Tidak ada yang lebih buruk dari seorang pelayan yang melayani duke.

Bagi kita pemirsa Downton Abbey di abad 21, bagian yang membuat opini Countess Janda dan Tn. Carson begitu lucu adalah bahwa masyarakat telah berubah jauh melebihi hal yang paling menakutkan mereka. Kita hidup di dalam sebuah dunia yang tidak bisa dibayangkan baik oleh Carson maupun Countess Sang Jandaatau yang ingin dibayangkannya.

Kembali ke masa Downton, hampir setiap perilaku aristokrat diatur oleh aturan-aturan etikadari apa yang mereka kenakan hingga cara mengaduk teh dan memegang cangkir. Hidup dengan larangan semacam itu tampak lucu di dalam dunia saat ini.

Hidup tanpa begitu banyak aturan mungkin lebih sederhana, namun mungkin leluconnya benar-benar tentang kita. Sementara aturan etika mungkin tidak ketat, atau eksplisit, sebagaimana dulunya, mereka tetap ada. Dan karena aturan-aturan lebih longgar dan kurang dijelaskan, akan sulit mengetahui tentangnya.

Tujuan utama etika adalah untuk menunjukkan pertimbangan bagi lainnya. Dengan mengikuti norma dan kebiasaan sosial dasar menunjukkan rasa hormat bagi orang lainnya. Seperti yang dijelaskan sebuah artikel di dalam Global Post:

Etika bisnis dimaksudkan untuk memperlakukan rekan kerja dan partner bisnis lainnya dengan kesopanan dan rasa hormat.

Etika juga membantumu memasuki dunia, karena dengan mengikuti aturan etika menunjukkan bahwa kamu tahu bagaimana bergaul dengan orang lainnya.

Berhubungan dengan orang lain bisa membingungkan, bahkan pada masa yang paling baik. Etika menyediakan patokan untuk menunjukkan kamu berada pada sisi yang sama, dan paling tidak memiliki saling pengertian. Dengan kata lain, etika merupakan sebuah cara tak kasat mata dalam membangun hubungan. Gunakan etika secara benar, dan kamu akan baik-baik saja—semuanya akan berjalan mulus. Gagal menggunakan etika, dan kamu akan mengibarkan bendera merah di dalam pikiran mereka yang berkomunikasi denganmu.

Etika penting khususnya di internet, dimana komunikasi sebagian besar dilakukan melalui teks, dan dapat dengan mudah disalahartikan.

Jadi etika apa yang hendaknya kamu gunakan di dalam email untuk membuat penerima merasa nyaman, dan untuk memastikan kamu tampak seperti seorang profesional? Dengan kata lain, perilaku sopan seperti apa ketika menyusun dan mengirimkan email?

Mari kita gunakan beberapa inspirasi Downton Abbey untuk mencari tahu.

Panduan Lady Cora Crawley Dalam Perkenalan dan Perpisahan

Cora Crawley adalah Nyonya Rumah Downton. Perannya adalah untuk memastikan para tamu merasa nyaman. Etika waktu adalah semua anggota keluarga dan pelayan menunggu di luar rumah ketika tamu baru tiba.

Untungnya, membuat pendahuluan dengan email itu lebih sederhana.

Kamu hendaklah selalu membuka sebuah email dengan nama seseorang. Ini khususnya penting ketika kamu mengirim pesan kepada seseorang untuk pertama kalinya.

Menggunakan nama seseorang tidak hanya merupakan perkara bersikap sopan. Itu juga mendapatkan perhatian. Seperti yang ditulis Dale Carnegie, penulis Bagaimana Mencari Teman dan Mempengaruhi Orang Lain:

Ingatlah bahwa nama seseorang bagi orang tersebut adalah suara terindah dan terpenting.

Merupakan ide yang bagus juga untuk menggunakan gelar. Kita hidup di dalam masa tidak formal, jadi "Hai" merupakan pilihan aman dalam kebanyakan contoh. Jika kamu mengirim email ke seseorang untuk pertama kalinya, dan kamu ingin tampak formal dan berbeda, maka "Dear" merupakan pilihan yang pantas.

Sebagaimana kedatangan di Downton, begitu juga dengan perpisahan. Setiap orang berbaris di rumah untuk mengucapkan perpisahan.

Sekali lagi, dengan email itu jauh lebih sederhana. Kamu hendaklah menutup dengan mendoakan yang baik bagi penerima, diikuti dengan tanda tanganmu.

"Salam" merupakan penutup yang standar. "Semoga sukses" juga bagus jika kamu ingin tampak lebih pribadi (namun tidak formal). Jika kamu berkerja dalam posisi kreatif, kamu dapat lebih kreatif dengan caramu menutup email. Kamu dapat menutup email dengan cara yang unik. Hal pentingnya adalah kamu menutup email, dan tidak membiarkan mereka menggantung.

Ya, ini merupakan hal dasar, namun kamu akan terpesona dengan betapa banyaknya orang yang gagal dalam mengikuti aturan etika yang mendasar ini.

Panduan Lady Rosamund Painswick Dalam Komposisi Email

Lady Rosamund tumbuh di Downton, namun sekarang tinggal di London. Dia tetap dekat dengan keluarga Crawley, dan pada satu kesempatan dia setuju untuk membantu Edith, salah satu putri Crawley, keluar dari situasi sulit dengan membawanya ke luar negeriberpura-pura untuk "belajar bahasa Perancis".

Countess Sang Janda mencurigainya. “Rosamund tidak memiliki minat dalam bahasa Perancis,” ujar si Janda. “Jika dia ingin dipahami oleh orang asing, dia berteriak."

Tentu saja, berteriak agar dipahami dalam situasi apapun itu kasar dan buruk. Hal serupa dengan berteriak di dalam email adalah menulis dengan "HURUF KAPITAL".

KAMU TIDAK SEHARUSNYA MELAKUKAN INI!

Jika kamu ingin emailmu dipahami, maka tulislah secara jelas dan lugas. Mengembalikan ke HURUF KAPITAL merupakan bagian dari kegagalan. Itu menunjukkan bahwa kamu kehilangan tempramen, atau kamu tidak mengerti aturan dasar dalam komunikasi online.

Panduan Isobel Crawley Dalam Membaca Email

Ketika kamu membaca sebuah email, sangat terlalu mudah untuk salah memahami apa yang dimaksudkan oleh pengirim email. Riset menunjukkan bahwa emosi dan nada sebuah email hanya dipahami secara benar sebanyak 56%. Peluang itu hampir tidak lebih baik daripada kebetulan.

Kesalahpahaman dapat menyebabkan kecanggungan jika kamu membaca kebencian ke dalam kata-kata orang yang mengirimkan email.

Untuk menghindari kesalahpahaman, saya merekomendasikan untuk mengambil pendekatan Isobel Crawley. Dia adalah seorang janda kelas menengah, terdorong masuk ke dalam dunia Downton oleh keadaan keluarga. Countess Sang Janda membenci peningkatan Isobel dalam keberuntungan, dan sering menangkisnya dengan hinaan halus.

Respon Isobel? "Saya anggap itu sebagai pujian."

Ketika membaca sebuah email, paling baik untuk membayangkan niat terbaik. Dengan cara itu, kamu akan menghindari kesalahpahaman.

Berbicara tentang pujian, itu tidak pernah menjadi ide yang buruk untuk mencantumkannya di dalam sebuah email, khususnya ketika kamu mengirimkan pesan ke seseorang untuk pertama kalinya.

Berikut kutipan dari Dale Carnegie lagi:

Lincoln pernah memulai sebuah surat dengan mengatakan: "Setiap orang menyukai sebuah pujian." William James berkata: "Prinsip paling mendalam dalam sifat manusia adalah dambaan ingin dihargai." Dia tidak berbicara, ingatlah, tentang "harapan" atau "keinginan" atau "kerinduan" untuk dihargai. Dia mengatakan "dambaan" untuk dihargai.

Jangan menjilat. Cukup katakan suatu pujian yang tulus. Kamu akan terpesona dengan perbedaan yang dibuat dalam respon yang kamu terima.

Pendekatan Bibi Yang Menakutkan Untuk Diperhatikan

Ada sebuah episode Downton dimana Matthew Crawley, keturunan Downton Abbey, memecahkan sebuah vas berharga. Dia meminta maaf kepada Countess Sang Janda.

"Jangan [meminta maaf]," ujar Countess Sang Janda. "Itu adalah hadiah pernikahan dari bibi yang menakutkan. Saya telah membencinya selama setengah abad."

Jika Dowager begitu membenci vas, mengapa dia menyimpannya? Karena itu adalah hadiah.

Hampir di dalam semua masyarakat dunia, hadiah hadir dengan kewajiban sosial. Ketika kamu memberikan sesuatu, itu menjalinmu ke dalam kehidupan orang yang kamu berikan.

Khususnya, dengan memberikan sebuah hadian membuat sebuah kewajiban bagi penerima untuk membalasnya.

Jika kamu mengirimkan email ke seseorang untuk pertama kalinya, dan kamu ingin membuat sebuah hubungan yang berkelanjutan dengannya, berikan mereka sesuatu. Ini bisa sesuatu yang sederhana seperti bagian informasi atau tautan ke sebuah artikel. Hal pentingnya adalah bahwa hadiahnya relevan dan berguna bagi mereka.

Jadilah orang yang juga menyenangkan, dan kamu akan menghindari diingat sebagai orang yang menakutkan!

Panduan Meja Makan Malam Dalam Cc:

Pada pesta makan malam Downton, penting bagi para tamu untuk merasa terlibat di dalam percakapan. Jadi seperti yang dilakukan kebanyakan aristrokrat di awal abad ke-20, para wanita Downton mengamati etika berbalik.

Aktor Jim Carter, yang memerankan kepala pelayan Charles Carson dalam Downton Abbey, menjelaskan cara kerja berputar:

Pada pesta makan malam dimana bukan hanya keluarga saja, semua wanita akan melihat nyonya rumah dan melihat ke arah mana dia berputar. Mereka akan berputar ke arah yang sama untuk dua putaran pertama sehingga tidak ada yang diabaikan. Percakapan akan berjalan dengan cara tersebut hingga makanan pencuci mulut, ketika itu akan berputar. Nyatanya, di dalam Seri 1, ada sedikit ucapan tentang itu. Mary berkata, "Saya tidak bisa menunggu agar dapat berputar," karena dia terjebak berbicara kepada beberapa lelaki malas tentang traktor dan dia ingin berbicara ke Matthew Crawley.

Ketika kamu menuliskan sebuah email, penting untuk mencantumkan setiap orang yang seharusnya termasuk sebagai bagian dari percakapan. Inilah fungsi dari "cc:"

Fakta menarik: Di masa-masa sebelum email, memo digunakan untuk komunikasi kantor. Orang yang perlu menyadari sebuah memo tertentu, namun tidak bertanggungjawab untuk bertindak pada memo tersebut, dikirimkan sebuah carbon copy. Dari sinilah "cc:" berasal.

Satu catatan lagi tentang mencantumkan orang di dalam percakapan email. Jarang menjadi ide yang bagus untuk mengumpulkan sejumlah email ke dalam sebuah percakapan pribadi. Itu dapat tampak seperti kamu akan berjalan di balik punggung setiap orang. Jika kamu ingin berbicara ke seseorang dari sebuah kelompok email, mulailah sebuah email baru dengannya. Ketika kamu merupakan bagian dari kelompok email "Reply All" hendaklah menjadi tombol yang kamu tekan untuk menuliskan balasan.

Situasi umum lainnya adalah menjadi tidak sengaja dilibatkan di dalam sebuah email kelompok, atau diskusi kelompok yang tidak berkaitan dengan tanggung jawabmu. Kamu dapat mengheningkan sebuah percakapan email dan membuatnya tidak masuk ke inboxmu. Itu serupa dengan memohon pamit dari sebuah percakpan kelompok dalam sebuah pesta makan malam.

Mute adalah fitur Gmail yang memungkinkanmu mengarsip thread percakapan email yang tidak relevan. Pesan baru ditambahkan ke percakapan melewatkan inbox dan secara langsung diarsip. Hati-hati dalam menggunakan fitur ini, karena kamu tidak ingin melewatkan sebuah diskusi penting.

Panduan Mrs Hughes dan Thomas Barrow Guide Dalam Bcc:

Elsie Hughes adalah kepala pengurus rumah Downton. Sebagai ibu pemimpin para pelayan, dia seringkali menyukai kehidupan rahasia para pelayanapakah karena mereka curhat kepadanya, atau karena dia secara tidak sengaja mendengar percakapannya. Mrs Hughes selalu berhati-hai dengan informasi yang dia temukan.

Pendekatannya berlawanan dengan pelayan laki-laki pertama Thomas Barrow, yang selalu mencari rahasia sehingga dia bisa menyebabkan masalah dan menggunakan apa yang dia tahu untuk keuntungannya.

Bcc: berarti "blind carbon copy". Itu adalah cara untuk mengirim email secara rahasia. Ketika kamu mengirimkan bcc: email, orang lainnya di dalam percakapan tidak mengetahui tentang penerima bcc:.

Jarang penggunaan bcc: dianggap sebagai ide bagus. Seperti yang dikatakan Ramona Emerson, editor teknologi Huffington Post: "Sangat curang untuk membimbing seseorang percaya bahwa hanya mereka yang menjadi penerima padahal sebenarnya tidak." Hampir dalam kebanyakan kasus, paling pantas untuk menggunakan cc:. Jika orang menemukan kamu telah menggunakan bcc: di balik punggung mereka, mereka akan mengira kamu seorang karakter Thomas Barrow—seseorang yang mengacau dan menyebabkan masalah.

Apakah pantas menggunakan bcc:? Berikut nasihat dari Ramona Emerson lagi:

Satu-satunya waktu yang bagus dalam menggunakan Bcc ketika mengirimkan email adalah jika kamu mengirimkan sesuatu yang umum (perubahan alamat, menjual sebuah meja rias) ke banyak orang yang tidak perlu mengenal satu sama lain. Tidak ada yang berpura-pura bahwa email itu penting namun bersifat informasi, sehingga tidak masalah untuk menyembunyikan orang lain. Juga, jumlah orang yang dicantumkan dalam email mungkin berjumlah ratusan, dan tidak ada satu pun yang ingin melakukan scroll melalui banyak nama tersebut. Sebagai aturan dasar, jika angka penerima melebihi 30, maka kamu hendaklah menggunakan bcc.

Bagaimana Pendapatmu?

Siapa karakter Downton Abbey favoritmu? Pelajaran etika apa yang dapat kamu ambil dari cara mereka berperilaku? Bagaimana kamu dapat menggunakan pelajaran tersebut di dalam emailmu?

Sumber

Kredit Grafis: Bulu Ayam didesain oleh Juan Pablo Bravo dari Noun Project.

Advertisement
Did you find this post useful?
Want a weekly email summary?
Subscribe below and we’ll send you a weekly email summary of all new Business tutorials. Never miss out on learning about the next big thing.
Advertisement
Start your 7-day free trial*
Start free trial
*All Individual plans include a 7-day free trial for new customers; then chosen plan price applies. Cancel any time.