Advertisement
  1. Business
  2. Communication

Mengapa Menulis Email adalah Keterampilan, dan Mengapa ini Penting untuk Dipelajari

Scroll to top
Read Time: 9 mins
This post is part of a series called Writing Effective Business Emails.
The Downton Abbey Guide to Email Etiquette

Indonesian (Bahasa Indonesia) translation by Muhlis Tirowali (you can also view the original English article)

Bayangkan jika anda diundang untuk wawancara pekerjaan yang ideal untuk anda. Anda tidak membuat alarm malam sebelumnya. Anda bangun terlambat, dan berguling dari tempat tidur tanpa persiapan waktu. Anda membuang pakaian kotor yang anda kenakan kemarin, dan mengambil sepotong pizza dingin untuk sarapan pagi. Anda bahkan belum menyikat rambut anda.

Tidak masuk akal kan?

Atau bayangkan ini. Anda diajak ke kantor atasan anda untuk membicarakan sebuah proyek penting. Jika proyek ini berjalan dengan baik, anda bisa dipromosikan. Alih-alih memperhatikan pembicaraan, anda menatap ke luar jendela, menyentuh kaki anda di lantai, dan hanya menawarkan serangkaian dengusan untuk menanggapi saran yang diberikan atasan anda.

Jika anda bersikap seperti itu, anda pantas dipecat, tidak dipromosikan.

Anda tidak akan terlambat datang dan tidak terurus untuk wawancara. Dan kecuali jika anda memiliki pendekatan kamikaze terhadap politik kantor, anda tidak mengabaikan atasan anda saat dia berbicara dengan anda.

Kami menghabiskan berjam-jam berlatih teknik wawancara. Kami resah atas apa yang akan kami katakan dalam pertemuan dengan atasan kami. Jadi, mengapa kita tidak memperhatikan tingkat kepedulian yang sama dengan menulis email? Atau bahkan ketika kita peduli, mengapa email tidak memiliki dampak yang kita pikir seharusnya?

Salah satu alasannya adalah kita berenang dalam banjir email. Menurut penelitian oleh McKinsey Global Institute, rata-rata karyawan menghabiskan dua setengah jam per hari untuk menangani email. Itu setara dengan 81 hari kerja setiap tahun-atau seperempat dari kehidupan kerja anda.

Sementara itu, penelitian oleh konsultan riset teknologi Grup Radicati menemukan bahwa rata-rata pengguna bisnis mengirim atau menerima 108 email per hari pada tahun 2013. Itu diperkirakan akan meningkat menjadi 116 email per hari pada 2017.

Tak heran bila begitu, ada banyak sekali email yang ditulis dengan ceroboh yang mengambang di dunia maya. Siapa yang punya waktu untuk menyia-nyiakan penulisan pesan yang fasih bila ada banyak hal untuk ditulis?

Di sisi lain, jika email adalah inti kehidupan kita, bukankah seharusnya itu menjadi keterampilan yang kita semua kuasai? Jika anda akan menghabiskan seperempat dari kehidupan kerja anda menulis email, maka belajar melakukannya secara efektif akan membuat anda lebih efisien dan membantu anda maju.

Anggap saja begini. Jika anda menghabiskan seperempat masa kerja anda untuk memberikan presentasi, tidakkah anda akan mempelajari semua hal yang anda bisa tentang bagaimana mempresentasikannya? Atau jika anda menghabiskan seperempat dari kehidupan kerja anda berinteraksi dengan pelanggan, anda akan mencari setiap sumber yang dapat anda temukan pada layanan pelanggan, bukan?

Jadi, apa bedanya dengan email?

Tidakkah lebih bagus untuk menunjukkan bahwa anda adalah seorang profesional sejati di setiap email yang anda kirim? Dan lebih baik lagi jika anda menulis email yang benar-benar dibaca dan dilakukan orang lain?

Email adalah hal yang penting. Bagaimana anda menulis email anda penting bagi orang-orang yang menerima email anda. Yang lebih penting lagi, kemampuan anda untuk menulis email akan memiliki pengaruh besar pada jalur karir anda. Tapi jangan mengambil kata-kata saya untuk itu. Mari kita lihat apa yang para ahli katakan. Tapi pertama-tama...

Mengapa Menulis Email yang Baik Penting untuk Karir Anda

Apakah anda berencana untuk maju bekerja? Jika anda punya ambisi, anda harus belajar menulis email yang mendapatkan hasil.

Seperti yang dikatakan oleh situs Keterampilan yang anda Butuhkan:

Mampu berkomunikasi secara efektif adalah yang paling penting dari semua keterampilan hidup... Jika anda melamar pekerjaan atau mencari promosi dengan atasan anda saat ini, anda hampir pasti perlu menunjukkan kemampuan komunikasi yang baik ... Seiring kemajuan karir anda, Pentingnya keterampilan komunikasi meningkat.

Email adalah bagaimana kita menghabiskan sebagian besar waktu kita berkomunikasi, jadi ini kesempatan terbesar anda. Ini memberi anda dua jam setiap hari untuk menunjukkan kemampuan komunikasi anda kepada atasan anda saat ini.

Perlu lebih meyakinkan? Maggie Worth, Direktur Komunikasi di Univeristy of West Georgia, menulis:

Karyawan yang telah menunjukkan kemampuan untuk mewakili diri mereka sendiri dan perusahaan secara jelas, menarik dan profesional cenderung dipilih untuk posisi lanjutan.

Dr. Stephanie Heald-Fisher, ketua Program Pascasarjana di Globe University, menjelaskan bagaimana email sangat penting untuk memenangkan promosi:

Dalam lingkungan bisnis saat ini, terlepas dari industri, berkomunikasi secara efektif biasanya dapat berarti penggunaan email yang berat dan penggunaan email berarti bisa menulis... Email tersebut sering kali merupakan kesan pertama yang timbul dari pengirim. Email yang tidak ditulis dengan baik menghasilkan kesan pertama yang buruk.

Dipromosikan juga dipengaruhi oleh keterampilan menulis. Kemampuan menulis yang baik mengkomunikasikan kecerdasan, profesionalisme, dan kompetensi. Keterampilan menulis yang buruk mengkomunikasikan kurangnya kecerdasan, profesionalisme, dan kompetensi. Sekali lagi, citra profesional anda dipengaruhi oleh keterampilan menulis anda. Semakin baik keterampilan anda, semakin baik citra anda dan semakin baik kesempatan anda untuk promosi.

Dengan kata lain, kecuali anda belajar menulis email yang jelas, profesional, cerdas, rekan kerja dan atasan anda akan menganggap anda tidak kompeten. Anda akan selamanya terjebak di dasar tangga karier.

Dan menyusun email yang baik tidak hanya berarti anda tahu bagaimana menulis kalimat.

Tidak Semua Orang Tahu Cara Menulis Email?

Bukankah menulis email adalah sesuatu yang semua orang ketahui bagaimana melakukannya? Lagi pula, di dunia sekarang ini, kebanyakan kita tahu cara membaca dan menulis. Kami tahu ejaan dan tata bahasa kami. Bukankah itu cukup?

Memang benar bahwa setiap orang dengan keterampilan komputer yang belum sempurna dapat menulis dan mengirim email. Dan siapa pun dengan keterampilan sosial dasar akan tahu bagaimana memastikan email mereka tidak secara terang-terangan menghina.

Di sisi lain, pikirkan semua email yang ditulis dengan buruk yang anda terima dalam hidup anda. Mereka mungkin benar secara tata bahasa. Tapi mereka sama sekali tidak masuk akal.

Hanya karena seseorang bisa berbicara tidak menjadikan mereka pembicara publik yang baik. Secara bersamaan, hanya karena seseorang bisa menulis tidak berarti mereka bisa menulis email yang bagus.

Menulis email yang efektif adalah sebuah keterampilan, dan itu adalah salah satu yang bisa anda pelajari. Anda harus berlatih juga, tapi anda punya seperempat dari kehidupan kerja anda untuk menghabiskan waktu melakukan itu. Jadi mengapa tidak meluangkan waktu untuk memahami teorinya?

Kami akan menggali apa yang membuat email efektif dalam sekejap. Pertama, mari kita lihat beberapa kesalahan email terbesar.

Apakah Anda Menulis Email Bencana Seperti Ini?

Seperti kebanyakan orang, saya menerima banyak email. Sebagian besar email yang saya terima efektif. Mereka membuat saya merasa baik, dan biarkan saya tahu tindakan yang harus saya ambil. Saya berharap untuk menanggapi, dan saya senang melakukannya.

Sekarang dan lagi, saya menerima email yang membuat saya bertanya kembali. "Apakah mereka benar-benar menanyakan hal itu?" Saya berharap. Atau "Apakah mereka benar-benar mengatakan itu?"

Saat ini, saya menerima email yang mudah dikelola, dan saya memiliki kebijakan untuk menanggapi setiap email yang saya terima. Tapi ada kalanya aku lebih baik tidak menanggapi. Hal ini paling sering terjadi ketika saya menerima salah satu dari berikut ini:

  • Email dari seseorang yang saya tidak tahu siapa yang gagal mengenalkan diri mereka.
  • Email yang meminta bantuan saya tanpa "mohon" atau "terima kasih" (atau isyarat sopan lainnya).
  • Email dimana pengirimnya tidak jelas mengenai apa yang mereka butuhkan dari saya. (Mereka ingin saya terbaca di dunia maya!)
  • Email yang hanya mengatasi kesalahan saya tanpa menyebutkan ada pekerjaan bagus yang pernah saya lakukan.

Email terburuk yang saya terima adalah pemalsuan satu liner dari seseorang yang tidak pernah menghubungi saya sebelumnya. Jika anda akan menulis surat kepada saya, paling tidak memiliki sopan santun untuk menggunakan nama saya, dan untuk mengenalkan diri anda.

Sepertinya saya tidak sendiri dalam menerima email yang membingungkan atau kasar. Sebuah survei baru-baru ini oleh Sendmail menemukan bahwa hampir dua pertiga dari kita (64%) telah mengirim atau menerima email yang menyebabkan kemarahan atau kebingungan yang tidak disengaja. Dalam survei Sendmail, orang-orang sangat kecewa dengan:

  • Tidak menerima balasan yang mereka butuhkan (51%).
  • Tidak perlu "Reply Alls" (25%);
  • Membingungkan atau mengaburkan pesan (19%).

Menulis email yang tidak efektif tidak hanya merusak prospek karir anda. Ini juga buruk bagi atasan anda. Katharine Hansen, direktur kreatif Quintessential Karir, menjelaskan:

E-mail sangat berat dan digunakan secara global untuk berkomunikasi di tempat kerja ... Email yang tidak jelas dan ditulis dengan buruk hanya membuang-buang waktu, uang, dan produktifitas.

Mudah-mudahan email anda tidak seburuk yang saya sebutkan di atas. Dan semoga email anda tidak membuat si penerima bingung atau marah.

Jika anda yakin email anda butuh pekerjaan, jangan panik! anda bisa memperbaiki situasinya. Mari kita mulai dengan melihat mengapa sangat mudah bagi email untuk meninggalkan kesan buruk.

Email Anda Mengalama Hal yang Sama dengan Orang Lain

Pernahkah anda menumpahkan minuman ke depan sebelum rapat bisnis penting? Bahkan setelah anda membersihkan diri, anda yakin semua orang akan memperhatikannya. Tapi tidak ada yang mengucapkan sepatah kata pun.

Itu disebut efek sorotan, dan semua orang menderita karenanya. Psikolog Amie M. Gordon menjelaskan cara kerjanya:

Kita cenderung melebih-lebihkan seberapa besar tindakan dan penampilan kita diperhatikan oleh orang lain... Kita diliputi oleh pengalaman kita sendiri dan kita mengalami kesulitan menyesuaikan diri dengan cukup jauh dari mereka untuk memperkirakan secara akurat berapa banyak perhatian yang orang lain berikan pada kita.

Dengan kata lain, kita melihat dunia melalui lensa yang berwarna, dan kita berjuang untuk melihat dunia dari sudut pandang orang lain.

Ketika menulis email, itu masalah. Kita bisa menulis sesuatu yang masuk akal dalam pikiran kita sendiri. Tapi hanya karena masuk akal bagiku tidak berarti itu akan masuk akal bagimu.

Hal ini terutama terjadi ketika kita harus menyuntikkan emosi ke dalam tulisan kita.

Lea Winerman dari Asosiasi Psikologi Amerika/ American Psychological Association menjelaskan:

Alasan untuk memutuskan komunikasi ini... adalah egosentrisme - fenomena psikologis sosial yang mapan dimana orang memiliki waktu yang sulit memisahkan diri dari perspektif mereka sendiri dan memahami bagaimana orang lain akan menafsirkannya.

Penelitian menunjukkan bahwa orang melebih-lebihkan kemampuan mereka untuk menyampaikan nada yang diinginkan dalam pesan email - apakah nada itu sarkastik, lucu atau serius. Orang melebih-lebihkan seberapa baik mereka dapat mengkomunikasikan nada suara dalam pesan yang mereka kirim.

Sebenarnya, mendeteksi nada suara di email adalah tugas yang hampir tidak mungkin. Studi menemukan tingkat keberhasilan 56% dalam mendeteksi nada suara di email. Itu mungkin terdengar oke, tapi sebenarnya hanya sedikit lebih baik dari pada kebetulan.

Apa yang bisa dilakukan tentang ini? Jawabannya adalah menulis email yang efektif.

Apa yang Membuat Email Efektif?

Kami telah melihat mengapa sangat penting untuk menulis email yang bagus, dan mengapa email sering gagal. Tapi bagaimana anda bisa menulis email bagus yang ditafsirkan dengan benar dan mendapatkan hasil?

Dalam seri Tuts+ Business ini, kita akan melihat berbagai pendekatan yang dapat anda lakukan untuk menulis email yang efektif. Begitu anda melalui serial ini, anda akan menguasai teori email. Dan jika inbox anda bahkan mendekati tipikal, anda akan memiliki banyak kesempatan untuk berlatih.

Untuk menyelesaikan artikel ini, mari kita lihat secara singkat apa yang membuat sebuah email bekerja. Email yang efektif

  • Fokus pada penerima.
  • Perhatikan perhatian sebelum mereka dibuka.
  • Buka dan baca.
  • Baik dan hormat.
  • Ditulis dengan ejaan dan tata bahasa yang benar.
  • Buat si penerima merasa nyaman.
  • Tinggalkan sedikit atau tidak ada ruang untuk interpretasi (mereka tidak dimaksudkan untuk menjadi sastra!).
  • Apakah selama mereka perlu, dan tidak lagi.
  • Mintalah ajakan bertindak yang jelas.

Apakah anda siap memperbaiki kemampuan menulis email anda? Kemudian nantikan terus.

Sumber daya

Kredit Grafis: Keyboard yang dirancang oleh Liesl Kruger dari Proyek Noun.

Advertisement
Did you find this post useful?
Want a weekly email summary?
Subscribe below and we’ll send you a weekly email summary of all new Business tutorials. Never miss out on learning about the next big thing.
Advertisement
Start your 7-day free trial*
Start free trial
*All Individual plans include a 7-day free trial for new customers; then chosen plan price applies. Cancel any time.