Cyber Monday Sale Save up to 40% off unlimited courses, tutorials and creative assets. Cyber Monday Sale! Save Now
Advertisement
  1. Business
  2. Freelance

Panduan Dasar Freelancer untuk Bookkeeping

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:
This post is part of a series called Freelance Financial Bootcamp.
A Freelancer’s Guide to Insurance
A Freelancer’s Guide to Getting Paid on Time

Indonesian (Bahasa Indonesia) translation by Muhammad Naufal (you can also view the original English article)

Sebagai freelancer, anda mungkin tidak merasa senang saat memikirkan soal bookkeeping (kecuali jika anda kebetulan seorang freelance bookkeeper). Anda mungkin hanya ingin catatan yang sederhana dan jelas, dan memikirkan tentang itu sesedikit mungkin.

Kabar baiknya adalah bahwa ini pendekatan yang tepat.

Bagaimanapun, dinamika dasar kehidupan freelance adalah anda hanya dibayar saat anda menyelesaikan proyek untuk klien. Agar sukses, anda perlu memaksimalkan waktu yang anda habiskan untuk bekerja buat klien, dan meminimalkan waktu yang anda habiskan untuk admin.

Jadi, sistem bookkeeping double-entry yang lebih kompleks yang digunakan oleh bisnis yang lebih besar mungkin akan terlalu menyiksa untuk sebagian besar freelancer. Jika anda tertarik, anda dapat membaca tentang sistem ini di Bookkeeping 101 tutorial. Tapi apa yang akan saya lakukan dalam tutorial ini adalah menjaga agar semuanya tetap sederhana, hanya berfokus pada catatan utama yang perlu anda lakukan sebagai seorang freelancer, dan bagaimana anda bisa mengatur semuanya.

Hal yang perlu diperhatikan, bahwa kami akan membahas beberapa cara yang berbeda untuk mencatat, mulai dari kertas, spreadsheet, financial apps dan software. Kami juga akan menjawab pertanyaan berapa lama anda harus menyimpan semua catatan ini.

1. Apa itu Bookkeeping?

Dalam tutorial sebelumnya di seri Freelance Financial Bootcamp ini, anda belajar bagaimana mengatur keuangan sebagai freelancer. Dalam tutorial itu, kami membuat sebuah sistem untuk melacak pendapatan dan pengeluaran anda dan memproyeksikannya ke masa depan.

Bookkeeping juga berkaitan dengan income (penghasilan) dan expenses (pengeluaran) anda, namun berbeda dalam beberapa cara.

Pertama, ini tentang masa lalu dan bukan masa depan. Kami tidak mencoba memperkirakan berapa banyak yang akan kami buat bulan depan atau tahun depan di sini. Kami hanya peduli dengan menyimpan catatan akurat tentang apa yang terjadi.

Kedua, bookkeeping itu jauh lebih rinci. Ketika kami membuat anggaran, kami berfokus pada jumlah total: total pendapatan, total biaya, dan apakah semua itu meningkatkan total profit. Di sis laian, Dengan bookkeeping, kita perlu melacak setiap transaksinya, sehingga kita tahu siapa yang membayar kita, kapan mereka membayar kita, berapa banyak mereka membayar kita, dan apa yang mereka bayar untuk kita (dan hal yang sama juga berlau untuk expenses).

Jadi intinya, bookkeeping adalah catatan sistematis untuk urusan keuangan bisnis freelance anda. Ini bisa beragam bentuknya, dan kita akan sampai ke beberapa dari mereka nanti, tapi yang penting adalah untuk memiliki sistem yang sesuai bagi anda yang memungkinkan anda melacak dengan mudah berapa banyak yang telah anda hasilkan dan jumlah yang telah anda keluarkan.

Mengapa kita membutuhkan catatan seperti itu? Salah satu alasan penting adalah untuk tujuan pajak. Pengarsipan pengembalian pajak seringkali lebih rumit bagi wiraswasta daripada untuk karyawan yang digaji, dan akan jauh lebih rumit lagi jika anda harus mengubek-ubek tumpukan kwitansi dan laporan bank untuk mengetahui berapa banyak uang yang anda hasilkan. Jika anda memiliki catatan keuangan terperinci dan terorganisir dengan baik, semuanya akan berjalan lebih lancar. Dan jika otoritas pajak pernah meminta klarifikasi lebih lanjut, atau bahkan melakukan audit skala besar atas urusan anda, catatan yang baik adalah sebuah kebutuhan.

Tapi menyimpan catatan baik bukan dibutuhkan hanya untuk petugas pajak saja. Ini juga merupakan fondasi kesuksesan bisnis freelance anda. Apakah anda menetapkan tujuan untuk bisnis anda, penganggaran, merencanakan penghematan dan investasi anda, menetapkan harga, atau hal lain, anda memerlukan data yang baik dan solid untuk digunakan.

2. Catatan Apa yang Perlu Anda Pertahankan?

Jadi sekarang anda tahu apa itu bookkeeping dan mengapa hal itu penting, mari kita lihat catatan apa yang perlu anda simpan.

Dasar-dasarnya

Cara mudah untuk melihatnya adalah ini:

Setiap kali anda menerima uang dari klien, anda perlu mencatatnya; Setiap kali anda menghabiskan uang untuk bisnis anda, anda perlu mencatatnya juga.

Apa yang anda butuhkan untuk dicatat dan bagaimana anda mencatatnya mungkin berbeda-beda, tergantung pada jenis pendapatan dan biaya, namun berikut persyaratan minimumnya:

  • Dari mana anda menerima uang atau dikeluarkan ke mana
  • tanggal
  • jumlah
  • tujuan

Jadi jika misalnya anda seorang freelance desainer, penghasilan anda untuk bulan Agustus mungkin terlihat seperti ini:

Tanggal klien Jumlah Rincian
1-Agu-15 XYZ Corp. $250.00 Design logo
5-Agu-15 ABC Inc. $1,000.00 Rebranding website
20-Agu-15 John Smith $1,750.00 Wedding invitation
Dan expenses (pengeluaran) anda bisa terlihat seperti ini:
Tanggal Penerima Pembayaran Jumlah Rincian
10-Agu-15 Acme Software $500.00 Paket Sofware Design
15-Agu-15 ABC Realty $500.00 Sewa ruang kantor
17-Agu-15 Alat Tulis XYZ $200.00 Perlengkapan untuk undangan pernikahan

Sekarang jangan khawatirkan tentang bagaimana anda mengatur catatan-catan ini di spreadsheet atau di tempat lain. Kami akan membahasnya di Bagian 3.

Keterangan Lebih Lanjut

Selain mencatat tanggal, jumlah dan data dasar lainnya dalam daftar, anda juga perlu menyimpan rincian tambahan tentang setiap transaksi, termasuk dokumen pendukung yang dapat anda lihat jika diperlukan.

Untuk desain logo, misalnya, anda harus menyimpan invoice yang anda kirim ke klien, yang akan memperlihatkan informasi alamat lengkap klien dan lebih banyak informasi tentang pekerjaan itu sendiri. Dan anda harus menyimpan catatan pembayarannya, misalnya pernyataan bank yang menunjukkan dana transfer.

Untuk biaya seperti perlengkapan alat tulis, anda harus menyimpan tanda terima asli yang anda terima dari penjual. Anda juga bisa menyimpan bukti pembayaran jika terkait, misalnya pernyataan kartu kredit yang menunjukkan $ 200 yang dibebankan ke kartu anda.

Alasan utama untuk menyimpan catatan tambahan ini adalah agar anda selalu dapat membuktikan dari mana income anda berasal, dan menunjukkan bahwa expenses anda adalah biaya bisnis yang benar (misalnya jika anda mengklaimnya sebagai potongan pajak hasil pajak anda, dan itu bisa dijadikan bukti permintaan ke otoritas pajak).

Tapi hal ini juga bagus untuk menyimpan catatan demi diri anda sendiri. Jika klien lama kembali kepada anda setelah beberapa tahun dan ingin bekerja sama dengan anda lagi, ada baiknya anda bisa menyerahkan invoice asli untuk pekerjaan sebelumnya, sehingga anda dapat melihat berapa banyak yang anda dibayar dan bagaimana anda menggunakannya. Jika pengeluaran anda tidak terkendali, ada baiknya melihat-lihat di mana anda menghabiskan uang anda, sehingga anda bisa mengidentifikasi area yang akan dipangkas.

Bergantung pada bagaimana anda mengatur bisnis freelance anda, anda mungkin perlu melacak hal-hal ekstra, seperti catatan orang lain yang pernah anda pekerjakan, dan rincian berapa banyak anda menggunakan mobil atau rumah anda untuk keperluan bisnis vs. penggunaan pribadi. Saya tidak bisa menutupi semua kemungkinan, jadi untuk tujuan dari tutorial ini saya membahas prinsip-prinsip umum, dan anda dapat menyesuaikannya dengan keadaan pribadi anda.

3. Bagaimana Seharusnya Anda Mengatur Catatan Anda?

Kami telah memperlihatkan apa yang perlu anda simpan, tapi sejauh ini kami hanya menyampaikan tentang membuat list, mengumpulkan invoice dan kuitansi. Itu tidak terlalu terorganisir. Pada bagian ini kita akan menggabungkannya menjadi sesuatu yang lebih bisa diterapkan.

Versi Spreadsheet

Ada beberapa cara untuk mengatur catatan anda, tapi saya akan mulai dengan versi sederhana menggunakan Excel spreadsheet yang sangat mendasar.

Idenya adalah untuk membuat spreadsheet untuk setiap tahun, dengan satu tab untuk "Income" dan yang lainnya untuk "Expenses". Buatlah kolom untuk semua rincian penting seperti tanggal, jumlah klien, dan sebagainya, dan cukup isi mereka ketika anda mengikutinya. Saya sudah melampirkan template ke tutorial ini, jadi silakan download dari sidebar.

Sebagai spreadsheet, tentu saja, ini sangat mendasar. Saat ini idenya adalah untuk tetap sederhana, dan untuk membuatnya semudah mungkin bagi anda untuk mulai mencatat semua transaksi yang relevan. Jika anda bisa melakukan itu, maka pada akhir tahun anda setidaknya memiliki catatan lengkap untuk dikerjakan. Dan tentu saja anda bisa menggunakan kemampuan Excel untuk menganalisis data, menghitung penghasilan anda per bulan, oleh klien, berdasarkan jenis pekerjaan, dan lain-lain. Mempertimbangkan bahwa template dasar ini sebagai titik awal, minimal untuk terus menyimpan catatan, dan menyesuaikannya sesuai keinginan anda.

Lalu apa hubungannya dengan semua invoice dan kuitansi itu? Jika memungkinkan, amati semuanya, berikan nama yang berarti (misalnya "XYZCorp-Logo-Apr15.pdf", bukan "Scan01.pdf"!), Dan simpan di folder di komputer anda yang terorganisir berdasarkan tahun dan bulan. Jadi hierarki akan terlihat seperti ini:

File system hierarchy

Di setiap folder, anda memiliki salinan hasil scan setiap tanda terima, pernyataan, atau dokumen lain dari bulan itu. Dengan begitu, jika anda perlu tahu lebih banyak tentang transaksi yang terjadi pada 12 April 2015, anda masuk saja ke folder bulan April 2015, dan temukan dokumen yang sesuai. Jika anda memiliki bisnis berskala besar dan sejumlah besar dokumen, anda mungkin perlu mengadopsi sistem pengarsipan yang lebih canggih, namun ini seharus bekerja dengan baik bagi sebagian besar freelancer.

Satu hal penting yang harus diperhatikan: Anda harus yakin bahwa otoritas pajak di negara anda akan menerima salinan dokumen elektronik sebagai bukti. Jika mereka meminta salinan kertas asli, tentu anda harus menyimpannya. Anda bisa menerapkan prinsip yang sama seperti yang saya sebutkan di atas, tapi dalam bentuk fisik: map kertas atau folder plastik untuk income dan expenses setiap tahun, dibagi menjadi beberapa bagian untuk setiap bulannya.

Software/Apps Keuangan

Saya mulai dengan menunjukkan metode spreadsheet, karena sederhana, gratis, dan mudah diterapkan. Tapi ada sejumlah besar aplikasi keuangan dan paket akuntansi di luar sana, seperti Quicken Home & Business, FreeAgent, FreshBooks, Pulse, Xero, dan banyak lagi.

Keuntungan utama menggunakan software atau aplikasi online adalah anda dapat melakukan lebih banyak hal dengan data. Banyak dari mereka memiliki berbagai macam fungsi yang berbeda, yang memungkinkan anda mengukur keseluruhan kesehatan bisnis anda, untuk men-track klien, menerbitkan invoices, menyiapkan anggaran, dan sebagainya. Jadi, data yang anda masukkan benar-benar dapat membantu anda memahami gambaran yang lebih besar, daripada dalam bentuk spreadsheet. Anda juga bisa melampirkan dokumen di beberapa paket ini, sehingga anda bisa menyimpan semua file anda di satu tempat juga.

Saya tidak akan membahas secara terperinci dalam tutorial ini tentang bagaimana setiap software bekerja, karena mereka itu banyak dan memiliki begitu banyak fungsi, tapi saya sarankan untuk memeriksa beberapa dari mereka untuk melihat apa yang dapat mereka lakukan. Beri tahu saya di komentar jika anda memiliki paket aplikasi atau software tertentu yang akan anda rekomendasikan.

Jadi apakah anda akan menggunakan spreadsheet yang simpel atau software accounting yang kompleks, pastikan semuanya tetap aman!

4. Berapa Lama Anda Perlu Menyimpan Catatan Anda?

Sejauh ini, sangat terorganisir. Tapi berapa lama anda harus menyimpan catatan untuk semua ini? Bagaimanapun, bahkan sistem yang paling terorganisir dengan baik pun bisa menjadi tidak dapat digunakan bila digabungkan dengan terlalu banyak data. Jika anda bisa mendigitalkan catatan, anda tidak memiliki masalah dengan ruang penyimpanan, tapi karena hard drive semua orang dipenuhi file-file lama, folder, dan sub-folder yang sudah bertahun-tahun, kekacauan digital juga bisa menjadi masalah.

Otoritas pajak di setiap negara memiliki peraturan tentang berapa lama anda harus menyimpan catatan. Di U.K., misalnya, lima tahun untuk wiraswasta. Di U.S., itu tiga tahun secara umum, namun bisa lebih lama dalam situasi tertentu. Periksa situs web otoritas pajak di negara anda untuk mengetahui peraturan di tempat tinggal anda.

Tapi jangan biarkan itu menjadi satu-satunya panduan anda. Aturan pajak menetapkan periode minimum yang anda butuhkan untuk menyimpan catatan, dan tentu saja anda harus mematuhi itu. Tapi jangan ragu untuk menahannya lebih lama jika itu masuk akal untuk anda.

Secara pribadi, saya sudah freelance hampir sepuluh tahun sekarang, dan saya selalu menyimpan catatan saya sejak awal. Saya suka untuk bisa melihat ke belakang dan melihat apa yang telah saya kerjakan di tahun 2007, kepada siapa saya bekerja, berapa banyak saya dibayar, dan seterusnya. Sebenarnya saya tidak sering melakukannya, tapi saya yang saya tahu arsipnya ada di sana! Karena mereka terorganisir dengan baik, mereka tidak menghabiskan banyak ruang, dan menyimpan catatan lama yang terpisah dari yang baru jadi tidak membuat bingung.

Jika anda seperti saya, maka pastikan anda menyimpan semuanya dengan baik, dan simpanlah selama mungkin selama yang anda suka! Jika tidak, jangan ragu untuk melakukan pembersihan segera setelah masa simpan minimum untuk tujuan perpajakan yang telah habis masa berlakunya.

Langkah Selanjutnya

Dalam tutorial ini anda telah belajar bagaimana menyimpan catatan dasar transaksi keuangan sebagai freelancer. Anda telah melihat catatan mana yang perlu anda simpan, bagaimana cara menyimpannya dan mengaturnya, dan berapa lama anda harus menyimpannya.

Langkah selanjutnya adalah memilih sistem yang anda sukai, dan menerapkannya. Apakah anda memilih solusi spreadsheet yang basic, aplikasi bookkeeping online atau paket software accounting yang rumit itu terserah anda. Anda bahkan bisa mengetikkan transaksi anda di mesin ketik dan menstaples kwitansi dan faktur ke halaman tersebut jika itu adalah sistem yang masuk akal untuk anda. Yang penting adalah memiliki sistem yang bisa anda kerjakan dengan mudah, lalu ikuti semua itu, untuk setiap transaksinya.

Mungkin kedengarannya membosankan, tapi terbayar dalam jangka panjang. Sistem yang saya susun cukup sederhana, dan mencatat satu item income hanya membutuhkan waktu beberapa detik. Tapi ketika anda datang untuk mengajukan pengembalian pajak anda di akhir tahun, anda akan menghemat banyak waktu karena memiliki segalanya yang terorganisir dengan baik dan mudah diakses. Jadi mulailah hari ini, dan nikmati hasil bookkeeping anda yang cermat di masa depan!

Dan nantikan tutorial berikutnya di seri ini, di mana kita akan melihat topik yang lebih dekat dengan hati kebanyakan freelancer: dibayar tepat waktu.

Sumber

Credit Gamber: Ledger icon designed oleh Musket, US dari the Noun Project.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.