Advertisement
  1. Business
  2. Accounting

Bookkeeping 101: Apa yang Harus Anda Ketahui untuk Menjalankan Bisnis Anda

by
Difficulty:BeginnerLength:MediumLanguages:

Indonesian (Bahasa Indonesia) translation by Muhammad Naufal (you can also view the original English article)

Mari kita hadapi, kebanyakan pengusaha dan pemilik bisnis tidak tahu apa-apa tentang bookkeeping (pembukuan) double-entry, dan mereka tidak mau tahu.

Bagi perusahaan besar, itu tidak masalah: anda hanya perlu menyewa spesialis. Tapi di waktu-waktu awal, anda mungkin tidak akan mampu melakukan semuanya.  Bahkan jika anda pergi ke akuntan untuk membantu anda mempersiapkan pengembalian pajak tahunan anda, anda perlu mengetahui dasar-dasar cara menyimpan dokumen anda sepanjang tahun.

Mengapa itu penting? Karena memiliki catatan bagus merupakan dasar bisnis yang bagus. Jika anda tidak memiliki pemahaman yang akurat mengenai situasi keuangan anda, rencana anda akan didasarkan pada lebih ke menduga-duga. Investor atau pemberi pinjaman juga ingin melihat keuangan yang terorganisir dengan baik sebelum mereka berkomitmen untuk mendanai bisnis anda.

Jadi dalam tutorial ini, anda akan mempelajari dasar-dasar menjaga agar account bisnis anda tetap teratur. Kami akan membahas dasar-dasar double-entry bookkeeping, dan menjelaskan bagaimana membuat chart account, balance the books (pembukuan keuangan), dan menyiapkan financial statement (laporan keuangan).

Pada akhirnya, anda tidak akan menjadi akuntan yang sepenuhnya terkualifikasi. Ini adalah area yang kompleks, dan anda masih perlu menyewa seorang profesional untuk membantu anda sebisa mungkin (dan kami juga akan memberikan tips tentang hal itu). Tapi setidaknya anda akan memiliki pemahaman dasar tentang bagaimana menyimpan seperangkat account bisnis. Anda akan dipersenjatai dengan beberapa langkah praktis yang dapat anda lakukan untuk memastikan anda me-record hal yang benar, dan akan dapat mempertahankan bisnis anda di atas dasar keuangan yang kokoh.

Langkah 1: Memahami Double-Entry Bookkeeping

Jangan lewatkan langkah ini!

Double-entry bookkeeping mungkin tidak tampak seperti topik yang sangat menarik, tapi sangat penting untuk memahami cara kerjanya. Sebagian besar bisnis akhir-akhir ini menggunakan software akuntansi dan bukan buku fisik, namun prinsipnya tetap penting untuk dipahami. Kami akan tetap membuat ini simple, dan menggunakan contoh untuk membuat semuanya jelas.

Pertama, apa tujuan double-entry bookkeeping?

Intinya adalah memberi anda gambaran menyeluruh tentang ke mana uang anda pergi, dan untuk membantu anda menghindari kesalahan. Setiap transaksi tercatat setidaknya di dua posisi. Masuk akal, karena setiap transaksi bisnis merupakan pertukaran satu hal dengan yang lain. Sistem double-entry menunjukkan dengan tepat bagaimana pertukaran itu terjadi, dan apa hasilnya.

Mari kita lihat sebuah contoh.

Katakanlah anda menjalankan sebuah kafe, dan menghabiskan $500 untuk mendapatkan biji kopi terbaik. Jika anda hanya melihat saldo account anda, akan terlihat seolah-olah anda telah kehilangan $500, karena rekening anda telah turun sebesar jumlah tersebut. Kenyataannya, tentu saja, kopi itu memiliki nilai - anda menambahkannya ke persediaan (inventory) anda, dan akan menggunakannya untuk menyeduh minuman untuk dijual kepada pelanggan. Jadi dalam sistem double-entry, anda akan membuat dua entri:

Inventory (persediaan): + $500

Cash account: - $500

Ini mencatat hilangnya cash (modal) dan menigkatnya inventory (persediaan), memberi anda gambaran yang lebih akurat tentang apa yang terjadi dalam bisnis anda.

Seperti yang bisa anda lihat, prinsipnya cukup sederhana. Namun, banyak kebingungan bahwa double-entry bookkeeping berasal dari terminologi tersebut. Dalam kehidupan sehari-hari, kita terbiasa memikirkan debit yang menurun dan kredit yang meningkat. Di dunia akuntansi, hal ini lebih rumit lagi. Jadi untuk tutorial ini, untuk menjaga agar tetap simple, kita akan membahas tentang kenaikan dan penurunan dari kredit dan debit.

Langkah 2: Buat Chart Account

Jika anda ingin memiliki gambaran menyeluruh tentang bagaimana bisnis anda bekerja, anda harus menyiapkan beberapa account berbeda. Yang itu artinya dibagi berdasarkan bidang utama bisnis anda, anda melacak setiap transaksi yang memberikan efek, dan menyesuaikan neraca.

Dalam transaksi kafe di atas misalnya, kami menambahkan $500 ke inventory account untuk mencerminkan penambahan crate kopi. Kami akan terus memperbarui account itu, sehingga setiap kali kami membeli persediaan yang baru atau menggunakannya, kami menyesuaikan neraca. Dengan cara itu kita tahu persis berapa banyak yang kita miliki setiap saat. Kami melakukan hal yang sama dengan cash account.

Selain dari cash dan inventory, berikut adalah beberapa account penting lainnya untuk dilacak, menurut SCORE:

  • Accounts Receivable (uang dari pelanggan).
  • Accounts Payable (uang yang anda berutang kepada orang lain).
  • Sales (pendapatan yang anda hasilkan dari penjualan produk / jasa).
  • Purchases (persediaan yang anda beli untuk bisnis anda).
  • Payroll Expenses (gaji staf dan biaya lainnya).
  • Owners’ Equity (jumlah yang anda atau pemilik lainnya masukkan ke dalam bisnis).
  • Retained Earnings (keuntungan yang anda kumpulkan).

Bergantung pada seberapa banyak detail yang ingin anda masukan, anda dapat membuat berbagai macam account yang berbeda yang melacak berbagai aspek keuangan anda. Misalnya, anda dapat membagi account "Inventory" tersebut ke dalam sub- account yang men-tracking biji kopi, makanan, dan item lainnya.

Untuk perusahaan yang lebih besar, jumlah account dapat berkembang biak dengan cepat, jadi penting untuk membuat chart account sejak awal: pada dasarnya merupakan daftar semua account yang anda pertahankan, dengan nomor untuk masing-masing account. Anda dapat melihat contoh chart account di sini.

Langkah 3: Balance the Book (perbukuan debit dan kredit)

Anda mungkin pernah mendengar tentang perusahaan yang menyeimbangkan (atau dalam beberapa kasus gagal menyeimbangkan) perbukuan mereka. Pada langkah ini, kita akan melihat secara persis apa arti ungkapan itu, dan bagaimana anda bisa menyeimbangkan perbukuan anda sendiri secara efektif.

Mari kembali ke contoh kafe idari Langkah 1. Kami membeli biji kopi senilai $500. Langkah selanjutnya, tentu saja adalah menggilingnya, menyeduh beberapa latte dan cappuccino, dan menjualnya ke pelanggan. Kami melakukan itu, dan pelanggan kami yang bahagia membayar kami dengan pendapatan $750. Mari kita lihat bagaimana anda mencatatnya di account anda.

Pertama-tama, kami telah menerima $750 secara tunai, jadi cash account (pemasukan) meningkat sebesar $750. Tapi kami juga telah menggunakan inventory (persediaan) sebesar $500, jadi inventory account harus berkurang sebanyak $500.

Sejauh ini bagus. Tapi bagaimana dengan $250 yang tersisa? Nah, itu keuntungan untuk bisnis anda, jadi itu akan ditambahkan ke account "retained earnings" (keuntungan yang diperoleh). Begini tampilannya:

Cash account: + $750

Inventory: - $500

Retained earnings: + $250

Ini adalah contoh yang disederhanakan, tentu saja. Kami tidak melihat biaya susu dan gula untuk membuat latte, atau biaya tenaga kerja, atau hal-hal lain yang pada kenyataannya akan mengurangi keuntungan $250 itu.

Tapi contoh yang disederhanakan ini menggambarkan konsep kunci: apa pun entri yang anda buat di akun anda, perbukuan harus diseimbangkan sesudahnya.

Apa artinya itu adalah bahwa persamaan berikut ini harus selalu berlaku:

Assets = Liabilities + Equity

Ketika kami menambahkan $750 ke cash account dan menghapus $500 dari inventory account, kami menciptakan sesuatu yang tidak seimbang, asset meningkat sebesar $250, namun tidak ada entri yang sesuai di sisi lain persamaan ini. Dengan menambahkan $250 ke retained earnings atau saldo laba (bagian dari kategori "equity"), keuangan telah dipulihkan. Asset kita meningkat sebesar $250, dan equity kita meningkat sebesar $250, jadi persamaannya tetap berjalan.

Tujuan anda sebagai pemilik bisnis adalah memastikan bahwa "accounting equation" selalu berlaku, agar perbukuan selalu seimbang. Namun dalam praktiknya, kesalahan terjadi. Pembukuan profesional secara teratur membuat neraca percobaan, dan jika mereka tidak dapat membuat buku menjadi balance (seimbang), mereka kembali melalui account dan melakukan penyesuaian terhadap kesalahan yang dibuat.

Yang terpenting adalah pembukuan di akhir setiap periode accounting (katakanlah bulanan atau kuartalan). Saat itulah anda menggabungkan semuanya ke dalam financial statement atau laporan keuangan.

Langkah 4: Menyiapkan Financial Statement (Laporan Keuangan)

Dalam rangkaian tutorial sebelumnya, kita melihat laporan keuangan utama yang perlu disiapkan oleh sebuah bisnis: balance sheet (laporan keuangan), income statement (laporan rugi/laba) dan laporan cash flow.

Informasi untuk laporan tersebut berasal langsung dari account yang baru saja kita lihat. Persamaan accounting yang kita bahas pada Langkah 3, misalnya, tercermin dalam struktur neraca, yang mencakup semua asset di satu sisi, dan semua liabilities dan equity di sisi lain, dan memastikan bahwa mereka selalu mengimbangi.

Sedangkan untuk income statement, yang menggunakan account yang kita lihat di Langkah 2, seperti pendapatan, biaya, dan harga pokok penjualan. Dan cash flow statement yang utamanya didasarkan pada cash account, sementara juga mengambil informasi dari account lain untuk menunjukkan ke mana semua uang itu masuk.

Jadi secara reguler, anda akan menarik semua informasi dari account yang berbeda kemudian menyatukannya, dan membuat financial statement atau laporan keuangan yang lengkap. Balance sheet (neraca keuangan) adalah potret perusahaan anda pada satu waktu tertentu, sedangkan laporan laba rugi dan laporan cash flow menunjukkan perubahan selama periode tertentu.

Seberapa sering anda harus melalui proses ini? Perusahaan publik diharuskan menghasilkan laporan keuangan bagi pemegang saham setiap tiga bulan dan tahunan. Jika perusahaan anda memiliki investor atau pemberi pinjaman, mereka mungkin juga memberi tahu anda seberapa sering mereka mengharapkan untuk melihatnya. Jika tidak, anda harus memutuskan apa yang masuk akal untuk bisnis anda, anda mungkin menginginkan gambaran bulanan tentang bagaimana situasi bisnis anda, atau anda mungkin memutuskan, terutama jika perusahaan anda sangat kecil, sehingga anda tidak memerlukan formal statement (pernyataan formal) begitu sering.

Langkah 5: Dapatkan Bantuan Saat Anda Membutuhkannya

Contoh yang kami perlihatkan dalam tutorial ini sangat sederhana. Dalam prakteknya, menjaga agar account yang akurat bisa menjadi proses yang rumit, terutama saat bisnis anda berkembang. Setiap transaksi dapat melibatkan beberapa entri dalam beberapa account yang berbeda, dan bila anda memiliki ratusan atau bahkan ribuan transaksi untuk di-record (dicatat), transaksi dapat dengan cepat menjadi sulit untuk ditangani.

Teknologi tentu saja membantu. Sistem Accounting seperti QuickBooks, FreshBooks, NetSuite dan Xero jauh lebih mudah digunakan daripada sistem kuno untuk mencatat setiap transaksi dalam buku besar.

Tapi tetap saja, mungkin akan tiba saatnya anda harus menyewa seorang profesional. Bahkan saat anda menggunakan perangkat lunak, mudah untuk melakukan kesalahan. Dan waktu yang dibutuhkan untuk memasukkan semua informasi itu mungkin lebih baik dihabiskan di tempat lain.

Meski anda akan sering mendengar istilah "accountant" dan "bookkeeper" digunakan secara bergantian, mereka sebenarnya memiliki fungsi yang berbeda. Seorang bookkeeper menangani tugas sehari-hari untuk mencatat transaksi dan memastikan semuanya terwakili dengan benar. Seorang accountant lebih berfokus pada gambaran besar, menghasilkan laporan keuangan tingkat tinggi dan membantu anda dengan hal-hal seperti mengajukan pajak dan mengamankan pembiayaan.

Anda bisa mulai dengan mempekerjakan seorang bookkeeper dan accountant paruh waktu atau secara freelance, per jam, dan melihat progress dari sana. Ketika bisnis anda tumbuh lebih dari 30 karyawan, atau lebih dari $ 1 juta pendapatan, mungkin waktunya mempertimbangkan untuk mempekerjakan staf full-time.

Langkah selanjutnya

Bookkeeping adalah area yang kompleks, dan masih banyak lagi yang harus dipelajari. Tapi tutorial ini telah memberi anda basic tool yang anda butuhkan untuk dapat menyimpan catatan yang akurat, dan memastikan bisnis anda dalam keadaan sehat.

Anda telah belajar bagaimana me-record (mencatat) transaksi sederhana dengan menggunakan double-entry bookkeeping, dan bagaimana membuat sistem akuntansi yang masuk akal bagi bisnis anda. Anda telah melihat kaitan antara bookkeeping entries sehari-hari dan keseluruhan laporan keuangan seperti balance sheet (neraca keuangan) dan income statement (laporan Rugi/Laba). Dan anda telah mempelajari jenis bantuan yang anda butuhkan, dan kapan.

Jadi mulailah pembukuan anda, gunakan software akuntansi pilihan anda (atau buku besar kuno jika anda mau). Pastikan untuk menyimpan semua tanda terima dan catatan pesanan anda dalam sistem pengarsipan yang terurut dengan baik, sehingga anda dapat kembali dan memverifikasi apapun yang anda butuhkan. Dan teruslah memastikan bahwa buku-buku itu balance (seimbang) secara teratur.

Satu hal yang lebih penting untuk keputusan anda pada perusahaan adalah kapan dan bagaimana anda me-record setiap transaksi. Ada dua pendekatan utama: cash dan accrual accounting. Kita akan melihat apa arti istilah itu, dan bagaimana pilihannya mempengaruhi bisnis anda, di tutorial yang akan datang.

Sumber

Graphic Credit: Spreadsheet designed oleh Adam Mullin dari the Noun Project.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.