Unlimited WordPress themes, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Brainstorming
Business

Brain-Netting: Bagaimana Melakukan Curah Pendapat Online Lebih Baik di Tim yang Terdistribusikan

by
Difficulty:IntermediateLength:MediumLanguages:
This post is part of a series called The Ultimate Guide to Better Brainstorming Techniques.
Starbursting: How to Use Brainstorming Questions to Evaluate Ideas
What Is Rolestorming? A Useful (+Playful) Group Brainstorming Method

Indonesian (Bahasa Indonesia) translation by Kurniawan Sugi Purwanto (you can also view the original English article)

Anda baru saja menerima perkataan bahwa suatu proyek baru telah disetujui dan didanai. Anda bersemangat untuk memulai suatu pertemuan curah pendapat dengan tim Anda. Tapi hanya dua dari anggota tim Anda yang ada di lokal setempat. Yang lainnya ada di seberang lautan atau di benua lain!

Anda bisa menerbangkan semua orang dengan biaya sangat mahal, atau Anda bisa menemukan cara lain untuk curah pendapat sebagai satu tim. Masukkan kata kunci "Brain-Netting," atau curah pendapat di Internet.

Brain-netting online brainstorming tools and techniques
Sarana curah pendapat online dan teknik-teknik brain-netting. (sumber grafis)

Curah pendapat online bukanlah ide baru, tetapi dengan adanya software dan sarana-sarana baru, melakukannya saat ini jauh lebih efektif daripada sebelu-sebelumnya. Meskipun demikian, Internet masih jauh dari sempurna. Dibutuhkan perencanaan yang hati-hati dan sejumlah besar intuisi dan wawasan manusia untuk menjadikan Brain-Netting suatu teknik yang efektif.

Ikhtisar Sarana-Sarana Curah Pendapat Online dan Berbagai Teknik Brain-Netting

Mudah saja bicara curah pendapat "di Internet", tetapi realitasnya itu adalah ekspresi yang tidak jelas. Ini seperti bicara tentang curah pendapat "di dunia nyata". Istilah itu memunculkan pertanyaan "di mana dan bagaimana Anda bekerjasama di internet?"

Ada banyak jawaban terhadap pertanyaan tersebut, bervariasi dari yang gratis hingga yang mahal, dari yang sederhana hingga yang kompeks, dan dari efektif hingga yang tak berguna. Mari mengulas sarana--sarana curah pendapat online tersebbut dan mendekonstruksi teknik-teknik yang efektif.

1. Sarana Brain-Netting dari yang Sederhana Hingga yang Canggih

Bentuk yang paling sederhana dari Brain-Netting—yang semua bisa digunakan baik oleh tim virtual dan tim yang di dalamnya ada anggota yang pemalu atau pendiam—mintalah para anggota tim untuk mengirimkan email tentang ide mereka ke tempat terpusat untuk diulas. Begitu Anda melangkah maju dari pendekatan yang sangat sederhana itu, ada beberapa pilihan:

  • Telepon Grup - Curah pendapat verbal tradisional dengan konektivitas grup. Anda mengumpulkan grup Anda bersama untuk bercakap-cakap dengan suara saja, video, atau chat dengan layar yang dibagikan. Ada banyak penyedia layanan seperti itu, dan kebanyakan murah atau gratis. ConferenceCalling.com (bayar tiap pemakaian) dan FreeConferenceCall.com (gratis) adalah dua penyedia layanan utama.
  • Aplikasi Chat - Slack, Yammer, Sribblar, dan aplikasi lainnya yang memungkinkan Anda membagikan email berbasis topik ketertarikan, tingkat privasi, dan lebih banyak lagi. Anda bisa membuat ruang chat untuk sedikit kolaborator saja, atau membagikan informasi dan ide secara jauh lebih luas. Anda juga bisa mengunakan software forum atau aplikasi proyek seperti Trello atau Basecamp untuk percakapan grup.
  • Konferensi Video - Langkah selanjutnya adalah konferensi video dengan pilihan tidak hanya membagikan video satu dengan lainnya tetapi juga layar komputer. Adalah hebat untuk sungguuh-sungguh menunjukkan orang situs atau software yang Anda bekerja dengannya, sambil menjelaskan atau mendiskusikannya keras-keras. Opsi utama untuk tipe layanan ini termasuk Skype, GoToMeeting, dan UberConference. Google Hangout juga bisa dipilih, meskipun tidak begitu sesuai untuk kebutuhan bisnis.

Pelajari bagaimana pengaturan tim Anda dan bekerjasama dengan Slack:

Tapi jika Anad benar-benar ingin berkolaborasi dengan bekerjasama pada suatu dokumen, papan putih, atau aktivitas peta pikiran? Anda masih memiliki banyak pilihan dengan berbagai titik harga.

  • Dokumen Kolaboratif - Di bagian dasar daftar ini ada situs pengeditan dokumen secara kolaboratif dan gratisan seperti Google Docs. Sarana ini memungkinkan para anggota tim menulis, menyunting, dan menambahkan komentar atau menambahkan dokumen dan spreadsheet. Meskipun demikian Google Docs bukanlah solusi serba ada: jika Anda ingin berbicara sambil menyunting, Anda harus menggunakan Skype atau sistem konferensi lainnya di saat yang sama.
  • Solusi Semua Ada - Berikutnya adalah pilihan semua ada yang memungkinkan Anda berbicara, berbagi layar, menulis di papan putih, konferensi video, menambahkan catatan, dan lebih banyak lagi. Beberapa di antaranya dimulai gratis dan tambahannya adalah layanan berbayar. Beberapa pilihan di antaranya adalah join.me, WebEx, dan Skype for Business - semua itu memungkinkan sedikit kolaborasi ketika menampilkan dokumen sambil berbicara!

Temukan cara berbagi dan berkolaborasi dokumen di Google Docs:

Tapi pilihan-pilihan tersebut barulah permulaan. Karena ada suatu industri baru yang mengkhususkan untuk membangun sarana untuk berbagai grup yang ingin melakukan lebih banyak hal, curah pendapat yang canggih dari kejauhan. Dengan nama-nama seperti MeindMeister, ConceptBoard, StormBoard, dan RealtimeBoard, ditawarkan paket lengkap sarana untuk membuat peta pemikiran, membuat lini masa, menambahkan catatan pada laporan, dan masih banyak lagi. Harganya tidak murah atau gratis, tetapi merupakan pilihan terbaik bagi Anda untuk menangkap sejumlah besar ide dan wawasan secara terkelola.

2. Keterbatasan-Keterbatasan Curah Pendapat Online dengan Brain-Netting

Begitu Anda mulai berpikir tentang bekerja dalam suatu grup kolaboratif lintas ruang dan waktu, Anda akan mulai menemui sejumlah isu-isu dasar. Sebagai contoh:

  • Jika salah satu anggota tim ada di Korea, dan lainnya di Detroit, Anda bisa menemui sejumlah konflik penjadwalan yang serius.
  • Jika sejumlah anggota tim adalah pegawai purna waktu sedangkan yang lainnya adalah pegawai kontrak atau freelancer, Anda mungkin akan menemui masalah berbagi software. Apakah Anda ingin membeli software yang mahal untuk anggota tim yang akan meninggalkannya (dengan softwarenya) setelah enam bulan?
  • Jika beberapa anggota tim sangat ahli secara teknis sedangkan yang lainnya kesulitan menghidupkan dan mematikan komputer, Anda mungkin mendapati sejumlah orang meninggalkan prosesnya bersamaan alih-alih mempelajari cara yang sepenuhnya baru dalam berkomunikasi.
  • Jika beberapa anggota tim menggunakan Mac sedangkan yang lainnya menggunakan PC, Anda mungkin menemui isu terkait kompatibilitas.
  • Software yang kompleks akan butuh waktu bagi semua orang untuk mempelajarinya—yang berarti itu hanya bisa bermanfaat jika Anda berencana menggunakannya berkali-kali dengan kelompok orang yang sama.

Penting juga untuk diingat bahwa tidak masalah secanggih apa software atau konektivitasnya, curah pendapat membutuhkan kerjasama yang cerdas dari sekelompok manusia. Dengan kata lain, Brain-Netting yang berhasil—sebagaimana jenis curah pendapat online atau offline apapun—membutuhkan pemfasilitasan yang terampil dari orang yang memahami proses, manusia, dan sasaran.

3. Menyesuaikan Asinkronitas Curah Pendapat Online

Banyak grup yang melakukan curah pendapat dari kejauhan di zona waktu yang sepenuhnya berbeda. Satu grup sedang tidur sedangkan yang lainnya terjaga; seorang sedang makan sedangkan lainnya memasuki waktu bersenang-senang. Bagaimana grup seperti itu bisa saling bekerjasama? Jawabannya adalah asinkronitas.

Kolaborasi asinkronitas adalah ide yang sederhana: sejumlah orang bekerja ketika yang lain tidur, lalu kedua kelompok itu bertukar peran. Ini adalah ide yang bagus dan bekerja dengan baik apabila Anda berencana mengumpulkan ide, menambahkan catatan ke dokumen, dan berbagi wawasan tentang suatu proyek atau produk.

Kesulitan dalam melakukan asinkronitas muncul dalam situasi seperti ini:

  • Pegawai A sedang tidur sehingga tidak mampu mempertahankan pendapatnya; sebagai hasilnya pegawai B mengubah sepenuhnya hasil kerja pegawai A. Pegawai A terbangun dan seketika itu juga bersikap defensif.
  • Seorang fasilitator telah dipekerjakan untuk membantu pengelolaan proyek curah pendapat terdistribusi. Fasilitator tersebut, yang tinggal di zona waktu 1, pulang ke rumah ketika para kolaborator di zona waktu 2 mulai datang untuk bekerja. Grup kedua kolaborator membuat aturan mereka sendiri—menjadikannya tidak mungkin untuk melanjutkan pemfasilitasan proses di hari berikutnya.
  • Seorang anggota tim mulai bekerja dalam suatu proses curah pendapat terdistribusi dan menyadari bahwa ada sesuatu yang akan ditanyakannya. Dia mengirimkan pertanyaannya—tetapi kemudian harus menunggu enam jam untuk mendengar respon, karena yang akan menjawab mungkin sedang mengendarai mobil menuju tempat kerja atau sedang rapat sepanjang hari.

Mengelola proses curah pendapat asinkron membutuhkan sedikit kepercayaan, tetapi juga punya sejumlah manfaat. Ya, percakapan akan berkembang ketika Anda sedang tertidur atau (pengambilalihan) isu sungguh-sungguh terjadi, terutama topik-topik panas. Tetapi Anda juga berkesempatan untuk meluangkan waktu berefleksi sebelum Anda menulis respon, benar-benar memikirkan apa yang akan dikatakan alih-alih langsung melempar respon yang terlintas di benak Anda. Karena waktu berlalu antar interaksi, anggota-anggota tim punya kesempatan untuk berkomentar pada berbagai ide seiring berjalannya waktu.

Hal itu bisa membawa ke curah pendapat grup yang lebih bijaksana—dengan beberapa manfaat yang serupa dengan yang akan didapatkan tim dari proses curah pendapat lewat tulisan:

4. Kapan Brain-Netting Masuk Akal?

Kapankah Anda harus meninggalkan pendekatan sederhana "kirimkan email ke saya" menuju bekerja dengan suatu tim virtual? Berikut adalah beberapa aturan praktis:

  • Pertimbangkan sasaran-sasaran, lini masa, dan anggaran Anda. Jika Anda melakukan curah pendapat atas proyek yang kompleks dengan sekelompok desainer canggih yang punya banyak waktu, uang, dan semangat berkolaborasi—membeli software yang mahal mungkin masuk akal. Tetapi jika Anda ingin cepat-cepat mengumpulkan ide dari kelompok yang beragam, mengapa harus melakukannya?
  • Beberapa tim melakukan lebih baik dari yang lainnya dalam hal Brain-Netting. Jika bisnis Anda terbiasa dengan kerja tim virtual atau jarak jauh, semua orang tahu aturan dasarnya di lapangan. Begitu Anda menetapkan ekspektasi untuk pemakaia umum, akan menjadi lebih mudah untuk bekerjasama dari kejauhan ketika peluangnya muncul.
  • Pendekatan yang terbaik biasanya adalah yang paling sederhana. Jika Anda bisa membuat semua orang bersama di GoToMeeting atau WebEx dan memfasilitasi sesi curah pendapat online untuk mendapatkan ide yang Anda butuhkan, mengapa harus lebih rumit?
  • Sarana yang gratis dan dipahami dengan mudah biasanya adalah opsi yang bagus. Jika Anda bisa menggunakan Google Docs untuk mengelola proses curah pendapat yang kolaboratif, mengapa menginvestasikan ke perangkat lunak dan pelatihan yang mahal?
  • Gunakan sarana yang intuitif untuk grup Anda. Jika Anda bekerja dengan sekelompok desainer, sarana visual seringkali menjadi pilihan yang bagus. Jika Anda bekerja dengan para analis keuangan, Anda mungkin sudah cukup berbahagia membagikan dan menandai spreadsheet, diagram, dan grafik.
  • Pilih sarana yang akan membantu Anda mengumpulkan, mengulas, dan mengompilasi hasil. Catatan tempel dan peta pemikiran mungkin terlihat hebat, tetapi jika software yang Anda pilih tidak bisa membantu Anda menghasilkan laporan atau membuat daftar yang akan dilakukan, pada akhirnya sarana tersebut akan menjadi wastafel waktu.

5. Menggunakan Sarana Curah Pendapat Online Secara Efektif

Tak peduli sarana Brain-Netting yang Anda gunakan, aturan dasar curah pendapat tetap berlaku. Ini dikarenakan tidak ada teknologi yang bisa menggantikan seorang fasilitator yang ahli, mendorong partisipasi, atau tahu kapan saatnya jeda, menyimpulkan atau mencoba taktik baru untuk meningkatkan kreativitas.

Jadi.. Berikut adalah aturan-aturan dasar dalam menjalankan sesi Brain-Netting yang efektif:

  • Pahami software Anda, opsi-opsinya, dan berbagai keterbatasannya
  • Latih tim Anda untuk menggunakan software tersebut secara efektif
  • Jelaskan sasaran dan proses yang akan Anda gunakan untuk mencapainya
  • Jelaskan penjadwalannya. Termasuk informasi tentang waktu merespon dan berapa lama curah pendapat akan berlangsung, baik dalam beberapa jam, beberapa hari, atau lebih lama.
  • Faasilitasi prosesnya Jika semuanya ada dalam satu waktu, Anda bisa memfasilitasinya secara perseorangan—tetapi jika asinkron, Anda mungkin harus muncul secara berkala untuk mengintervensi perdebatan, memanggil anggota tim yang pendiam, menyimpulkan beberapa pendapat, atau memecah kebuntuan.
  • Ketahui kapan Anda akan mengakhiri sesinya, mempresentasikan berbagai temuan, dan mengorganisasi grup untuk beraksi.
  • Jelaskan bagaimana software tersebut akan digunakan di kemudian hari untuk diskusi tambahan, rapat grup kerja, dan sebagainya.
  • Teruslah memantaunya!

Mulailah Curah Pendapat Online yang Lebih Baik

Brain-Netting adalah pilihan yang hebat untuk tim yang tepat di waktu yang tepat.

Jika Anda punya tim yang terdistribusi secara luas dan keahlian teknis maupun personal untuk menggunakan curah pendapat online, pilihlah sarana yang memenuhi kebutuhan khusus Anda.

Di lain sisi, jika tim Anda tidak menguasai teknologi atau tidak nyaman dengan kerja tim virtual, asinkron—pertimbangkan kemungkinan untuk berkumpul bersama dalam satu ruangan di saat yang sama karena itu adalah alternatif yang lebih sederhana dan lebih sesuai.

Temukan teknik-teknik curah pendapat lainnya:

Atau masuklah ke panduan multi bagian kami tentang teknik-teknik curah pendapat yang lebih baik, untuk mendapat pembelajarn yang lebih mendalam tentang curah pendapat dan metode untuk menghasilkan banyak ide hebat.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.