7 days of PowerPoint templates, graphics & videos - for free!* Unlimited asset downloads! Start 7-Day Free Trial
Advertisement
  1. Business
  2. Microsoft Outlook

Cara Membuat Pengaturan di MS Outlook untuk Auto Sort Email

Scroll to top
Read Time: 10 mins
This post is part of a series called How to Use Microsoft Outlook (Essential Tutorial Guide).
How to Compose & Send New Emails With Microsoft Outlook
How to Organize Your Outlook Email Inbox Efficiently

Indonesian (Bahasa Indonesia) translation by Nafis Iman (you can also view the original English article)

Kotak masuk email Anda sepertinya selalu penuh dengan pesan baru. Memutuskan apa yang harus dilakukan terhadap setiap pesan terlihat luar biasa. Anda bahkan mungkin terlambat menanggapi pesan penting karena Anda tidak menyadarinya dalam semua hiruk pikuk. Aturan MS Outlook bisa membantu.

Jika Anda tahu cara menyiapkan peraturan di Outlook, Anda dapat memastikan bahwa email serupa selalu dikelompokkan bersama. Ini akan membantu Anda memprioritaskan email yang masuk dan akan tetap teratur. Anda juga dapat menggunakan aturan Outlook untuk menangani jenis pesan email yang sering Anda terima seperti buletin dan pengumuman. Anda bahkan dapat membuat aturan untuk secara otomatis menghapus jenis email tertentu. 

Dalam tutorial ini, kita akan menjawab pertanyaan: apa itu pengaturan di Outlook? Anda juga akan belajar membuat pengaturan di Outlook dan juga cara mengimpor atau mengekspor aturan Outlook. Akhirnya, kami akan menjelaskan bagaimana Anda dapat mengedit atau menghapus peraturan Outlook.

Panduan untuk Inbox Zero Mastery (Download eBook Gratis)

Sebelum melangkah lebih jauh dalam mempelajari cara menggunakan Microsoft Outlook, pastikan untuk mengunduh e-book Gratis kami: Panduan Ultimate untuk Inbox Zero Mastery. Ini dikemas dengan strategi organisasi kotak masuk dan tip ampuh untuk mengelola semua email masuk Anda dengan lebih efisien.

Ultimate Guide to Inbox Zero MasteryUltimate Guide to Inbox Zero MasteryUltimate Guide to Inbox Zero Mastery

Sekarang mari kita lihat lebih dekat aturan di MS Outlook.

Seperti Apa Aturan Outlook (dan Bagaimana Penggunaannya?)

Anda mungkin bertanya-tanya: seperti apa peraturannya? Aturan di Microsoft Outlook adalah serangkaian tindakan yang dilakukan Outlook secara otomatis saat kondisi tertentu terpenuhi. Anda dapat menentukan persyaratan untuk aturan menggunakan tool Manage Rules & Alerts. Aturan bisa menjadi penghemat waktu besar jika Anda sering melakukan tindakan yang sama pada email yang serupa.

Outlook juga memiliki Rules Wizard yang tersedia untuk membuat proses pembuatan aturan menjadi lebih mudah. Rules Wizard sudah umum digunakan aturan yang sudah disiapkan. Yang harus Anda lakukan adalah menyesuaikan setiap aturan dalam wizard dengan pilihan Anda sendiri.

Cara Membuat Aturan di MS Outlook Menggunakan Rules Wizard (Video)

Di screencast di atas mengajarkan cara menggunakan Rules Wizard di Microsoft Outlook. Atau, baca terus petunjuk tertulis yang komprehensif untuk membantu Anda membuat dan memodifikasi peraturan di Outlook.

1. Bagaimana Memindahkan Pesan ke Folder Menggunakan Aturan

Sejauh ini aturan yang paling umum dibuat orang adalah yang secara otomatis mengirim pesan tertentu ke folder. Anda dapat melakukannya dengan cepat dan mudah dari shortcut Outlook ini. Shortcut juga mencakup beberapa tindakan umum lainnya.

Mulailah dengan kotak masuk email Anda terbuka. Pilih pesan yang akan secara otomatis bergerak ke dalam folder dengan mengklik di atasnya. Klik Home > aturan. Pilih Buat aturan dari menu tarik-turun. Muncul kotak dialog Buat aturan:

Create Rule dialog boxCreate Rule dialog boxCreate Rule dialog box
Bagian atas kotak dialog Buat aturan yang sudah diisi berdasarkan email yang dipilih.

Pemberitahuan atas kotak dialog sudah diisi dengan dari, subjek, dan bidang dari email yang dipilih. Untuk memilih satu atau lebih dari kondisi ini seperti, hanya memeriksa di kotak centang di sebelah kiri mereka. Anda juga dapat mengetikkan mata pelajaran baru atau memilih Penerima email baru (jika Anda punya banyak email yang akan kotak masuk Anda).

Di bagian bawah, Anda dapat memilih hingga tiga tindakan untuk melakukan pada email yang memenuhi kriteria yang ditetapkan.

  1. Menampilkan email pemberitahuan baru Item jendela pada desktop Anda.
  2. Putar suara bila email yang memenuhi kriteria diterima.
  3. Memindahkan item ke folder yang Anda pilih
Pilih satu atau lebih tindakan dari daftar. Menentukan tindakan-tindakan dan kemudian klik tombol OK untuk menyimpan pilihan Anda. Terus klik OK. Dialog muncul meminta jika Anda ingin menjalankan aturan email yang sudah di kotak masuk Anda. Anda baru saja membuat sebuah aturan.

2. bagaimana menggunakan Wizard aturan

Jika Anda membutuhkan lebih banyak pilihan untuk aturan MS Outlook, menggunakan Wizard aturan. Mari kita mulai:

Langkah 1. Akses Wizard aturan

Mulailah dengan email Anda terbuka. Klik tab berkas. Menampilkan jendela informasi Account:

Account Information window in OutlookAccount Information window in OutlookAccount Information window in Outlook
Dari jendela informasi Account klik mengelola aturan & lansiran kotak.

Klik mengelola aturan & lansiran kotak untuk mengakses kotak dialog aturan dan tanda:

Rules and Alerts dialog box in MS OutlookRules and Alerts dialog box in MS OutlookRules and Alerts dialog box in MS Outlook
Pilih opsi menu aturan baru.

Klik aturan baru menu pilihan di kiri atas kotak dialog. Aturan pemandu muncul:

Rules Wizard Screen 1Rules Wizard Screen 1Rules Wizard Screen 1
Layar pertama Wizard Outlook aturan.

Catatan: Anda juga dapat mengakses Wisaya aturan lanjutan pilihan kotak dialog Buat aturan.

Langkah 2. Pilih kerangka dari Outlook Wizard aturan

Di bagian atas aturan Wizard, Anda akan melihat daftar aturan pra-didefinisikan template dalam dua Kategori:

  1. Tetap teratur
  2. Tetap Up to Date

Anda juga akan melihat kategori mulai dari aturan kosong. Anda akan menggunakan kategori ini untuk membuat aturan jika Anda tidak ingin memulai dengan salah satu pra-didefinisikan template.

Review yang ada aturan template daftar dan klik pada salah satu yang memenuhi kebutuhan Anda untuk memilihnya. Kemudian klik tombol Next. Untuk tujuan dari tutorial ini, saya udah pilih template "Memindahkan pesan dari seseorang ke folder". Jika Anda memilih template yang berbeda, pilihan Anda mungkin berbeda.

Langkah 3. Menyesuaikan kondisi aturan

Setelah Anda memilih template aturan, aturan Wizard menampilkan daftar kondisi untuk menerapkan template dengan kotak centang oleh masing-masing kondisi:

Rules Wizard screen 2Rules Wizard screen 2Rules Wizard screen 2
Memilih kondisi untuk aturan Anda.

Centang kotak di sebelah masing-masing kondisi Anda ingin menerapkan ke aturan. Kondisi yang dipilih muncul di kotak di bawah langkah 2 di Wizard aturan. Perhatikan hyperlink di masing-masing kondisi. Klik pada setiap hyperlink untuk menyesuaikan aturan dengan kebutuhan Anda. Berikut adalah contoh dari apa yang muncul ketika saya klik hyperlink penting:

Importance level for Outlook rule conditionImportance level for Outlook rule conditionImportance level for Outlook rule condition
Anda dapat memilih tingkat kepentingan untuk email yang Anda ingin menerapkan aturan.

Terus mengklik pada setiap hyperlink ke membuat kondisi spesifik kebutuhan Anda. Bila Anda sudah selesai, klik tombol Next.

Langkah 4. Menyesuaikan tindakan aturan

Setelah Anda sudah disesuaikan kondisi aturan yang Anda sudah siap untuk menyesuaikan tindakan aturan. Aturan Wizard menampilkan berbagai tindakan Anda dapat menerapkan aturan ini:

Rules Wizard screen 3Rules Wizard screen 3Rules Wizard screen 3
Memilih tindakan untuk melakukan pada pesan yang memenuhi kondisi.

Layar ini bekerja seperti layar Wizard aturan sebelumnya. Pilih tindakan Anda ingin untuk menambahkan aturan ini dengan memeriksa kotak centang di sebelah setiap tindakan yang dipilih. Klik hyperlink di segmen langkah 2 layar untuk membuat tindakan lebih spesifik. Setelah selesai membuat pilihan Anda, klik tombol Next untuk pindah ke layar berikutnya di Wizard aturan.

Langkah 5. Mengkonfigurasi pengecualian untuk aturan

Layar aturan Wizard berikutnya sangat mirip dengan dua sebelumnya, kecuali dalam kasus ini Anda mendefinisikan pengecualian ke aturan. Ketika Anda selesai mendefinisikan pengecualian aturan, klik tombol Next lagi.

Langkah 6. Nama aturan dan menyalakannya

Di Wizard aturan akhir layar, Anda akan diminta untuk nama aturan:

Name the RuleName the RuleName the Rule
Ketika Anda sudah tetapkan aturan di Outlook Anda siap untuk nama itu.

Ketik nama aturan dalam waktu yang ditunjukkan. Jika Anda ingin menjalankan aturan pada pesan yang sudah ada, centang kotak di sebelah kotak pertama. Untuk mengaktifkan aturan, periksa kotak centang kedua. Jika Anda sudah punya lebih dari satu akun, centang kotak ketiga.

Ketika Anda selesai mengubahsuaikan aturan, klik tombol selesai. Muncul kotak dialog aturan dan tanda. Klik Terapkan dan kemudian klik OK untuk mengaktifkan aturan.

Anda baru saja membuat aturan di MS Outlook!

4. Bagaimana cara mengimpor atau mengekspor aturan

Aturan dapat diimpor atau diekspor. Hal ini dapat sangat membantu jika Anda bermigrasi ke versi yang berbeda dari Outlook. Aku juga sudah dapat menggunakan fitur ini untuk berbagi aturan Outlook antara pengguna Outlook yang berbeda.

Perhatian: Jika aturan diekspor melibatkan folder tertentu atau sesuatu yang lain spesifik ke email Anda, Outlook mengimpor aturan harus memiliki folder yang sama.

Mari kita mulai.

Langkah 1. Ekspor aturan

Mulailah dengan email Anda terbuka. Klik tab berkas. Menampilkan jendela informasi Account. Klik kotak mengelola aturan & lansiran yang mengakses kotak dialog aturan dan tanda. Klik opsi dari menu di bagian atas layar. Muncul kotak dialog Opsi:

Options dialog boxOptions dialog boxOptions dialog box
Anda dapat mengekspor aturan-aturan yang sudah Anda buat.

Catatan: Anda juga dapat mengakses kotak dialog aturan dan tanda dari aturan opsi di bawah tab Beranda di pita Anda.

Klik tombol mengekspor aturan. Membuka jendela File Explorer:

File Explorer windowFile Explorer windowFile Explorer window
Ketik nama file aturan yang ingin Anda ekspor.

Navigasikan ke direktori di mana Anda ingin menyimpan file diekspor aturan Anda. Ketik nama file yang Anda inginkan untuk menyimpan aturan dalam dan klik Simpan.

Langkah 2. Mengimpor aturan

Prosedur untuk mengimpor aturan ini seperti ekspor aturan prosedur dengan beberapa perbedaan.

Mulailah dengan email Anda terbuka. Klik tab berkas. Menampilkan jendela informasi Account. Klik kotak mengelola aturan & lansiran yang mengakses kotak dialog aturan dan tanda. Klik opsi dari menu di bagian atas layar.

Ketika muncul kotak dialog Options, klik aturan impor daripada ekspor aturan. Ketika membuka jendela File Explorer, navigasikan ke direktori di mana Anda punya aturan yang diimpor disimpan. Klik pada nama file untuk Pilih itu dan klik buka. Klik OK untuk mengimpor aturan.

Catatan: Jika beberapa parameter hilang untuk aturan impor Anda akan mendapatkan pesan kesalahan. Contoh akan jika folder digunakan oleh aturan tidak mengatur dalam email Anda.

5. Bagaimana mengedit aturan

Misalkan Anda punya aturan yang mengatur cara untuk menangani jenis tertentu dari email di Outlook, tetapi Anda perlu mengubah aturan. Dengan Outlook, Anda dapat dengan mudah mengedit aturan yang ada untuk mengubahnya. Berikut adalah bagaimana:

Langkah 1. Membuka aturan dan tanda kotak Dialog

Mulailah dengan membuka kotak masuk Anda. Klik File > mengelola aturan & lansiran. Membuka kotak dialog aturan dan tanda:

You can change a Microsoft Outlook RuleYou can change a Microsoft Outlook RuleYou can change a Microsoft Outlook Rule

Pilih aturan dari daftar. Klik pilihan menu perubahan aturan di bagian atas kotak dialog. Perubahan aturan pop-up menu muncul:

Change Rule pop-up menuChange Rule pop-up menuChange Rule pop-up menu
Anda dapat mengubah nama aturan yang ada di Microsoft Outlook.

Catatan: Anda juga bisa pergi ke menu pop-up ini dari aturan > mengelola aturan & lansiran > perubahan aturan pada tab Beranda di kotak masuk Outlook.

Dari menu ini, Anda punya tiga pilihan:

  1. mengedit pengaturan aturan lebih dari satu pada satu waktu
  2. cepat mengganti nama aturan
  3. dengan cepat menambahkan atau mengubah tindakan satu aturan

Mari kita lihat masing-masing pilihan ini secara terpisah.

Langkah 2. Mengedit beberapa pengaturan aturan

Untuk mengedit lebih dari satu pengaturan aturan, klik pilihan Edit aturan pengaturan pada menu pop-up perubahan aturan. Sistem kembali membuka Wizard aturan aturan dipilih. Menggunakan Wizard aturan untuk membuat perubahan kondisi, tindakan, dan pengecualian.

Langkah 3. Cepat mengganti nama aturan

Jika Anda ingin lakukan adalah mengubah aturan dipilih, ada tidak perlu untuk membuka kembali Wizard aturan. Sebaliknya, pilih opsi mengubah aturan dari menu pop-up perubahan aturan. Sistem akan meminta Anda ketik nama baru untuk aturan yang dipilih:

Renaming a Microsoft Outlook ruleRenaming a Microsoft Outlook ruleRenaming a Microsoft Outlook rule
Anda dapat mengubah aturan di Microsoft Outlook.

Ketika Anda selesai mengetik nama aturan, klik tombol OK.

Langkah 4. Menambah atau mengubah satu atau lebih aturan tindakan

Ada juga tidak perlu untuk membuka kembali Wizard aturan jika semua yang Anda ingin lakukan adalah mengubah beberapa tindakan umum. Menu pop-up perubahan aturan memiliki beberapa cara pintas untuk tindakan umum di bawah pilihan Ubah nama aturan:

Changing a Rule ActionChanging a Rule ActionChanging a Rule Action
Anda dapat mengubah beberapa tindakan Microsoft Rule tanpa kembali membuka Wizard aturan.

Tindakan aktif muncul dengan kotak biru di sekitar ikon tindakan dalam pop-up menu. Untuk mengaktifkan tindakan atau menonaktifkan aturan dipilih, klik di atasnya.

Untuk beberapa tindakan, itulah yang perlu Anda lakukan. Untuk tindakan lain kotak dialog kedua menampilkan ketika Anda menambahkan tindakan itu. Kotak dialog kedua memungkinkan Anda untuk memberikan informasi lebih spesifik.

Misalnya, jika Anda mengklik Copy ke Folder opsi kotak dialog muncul sehingga Anda dapat memilih folder yang benar:

You can copy a Microsoft RuleYou can copy a Microsoft RuleYou can copy a Microsoft Rule
Anda dapat menyalin Microsoft Outlook aturan.

Ketika Anda selesai membuat perubahan aturan yang dipilih, klik OK pada kotak dialog aturan dan tanda.

6. cara menghapus aturan

Jika Anda tidak lagi memerlukan aturan, Anda dapat menghapusnya. Mulailah dengan membuka kotak masuk Anda. Klik File > mengelola aturan & lansiran. Membuka kotak dialog aturan dan tanda:

Deleting a rule in MS OutlookDeleting a rule in MS OutlookDeleting a rule in MS Outlook
Di Outlook, Anda dapat menghapus aturan yang Anda tidak perlu lagi.

Catatan: Anda juga bisa pergi ke kotak dialog aturan dan tanda dari aturan > mengelola aturan & lansiran di rumah tab di kotak masuk Outlook Anda.

Pilih aturan yang akan dihapus dengan mengklik kotak centang di samping itu. Lalu, klik opsi Hapus (terlihat seperti X) pada menu ke bagian atas kotak dialog aturan dan tanda. Dialog muncul meminta jika Anda benar-benar ingin: Hapus aturan [nama aturan]. Klik Ya, kemudian klik OK tombol di bagian bawah jendela aturan dan tanda.

Pelajari lebih lanjut tentang Outlook

Studi di bawah ini untuk mempelajari lebih lanjut tentang MS Outlook Tutorial:

Email yang lebih Tips dan strategi

Jangan lupa untuk mendaftar untuk newsletter Tuts + bisnis dan ambil eBook gratis kami: The Ultimate Panduan untuk kotak masuk nol penguasaan. Itu dikemas dengan kotak masuk organisasi strategi dan pembunuh tips untuk mengelola semua email masuk lebih efisien.

Take back your inboxTake back your inboxTake back your inbox

Kesimpulan

Menyimpan pesan kotak masuk Anda terorganisir menggunakan Outlook aturan. Anda dapat secara otomatis Mengurutkan pesan ke dalam folder sesuai dengan menyiapkan aturan di Outlook. Sekarang bahwa Anda tahu cara menggunakan Outlook aturan, pesan akan selalu ditangani dengan benar dan kotak masuk akan diselenggarakan.

Advertisement
Did you find this post useful?
Want a weekly email summary?
Subscribe below and we’ll send you a weekly email summary of all new Business tutorials. Never miss out on learning about the next big thing.
Start your 7-day free trial*
Start free trial
*All Individual plans include a 7-day free trial for new customers; then chosen plan price applies. Cancel any time.