Advertisement
  1. Business
  2. Gmail

Cara Menemukan Kontak Gmail Anda dan Mengelolanya dengan Lebih Baik

by
Read Time:14 minsLanguages:
This post is part of a series called How to Use Gmail (Ultimate Beginner Guide).
How to Work With Tasks in Gmail to Be More Productive
How to Search Your Emails in Gmail Like a Pro

Indonesian (Bahasa Indonesia) translation by Muhammad Naufal (you can also view the original English article)

Kontak Gmail Google milikmu sangat penting. Sebagai pemilik bisnis kecil, anda tahu bisnis anda berkaitan dengan banyak orang. Tetap berhubungan dengan orang-orang yang anda ajak berbisnis adalah salah satu kunci sukses dalam berbisnis. Dengan mengatur dan mengelola kontak Gmail (Gmail contacts), anda dapat membangun dan memperkuat hubungan bisnis anda.

Jika anda seperti banyak pengguna Gmail, anda belum banyak memikirkan kontak anda di Gmail. Yang perlu anda ketahui adalah bahwa Gmail menyertakan tools pengelolaan kontak yang memungkinkan anda memanfaatkan Gmail contacts anda di banyak tools produktivitas G Suite Google lainnya, termasuk Kalender (Calendar).

Dalam tutorial ini, anda akan mempelajari semua hal yang perlu diketahui tentang kontak Gmail. Anda akan belajar mencari kontak di Gmail, menambahkan kontak Gmail baru, dan cara praktis untuk menggunakan Gmail contact groups anda.

Catatan: Tutorial ini bekerja dengan fitur Google Contact versi baru. Jika anda menggunakan Gmail contacts list versi klasik, beralihlah ke Gmail contacts list yang baru sebelum melanjutkan.

1. Mengapa Daftar Google Contacts Anda Penting

Anda mungkin bertanya-tanya mengapa mengelola daftar kontak anda penting. Lagi pula, Gmail secara otomatis menyimpan kontak yang anda kirimi email. Mengapa repot-repot mengelolanya untuk jadi lebih baik?

Jawabannya sederhana. Mengelola kontak dapat menghemat waktu anda dan membantu anda memanfaatkan fitur Google dengan lebih baik. Ingat, dari waktu ke waktu, anda mungkin mendapatkan ratusan nama dalam daftar kontak anda, beberapa di antaranya anda tidak memiliki alasan untuk menghubunginya lagi. Bukankah lebih baik mengatur nama kontak anda ke dalam kelompok yang masuk akal dan membantu anda menemukan dan menjangkau kontak yang benar-benar anda butuhkan dengan cepat?

Gmail contact list anda adalah bagian dari akun Google anda. Itu berarti daftar kontak Gmail yang anda set up sama dengan daftar kontak Google yang anda gunakan dengan G-Suite tools.

Google memiliki beberapa batasan untuk jumlah kontak yang dapat anda miliki. Saat ini, batas jumlah kontak Google adalah 25.000 atau batas penyimpanan 20 MB (tidak termasuk gambar foto). Jika anda mengirim dan menerima banyak email, anda mungkin akan melampaui jumlah tersebut sebelum anda menyadarinya.

Selain itu, begitu grup kontak Google (Google contact groups) anda di-set-up dengan benar, anda dapat menggunakan grup tersebut untuk:

  • Berbagi item kalender
  • Mengirirm email grup
  • Melakukan Google hangouts

Mari kita mulai dengan overview video singkat tentang bekerja dengan Google Gmail contacts.

Cara Mengelola Google Gmail Contacts Anda (Video Ringkas)

Tonton screencast singkat ini untuk mempelajari dasar-dasar cara menambahkan, mengatur, dan mengelola kontak Google Gmail anda:

Atau ikuti langkah-langkah tertulis terperinci di bawah ini untuk informasi lebih lanjut, dimulai dengan rincian tentang bagaimana kontak bisa masuk ke list gmail anda.

2. Cara Menemukan dan Menambah Kontak ke Gmail

Langkah pertama untuk mengatur kontak Gmail anda adalah menemukan dan menambahkan kontak yang anda butuhkan. Bahkan jika anda belum pernah menambahkan kontak Gmail, Gmail melacak siapa yang telah anda kirimi pesan email kemudian dihasilkanlah daftar Frequently contacted (yang Sering dihubungi).

Google juga secara otomatis membuat daftar All contacts (Semua kontak) yang berisi semua kontak yang anda tambahkan atau import. Agar daftar Semua kontak anda tetap terkendali, anggap ini sebagai ruang tunggu sementara untuk kontak-kontak sampai anda memindahkannya ke grup kontak.

Mulai dari jendela utama Gmail. Untuk membuka daftar Frequently contacted, pilih Gmail > Contacts. Lalu jendela Google Contacts anda tampil.

Google Contacts windowGoogle Contacts windowGoogle Contacts window
Jendela Google Contacts saat ini dengan daftar Frequently contacted (yang sering dihubungi).

Ini adalah akun Gmail yang relatif baru yang saya buat untuk tutorial ini. Meskipun begitu, perhatikan bahwa saya sudah memiliki tiga nama pada daftar Frequently contacted yang secara otomatis di-generate.

Selain itu, saya tidak memiliki akun Google+ media sosial yang terkait dengan akun Gmail ini, jadi Circles tidak muncul di sidebar. Jika saya memiliki akun Google+, Circles akan muncul di bawah Groups pada sidebar.

Catatan: Nama kontak yang digunakan dalam tutorial ini tidak dimaksudkan untuk mewakili orang sungguhan.

Mari pelajari cara mendapatkan lebih banyak kontak pada list saya.

Langkah 1. Import Kontak Dari Email

Metode pertama untuk mendapatkan nama-nama di daftar kontak Gmail anda adalah dengan mengimpornya. Mulailah dengan memilih More > Import di panel kiri jendela Google Contacts anda. Tampilan Import contacts from other accounts muncul.

The Import contacts from other accounts boxThe Import contacts from other accounts boxThe Import contacts from other accounts box
Pilih opsi impor.

Untuk tujuan dari tutorial ini, katakanlah Anda ingin mengimpor kontak dari account email Outlook Anda. Klik pilihan Outlook.com.

Anda akan diminta untuk menyetujui persyaratan penggunaan dan kebijakan privasi. Anda juga akan diminta untuk memasukkan sandi. Terus ikuti petunjuknya sampai kontak Outlook telah diimpor. Google menampilkan daftar diimpor kontak.

List of contacts imported from OutlookList of contacts imported from OutlookList of contacts imported from Outlook
Kontak ini diimpor dari Outlook.

Kontak baru ditempatkan di Grup Google kontak yang disebut Imported Outlook.com [Date]. Jangan khawatir walaupun, Anda dapat mengubah nama grup ini kemudian.

Jika Anda memiliki kontak Anda ingin impor dari salah satu opsi lain, pilih opsi yang saat ini. Ikuti petunjuk untuk mengimpor kontak Anda.

Catatan: Anda hanya dapat mengimpor kontak 3.000 pada suatu waktu. Jika Anda perlu untuk mengimpor kontak 3.000, menempatkan daftar kontak dalam CSV format dan memecahkannya menjadi terpisah daftar nama-nama yang kurang dari 3.000.

Langkah 2. Mengimpor kontak dari Media sosial

Jika Anda aktif pada media sosial, Anda memahami betapa pentingnya media sosial jaringan dapat untuk bisnis kecil Anda. Anda dapat menambahkan kontak profesional Anda mengembangkan melalui media sosial profil Gmail Anda. Untuk informasi lebih lanjut tentang bagaimana membangun profil Google + profesional, meninjau tutorial ini:

Gmail membuatnya mudah untuk memasukkan koneksi Google+ Anda ke dalam kontak Gmail Anda karena lingkaran Google+ Anda muncul di sidebar kontak Anda.

Mari kita lihat lingkaran di Gmail Account yang telah terkait dengan profil Google+. Aku klik lingkaran menulis kolega saya untuk melihat orang-orang kontak di jendela kenalan Google. (Nama-nama lingkaran Google + Anda akan berbeda sebagai akan koneksi Anda.)

Contacts in my Writing Colleagues social media circleContacts in my Writing Colleagues social media circleContacts in my Writing Colleagues social media circle
Anda dapat menambahkan Google+ sambungan ke daftar kontak Google Anda.

Saya memutuskan bahwa saya ingin menambahkan Andrew dari lingkaran menulis kolega saya ke daftar kontak. Saya pilih Andrew dari daftar. Kartu kontak muncul dengan informasi dari profil Google + Andrew.

Contact information from a Google profileContact information from a Google profileContact information from a Google profile
Klik ikon kontak Add untuk menambahkan Google+ sambungan ke kontak Gmail Anda.

Untuk menambahkan Andrew ke daftar kontak Gmail saya, saya klik Tambahkan ke kontak ikon (terlihat seperti orang) di atas foto. Ia adalah sekarang di daftar kontak Gmail saya.

Untuk kontak dari platform media sosial lainnya, ekspor mereka ke CSV format pertama. Ada juga beberapa plug-in yang dapat mengimpor kontak dari media sosial.

Langkah 3. Membuat Kontak Gmail Baru

Kadang-kadang, Anda mungkin ingin menambahkan kontak yang Anda bertemu. Mungkin, seseorang menyerahkan kartu bisnis mereka di pameran dagang. Anda dapat menambahkan kontak baru di Gmail.

Menggunakan bar pencarian di bagian atas jendela untuk mencari kontak untuk menambahkan atau menggunakan ikon di kanan bawah jendela.

Untuk menggunakan ikon Add kontak baru, klik. Pada prompt, ketik nama kontak yang ingin Anda tambahkan. Sistem mungkin menyarankan kontak dari profil yang ada Google + didasarkan pada nama Anda mengetik.

Klik tombol Buat. Menampilkan kontak kartu kosong.

A blank contact cardA blank contact cardA blank contact card
Jenis informasi kontak pada kartu kosong.

Jenis informasi sebanyak yang Anda dapat tentang baru Anda menghubungi. Tambahkan gambar jika Anda memiliki satu. Klik tombol Save untuk menyimpan kartu kontak baru.

Langkah 4. Menghapus kontak Gmail

Bagian penting dari mengatur kontak Gmail Anda menghapus kontak yang Anda tidak perlu lagi. Mungkin seseorang telah meninggalkan organisasi atau mengubah karir. Berikut adalah cara untuk menghapus kontak dari daftar kontak Google.

Mulailah dengan jendela kontak yang terbuka. Klik nama kontak yang ingin Anda hapus. Membuka kartu kontak mereka. Klik pada tiga titik-titik di atas foto untuk membuka sub menu.

Delete a Gmail contactDelete a Gmail contactDelete a Gmail contact
Untuk menghapus kontak, klik Hapus.

Klik Hapus pilihan untuk menghapus kontak. Kontak yang dihapus dari kontak Gmail Anda dan dihapus dari setiap grup kontak.

Jika Anda mengklik Hapus dari "Semua kontak" daftar pilihan, kontak akan dihapus dari daftar kontak semua, tapi tetap dalam setiap grup kontak di mana Anda meletakkan mereka.

Langkah 5. Menggabungkan Kontak Duplikat

Anda mungkin menemukan bahwa daftar kontak Anda memiliki entri duplikat. Hal ini kadang-kadang terjadi ketika Anda secara manual menambahkan kontak baru, lupa bahwa mereka yang sudah pada daftar Anda.

Untungnya, Google memiliki alat untuk membantu Anda menemukan dan menghilangkan kontak duplikat. Dari sidebar, klik menemukan duplikat pilihan. Sistem menampilkan mungkin duplikat. Anda memiliki pilihan untuk mengabaikan (mengabaikan) atau menggabungkan duplikat.

Jika Anda memilih opsi penggabungan, informasi kontak untuk duplikat akan digabungkan ke satu kontak kartu.

3. membangun Gmail kontak kelompok

Sejauh ini, kami telah pergi selama cara menambahkan kontak Gmail. Menggunakan fitur kelompok, Anda dapat mengatur kontak Anda. Fitur ini memungkinkan Anda untuk grup kontak bersama-sama.

Anda mungkin ingin membuat grup untuk calon klien, vendor, karyawan, rekan-rekan, klien saat ini, dan lebih. Kemungkinan are endless.

Langkah 1. Membuat grup kontak Gmail

Mulai dari jendela kontak. Klik pilihan grup baru di panel samping. Menampilkan popup grup baru.

Adding a new contact groupAdding a new contact groupAdding a new contact group
Ketik nama grup kontak Google baru.

Ketik nama grup yang Anda ingin menambahkan. Klik tombol Buat kelompok untuk membuat grup kontak Gmail.

Langkah 2. Menambahkan kontak ke grup

Anda sekarang memiliki grup, tetapi ada kontak ada di dalamnya. Mulailah dengan kelompok terbuka bahwa Anda ingin menambahkan kontak untuk. Klik Tambah orang ikon di bagian kanan bawah layar.

Adding a Gmail contactAdding a Gmail contactAdding a Gmail contact
Untuk menambahkan kontak baru, klik tombol Buat.

Jika Anda melihat nama orang, klik di atasnya untuk menambahkannya ke grup.

Untuk menambahkan kontak baru, klik tombol Buat. Menampilkan kontak kartu kosong.

Jenis informasi kontak orang tersebut ke dalam kartu. Memasukkan gambar untuk orang jika Anda memiliki satu. Klik tombol Simpan untuk membuat kontak baru dan menyimpannya dalam grup kontak Gmail Anda.

Langkah 3. Mengubah nama grup kontak

Untuk mengubah nama grup kontak Google, mulailah dengan kelompok terbuka. Klik Ubah nama grup ikon (terlihat seperti pensil). Ubah nama grup popup akan muncul.

Renaming a Gmail groupRenaming a Gmail groupRenaming a Gmail group
Ketik nama grup dan klik tombol OK.

Ketik nama baru grup dalam silakan masukkan bidang nama grup. Klik tombol OK. Perubahan nama grup.

Langkah 4. Kenalan Google semacam

Menyortir kontak pertama atau daftar nama. Mulailah dengan membuka grup atau jendela daftar kontak utama. Klik ikon pilihan urut di kanan atas.

Sort based on first nameSort based on first nameSort based on first name
Kenalan Google diatur sesuai abjad menurut nama depan.

Klik pilihan urut abjad akan Anda. Memilih antara menyortir oleh nama pertama atau nama terakhir mereka.

Berikut tampilan sortir pada nama belakang.

Sort based on last nameSort based on last nameSort based on last name
Kenalan Google diurutkan menurut abjad menurut nama belakang.

Langkah 5. Menetapkan kembali kontak Gmail kelompok yang berbeda

Menetapkan kembali satu atau beberapa kontak ke grup Gmail yang berbeda. Buka mulai dengan kelompok. Tempatkan mouse di atas gambar di sebelah nama kontak untuk dipindahkan. Gambar ini digantikan oleh sebuah kotak centang. Klik kotak centang untuk memilih. Menu bar muncul di bagian atas jendela kontak. Kotak centang juga muncul dengan semua nama-nama dalam kelompok.

Change groups icon to reassign the contact to another groupChange groups icon to reassign the contact to another groupChange groups icon to reassign the contact to another group
Klik ikon kelompok perubahan untuk menetapkan kembali kontak kelompok lain.

Jika Anda perlu, pilih nama-nama yang lain. Klik ikon kelompok perubahan (terlihat seperti orang) di bilah menu. Menu drop-down dengan menampilkan nama grup saat ini.

Current group names drop-down menuCurrent group names drop-down menuCurrent group names drop-down menu
Pilih nama grup untuk menetapkan ke kontak Anda.

Dalam kasus ini, saya berharap untuk memindahkan Joe Tes Person dari kelompok tes kelompok ke kelompok kelompok tes baru. Aku klik kelompok tes baru untuk menempatkan cek dengan nama kelompok itu. Aku klik tes kelompok untuk menghapus cek dengan nama kelompok itu.

Klik di ruang putih. Anda akan menerima prompt yang [nama kontak] Anda telah pindah dari satu kelompok lain.

Langkah 6. Menghapus grup kontak Gmail Google

Dari waktu ke waktu, Anda mungkin perlu menghapus seluruh kelompok. Sangat mudah untuk melakukannya.

Mulailah dengan kelompok yang Anda ingin menghapus terbuka. Klik Hapus grup ikon (ini terlihat seperti tempat sampah).

Deleting a Gmail contact groupDeleting a Gmail contact groupDeleting a Gmail contact group
Untuk menghapus grup, klik ikon Hapus.

Sebuah pop-up muncul.

Delete group pop-upDelete group pop-upDelete group pop-up
Untuk menghapus Grup klik Hapus.

Pilih salah satu dari di bawah ini:

  1. Untuk menyimpan kontak dalam grup dan menghapus grup, pilih pilihan pertama dan klik tombol Hapus.
  2. Untuk menghapus kontak dalam grup dan grup, pilih pilihan kedua dan klik tombol Hapus.
  3. Untuk menjaga kelompok dan kontak yang utuh, klik tombol Cancel.

4. praktis cara menggunakan daftar kontak Google

Sekali Anda telah menyiapkan daftar kontak Google dan kelompok-kelompok di Gmail Anda, ada banyak cara-cara praktis untuk menggunakannya. Berikut adalah hanya beberapa.

1. berbagi item kalender

Berbagi Google kalender acara dengan kontak perorangan atau seluruh kelompok. Mulailah dengan Anda buka Google Kalender. Pergi ke https://calendar.google.com untuk menemukan Kalender Google. Menambahkan grup kontak Gmail untuk acara seperti seorang individu. Jika Anda mengundang juga menggunakan Kalender Google, acara akan ditambahkan ke kalender mereka dalam satu setengah jam.

Catatan: Undangan acara dengan lebih dari 200 tamu dikenakan pembatasan khusus.

2. kelompok kirim email

Gunakan Google grup kontak untuk mengirim email grup. Hal ini terutama berguna jika Anda bekerja dengan tim dan Anda perlu untuk menjaga tim anggota informasi. Kirim email grup dari kotak masuk Gmail Anda, atau dengan menggunakan bilah menu di bagian atas daftar grup kontak Anda. Ada dua metode untuk mengirim email grup.

Metode 1

Dari kotak masuk Gmail Anda klik tombol Compose. Dalam bidang To, ketik nama grup kontak. Anda akan melihat alamat email individu di bidang To ketika Anda menekan tombol Enter. Selesai mengetik pesan Anda dan mengirimkan seperti biasa.

Metode 2

Dengan terbuka grup kontak Anda, Tempatkan mouse di atas gambar di sebelah kiri dari nama kontak. Gambar ini digantikan oleh sebuah kotak centang. Klik kotak centang di samping nama-nama semua kontak Anda ingin mengirim email grup. Menu bar muncul di bagian atas jendela kontak.

Selanjutnya, klik ikon lebih tindakan (terlihat seperti tiga titik-titik vertikal) di sebelah kanan bilah menu.

Group email from contacts groupGroup email from contacts groupGroup email from contacts group
Untuk mengirim email kelompok ke kontak, klik opsi Email.

Klik opsi Email pada menu drop-down. Email baru akan terbuka. Jenis dan mengirim pesan seperti biasa.

3. Gunakan Google Hangout

Memulai Google Hangout dengan satu atau lebih kontak Anda.

Mulailah dengan kelompok atau daftar kontak semua terbuka. Tempatkan mouse di atas gambar di sebelah nama kontak. Gambar ini digantikan oleh sebuah kotak centang. Klik kotak centang untuk memilih nama kontak. Menu bar muncul di bagian atas jendela kontak.

Selanjutnya, klik ikon lebih tindakan (terlihat seperti tiga titik-titik vertikal) di sebelah kanan bilah menu. Dari lebih tindakan menu drop-down, klik opsi Hangout. Popup muncul meminta Anda untuk mengirim undangan ke jalan-jalan Anda.

Invite contacts to a Google HangoutInvite contacts to a Google HangoutInvite contacts to a Google Hangout
Anda dapat mengundang satu atau beberapa kontak ke Google Hangout.

Klik tombol Kirim mengundang. Ketika menjawab undangan Anda Anda dapat mulai mengobrol.

Catatan: Jika opsi Hangout tidak diperdulikan, kontak mungkin memiliki Hangouts dinonaktifkan. Atau, mungkin tidak ada cukup informasi tentang kartu kontak untuk mengirim undangan Hangout.

Untuk selengkapnya tentang cara menggunakan Google Hangouts untuk bisnis kecil Anda, memeriksa tutorial ini:

Kesimpulan

Belajar bagaimana untuk menemukan dan mengatur kontak Gmail Anda adalah penghemat waktu besar. Anda juga akan mengembangkan hubungan yang lebih kuat untuk bisnis kecil Anda ketika Anda membuat lebih baik menggunakan kontak Gmail Anda.

Pelajari lebih lanjut tentang bagaimana untuk bekerja dengan Gmail dalam panduan pemula Ultimate multi-bagian untuk menggunakan Gmail. Ini mencakup pengaturan account, inbox organisasi tips, cara pintas cepat email, dan banyak lagi.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.