Unlimited PowerPoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Time Management

Dapatkan Alur Lebih Baik: Pilah dan Jadwalkan Tugasmu Berdasarkan Tingkat Energi

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:

Indonesian (Bahasa Indonesia) translation by Yosef Andreas (you can also view the original English article)

Sebagai seorang kreatif, kamu memiliki dua set permintaan untuk ditangani. Yang pertama adalah apa yang kamu perlukan untuk pertumbuhan dan inspirasi diri. Yang kedua adalah apa yang diinginkan dan diharapkan klien darimu.

Karya kreatif bukanlah sihir; kamu bukanlah seekor unicorn debu peri yang perlu dikelilingi pelangi tipis dan sinar mentari. Namun kamu perlu mengerti dan menghargai apa yang diperlukan otakmu. Kamu memerlukan waktu untuk istirahat, untuk berpikir mendalam, untuk mengembangkan ide, untuk koneksi baru, memandang angkasa: untuk inspirasi, yang esensial untuk output kreatif bermutu tinggi dan berkesinambungan.

Berkerja di bawah tekanan secara terus menerus mengurangi kemampuanmu untuk menjadi kreatif. Namun mengabaikan peluang, melewatkan deadline, atau hanya berkerja ketika kamu ingin juga bukan merupakan pilihan. Kamu memerlukan inspirasi, namun juga memerlukan penghasilan untuk diandalkan.

Seperti saya, kamu mungkin memilih pekerjaanmu karena kamu menyukainya; namun kebutuhan untuk kreatif yang berkesinambungan dapat menyeretmu ke bawah. Di dalam tutorial ini, saya akan membantumu mempelajari bagaimana mengelola daftar tugas dan jadwalmu berdasarkan pada energi kreatifmu, sehingga kamu dapat berkerja karena terinspirasi alih-alih karena stress.

Pendekatan Standar Terhadap Daftar Tugas

Kebanyakan orang melakukan pendekatan terhadap daftar tugas berdasarkan tingkat urgensinya, prioritas, atau terhadap yang terasa menarik atau atraktif pada saat itu.

Untuk daftar kerja standarmu, misalnya, tugas rumah tangga atau kebutuhan pribadi, pendekatan ini mungkin cukup. Ketika itu tentang mengelola beban kerja yang berkesinambungan atau output kreatif, kamu memerlukan sesuatu yang lebih baik.

Pendekatan Urgensi

Pendekatan urgensi, dengan menangani tugas berdasarkan yang memiliki tenggat waktu nanti (atau sekarang, atau kemarin), selalu menyebabkan berkerja di bawah tekanan. Untuk berpikir secara kreatif, ini bukan cara yang bagus untuk berkerja.

Studi mendalam kami menemukan bahwa tekanan waktu mengurangi kemampuan berpikir kreatif. Penulis mencatat bahwa "orang tampaknya tidak menyadari fenomena ini. ...peserta di dalam studi kami umumnya menganggap diri mereka lebih kreatif ketika tekanan waktunya tinggi. Sayangnya, buku harian mereka memberikan kebohongan pada penilaian sendiri ini. Jelas sekali bahwa ada bukti semakin kurangnya cara berpikir kreatif seiring meningkatnya tekanan waktu".

Berkerja secara kreatif pada basis urgensi adalah cara bagus untuk secara berkelanjutan menghasilkan pekerjaan buruk dan bahkan tidak menyadari itu. Meskipun memiliki beberapa batasan dapat membantumu fokus, tekanan waktu yang konstan akan membuatmu otakmu yang sensitif itu stress. Stress membuatnya sangat sulit untuk rileks dan membuat hubungan kreatif yang kamu perlukan itu untuk menghasilkan kerja yang bagus.

Pendekatan Prioritas

Melakukan pendekatan pada tugas berdasarkan prioritas memberikanmu lebih banyak kendali: kamu dapat memastikan kamu menempatkan waktu dengan tepat pada project pentingmu dan tidak hanya menuruti permintaan sembarang waktu. Namun bagaimana pun juga, jika pekerjaan dengan prioritas tertinggimu tidak cocok dengan tingkat energimu, kamu akan berjuang untuk menjadi produktif dan terinspirasi. Situasi berjalan ini membawa pada frustrasi, penurunan semangat, dan godaan yang kuat untuk melepaskan hal-hal penting karena itu terlalu sulit, terlalu lambat progressnya, dan terlalu menguras tenaga.

Pendekatan Serampangan

Melakukan apa yang menarik, pendekatan serampangan dapat berhasil hingga deadline menumpuk: kemudian kamu terjebak dengan tumpukan permintaan mendesak, berkerja di bawah tekanan, dan bertanya-tanya mengapa kamu tidak menyadari hal-hal ini sebelumnya. Dengan memiliki set batasan atau panduan, beberapa rencana tentang bagaimana menggunakan waktumu, membantumu fokus dan mengatasi hambatan memulai untuk berkerja secara kreatif itu. Sebuah pendekatan serampangan tidak memberikanmu apapun, dan menghasilkan sebuah hari penuh stres yang naik turun diikuti dengan hari pemulihan yang tidak produktif.

Sebuah Pendekatan Alternatif

Berkerja di bawah tekanan bukanlah sesuatu yang dapat kamu hindari sepenuhnya. Namun itu sesuatu yang dapat kamu minimalkan; kuncinya adalah menjadi proaktif, mengelola daftar tugasmu berdasarkan tingkat energimu. Jika kamu membuat kategori tugas berdasarkan tingkat energi, kemudian menjadwalkannya agar cocok dengan pasang surutnya energi kreatifmu, kamu bisa mendapatkan yang terbaik dari keduanya. Lebih mengalir, lebih banyak berkerja ketika terinspirasi, adalah tingkat produksi yang dapat diandalkan.

1. Memetakan Energi Kreatifmu

Menentukan Ritme Sirkadian

Pertama-tama, kamu perlu mengerti dengan baik pasang surut kreatifitasmu. Ritme Sirkadian memainkan peranan yang cukup penting. Kamu mungkin sudah mengerti dengan baik apakah kamu seorang night person atau morning person. Jika kamu tidak yakin, kamu dapat mengikuti Automated Morningness-Eveningness Questionnaire untuk menentukan "jenis ritme sirkadianmu".

Memetakan Tingkat Energi Per Jam

Gunakan sebuah spreadsheet sederhana untuk memetakan tingkat energi kreatifmu. Mungkin akan ada beberapa waktu ketika kamu tidak yakin. Untuk hal tersebut, cukup tandai "Tidak Yakin". Berikut tampilan spreadsheet saya.

Melacak Waktumu

Jika kamu memiliki jam "Tidak Yakin" di dalam harimu, simpan sebuah log waktu untuk mencari tahu apa yang terjadi dengan tubuh, keadaan mental, dan energimu. Ya, tiap hari akan memiliki variasi, khususnya tergantung pada jadwal pekerjaan. Jika kamu menyimpan sebuah log waktu untuk tiga hari hingga seminggu, kamu harusnya dapat melihat beberapa pola yang jelas. Kemudian perbarui spreadsheet berdasarkan pada apa yang kamu temukan. Author produktifitas Laura Vanderkam menawarkan beberapa spreadsheet pelacak waktu, atau kamu dapat menggunakan aplikasi seperti Toggl, Hours, atau Timeneye.

Jika kamu tersendat dalam memetakan tingkat energi kreatifmu, ajukan pertanyaan berikut pada dirimu:

  • Kapan waktu yang lebih saya sukai untuk berkerja dan berpikir keras?
  • Kapan saat berkerja terasa paling mudah?
  • Kapan saat berkerja terasa sulit?
  • Kapan waktu saya menghasilkan bayaran tertinggi?
  • Kapan saat saya berkerja dengan lamban?

Mengkaji Aktifitasmu

Berikutnya, pikirkan tentang aktifitas dalam jadwal yang mempengaruhi tingkat energi kreatifmu.

Meditasi, olahraga, yoga, tidur, mencoba hal baru dan menyendiri adalah semua aktifitas yang memiliki efek positif yang konsisten terhadap kemampuan kreatifmu.

Aktifitas lainnya, seperti rapat, telepon pelanggan, tamasya sosial, hubungan keluarga, dan sebagainya, akan mempengaruhi orang dalam cara yang berbeda. Pelajari sendiri, dan mulai sadari apa yang terjadi pada energi kreatifmu setelah tiap aktifitas ini. Saya cenderung memerlukan waktu pemulihan setelah berada di sekitar orang; jika saya memiliki sebuah rapat atau tamasya sosial, saya hendaklah mendapatkan waktu dengan energi rendah langsung setelah itu, bahkan jika jam tersebut mereka normalnya dalam kondisi energi tinggi bagi saya.

2. Mengkategorikan Tugas Berdasarkan Tingkat Energi

Sekarang kamu perlu membuat sebuah daftar semua tugasmu. Kamu dapat mendetail sesukamu. Saya lebih senang mengelompokkan tugas serupa; misalnya, saya memiliki "Media sosial" sebagai salah satu item dalam daftar kerja saya, walaupun itu adalah kumpulan beberapa aktifitas.

Memetakan Tugas Berdasarkan Tingkat Energi

Setelah kamu membuat daftarmu, pilah tugas itu ke dalam kategori-kategori: apakah itu tingkat energi yang Rendah, Sedang, Tinggi yang diperlukan untuk menyelesaikan tiap tugas? (Untuk saat ini, abaikan kolom berlabel "Spark"; kita akan mengenali itu dalam waktu singkat). Berapa tampilan daftar kerja berdasarkan kategori milik saya:


Tugas Kategori Spark

Waktu energi puncakmu adalah saat terbaik untuk melakukan pekerjaan paling kreatif namun tidak semuaya; studi terbaru menunjukkan bahwa ketika kamu lelah, kamu lebih baik dalam memunculkan ide novel dan solusi Itu karena hambatan "logis" jauh lebih santai. Kamu mendapatkan hubungan yang aneh, nyaman, dan tekadang luar biasa karena otakmu tidak cukup bagus dalam memilah-milah.

Dengan cara pikir itu, baca daftar kerjamu dengan teliti untuk aktifitas yang memerlukan jenis berpikir yang kreatif. Saya menggunakan "Spark" sebagai nama kategori di sini. Bagi saya, ada dua aktifitas utama yang cocok dalam kategori ini, seperti yang dapat kamu lihat di atas. Alih-alih menunda tugas ini karena saya lelah, saya dapat menggunakan jam dengan tingkat energi rendah di sore atau malam hari untuk membiarkan otak saya yang lelah memunculkan ide yang baru, kreatif dan menarik.

3. Menempatkan Semuanya Bersama-Sama

Sekarang waktunya untuk melihat bagaimana ini semua berkerja pada basis harian dengan jadwalmu.

Menentukan Blok Waktu

Pada pemetaanmu, kamu mungkin akan melihat set waktu: beberapa jam dengan tingkat energi yang sama di kelompokkan bersama-sama. Saya memiliki satu set waktu dengan energi tinggi (pagi), satu set energi menengah (sore, dengan beberapa jam yang saya tidak yakin nilainya), dan satu set energi rendah (malam). Pertimbangkan aktifitas normal bersama keluarga atau rutinitas pribadi dan aktifitas rutin, dan tandai di dalam set jam itu mana yang dapat kamu gunakan untuk benar-benar berkerja. Itu sekarang merupakan blok waktu untuk berkerja.

Cocokkan Tugas Dengan Blok Waktu

Langkah berikutnya adalah mencocokkan jenis tugas yang benar dengan tingkat energi pada tiap blok waktu. Kamu dapat menggunakan daftar kategori tugas tersebut, sehingga ketika waktunya untuk berkerja yang perlu kamu lakukan adalah mulai mengerjakan tugas dalam kategori yang sesuai.

Ini ketika konflik antara tugas dan waktu akan menjadi jelas: jika kamu memiliki terlalu banyak tugas tingkat energi tinggi dan terlalu sedikit jam untuk itu, kamu harus membuat beberapa keputusan. Kamu dapat mengerjakan tugas itu tidak peduli berapa tingkat energimu, kamu dapat menyusun ulang jadwalmu sehingga memiliki lebih banyak jam pada tingkat energi tinggi, kamu bisa mendapatkan perpanjangan deadline, atau kamu dapat menghilangkan beberapa tugas itu.

Kamu dapat menggunakan taktik produktifitas untuk mengurangi jumlah waktu yang diperlukan untuk tugas tersebut. Dengan mengelompokkan tugas administratif yang memerlukan energi rendah, misalnya, dapat secara efektif menurunkan jumlah waktu yang diperlukan untuk mencapainya. Kamu mungkin juga siap untuk membayar orang mengerjakan beberapa tugas yang memakan waktu banyak namun tidak menghasilkan kreatifitas atau menarik. Mencoba untuk menumpuk terlalu banyak pekerjaan ke dalam satu jam tidak akan membuatmu lebih produktif, dan itu tentunya tidak akan membuatmu merasa lebih terinspirasi.

Berkerja Lebih Awal Untuk Menghindari Urgensi

Akan menggoda untuk mengerjakan tugas apapun yang tampak mendesak, barangkali menghabiskan waktu saat energi tinggi dalam menjawab email atau menyelesaikan sebuah project yang sudah dekat tenggat waktunya. Namun satu-satunya cara untuk memberikan kebebasan berkerja berdasarkan tingkat energi adalah berkerja lebih awal, menempatkan waktu energi tinggi pada tugas tingkat tinggi bahkan ketika tidak ada satupun yang memiliki tenggat waktu. Bagi kebanyakan dari kita, kita telah melatih diri sendiri untuk berkerja pada deadline; berkerja secara proaktif, berdasarkan pilihan dan energi, akan memerlukan beberapa kali pelatihan ulang.

4. Melindungi Blok Waktu Terpenting

Jam terpenting untuk pekerjaan kreatifmu hendaklah cukup jelas sekarang. Mereka merupakan blok waktu energi tinggimu dan, seperti yang telah kita pelajari, beberapa jam energi rendah yang dapat kamu gunakan untuk tugas kategori spark.

Menggunakan Waktu Saat Tingkat Energi Tinggi

Blok waktu energi tinggi dapat secara mudah dimasuki oleh hal-hal tingkat rendah. Tersesat di dalam email atau melakukan hal remeh seperti melihat hal terbaru di website merupakan cara mudah bagi saya "untuk memulai" dan berakhir menghabiskan jam kerja terbaik saya.

Dengan mengkategorikan tugas tingkat tinggi, kamu telah menentukan apa yang harusnya kamu lakukan selama waktu energi tinggimu. Sekarang terserah kamu untuk melakukannya. Kamu dapat menggunakan sebuah timer untuk memulai pada tugas level tinggi, dan menggunakan lima atau sepuluh menit istirahat di antara sesi untuk menangani tugas yang memuaskan namun tingkat rendah.

Menggunakan Waktu Saat Tingkat Energi Rendah

Saya sudah akan lama menyerah mengerjakan apapun pekerjaan kreatif di malam hari, yang sekarang jelas dari blok waktu saya. Namun ternyata, saya hanya mencoba melakukan jenis pekerjaan kreatif yang salah: jenis pekerjaan yang produktif alih-alih jenis menggali ide. Sekarang saya mulai menghabiskan waktu di malam hari dengan membuka notebook sebelum terlelap pada sofa sambil menonton Netflix.

Waktu energi rendahmu seringkali adalah saat dimana tekadmu berada di titik terendah, sehingga jika kamu ming menggunakan waktu tersebut untuk memunculkan ide, buat itu semudah mungkin. Bersantai dengan sedikit membaca, berjalan, berbicara, atau apapun yang cenderung membuat ide mengalir. Kemudian minta dirimu hanya beberapa menit mencatat ide tersebut.

5. Mempersiapkan Rutinitas, Kuota, Dan Bantuan Lainnya

Rutinitas, ritual, dan kuota dapat membantumu memaksimalkan blok waktu dan menyesuaikan untuk mengelola tugas berdasarkan energi daripada urgensi.

Menentukan Rutinitas & Ritual

Rutinitas reguler menyelamatkan otakmu dari banyaknya membuat keputusan. Menentukan blok waktu, dan kemudian berpegang pada itu pada basis yang konsisten, merupakan rutinitas itu sendiri. Semakin banyak rutinitas yang kamu lakukan dalam jam kerjamu, semakin mudah bagi otakmu untuk langsung berkerja. Kamu juga dapat menggunakan rutinitas yang meningkatkan jenis pekerjaan yang akan kamu tangani: waktu setelah olahraga dapat menjadi waktu yang bagus untuk berkerja kreatif (sama seperti waktu setelah tidur) sehingga kamu mungkin perlu menjadwalkan sebuah latihan atau tidur siang pendek sebelum blok waktu energi tinggi.

Kamu dapat juga mengatur ritual untuk berpindah dari satu tingkat energi ke lainnya, memberi isyarat pada otak bahwa waktunya untuk berpindah dari satu jenis tugas ke lainnya. Jika kamu memulai sebuah blok waktu dalam tingkat energi rendah atau medium, kamu dapat menggunakan waktu pada tugas tingkat rendah atau menengah tersebut, kemudian menggunakan ritual untuk membuatmu mengerjakan tugas yang lebih tinggi. Ritual dapat berupa hal sederhana: menuang secangkir kopi, merenggangkan badan selama beberapa menit, berpindah ke posisi atau area kerja yang berbeda, atau membuka program yang spesifik pada komputer. Buat tiap ritual spesifik dan mudah diulang. Kamu tidak ingin sesuatu begitu umum sehingga itu tidak bermakna, juga bukan sesuatu yang rumit sehingga kamu menghindarinya.

Gunakan Kuota dan Isyarat

Kuota dapat membantumu memulai dan tetap fokus. Jika kamu seorang yang berorientasi goal, memiliki kuota harian atau mingguan yang spesifik itu memotivasi. Saya suka berkerja melalui sebuah jumlah kata spesifik harian, dan merasa telah menang jika saya mencapainya, atau lebih baik lagi, mengalahkannya. Kamu dapat menentukan kuota untuk menyelesaikan sejumlah project tiap hari, tiap minggu, atau selama tiap blok waktu. Atau kamu dapat meminta dirimu untuk menyelesaikan sekian tugas tingkat tinggi per jam atau hari. Jika kamu menggunakan kuota, lacak progressmu: sangat memotivasi untuk melihat apa yang telah kamu lakukan.

Isyarat seperti membiarkan notebook terbuka di atas mejamu, memutar jenis musik tertentu, atau mengatur beberapa waktu bebas dari layar dapat membantumu memaksimalkan waktu tidak optimal. Jika kamu mulai menyadari apa yang memicu ide dan inspirasi, kamu dapat meletakkan lebih banyak untuk itu ke dalam jam tingkat rendah.

Coba, Uji, Sesuaikan

Tidak ada yang sempurna, khususnya tidak pada pertama kalinya. Atur jadwalmu berdasarkan apa yang kamu kira kamu tahu tentang energi kreatifmu, coba itu selama seminggu, dan kemudian nilai progressmu. Kamu mungkin menemukan bahwa tingkat energimu bukanlah apa yang kamu kira, dan dengan begitu kamu akan menyesuaikan jadwalmu.

Goalnya bukan hanya menjadi produktif: kamu dapat memaksa dirimu ke dalam produktifitas dengan sistem yang bagus dan memaksakan deadline. Namun kamu ingin menikmati pekerjaanmu, tidak menderita melalui itu. Goalnya adalah memberikan dirimu sebuah kehidupan pekerjaan yang menghasilkan alur dan inspirasi daripada stress dan kelelahan. Dengan memetakan energi kreatifmu, mengkategorikan tugas, dan mencocokkan tiap tugas pada blok waktu yang sesuai, kamu dapat melakukan itu.

Sumber

Kredit Grafis: Icon Alur didesain oleh Yamini Chandra dari Noun Project.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.