Menjadi Lebih Produktif dengan Tasks di Gmail

Seperti kebanyakan pemilik bisnis kecil, banyak pekerjaan mungkin datang kepada anda melalui inbox. Itu berarti menindaklanjuti tasks (tugas-tugas) pada email anda di Gmail tetap berada di puncak beban kerja anda. Yang lebih penting lagi, hal ini bisa berarti antara mendapatkan bisnis atau kehilangan bisnis.

Pada hari-hari kerja tertentu, pemilik bisnis mungkin menerima pesan email dari:

• calon klien baru yang potensial
• klien yang ingin bertanya
• vendor atau rekan kerja dengan pertanyaan

Sebagai pemilik bisnis, entah bagaimana anda harus tetap terjebak dengan semua tasks (tugas) yang dihasilkan melalui pesan Gmail anda. Bukankah lebih bagus lagi jika anda bisa memindahkan daftar tugas anda ke inbox (kotak masuk)?

Dengan Gmail, anda dapat mengintegrasikan messages anda dengan task list dan meningkatkan produktivitas Gmail anda. Dalam tutorial ini, saya akan menjelaskan mengapa task list (daftar tugas) itu penting. Saya akan menunjukkan cara membuat dan mengedit tasks menggunakan task list yang ada di Gmail. Saya juga akan menunjukkan cara menggunakan Gmail Task List di Google Kalender.

Mengapa Task List Penting?

Karena task list bisa membuat perbedaan besar dalam produktivitas anda. Task list membantu anda tetap berada di jalur yang benar. Berikut adalah beberapa keuntungan nyata dari menggunakan task list:

• Menghindari anda dari lupa untuk melakukan sesuatu
• Membantu anda mengatur hari kerja anda
• Memungkinkan anda melihat sekilas pekerjaan yang tersisa
• Memungkinkan anda melihat apa yang telah anda capai

Orang-orang yang menggunakan task lists cenderung menghabiskan lebih banyak waktu untuk mencapai tujuan mereka dan membuang lebih sedikit waktu. Secara umum, mereka lebih produktif. Pelajari lebih lanjut tentang teknik produktivitas yang efektif untuk membantu anda tetap mengendalikan daftar tugas anda:

• 
  Productivity
  How to Stay in Control of Your To-Do List
  David Masters

Gmail memiliki tool yang sempurna untuk membantu anda membuat dan me-maintain daftar tugas, yang merupakan Gmail Task Lists tool.

Jika anda ingin menggunakan Gmail untuk mengelola tasks (tugas-tugas) anda, Gmail task list tool tepat untuk anda. Berikut adalah panduan step-by-step tentang cara mendapatkan hasil maksimal dari tasks di Gmail, (dimulai dengan overview video singkat, sebelum beralih ke tutorial tertulis).

How to Work With Tasks in Gmail to Be More Productive

1. Buat dan Edit Tasks Menggunakan Gmail's Task List Tool

Untuk mulai menggunakan Gmail task list, anda harus dapat membuat (create) dan meng-edit tasks.

Langkah 1 Cara Membuat New Gmail Task

Mulai dari layar utama Gmail.

Klik panah merah di samping kata Gmail. Menampilkan menu tarik-turun.

Klik tugas untuk membuka daftar tugas Gmail. Daftar tugas Anda muncul di sudut kanan bawah layar Gmail.

Untuk membuat tugas Anda, ketik nama tugas di sebelah kotak centang yang pertama. Anda baru saja membuat tugas pertama Anda.

Ketik nama tugas di sebelah kotak centang.

Untuk menambahkan tugas lain, klik di bawah tugas pertama. Kotak centang yang lain muncul. Anda dapat menambahkan tugas untuk kotak centang kedua dengan mengetik nama tugas. (Anda bisa juga menggunakan tanda tambah di bagian bawah daftar tugas Gmail.)

Ulangi proses sesering yang Anda perlukan untuk menyelesaikan tugas daftar email Anda.

Langkah 2. Bagaimana menambahkan rincian tugas

Sekarang bahwa Anda telah membuat tugas, Anda mungkin ingin menambahkan catatan atau rincian lainnya untuk itu. Untuk menampilkan kotak dialog rincian, klik panah di sebelah kanan tugas. Muncul kotak dialog rincian.

Dari kotak dialog rincian Anda dapat:

• Menetapkan tanggal jatuh tempo untuk tugas Anda
• Masukan catatan tentang tugas Anda
• Pindah tugas ke daftar tugas yang berbeda

Saya akan menjelaskan bagaimana melakukan tugas pertama dua dalam langkah ini. Kita akan membahas bagaimana memindahkan tugas pada langkah berikutnya.

1. Menetapkan tanggal jatuh tempo

Mari kita mulai dengan menetapkan tanggal jatuh tempo. Klik di bidang tanggal jatuh tempo. Menampilkan kalender.

Untuk menetapkan tanggal jatuh tempo, mengklik pada tanggal dalam kalender.

2. Tambahkan catatan

Untuk menambahkan sebuah catatan untuk tugas, klik di bidang catatan dan ketik teks catatan Anda.

Anda hanya menambahkan tanggal jatuh tempo dan catatan tugas Gmail. Informasi yang Anda tambahkan menampilkan di bawah tugas pada daftar Anda.

Sekarang mari kita meninjau proses untuk mengedit Gmail tugas.

Langkah 3. Cara mengedit tugas Gmail

Setelah Anda membuat beberapa tugas, Anda mungkin ingin mengedit tugas dan rinciannya. Untungnya, proses editing sederhana. Dengan daftar tugas terbuka, membuka kotak dialog rincian. Ada dua metode untuk membuka kotak dialog rincian:

1. Klik tugas yang akan diedit. Klik tanda panah di sebelah kanan tugas untuk membuka kotak dialog rincian.
2. Klik tindakan di kiri bawah daftar tugas untuk membuka menu tarik-turun. Klik Edit rincian untuk membuka kotak dialog rincian.

Setelah rincian membuka kotak dialog yang Anda dapat memilih lain karena tanggal dari kalender atau jenis atas nama tugas dan catatan.

Langkah 4. Bagaimana menghapus tugas Gmail

Setelah Anda menyelesaikan daftar tugas Gmail, Anda dapat memutuskan untuk menghapus tugas. Mungkin tugas ini tidak lagi diperlukan atau mungkin itu berakhir pada daftar tugas oleh kesalahan. Apapun masalahnya, hal ini tidak sulit untuk menghapus tugas.

Untuk menghapus tugas, hanya menghapusnya. Atau, Anda dapat memindahkan tugas ke daftar tugas yang lain. Aku akan menunjukkan kedua metode. Mari kita mulai dengan menghapus tugas.

1. menghapus tugas Gmail

Dengan daftar tugas Anda buka, klik tugas yang akan dihapus. Klik ikon trash di kanan bawah daftar tugas Anda.

Tugas yang akan dihapus.

2. pindah tugas Gmail

Misalkan tugas adalah pada daftar salah. Anda dapat menghapus tugas dari daftar dengan menetapkan ke daftar yang lain.

Klik tugas yang ingin Anda hapus dan klik panah kanan tugas. Muncul kotak dialog rincian.

Klik Pindahkan ke daftar tombol ke bagian bawah kotak dialog untuk melihat menu drop-down dengan Gmail tugas daftar Anda saat ini.

Klik daftar tugas yang mana Anda ingin pindah tugas. Dalam kasus ini, daftar belanjaan. Jika Anda memilih daftar ini tidak aktif, Anda akan mendapatkan pesan berikut: "daftar"Bahan makanan"ini tidak terlihat sekarang, sehingga tugas ini akan tidak lagi ditampilkan."

2. Bagaimana Mengatur Daftar Tugas Gmail

Ada beberapa metode yang dapat Anda gunakan untuk memperbaiki organisasi daftar tugas Gmail Anda. Dalam bagian ini, saya akan membahas:

• Bagaimana memindahkan tugas dalam daftar tugas
• Cara membuat sub-tugas
• Bagaimana cara untuk menyortir daftar tugas
• Bagaimana untuk mencetak atau daftar tugas Email

Langkah 1. Bagaimana memindahkan tugas di Gmail

Anda dapat mengubah urutan tugas dalam daftar Anda. Mulailah dengan daftar tugas Gmail terbuka. Klik tugas yang ingin Anda Pindahkan. Klik pilihan tindakan di bagian kiri bawah untuk daftar tugas. Menampilkan menu drop-down.

Untuk pindah tugas dalam daftar, klik Pindahkan pilihan. Untuk pindah tugas ke bawah dalam daftar, klik Pindahkan ke bawah pilihan. Tugas yang dipilih bergerak naik atau turun satu item dalam daftar tugas.

Ulangi proses untuk terus bergerak tugas.

Langkah 2. Cara membuat sub-tugas

Anda juga dapat menggunakan indentasi untuk menciptakan sub-tugas pada daftar tugas Gmail. Mulai dengan daftar tugas terbuka. Klik tugas yang akan berubah menjadi sub-tugas.

Klik pilihan tindakan di bagian kiri bawah untuk daftar tugas. Menampilkan menu drop-down.

Untuk indent tugas dalam daftar tugas Gmail, klik opsi indentasi. Tugas yang dipilih menjorok di bawah tugas sebelumnya dalam daftar tugas. Dalam kasus ini, periksa ejaan menjalankan tugas.

Untuk unindent tugas, memilih tugas, kemudian klik tindakan. Kemudian klik opsi Un-indentasi dari menu drop-down.

Langkah 3. Bagaimana untuk menyelesaikan tugas-tugas Gmail

Penyortiran tugas pada daftar tugas Gmail adalah cara yang bagus untuk tetap teratur. Gmail memungkinkan Anda secara otomatis mengurutkan tugas-tugas Anda tiga cara:

1. Pesanan Anda. Perintah Anda membuat tugas-tugas di. Atau, urutan yang Anda mengubah daftar tugas Anda untuk menggunakan Move up atau pilihan Move down.
2. Tugas-tugas selesai. Urutan ini menunjukkan hanya tugas-tugas yang sudah Anda selesaikan. Hal ini dapat sangat membantu jika Anda perlu untuk mengubah dalam laporan status.
3. Tanggal jatuh tempo. Urutan ini jenis tugas oleh mereka ditugaskan tanggal jatuh tempo. Tugas tanpa due tanggal muncul di bagian bawah daftar.

Mari kita mulai dengan penyortiran tugas oleh karena tanggal.

1. Urutkan karena tanggal

Mulai di jendela Gmail utama dengan daftar tugas terbuka.

Klik tindakan di kiri bawah daftar tugas untuk memunculkan menu drop-down.

Klik semacam oleh karena tanggal untuk mengatur tugas-tugas dalam daftar dengan tanggal mereka jatuh tempo. Tanggal jatuh tempo muncul dari tarikh terawal untuk tarikh terakhir. Tugas tanpa due tanggal muncul di akhir daftar.

Untuk mengubah urutan ke Pemesanan tenggat waktu untuk tanggal jatuh tempo awal, kembali ke menu drop-down tindakan. Klik opsi order semacam Reverse.

2. Urutkan selesai tugas

Mulai di jendela Gmail utama dengan daftar tugas terbuka. Hal pertama yang perlu kita lakukan adalah menandai beberapa tugas selesai. Untuk menandai tugas sebagai selesai, klik kotak centang di sebelah kiri dari tugas.

Tanda centang muncul di samping setiap menyelesaikan tugas. Menyelesaikan tugas dilintasi, tapi masih terlihat.

Selanjutnya, klik tindakan di kiri bawah daftar tugas untuk memunculkan menu drop-down.

Klik Lihat menyelesaikan tugas. Hanya selesai tugas yang akan ditampilkan.

3. kembali ke Anda urutan

Setelah beralih daftar tugas Gmail dalam berbagai cara, Anda mungkin ingin kembali ke Anda urutan asli. Untuk melakukan ini, klik pilihan tindakan untuk menampilkan menu drop-down. Dari menu drop-down, klik Lihat dalam pesanan saya.

Daftar tugas terpaksa di urutan asli Anda.

Catatan: Setiap tugas yang Anda ditandai sebagai selesai sebelumnya masih muncul sebagai selesai.

Langkah 4. Bagaimana untuk mencetak atau daftar tugas Email

Anda dapat berbagi daftar tugas Gmail dengan mencetak keluar atau dengan mengirim email ini kepada orang lain.

1. Mencetak daftar tugas Gmail

Untuk mencetak daftar tugas, mulai dari layar Gmail utama dengan daftar tugas yang terbuka. Klik tindakan pilihan untuk menampilkan menu drop-down tindakan.

Klik opsi daftar tugas cetak. Daftar tugas muncul dalam jendela terpisah bersama dengan kotak dialog cetak.

Periksa setelan printer benar. Klik OK untuk mencetak daftar tugas.

2. email daftar tugas Gmail

Email daftar tugas, mulai dari layar Gmail utama dengan daftar tugas yang terbuka. Klik tindakan pilihan untuk menampilkan menu drop-down tindakan.

Klik daftar tugas Email. Jendela pesan baru akan terbuka di samping daftar tugas.

Ketik alamat email dari orang yang Anda ingin mengirim daftar tugas email Anda untuk di bagian atas pesan baru. Klik tombol Kirim di sudut kiri bawah jendela pesan baru.

3. Bagaimana bekerja dengan daftar lebih dari satu tugas

Ketika Anda dapat melakukan sedikit dengan daftar tugas Gmail, satu daftar ini mungkin tidak cukup. Anda mungkin ingin membuat daftar tugas yang terpisah untuk berbagai alasan, misalnya Anda mungkin ingin daftar tugas yang terpisah untuk setiap proyek. Anda mungkin ingin daftar tugas pribadi.

Untungnya, di Gmail, Anda dapat membuat lebih dari satu daftar tugas. Kami sudah menjelaskan bagaimana untuk pindah tugas ke daftar tugas yang berbeda. Dalam langkah ini saya akan menunjukkan Anda bagaimana untuk:

• Membuat daftar tugas baru
• Beralih di antara daftar tugas
• Cara Hapus daftar tugas

Langkah 1. Cara membuat daftar tugas Gmail baru

Mulai di jendela Gmail utama dengan daftar tugas terbuka.

Klik Daftar ikon di sudut kanan bawah daftar tugas email. Menampilkan popup menu.

Klik opsi Daftar baru. Muncul kotak dialog daftar baru.

Ketik nama daftar baru Anda membuat daftar baru bernama bidang. Klik tombol OK. Daftar tugas baru dibuat. Daftar baru sekarang adalah daftar email aktif. Daftar Gmail Anda yang lain tidak terlihat.

Langkah 2. Bagaimana untuk beralih antara daftar tugas

Jika Anda memiliki lebih dari satu daftar tugas Gmail yang mengatur, Anda perlu tahu bagaimana untuk beralih di antara mereka.

Mulailah dengan daftar tugas terbuka di jendela Gmail utama. Klik ikon daftar di bagian kanan bawah dari daftar tugas. Menampilkan popup menu.

Di bagian bawah popup menu Anda akan melihat daftar daftar tugas email apapun. Ini kasus, L Spencer dan tugas pribadi.

Untuk melihat salah satu dari daftar tugas, klik di atasnya. Daftar tugas Gmail Anda dipilih menjadi daftar aktif. Anda akan melihatnya dalam daftar tugas. Daftar tidak aktif (daftar Anda tidak memilih) tidak terlihat.

Langkah 3. Cara Hapus daftar tugas Gmail

Kadang-kadang sebuah daftar tugas dapat hidup lebih lama kegunaannya. Ketika itu terjadi, Anda harus menghapusnya.

Untuk menghapus daftar tugas Gmail, mulailah dengan daftar tugas yang ingin Anda hapus terbuka di jendela Gmail utama. Klik ikon daftar di bagian kanan bawah dari daftar tugas. Menampilkan popup menu.

Klik Hapus daftar pilihan pada popup menu. Prompt sistem muncul meminta Anda untuk mengkonfirmasi bahwa Anda ingin menghapus daftar Gmail tugas aktif. Klik OK. Daftar aktif akan dihapus.

Catatan: Daftar default Anda (daftar pertama yang muncul ketika Anda membuka Gmail tugas alat) tidak dapat dihapus. Namun, Anda dapat menghapus daftar tugas lainnya.

4. Bagaimana cara menggunakan Gmail tugas dengan Google Calendar

Gmail tugas daftar alat juga dibangun dalam alat Kalender Google Anda.

Langkah 1. Menggunakan daftar Gmail tugas Anda dengan Google Calendar

Buka Kalender Google yang menggunakan akun Google yang sama sebagai account yang digunakan untuk membuat daftar tugas Gmail. Jendela Google Kalender utama muncul.

Di sebelah kiri dari Google Kalender, ke tengah, Anda akan menemukan kalender saya. Kalendar terakhir yang terdaftar di bawah kalender saya adalah pengingat. Ini adalah di mana Anda akan menemukan daftar tugas Gmail.

Klik pengingat dan klik panah kanan untuk membuka jendela popup.

Klik beralih ke tugas opsi untuk membuka daftar tugas Gmail aktif di sebelah kanan di jendela Google kalender Anda. Anda juga akan melihat bahwa tugas kotak centang yang muncul di bagian atas daftar peristiwa Google kalender Anda.

Setelah daftar tugas email Anda terlihat di Google Kalender, Anda dapat bekerja dengan cara yang sama Anda akan di Gmail. Anda juga dapat menggunakan kotak centang di bagian atas kalender untuk menandai tugas sebagai selesai.

Ketika Anda kembali ke Gmail, setiap perubahan yang Anda buat ke daftar tugas Anda di Google Kalender akan muncul dalam daftar tugas Anda di Gmail.

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang bekerja dengan fitur Gmail, menjelajahi panduan belajar Gmail, the Ultimate Panduan pemula menggunakan Gmail. Hal ini termasuk tutorial tentang bagaimana untuk bekerja dengan Gmail pencarian, password, menyesuaikan antarmuka, dan banyak lagi. Atau mulai belajar lagi dengan tutorial cara pintas keyboard Gmail ini:

• 
  Gmail
  Cara menggunakan cara pintas Gmail Keyboard untuk menyimpan lebih banyak waktu
  Laura Spencer

Kesimpulan

Gmail tugas dapat membantu Anda untuk bekerja lebih produktif dengan email yang penting. Membuat Gmail tugas daftar berdasarkan tugas yang tiba di kotak masuk Anda.

Anda akan dapat untuk tetap di atas beban kerja Anda. Terbaik dari semua, Anda akan menjawab pesan dari klien dan klien potensial dengan cepat. Meningkatkan produktivitas email Anda tidak sulit, setelah Anda mengetahui bagaimana menggunakan Gmail tugas secara efektif.

Apakah Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang produktivitas? Meninjau seri kami prinsip-prinsip produktivitas yang penting.