() translation by (you can also view the original English article)
Jika kamu harus menjelaskan, dalam satu kata, alasan mengapa manusia tidak mencapai, dan tidak akan pernah mencapai, potensi sepenuhnya, kata tersebut adalah rapat.
Begitulah kata kolumnis awal abad ke-21 dan penulis terkenal New York Times Dave Barry.
Kolumni awal abad ke-20, G.K. Chesterton, mengambil pandangan serupa tentang pengambilan keputusan berdasarkan konsensus ketika dia mengatakan:
Saya telah mencari di semua taman di seluruh kota dan tidak menemukan patung komite.
Dan Sir Alec Issigonis, desainer mobil Inggris yang mendesain Mini memiliki ucapan terkenal:
Unta adalah seekor kuda yang didesain oleh komite.
(Barangkali melewatkan poin bahwa unta sangat mahir dalam bertahan di kondisi yang kering).
Kerja tim memiliki kesan buruk, khususnya menyangkut project kreatif. Namun, kenyataanya adalah tim bisa sangat kreatif. Produk-produk yang kita gunakan setiap hari—dari lampu hingga iPad—dibuat sebagai hasil dari orang-orang yang berkerja sama.
Bahkan Steve Jobs—dikenal buruk karena menjadi "diktator" tahu bahwa dia hanya bisa membuat produk canggih sebagai bagian dari tim. Pada apa yang dikenal sebagai "Wawancara yang Hilang", Jobs menjelaskan:
Saya selalu merasa bahwa sebuah tim dari orang-orang melakukan sesuatu yang benar-benar mereka percayai adalah seperti ketika saya masih bocah ada seorang lelaki duda yang tinggal di jalanan, dan dia berusia delapan puluhan. Dia tampak sedikit menyeramkan. Dan saya sedikit mengenalnya. Saya rasa dia mungkin telah membayar saya untuk memangkas rumputnya atau sesuatu. Dan suatu hari dia mengatakan kepada saya, 'datang ke garasi saya karena saya ingin menunjukkanmu sesuatu'. Dan dia mengeluarkan tempat minum batu tua berdebu. Itu adalah sebuah motor dan kaleng kopi dengan pita kecil di antaranya. Dan dia berkata, "ikutlah bersama saya". Kami keluar menuju ke belakang dan kami mendapatkan beberapa bebatuan. Beberapa bebatuan tua biasa yang jelek. Dan kami meletakkanya dalam kaleng dengan sedikit cairan dan sedikit taburan - bubuk - dan kami menutup kaleng dan dia menyalakan motor dan berkata 'datang lagi besok'. Dan kaleng ini membuat kegaduhan saat batu-batu itu berputar.
Dan saya datang keesokan harinya, dan kami membuat kaleng. Dan kami mengambil bebatuan yang terpoles cantik tersebut. Batu biasa yang sama telah memasukinya, melalui penggosokan satu sama lain seperti ini [menepuk tangannya], membuat sedikit gesekan, membuat sedikit bunyi berisik, telah menghasilkan batu polesan yang indah ini.
Itu selalu ada di dalam benak saya sebagai ungkapan bagi sebuah tim yang berkerja sangat keras dalam sesuatu yang membuat mereka bergairah. Bahwa melalui tim, melalui kelompok orang yang sangat berbakat yang saling menentang, saling berargumen, terkadang berkelahi, membuat beberapa keributan, dan berkerja bersama saling memoles...dan mereka memoles ide-ide, dan apa yang dihasilkan adalah batu yang sangat indah.
Bagaimana kamu bisa membawa hal terbaik dari timmu, sehingga perbedaan mereka saling memoles satu sama lain dan tidak saling melukai?
Dengan kata lain, bagaimana kamu bisa mengubah rapat bisnismu menjadi sebuah tempat kreatif? Lagipula, kamu harus menangani dinamisme tim, dan orang-orang bisa enggan mengambil risiko kreatif di depan lainnya.
Berikut tujuh langkah yang bisa kamu ikuti untuk membuat rapat yang lebih kreatif.
Langkah 1: Ingatlah Bahwa Kreatifitas Berkembang di Dalam Batasan
Dalam bukunya Keys to Drawing With Imagination, seniman Bert Dodson membagikan sehuah cerita tentang bagaimana dia bersusah payah dalam tugas seni di sekolahnya:
Saya sebenarnya tidak pernah menyukai tugas seni tingkat sekolah dimana saya diminta "Gambar apapun yang kamu inginkan". Saya tenggelam dalam semua kemungkinannya. Pikiran saya menjadi kosong. Tidak ada sesuatu untuk dipaksa -- tidak ada permasalahan untuk diselesaikan. Pengalaman meninggalkan saya dengan sebuah apresiasi awal dan intuitif untuk nilai kendala... Kreatifitas menyukai batasan dan spesifik.
Maksud Dodson adalah untuk menjadi kreatif, kita memerlukan batasan.
Kamu akan mengeluarkan kreatifitas terbaik dari timmu jika kamu menentukan batasan-batasan pada setiap rapat yang kamu lakukan. Ini bisa sesederhana:
- Tunjukkan tujuan eksplisit pada tiap rapat.
- Memiliki agenda untuk rapat.
- Tentukan waktu untuk mulai dan selesainya rapat.
- Pilih masalah khusus yang akan kamu fokuskan selama rapat.
Bersamaan dengan kalimat tersebut, Sean Blanda, managing editor majalah kreatifitas online 99u, menjelaskan bahwa semua perusahaan Fortune 500 mengikuti tiga aturan universal tentang rapat:
- Semua rapat harus memiliki tujuan atau agenda.
- Peserta harus meninggalkan rapat dengan kejelasan langkah berikutnya atau daftar tindakan.
- Rapat hendaklah memiliki waktu selesai.
Blanda melanjutkan: "Tentu saja, tidak perlu berhenti di sini. Perusahaan yang sangat produktif selalu melakukan perbaikan berkesinambungan pada budaya spesifik mereka."
Dan kamu bisa membuat lebih banyak batasan yang cocok dengan kebudayaan bisnismu ketika kamu...
Langkah 2: Tentukan Aturan Dasar
Seperti yang telah kita setujui, kreatifitas berkembang di dalam batasan. Beberapa batasan bisa dibentuk dalam cara kamu membentuk rapat—misalnya dengan memulai dan mengakhiri tepat waktu. Batasan lainnya bisa dibuat di dalam ruang rapat itu sendiri. Tujuan batasan-batasan ini adalah untuk membuat sebuah ruang dimana setiap orang merasa nyaman dalam membagikan ide kreatif mereka.
Batasan-batasan yang kamu tentukan ini merupakan Aturan Dasar rapat. Mereka hendaklah disepakati bersama, dan tertulis, sehingga mereka tidak perlu dinyatakan ulang pada setiap rapat. Aturan Dasar bisa selalu berubah atau bertambah jika kamu menyadari bahwa itu tidak berhasil.
Mulai dengan menanyakan kepada anggota tim mengenai aturan dasar apa yang mereka inginkan. Jika mereka kesulitan mencari idenya, kamu bisa menyarankan hal-hal di bawah ini:
- Semua ide diterima.
- Mendengar. Biarkan orang lain berbicara tanpa memotong.
- Hati-hati untuk tidak menguasai rapat.
- Tantang orang lain secara hormat dengan mengajukan pertanyaan.
- Bicara dari pengalamanmu sendiri. Gunakan "Saya" alih-alih "mereka" atau "kami".
Dengan aturan dasar yang disepakati bersama, kamu akan menemukan bahwa timmu lebih rileks di dalam rapat, dan mereka berbagi lebih banyak ide kreatif.
Langkah 3: Tunjuk Seorang Fasilitator Netral (Opsional)
Jika kamu memiliki rapat kreatif atau hari kreatif, sangat membantu untuk memanggil fasilitator netral. Ini adalah seorang yang ahli dalam memfasilitasi rapat. Sebagai tambahan, mereka hendaklah berasal dari luar organisasimu, sehingga mereka tidak terlibat dalam politik kantor dan dinamika kekuasaan antara anggota tim.
Kamu mungkin menentukan bahwa kamu ingin memfasilitasi rapat itu secara pribadi. Jika ini adalah kasusnya, perlu diingat bahwa peran seorang fasilitator adalah membuat ruang dimana orang lainnya bisa membagikan ide, dan untuk membawa ide tersebut bersama menjadi sebuah keutuhan yang jelas. Sebagai seorang fasilitator maka bukan peranmu untuk membagikan idemu sendiri.
Secara keseluruhan, jika kamu menjalankan rentetan rapat, kamu bisa menggilir orang yang memfasilitasinya. Dengan cara itu tiap anggota tim mendapatkan kesempatan untuk memimpin rapat.
Langkah 4: Ingatlah Frase "Ya, dan..."
Katakanlah seseorang membagikan sebuah ide dalam sebuah rapat. Kamu sangat menyukai idenya. Itu mendapatkan banyak perhatian. Namun, kamu akan suka bila desainnya memiliki lebih banyak warna. Jadi kamu berkata:
Saya menyukai ide desainmu, namun itu memerlukan lebih banyak warna.
Apa yang akan didengar oleh orang yang membagikan ide? Sesuatu seperti:
Idemu buruk. Itu tidak cukup berwarna. Mengapa kamu mau membagikan ini?
Kamu telah menginjak ego mereka dan membuatnya merasa kecil. Ada kemungkinan mereka tidak akan berbagi apapun lagi sepanjang rapat.
Bagaimana sebuah komentar positif dengan sedikit saran berubah menjadi sebuah drama besar? Itu karena kamu menggunakan kata "t" yang menakutkan. "Tapi" membatalkan semua yang kamu katakan sebelum kamu menambahkan itu pada kalimatmu. Seperti yang dijelaskan para ahli berbicara di depan umum di Message Masters: "Ketika kita mengatakan 'tapi' kita menyangkal semua hal sebelum itu".
Jadi menyingkirlah!
Apa yang seharusnya kamu lakukan? Hapus kata "tapi" dari pembendaharaan katamu. Di dalam contoh di atas, kamu bisa mengatakan:
Saya sangat menyukai ide desainmu, dan saya ingin membuatnya lebih penuh warna.
Kamu tetap menjaga keutuhan ego mereka, membantu mereka merasa dihargai, dan kamu telah berbagi ide yang sama persis.
Langkah 5: Luangkan Untuk Bergerak
Riset terbaru menunjukkan bahwa duduk tidak hanya buruk untuk punggung dan posturmu. Itu juga menghambat kreatifitas.
Sarah Knapton, koresponden Science di Daily Telegraph menyimpulkan hasil riset:
Walaupun kursi mungkin tampak menjadi ide bagus dalam rapat yang lama, mereka sebenarnya membuat orang merasa tertutup dan malas.
Kebalikannya, berdiri telah menunjukkan dapat menstimulasi karyawan baik secara fisik dan mental, membuat mereka tetap waspada dan fokus.
Penulis studi, Professor Andrew Knight, menambahkan: "Studi kami menunjukkan bahwa bahkan peningkatan kecil pada ruang fisik bisa mengubah cara kerja orang satu sama lain".
Berdiri mengirimkan lebih banyak oksigen ke otak kita—yang memberikan lebih banyak energi ke otak. Dengan demikian lebih banyak kreatifitas.
Jika kamu belum siap untuk mengadakan rapat berdiri, maka paling tidak susun waktu istirahat untuk berjalan-jalan setiap 30 menit. Dengan cara itu peserta bisa berdiri, berjalan di sekitar, dan mengirimkan arus energi baru ke otak mereka.
Langkah 6: Berikan Setiap Orang Kesempatan Untuk Berbagi
Bahkan jika kamu berkerja sebagai sebuah tim kamu bisa membentur dinding kreatif, dimana setiap ide yang muncul merupakan sebuah kegagalan.
Atau kamu bisa berada pada sebuah situasi dimana seseorang dengan kepribadian yang kuat berulang-ulang membagikan ide-ide lemah, sementara orang lainnya yang memiliki ide yang lebih baik tidak mempunyai ruang untuk berbicara.
Apa yang bisa kamu lakukan dalam situasi ini? Minta waktu istirahat. Nyatakan ulang tujuan rapat, kemudian minta setiap orang untuk pergi menemukan ruang mereka sendiri. Setiap orang diminta untuk kembali membawakan tiga solusi—tidak peduli seberapa bagus atau buruk. Setelah sepuluh menit waktu untuk menyendiri, setiap orang kembali untuk membagikan tiga solusi terbaik mereka. Pastikan tiga ide setiap orang dibagikan sebelum masing-masing ide tersebut dianalisis.
Tentu, beberapa ide akan buruk, namun itu boleh saja. Tujuannya adalah untuk memberikan kesempatan bagi setiap orang untuk berbagi. Dan kemungkinannya, akan ada sesuatu yang bernilai di situ.
Sebagai alternatif untuk strategi ini adalah menggunakan kumpulan post-it (catatan tempel). Catatan post-it berukuran halaman kertas kemudian ditempelkan ke dinding, dan dikelompokkan berdasarkan ide yang serupa.
Perlu diingat bahwa kumpulan besar catatan tidak selalu menjadi ide terbaik. Nyatanya, semakin besar kumpulannya, semakin kurang asli idenya. Jadi perhatikan sebanyak mungkin mengenai simpangan saat kamu memperhatikan ide yang paling sering disarankan.
Langkah 7: Buat Catatan Yang Sangat Detail
Membuat catatan detail memastikan bahwa kamu menangkap setiap ide yang dibagikan. Ini penting untuk dua alasan:
- Itu menunjukkan ke peserta bahwa setiap ide itu penting. Ide yang bagus seringkali terbangun di balik ide yang buruk, jadi apapun yang kamu dapat lakukan untuk mendorong berbagi itu membantu.
- Itu mencegah hilangnya ide yang bagus. Ide terbaik mungkin dibagikan kemudian dilewati untuk banyak alasan yang berbeda. Selama kamu mencatatnya, kamu bisa kembali ke situ (dan kamu akan mendorong dirimu jika kamu bisa mengingat ada sebuah ide yang bagus namun kamu tidak tahu apa itu).
Kamu tidak bisa memfasilitasi sebuah rapat dan mencatat, jadi pastikan kamu menunjuk seorang notulen. Idealnya, ini adalah seseorang yang tidak akan berkontribusi terhadap rapat.
Jadilah Kreatif
Sekarang kamu tahu cara mengeluarkan kreatifitas terbaik dalam timmu, lakukan itu! Kamu akan terkejut dengan perubahan yang terjadi pada dinamika timmu ketika setiap orang memiliki kesempatan untuk didengar dan membagikan ide mereka.
Sumber
Kredit Grafis: Pohon didesain oleh Francesco Terzini dari Noun Project.
