Advertisement
  1. Business
  2. Careers

Bagaimana Mempengaruhi Boss Anda Agar Membayar Biaya Pelatihan Anda (Dengan Skrip dan Template Email)

by
Read Time:13 minsLanguages:

Indonesian (Bahasa Indonesia) translation by Ratnawati (you can also view the original English article)

Ingin menghadiri konferensi media sosial yang terjadi dalam beberapa bulan ini? Bagaimana dengan mendapatkan Sertifikat Adobe? Beberapa perusahaan telah menetapkan anggaran untuk pelatihan khusus dalam peningkatan karir karyawan, sementara karyawan lainnya berjuang dalam keadaan gagal atau berhasil, seperti dalam contoh berikut:

get-training-sink-or-swim-officeget-training-sink-or-swim-officeget-training-sink-or-swim-office
Forum Work Stackexchange, bertahan dari pekerjaan tanpa pelatihan.

Apapun perahu yang Anda kendarai, ketahuilah bahwa mencari majikan lain bukanlah satu-satunya pilihan.

Pengembangan Karyawan dan Hubungannya dengan Kepuasan Kerja

Menurut survei Employee Satisfaction and Engagement tahun 2014 tentang Society for Human Resource Management (SHRM), 40% karyawan merespon pelatihan kerja khusus sebagai suatu hal yang 'sangat penting' untuk kepuasan kerja mereka, diikuti oleh pengembangan profesional sebesar 36%.

get-training-SHRM-surveyget-training-SHRM-surveyget-training-SHRM-survey
Survei Kepuasan Kerja Karyawan SHRM 2014, Pentingnya Pengembangan Karir.

Menurut sebuah artikel di Harvard Business Review, sebuah analisis terhadap lebih dari 1200 anak muda yang berprestasi (manajer 30 orang) mengungkapkan bahwa pengusaha umumnya merasa puas dengan kebutuhan mereka untuk meningkatkan tanggung jawab dan peluang promosi. Tapi "mereka tidak mendapatkan banyak kemajuan dalam pembangunan formal, seperti pelatihan, pendampingan dan pembinaan"

Menurut pengalaman saya, mengetahui hal ini dan meyakinkan atasan atau SDM Anda tentang manfaat pelatihan sangat berbeda. Perhatian utama mereka adalah garis bawah perusahaan, bukan kepuasan kerja Anda. Tapi dengan teknik dan skrip yang tepat Anda bisa membangun kasus yang menarik.

Pertama, unduh lembar kerja PDF gratis kami tentang cara menegosiasikan pelatihan berbayar, yang akan membantu Anda mengambil tindakan terhadap strategi yang akan Anda pelajari di sini.

Tunjukkan Bagaimana Pelatihan Anda akan Menguntungkan Bos Anda Juga

1. Selidiki Pedoman Perusahaan

Periksa buku pegangan karyawan Anda, intranet lokal, dan materi HR untuk kebijakan pelatihan karyawan yang ada. Setiap perusahaan berbeda tapi ini adalah skenario yang mungkin Anda harapkan:

  • Tidak ada kebijakan yang melibatkan kegiatan pelatihan tapi tidak berarti mereka tidak mendorong karyawannya untuk mengambil pelatihan khusus. Anggarannya mungkin terbatas atau tidak bisa mengimbangi jumlah tenaga kerja.
  • Kebijakan yang pasti tentang jenis training yang dibiayai, termasuk biaya penggantian dan pengeluaran di luar rumah, obligasi karyawan, dan kendala lainnya.
  • Perusahaan memiliki kebijakan eksplisit yang menyatakan bahwa mereka tidak membiayai pelatihan apapun.

Jika tidak ada pedoman yang terdokumentasi, bertanyalah pada salah seorang HR beberapa pertanyaan seperti dibawah ini:

  • "Apakah perusahaan pernah membayar pelatihan tambahan bagi karyawan?"
  • "Apakah karyawan tersebut dikirim untuk mewakili perusahaan atau menghidupkan bisnis baru?" Ajukan pertanyaan ini jika aktivitas yang disetujui tidak terkait dengan pekerjaan sebenarnya. Cari tahu apakah atasan Anda bersedia berinvestasi pada aktivitas yang tidak akan mengembalikan laba atas investasi langsung dengan cepat.
  • "Bagaimana keadaan disekitar pelatihan yang disponsori sebelumnya?" Apakah pelatihan dibutuhkan untuk mempertahankan pekerjaan atau maju ke posisi yang lebih tinggi?

Semua ini akan membantu Anda menjawab penolakan yang berpotensi terjadi. Misalnya, mengetahui anggaran yang dialokasikan perusahaan atau memiliki bukti permintaan yang disetujui sebelumnya adalah bantahan yang bagus untuk penolakan langsung seperti alasan "tidak memiliki anggaran".

2. Bangun Kasus Anda

Sekarang Anda tahu apa yang Anda kerjakan, inilah saatnya mengumpulkan bukti untuk pengajuan Anda.

Langkah 1: Informasi Tentang Pelatihan

Temukan biaya, kurikulum, durasi, batas waktu pendaftaran, dan peserta minimum, jika ada. Untuk acara di luar lokasi, perkirakan biaya penginapan dan transportasi. Anda dapat menerima penggantian atau penawaran ini untuk menutupi biaya sebagai bagian dari promosi Anda.

Perhatikan tanggal dan durasi pelatihan, termasuk pilihan malam dan akhir pekan. Setengah hari dari kantor mungkin tampak pendek bagi Anda tapi tidak kepada manajer Anda.

Langkah 2: Bandingkan Biaya Pelatihan Dengan Alternatif Lain

Mike Julian, seorang Konsultan Teknik Senior, mengatakan, "Saya telah menemukan bahwa bagi para manajer yang sadar biaya, menjelaskan alternatif apa yang Anda pertimbangkan dan mengapa strategi mereka jauh kurang efektif adalah komponen yang tepat dalam sebuah pengajuan."

Sisipkan pelatihan pilihan Anda antara pilihan yang lebih murah dan lebih mahal. Diberi pilihan untuk kursus Photoshop mandiri seharga $ 150, pelatihan dengan biaya $ 500 per orang, dan kegiatan selama seminggu dalam bidang yang sama dengan biaya $ 1500, akan lebih mudah untuk meyakinkan atasan Anda untuk memilih opsi tengah. Dalam hal yang sama, sertifikasi C ++ yang mahal terlihat seperti investasi yang lebih baik dibandingkan dengan program non-sertifikat serupa.

Anda juga dapat membandingkan pilihan berdasarkan durasi, yaitu satu membutuhkan dua hari sementara yang lain memakan waktu seminggu penuh.

Langkah 3: Buat Daftar Kemungkinan ROI (pengembalian investasi untuk Perusahaan)

Pindahkan sorotan sejauh mungkin dari Anda.

Implikasi negatif dari menyetujui permintaan Anda adalah kekhawatir atasan Anda. Bagaimana jika Anda mengundurkan diri setelah menyelesaikannya? Bagaimana jika para pimpinan tidak menyetujui pilihan manajer Anda untuk menyetujui biaya pelatihan Anda? Itulah mengapa semua orang yang saya ajak bicara untuk artikel ini memberi penekanan dengan mengutip beberapa ROI. Kemungkinan ROI yang dapat Anda gunakan sebagai acuan adalah:

  • Selesaikan tugas Anda lebih cepat.
  • Berikan keterampilan baru kepada tim Anda.
  • Menerima lebih banyak tanggung jawab.
  • Keterampilan baru yang tidak terkait dengan deskripsi pekerjaan Anda membuka kemungkinan baru seperti menambah daftar produk dan layanan perusahaan saat ini.
  • Pelatihan tambahan membuat Anda selalu mengikuti tren industri, seperti ancaman keamanan dan perangkat lunak baru
  • Membangun promosi merek dan belajar dari ahli lainnya pada industri ini.
  • Hidupkan peran dan arahan dari orang yang Anda temui.

Langkah 4: Kredit dan Potongan Pajak

Beberapa negara mengizinkan perusahaan untuk menebus potongan pajak atau kredit untuk investasi dalam pelatihan karyawan mereka. Tapi tidak semua program pendidikan dan pelatihan memenuhi syarat, jadi tanyakan hal ini pada departemen akuntansi atau konsultan pajak terlebih dahulu.

Langkah 5: Tingkatkan Perburuan Anda

"Pelatihan dan peluang pengembangan profesional sering dipandang sebagai penghargaan bagi para pemain atas. Inilah cara berinvestasi perusahaan yang sudah terbukti menghasilkan ROI, "pendapat Mark Tosczak, seorang Pakar Strategi Konten. Kumpulkan penghargaan dari proyek-proyek masa lalu yang pernah mendapat manfaat dari gaya kepemimpinan dan keterampilan Anda.

Tekankan bagaimana berinvestasi terhadap diri Anda membuktikan bahwa Anda adalah aset berharga bagi perusahaan. Retensi karyawan adalah jalan dua arah dan atasan Anda sudah tahu itu. Peringatan dengan cara lembut tidak akan menyakitkan. Tetapi jika Anda tidak memenuhi metrik kinerja, atau sering terlambat, maka atasan Anda tidak akan menyetujui apa pun dan bahkan mungkin akan menangguhkan Anda lebih banyak lagi.


3. Kirimkan Pitch Email Anda

Jangan harap atasan Anda menyetujui permohonan Anda jika Anda menemuinya secara pribadi. Tidak perlu menyergap mereka. Sebagai gantinya, kirimkan email tentang permintaan Anda terlebih dahulu dan kemudian lakukanlah negosiasi secara langsung. Dengan cara ini Anda memiliki dua kesempatan untuk bernegosiasi dan lebih banyak waktu untuk meyakinkan atasan Anda.

Harri Tiburcio, seorang Petugas Media Sosial di Manulife, menulis sebuah permintaan untuk pelatihan Search Engine Optimization (SEO) untuknya dan timnya. Karena dia tidak diizinkan untuk membocorkan email yang sebenarnya, dia memberikan gambaran umum berdasarkan permintaannya:

"Hai (nama),

Tim saya membutuhkan pelatihan lebih lanjut di Search Engine Optimization untuk bisnis baru yang sedang kami bangun. Saat ini, kita hanya tahu basic SEO.

Saya sudah menemukan perusahaan yang menawarkan program pelatihan komprehensif mengenai masalah ini. Rincian di bawah ini:

Nama Perusahaan: ________________

Kredensial: daftar afiliasi dan testimonial.

Kurikulum: Salinan garis besar program yang diperoleh dari situs web mereka.

Biaya: Biaya per peserta.

Jadwal dan durasi pelatihan: Pelatihan setengah hari dari pukul 09.00 sampai 15.00, setiap akhir pekan di bulan Juli.

Usulan jumlah peserta adalah X. Kita bisa mengirim lebih sedikit orang tapi setidaknya yangv Y. 

Saya juga melihat SEO dan rangking website kita saat ini. Perlu perbaikan namun pengetahuan kami tidaklah cukup untuk mengembangkannya. Kita bisa menerapkan apa yang akan kita pelajari untuk memperbaiki situs ini. Pelatihan ini juga dapat membantu kami mengarahkan prospek ke situs web dan mendapatkan peluang bisnis baru bagi tim.

Tolong beritahu saya apa pendapat Anda.

Dia menyoroti perlunya pelatihan di paragraf pertama dan menulis sebuah pendekatan yang kuat dengan lebih banyak keuntungan. mencantumkan jumlah peserta ideal dan jumlah peserta paling sedikit dapat memberi sara atasannya untuk memiliki dua pilihan yaitu pilihan terhadap total biaya dan jam produktif yang hilang. Ungkapan, "Tolong beritahu saya apa pendapat Anda." Menunjukkan bahwa dia mengharapkan diskusi jika permintaan ditolak tanpa terdengar memaksa.

Siapkan Pidato Elevator Anda

Berikut adalah kumpulan tip dan skrip negosiasi yang saya kumpulkan dari para profesional yang bekerja di berbagai bidang.

Job Related dan Tingkat ROI Perusahaan

Julian, Konsultan Teknik Senior sebelumnya menyebutkan dua strategi - satu untuk acara dimana dia menjadi pembicara dan satu lagi di mana dia menjadi peserta:

"Saya akan berbicara di acara (nama acara) di (topik yang berhubungan dengan pekerjaan). Sebagai pembicara, perusahaan bisa mendapatkan keuntungan dari menanggung pengeluaran saya dengan cara yang berbeda.

Pengakuan merek karena memiliki seseorang di atas panggung, ditambah kesempatan rekrutmen yang hadir dalam acara semacam itu lebih dari sekadar biaya yang dikeluarkan untuk mengirim saya ke sana. "

Julian menambahkan, "Saya sering mendapatkan 'sisi kreatif' atas apa yang saya minta agar mereka membayar keperluan pengembangan diri (seperti sebuah konferensi yang sangat terkait dengan bidang saya atau kursus yang tidak relevan dengan deskripsi pekerjaan atau bisnis perusahaan saya). Terkadang itu bekerja dengan baik, namun seringkali tidak." Skripnya tidak selalu berhasil, terutama untuk latihan yang tidak terkait.

Ketika sampai pada pelatihan, argumen penggerak utamanya adalah naskah di bawah ini, di mana X, Y, dan Z merujuk pada keuntungan yang tidak dinikmati oleh atasannya.

"Keterampilan yang ingin saya pelajari paling efektif diserap melalui pelatihan. Ini secara langsung akan menguntungkan pekerjaan saya dengan cara X, Y dan Z.

Demonstrasi Praktis

John Fieldsend, Manajer Pemasaran Digital dan Pengembang Web, menegosiasikan pelatihan Keamanan PHP Tingkat Lanjut yang mencakup 4 hari kepada atasan sebelumnya. Pendekatannya menggabungkan elevator speech yang persuasif disertai demonstrasi langsung:

"Selama 10 tahun terakhir bekerja sebagai pengembang web, saya telah melihat teknologi baru muncul. Saya selalu mencoba menggunakan standar terbaru dalam pengembangan web dengan menghinadari tabel untuk tata letak dan mencoba gagasan CSS baru. Perubahan terbesar terjadi dengan telah berkembangnya PHP, yang telah saya pelajari dari kode di luar pekerjaan.

Situs web perusahaan baru kami sekarang mudah diperbaharui dan dipelihara melalui CMS yang dibuat menurut pesanan. Namun, saya pernah mendengar tentang kelemahan keamanan baru dari pengembang PHP lainnya yang disebut injeksi SQL.

Saya telah menemukan pelatihan PHP khusus dan saya ingin mendaftar untuk memperbaiki kemampuan koding saya dan memastikan situs kami bahwa kodenya aman."

Untuk demonstrasi, ia menunjukkan bagaimana hacker menggunakan injeksi SQL dapat melanggar situs demo kemudian mengubah informasi password dan database.

Demonstrasi Nilai Awal

Dennis Mejia, mantan Spesialis IT (Informatika Kesehatan), mengatakan "karena mantan atasan saya adalah seorang startup, kami tidak memiliki akses ke pelatihan tambahan." Jadi dia membayar langganan online sendiri untuk pelatihan, kemudian meyakinkan atasannya untuk memperbaharuinya nanti. Inilah naskah yang didasarkan pada nada singkat dan informalnya:

"Hei bos, Anda tahu situs yang saya ceritakan tentang (nama situs), di mana saya mempelajari semua hal keren dan memungkinkan saya untuk beradaptasi dengan teknologi baru dengan cepat? Langganan saya habis masa berlakunya. "

Bosnya cepat mengambil petunjuk karena sudah melihat nilai langganan sebelum itu.

Meyakinkan atasan Anda untuk membayar pelatihan online terjangkau sedikit lebih mudah daripada pilihan yang lebih mahal, ini menjadi tempat yang baik untuk memulai. Kami menawarkan pelatihan video online untuk topik teknologi dan kreatif di sini di Envato Tuts +, lihat penawaran kursus kami.

Efek Pertumbukan (Trickle Effect)

Ryan Cox, seorang Perancang Visual, mengatakan bahwa atasannya mengetahui nilai sebuah pelatihan. Tapi pada hari-hari awal, "waktu dan uang terbatas, jadi yang kita mampu lakukan adalah berlangganan ke database tutorial," katanya.

Kendala anggaran menghambat terciptanya program pengembangan karyawan. Tapi dia tetap gigih dan proaktif dalam mengajar orang lain. Upaya awalnya terfokus pada penyajian kembali manfaat yang dialami timnya secara langsung:

"Seperti yang Anda tahu, tutorial video daring berguna bagi kami. Ini membantu semua orang dalam tim untuk mengatasi perangkat lunak baru. Tapi pengalaman kami dengan tutorial yang serba cepat memastikan bahwa ini tidaklah sebanding dengan melihat dan berbicara dengan para profesional secara langsung. "

Cox mengatakan "antusiasme baru mendorong gagasan pembelajaran berbasis tim". Beberapa diskusi tentang pembelajaran berbasis tim offsite telah diikuti, di mana dia menyoroti manfaat dari pendekatan ini dengan cara yang berbeda.

"Dengan pelatihan di luar lapangan, seorang spesialis dengan sejumlah pengalaman di kelas akan mengajar kita. Pelatih dapat menjawab pertanyaan dan memfasilitasi pembelajaran langsung di kantor mereka. Kami tidak pernah mendapatkan umpan balik semacam ini yang bisa memberikan pembelajaran terhadap diri kita."

"Tim kami bisa lebih fokus untuk belajar jika kita jauh dari kantor."

"Pelatihan kelompok bisa membantu kita bekerja lebih baik sebagai tim."

Setelah itu, panduan kasar tentang Pengembangan Diri Lanjutan (CPD) dilaksanakan. "Ini berarti sejumlah jam kerja bisa dialokasikan untuk mempelajari keterampilan baru, baik secara online maupun melalui suatu acara. Bos kami akan menyetujui atau menolak kesempatan pelatihan yang disarankan berdasarkan waktu, biaya dan pengalaman yang didapat,"kata Cox.

"Sebagai hasilnya, kami telah mengunjungi studio suara untuk drama BBC The Archers, melakukan kunjungan perjalanan ke BVE, menghadiri Seminar Suara di Bioskop Listrik, dan masih banyak lagi," lanjutnya.

Menyesuaikan Bahan Dari Perusahaan Pelatihan

Jesse Anderson, seorang Pengembang Kurikulum Data Besar, mengatakan "situs konferensi dan pelatihan menulis deskripsi acara to untuk kirim ke atasan Anda." Jika tidak memilikinya, Anda bisa memintanya. Lembaga pelatihan memahami kebutuhan untuk merasionalisasi pengeluaran kepada atasan Anda.

Konferensi Strata + Hadoop World di London memiliki halaman khusus lengkap dengan strategi untuk meyakinkan atasan Anda dan sebuah 'permintaan untuk menghadiri email.

get-training-strata-hadoop-pageget-training-strata-hadoop-pageget-training-strata-hadoop-page
Halaman Strata + Hadoop 'Yakinkan Boss Anda' yang menampilkan tip bernegosiasi.

Berikut adalah tangkapan layar dari template email yang dapat diunduh:

get-training-strata-hadoop-request-letterget-training-strata-hadoop-request-letterget-training-strata-hadoop-request-letter
Screenshot template email Strata + Hadoop 'Request to Attend'.

Kunjungilah Google dan ketklah  "Yakinkan manajer Anda" + "(topik lokakarya atau pelatihan)" atau "Huruf pembenaran" dan "topik" dengan tanda petik untuk menemukan template yang dapat didownload yang terkait dengan program yang Anda inginkan. Misalnya, pencarian pada "seminar desain grafis" + "meyakinkan manajer Anda" membawa saya ke halaman NIWeek yang memberikan surat pembenaran kepada peserta.

get-training-NIWeek-2015get-training-NIWeek-2015get-training-NIWeek-2015
Toolkit negosiasi NIWeek 2015 untuk peserta

Makan siang Brown-Bag

Tosczak mengatakan bahwa menawarkan pertemuan informal setelah makan siang makan atau presentasi setelah kembali dari acara seringkali berhasil meyakinkan atasan sebelumnya. Di bawah ini adalah contoh percakapan yang dapat disesuaikan berdasarkan strateginya:

"Saya melihat sebuah lokakarya 3 hari di (topik) yang terjadi di (lokasi). Beberapa topiknya adalah (tantangan yang berhubungan dengan pekerjaan) yang dipimpin oleh (nama terkenal 1) dan (tutorial tentang alat baru) dengan (nama terkenal 2). Mendapatkan informasi eksklusif pada tren yang akan datang dan berbicara dengan pesaing dan vendor di (industri) adalah nilai tambah yang besar.

Saya juga akan menjadi tuan rumah pertemuan informal setelah makan siang saat saya kembali sehingga rekan kerja saya dapat berbagi informasi paling berharga yang telah saya pelajari dari acara tersebut."

Antisipasi Penolakan

Berilah jawaban atas kemungkinan pertanyaan dan keberatan yang mungkin dilontarkan atasan Anda kepada Anda, seperti:

  • "Apa yang akan terjadi dengan tugas Anda yang tertunda saat Anda pergi?" 
  • "Berapa lama Anda akan jauh dari kantor?"
  • "Apakah Anda akan mengundurkan diri setelah menyelesaikan sertifikasi ini?"
  • "Apakah Anda mengharapkan kami untuk mempromosikan Anda, atau menaikkan gaji Anda setelah ini?"
  • "Mengapa biaya ini begitu mahal?" 
  • "Mengapa perusahaan menyetujui hal ini? Apa untungnya bagi kita?"

Tugas Tindakan: Permohonan pelatihan dengan sponsor perusahaan

Mari pilih jalan dengan kemungkinan penolakan paling kecil. Pilih dua sampai tiga pelatihan setengah hari dengan harga terjangkau yang langsung terkait dengan pekerjaan Anda atau mulailah dengan mengajukan permintaan berlangganan pelatihan online.

Lakukan penelitian-jangan berhemat pada rinciannya-dan tuliskan permohonan email Anda. Setelah mengirimnya, siapkan pidato elevator dan bantahan Anda, kalau-kalau bos Anda ingin berbicara. Download lembar kerja PDF gratis kami tentang bagaimana menegosiasikan pelatihan berbayar untuk membantu membimbing Anda.

Jika semua ini gagal, dengan sopan tanyakan mengapa permintaan Anda ditolak. Mungkin mereka tidak melihat kaitan antara pelatihan dan tanggung jawab Anda. Perhatikan alasannya, jadi Anda bisa memeriksanya dan menyajikan permohonan dengan nada yang lebih baik yang membahas keragu-raguan mereka pada pertemuan Anda berikutnya.

Pelatihan Online di Envato Tuts+

Jika Anda ingin memulai pelatihan video online serba guna untuk topik teknologi dan kreatif, mulailah di sini di Envato Tuts +. Periksa perpustakaan video kami dalam penawaran kursus kami atau daftar sekarang untuk berlangganan dengan harga yang terjangkau. Anda dapat belajar membuat kode, membuat grafis, desain website, atau belajar fotografi dan video. Dapatkan akses ke semua 630 kursus video dengan 900+ jam pelatihan.

Sumber

Kredit Grafis: Ikon uang yang dirancang oleh Toko Kreatif dari Proyek Noun.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.