Unlimited WordPress themes, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Management
Business

Bagaimana Menentukan Apa Yang Didelegasikan

by
Difficulty:BeginnerLength:MediumLanguages:

Indonesian (Bahasa Indonesia) translation by Yosef Andreas (you can also view the original English article)

Pernahkah kamu merasa kelebihan beban dalam pekerjaan?

Jika jawabannya adalah ya, jangan khawatir: kamu tidak sendirian. Dua dari tiga karyawan mengatakan mereka kelebihan beban pekerjaan, berdasarkan survei terbaru Deloitte terhadap 2.500 organisasi dalam 90 negara.

Bagi entrepreneur dan pemilik bisnis, itu bahkan merupakan masalah yang lebih serius. Lagipula itu adalah tanggung jawab pribadimu, untuk memastikan bahwa perusahaan berhasil. Kamu mungkin memiliki banyak uang di situ, dan kamu akan memiliki lebih banyak andil dalam kesuksesan jika perusahaan sukses, atau rasa sakit jika itu gagal.

Hasilnya seringkali bahwa pemilik bisnis mengambil terlalu banyak pekerjaan. Sebuah survei dari eVoice menemukan bahwa "melakukan berbagai macam peran dalam organisasi merupakan tantangan nomor satu yang dihadapi entrepreneur". Nyatanya, 44% dari mereka dilaporkan menggunakan lima atau lebih topi dalam bisnis mereka pada waktu yang bersamaan.

Jawabannya adalah mendelegasikan secara efektif, sehingga kamu dapat menghabiskan sedikit waktu pada detail dan lebih banyak waktu dalam keputusan strategik. Namun itu tidak selalu semudah kedengarannya. Kamu mungkin perlu memperkerjakan tambahan staf, yang berarti lebih banyak pengeluaran. Dan jika kamu tidak melakukan itu dengan benar, ujungnya kamu akan membuat masalah baik bagi dirimu maupun bisnismu. Ada beberapa tugas utama, sebagai contoh, yang tidak seharusnya kamu delegasikan.

Jadi dalam tutorial ini, saya akan menunjukkanmu bagaimana kamu dapat memutuskan tugas mana untuk didelegasikan ke staf atau kontraktor luar, dan apa yang harus tetap kamu kendalikan sendiri. Pada akhirnya, kamu akan memiliki sebuah tugas yang dapat didelegasikan secara aman, dan sebuah pemahaman bagaimana melakukannya dengan efektif.

1. Tentukan Prioritas-Prioritasmu

Mulailah dengan selembar kertas kosong. Lupakan tentang semua hal yang sudah kamu lakukan, dan pikirkan tentang kombinasi yang ideal. Jika kamu dapat memulai kembali dan melakukan hal dengan benar, bagaimana kamu akan menghabiskan waktu? Jangan khawatir tentang teknis bagaimana kamu dapat mencapainya sekarang ini. Tuliskan saja keadaan idealnya.

Utamakan untuk memperluas pada bagian kategori saja saat ini, bukan pada tugas individu. Dalam rata-rata seminggu (atau sebulan, atau periode apapun yang masuk akal bagimu), seberapa banyak waktu yang idealnya kamu alokasikan untuk tiap aktifitas?

Sebagai contoh, jika kamu menjalankan perusahaan software kecil, kombinasinya akan tampak seperti ini:

  • Perencanaan dan Strategi (30%).
  • Networking dan pendekatan untuk mendapatkan bisnis baru (30%).
  • Pengkajian kinerja karyawan (15%).
  • Inisiatif pemasaran (15%).
  • Akuntansi dan keuangan (5%).
  • Email dan tugas admin (5%).

Temukan kategorimu sendiri, tentu saja, dan fokus pada hal terpenting yang dapat kamu lakukan untuk memajukan bisnismu.

2. Lacak Waktumu

Ketika kamu telah mendapatkan keadaan idealmu, waktunya untuk melihat bagaimana kenyataan menyesuaikan dengan itu. Kamu mungkin telah berpikir kamu memiliki ide yang bagus, namun kamu mungkin akan terkejut ketika kamu mulai melacak jam-jam dan menit-menit itu secara detail.

Untuk satu minggu, lacak bagaimana kamu menghabiskan waktumu. Ada banyak aplikasi dan program software pelacak waktu untuk membantumu, dan banyak yang gratis, paling tidak pada level dasar. Toggl dan Harvest adalah beberapa pilihan yang populer. Kamu dapat juga menggunakan spreadsheet sederhana atau pena dan kertas jika kamu lebih memilih itu.

Tiap kali kamu memulai sebuah tugas baru, rekam itu menggunakan metode pilihanmu, kemudian catat waktu selesainya. Ini mungkin tampak seperti banyak pekerjaan, namun ingat ini hanya untuk satu minggu. Idenya adalah untuk mendapatkan gambaran yang jelas dimana hal-hal berada dengan benar sekarang, sehingga kamu dapat mulai bergerak menuju kondisi idealmu.

Kamu mungkin menemukan, sebagai contoh, bahwa waktu aktual yang kamu habiskan untuk tugas yang berbeda dan itu tampak seperti ini:

  • Memperbaiki bugs di dalam software (30%).
  • Akuntansi dan keuangan (20%).
  • Email dan tugas admin (20%).
  • Menuliskan blog perusahaan (10%).
  • Menjaga kehadiran media sosial (10%).
  • Pengkajian kinerja karyawan (5%).
  • Inisiatif pemasaran (5%).

Tidak bagus. Kamu menghabiskan kebanyakan waktumu pada tugas-tugas yang tidak memajukan bisnismu, dan tidak menemukan waktu untuk hal-hal penting seperti perencanaan, strategi, dan pendekatan untuk bisnis baru.

Bagaimana kamu menggerakkannya dari realitas menuju keadaan ideal? Kita akan mengcover itu berikutnya.

3. Apa Yang Didelegasikan

Kamu seharusnya sekarang memiliki dua daftar: satu yang ideal, dan satunya lagi mencerminkan realita. Bandingkan dua daftar tersebut satu sama lain, dan buat sebuah rencana apa yang dapat disingkirkan dan apa yang harus lebih ditekankan. Lalu mulailah untuk mengambil tugas individu, dan orang yang akan didelegasikan.

Hal-hal apa saja yang seharusnya kamu delegasikan?

Admin

Beberapa hal merupakan kandidat yang jelas untuk delegasi. Tugas adminstratif yang rutin, sebagai contoh, jelas-jelas tidak memajukan perusahaanmu, dan tidak membutuhkan perhatianmu. Mereka penting, namun kamu dapat dengan mudah mendelegasikannya ke orang lain di dalam perusahaan.

Jika kamu tidak memiliki staf yang tersedia, atau keuangan yang ketat, pertimbangkan asisten virtual. Kamu mendapatkan lebih banyak fleksibilitas dengan cara itu, dan mendapatkan hasil pekerjaan pada biaya yang lebih rendah jika kamu memperkerjakan anggota staf yang full-time. Kualitas pada situs-situs seperti Elance dan Upwork cukup bervariasi, namun ada banyak orang yang berkualifikasi di luar sana. Kamu dapat juga memposting dalam forum kerja online, atau coba situs seperti Zirtual, yang mengkhususkan pada penyediaan perusahaan dengan asisten virtual pendidikan kuliah bebasis USA

Persetujuan

Satu tugas umum yang memakan banyak waktu pemilik bisnis adalah memeriksa dan menyetujui hal-hal yang telah dilakukan oleh anggota staf.

Jika kamu memperkerjakan orang yang bagus, kamu tidak perlu melihat dari bahu mereka sepanjang waktu. Percayakan pada sales people untuk berkomunikasi dengan klien dan prospek utama, sebagai contoh, dan staf pemasaran untuk menangani akun blog dan media sosial. Jika sebuah tugas jatuh ke area keahlian orang lain, tidak tidak perlu terlibad kecuali jika ada situasi kritis yang benar-benar tidak biasa yang dapat memiliki implikasi yang lebih lebar. Jika tidak, lepaskan keperluan untuk menyetujui setiap keputusan.

Hal-hal Yang Tidak Kamu Kuasai

Menjalankan sebuah bisnis melibatkan banyak tugas yang mungkin bukan merupakan kekuatan intimu. Lakukan outsourcing atau delegasikan hal itu sebanyak mungkin.

Seperti yang kita lihat dalam tutorial terbaru tentang dasar-dasar pembukuan, sebagai contoh, banyak pemilik bisnis kecil tidak memiliki keahlian atau minat untuk melakukan pekerjaan yang bik dalam mengelola rekening mereka. Kamu dapat mempelajari hal-hal mendasar (dan tutorial akan membantumu dengan itu), namun jika itu memang bukan kekuatanmu, kamu dapat memperkerjakan petugas pembukuan dan / atau seorang akuntan untuk menangani pengelolaan harian, sehingga kamu hanya perlu mengambil sudut pandang pada tingkatan yang lebih tinggi.

Sama halnya, jika kamu tidak memiliki kemampuan teknis, jangan mencoba untuk mendesain dan menjalankan websitemu sendiri. Menyewa bantuan adalah sebuah pengeluaran tentu saja, namun menambahkan waktu untuk dihemat, dan sering kali kamu akan keluar ke depan.

Hal-hal Yang Kamu Kuasai Dengan Baik, Namun Memperkerjakan Orang Lain Untuk Melakukannya

Dalam contoh di atas, CEO perusahaan software menghabiskan 30% waktunya untuk memperbaiki bugs dalam code. Jika dia memulai sebuah perusahaan software, masuk akal jika dia bagus dalam hal coding. Namun apakah itu penggunaan yang bagus untuk waktunya?

Bayangkan dia memiliki orang lain dalam staf yang dapat melakukan itu, jelas sekali jawabannya adalah "Tidak". Sebagai kepala perusahaan, waktunya akan lebih baik dihabiskan untuk hal-hal seperti perencanaan dan strategi, seperti yang digarisbawahi dalam bagian 1.

Namun apa yang sering terjadi adalah orang langsung mengerjakan hal-hal yang mereka kuasai dengan baik. Mereka tahu mereka harus mendelegasikan tugas-tugas seperti itu, namun berpikir, "akan lebih cepat jika saya melakukannya sendiri". Semua itu memakan waktu, dan mengambil tanggung jawab dari orang yang kamu pekerjakan untuk itu.

Garis bawah: Bahkan jika dalam jangka pendek itu mungkin lebih cepat untuk melakukannya sendiri, dalam jangka panjang akan lebih baik untuk membantu seseorang yang lain untuk belajar bagaimana melakukannya.

4. Bagaimana Mendelegasikan Secara Efektif

Jika kamu tidak melakukannya dengan benar, pendelegasian dapat menambah pekerjaan, karena kamu menghabiskan lebih banyak waktu untuk memperbaiki kesalahan orang lain dan membersihkan kesalahpahaman daripada menghemat waktu. Bahayanya adalah kamu berakhir dengan berpikir itu tidak layak, dan mengambil tugas itu lagi. Jadi ini adalah beberapa panduan untuk melakukannya dengan benar.

Pilih Dengan Hati-hati

Jika kamu tidak mendelegasikan kepada orang yang benar, kamu mungkin menderita dari apa yang disebut oleh artikel Wall Street Journal ini sebagai "efek bumerang". Kamu mendelegasikan banyak tugas, namun mendapatkannya kembali kepadamu karena orang yang kamu tugaskan tidak dapat menyelesaikannya.

Untuk menghindari ini, pastikan bahwa kamu mengelola sumber dayamu dengan benar. Jika orang yang kamu delegasikan telah tertimbun oleh pekerjaan mereka sendiri, tugas itu tidak akan selesai—atau paling tidak itu tidak akan diselesaikan dengan baik. Jadi periksa beban kerja mereka, dan pekerjakan bantuan ekstra jika perlu. Dan pertimbangkan kekuatan dan kelemahan orang-orang yang kamu delegasikan, untuk memastikan mereka siap untuk melakukan tugas yang kamu minta.

Berikan Instruksi dan Dukungan Yang Jelas...

Sebuah elemen yang krusial delegasi yang sukses adalah memberikan instruksi yang jelas. Konsultan studi waktu Mark Ellwood menyarankan dengan mulai mengklarifikasikan hasil yang diinginkan dan jumlah otoritas pengambilan kesimpulan yang akan dimiliki karyawan. Jelaskan sumber daya apa saja yang tersedia, dan tanyakan jika ada lagi yang mereka butuhkan.

Kemudian tentukan milestone untuk pekerjaannya, dan tanyakan laporan progress untuk memastikan mereka tetap pada jalur. Namun pastikan untuk memuji dan memberikan feedback selama proyek berjalan, dan ketika itu selesai dengan sukses.

... Namun Percayakan Kepada Karyawan Untuk Mengelola Tugas Itu

Walaupun kamu seharusnya terlibat dan membantu orang yang kamu delegasikan, jangan melakukan pengaturan micro (micro-manage). Itu mengalahkan tujuan delegasi. "Delegasikan tujuannya, bukan prosedurnya", kata Ellwood. "Garisbawahi hasil yang diharapkan, bukan metodenya. Apa yang perlu dikerjakan dan kapan itu seharusnya selesai?"

Setelah itu, serahkan kepada karyawan untuk mencapai hasil tersebut. Kamu mungkin memiliki caramu sendiri dalam berkerja, namun delegasi itu tentang melepaskan kendali terhadap detail. Jadi mundurlah dan biarkan mereka melakukannya.

5. Apa Yang Tidak Didelegasikan

Ada beberapa tugas yang tidak boleh didelegasikan oleh pemilik bisnis ke siapapun juga. Berikut daftar beberapa hal yang harus tetap kamu kendalikan, atau paling tidak monitor secara dekat.

Memonitor Kesehatan Finansial

Seperti yang kita lihat dalam bagian 3, pembukuan harian dapat didelegasikan atau dilakukan secara outsourcing dengan aman. Namun kamu harus selalu memiliki gambaran yang jelas tentang kesehatan finansial perusahaanmu, dan sebuah forecast bagaimana hal-hal diatur untuk melalui tahun berikutnya. Monitor keuanganmu secara reguler dan mengetahui keadaannya adalah sesuatu yang tidak dapat kamu delegasikan. Dapatkan bantuan dengan detailnya, namun pastikan untuk memonitor paling tidak angka-angka pada tingkatan yang tinggi. Berikut beberapa pengukuran profit utama untuk difokuskan, sebagai contoh.

Memperkerjakan Personil Kunci

Sebuah bisnis hidup atau mati oleh orang yang menjalankannya. Seiring perusahaanmu yang bertambah besar, kamu mungkin mendelegasikan tugas perekrutan kepada seorang manager HR. Namun ketika itu tentang personil kunci, akan lebih baik untuk tetap terlibat. Steve Jobs biasa mengajak kandidat potensial pada Apple jalan-jalan di sekitar Palo Alto sehingga dia dapat mengetahui mereka dan melihat apa mereka orang yang cocok. Belakangan Mark Zuckerberg mengadopsi pendekatan yang sama di Facebook.

Menangani Krisis

Jadi database pelangganmu baru saja dibajak, yang berpotensi membocorkan password dan data finansial mereka. Keluaran terbaru produk software andalanmu penuh dengan bug. Manager HR dituntut karena pelecehan seksual.

Ini adalah ancaman besar terhadap reputasi perusahaanmu, dan membutuhkan perhatian penuh darimu. Kamu dapat mendelegasikan beberapa tugas individu, seperti mempersiapkan jumpa pers dan menangani keluhan pelanggan, namun kamu perlu bertindak langsung dalam menangani suatu krisis secara keseluruhan.

Ingatlah bahwa tidak semua "krisis" kritis secara bisnis. Beberapa hal dapat diatasi oleh stafmu. Namun jika itu adalah ancaman yang serius bagi bisnismu, jangan delegasikan: terlibatlah.

Langkah Berikutnya

Dalam tutorial ini, kamu telah melihat bagaimana cara mengidentifikasi tugas untuk didelegasikan, dan mendapatkan beberapa tips untuk melakukannya dengan efektif. Sekarang waktunya untuk mengambil tindakan. Buat daftar dari bagian 1, menunjukkan bagaimana kamu kira kamu harus menghabiskan waktumu, dan lalu melacak waktumu selama seminggu. Bandingkan kedua daftar itu, dan pikirkan serangkaian tugas yang dapat kamu delegasikan, dengan menggunakan panduan dari tutorial ini.

Kamu mungkin tidak pernah mencapai "keadaan ideal"—akan selalu ada kompromi, dan kejadian tak terduga yang menggelincirkanmu. Namun dengan sedikit perencanaan dan beberapa delegasi yang telah dipikirkan dengan baik, kamu dapat membebaskan waktu berharga dalam jadwalmu, membuatmu dapat menghabiskan lebih banyak waktu untuk hal-hal yang akan benar-benar memajukan bisnismu.

Sumber

Kredit Grafis: Hierarchy didesain oleh Murali Krishna dari Noun Project.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.