Cara Membuat Prioritas Email Mana yang Harus anda Tanggapi Terlebih Dahulu

Kekacauan dapat menyebabkan stres. Seperti yang dijelaskan oleh psikolog Sherrie Bourg Carter, kekacauan:

• "Pengeboman" indera kita dengan rangsangan, yang membebani pikiran.
• Mengganggu kita dari apa yang seharusnya kita lakukan dengan menarik perhatian kita ke tempat lain.
• Bertindak sebagai sinyal bahwa pekerjaan kita tidak pernah dilakukan.
• Memblokir kreativitas (yang perlu dibuka), ruang kosong yang seharusnya berfungsi dengan baik.
• Membuatnya sulit untuk menemukan alat atau informasi yang kita butuhkan untuk melakukan pekerjaan kita.

Sebuah studi yang diterbitkan pada tahun 2004 menyatakan bahwa kekacauan adalah penyebab utama "stres kerja".

Putusannya sudah jelas. Kekacauan sangatlah mengganggu dan berlebihan. Ini buruk untuk produktivitas dan kesehatan kita. Saat kita berantakan, kita tidak tahu tugas apa yang harus ditangani terlebih dahulu.

Sama seperti meja berantakan, begitu juga dengan inbox email penuh. Email mudah sekali membuat stress - terutama jika ia dibiarkan mengacaukan kotak masuk anda. Sebuah studi baru-baru ini oleh Loughborough University menemukan bahwa 83% pekerja memiliki tingkat stres yang lebih tinggi daripada biasanya saat memeriksa email. Untungnya, studi yang sama juga melihat solusi potensial untuk email stres. Secara khusus, mereka menemukan bahwa menyimpan di pesan-pesan email dengan mengaturnya ke dalam folder mengurangi stres. Artinya? Kotak masuk yang dikelola dengan baik dapat meningkatkan produktivitas dan mengurangi tingkat stres anda.

Salah satu cara untuk tetap berada di bagian teratas email adalah dengan memutuskan email mana yang mengharuskan anda untuk melakukan tindakan dan yang dapat diabaikan dengan aman.

Bagaimana seharusnya anda memutuskan email mana yang akan dibalas? Mari kita lihat bagaimana anda dapat menetapkan prioritas yang tepat saat anda mengosongkan kotak masuk email anda.

Sebelum anda menyelam ke dalam tutorial ini, ambil eBook terbaru kami tentang strategi email: Panduan Ultimate untuk Penguasaan  Inbox Zero. (Ini tersedia untuk didownload GRATIS dengan surat kabar Tuts + Business.) Pelajari teknik produktivitas email yang lebih hebat di e-book ini.

Sekarang mari kita lihat langkah-langkah penting ini untuk memprioritaskan email dengan lebih baik.

Langkah 1: Hidupkan Menu Penyaring Email

Setiap email di kotak masuk anda memberi tekanan terhadap perhatian anda-bahkan email yang tidak memerlukan perhatian anda. Studi Loughborough University yang dirujuk di atas menemukan bahwa email yang tidak relevan merupakan sumber utama stres saat mengecek email.

Kita semua menerima email yang tidak penting yang bisa kita abaikan atau baca dengan santai saat hari yang tenang di kantor. Ini termasuk:

• buletin
• pembaruan media sosial
• pesan pribadi
• pemberitahuan
• Google Alerts

Jadi, alih-alih membiarkan pesan-pesan ini mengacaukan kotak masuk anda dan menyebabkan anda mengalami stres yang tidak perlu, mengapa tidak mengarahkan mereka ke tempat lain? Gmail, Google Apps, dan Microsoft Outlook memungkinkan anda menyiapkan filter atau aturan untuk mengalihkan pesan tertentu dari kotak masuk dan masuk ke folder email lain.

Setelah menyiapkan filter, hanya email yang perlu anda lihat yang akan berakhir di kotak masuk anda. Energi dan perhatian mental anda akan pergi ke tempat yang paling dibutuhkan-ke email yang penting.

Bagaimana jika perangkat lunak email anda tidak memiliki sistem filter? Kemudian buat alamat email lain yang anda gunakan untuk mendaftar ke buletin email dan situs media sosial.

Mengambil satu langkah ini, anda akan sangat mengurangi jumlah kekacauan email dalam hidup anda. Anda akan mengurangi tingkat stres dan memiliki lebih banyak energi mental dan kejelasan untuk mencurahkan pekerjaan anda.

Langkah 2: Jadwalkan Waktu Tertentu untuk Memeriksa Email

Menetapkan prioritas seputar email tidak hanya tentang memilih email mana yang akan anda tangani terlebih dahulu. Ini juga tentang keseluruhan prioritas email dalam hidup anda.

Penelitian menunjukkan bahwa kebanyakan dari kita menghidupkan kotak masuk email kita saat kita masuk ke kantor atau bahkan di pagi hari sebelum kita mulai bekerja.

Apakah email itu benar-benar penting?

Penulis Forbes Anthony Wing Kosner menunjukkan bahwa banyak dari kita memerlukan latihan ulang sehingga kita dapat belajar "untuk tidak berasumsi bahwa prioritas [kotak masuk kita] sesuai dengan tujuan dan tanggung jawab pribadi kita sendiri.

Kami tidak hanya mengecek email kami, tapi kami terus memeriksanya sepanjang hari. Ini tidak baik untuk tingkat stres kita - karena setiap membaca email baru kita membaca tumpukan stres ekstra. i kotak masuk hanya menjadi salah satu gangguan tersebut. Terlebih lagi, ini menghambat produktivitas. Multi-tasking adalah pendekatan yang tidak produktif untuk bekerja karena melibatkan gangguan konstan – pesan baru d

Interupsi ini telah menarik kita menjauh dari apa yang seharusnya kita lakukan. Studi menunjukkan bahwa setelah gangguan, dibutuhkan waktu 64 detik untuk memulihkan pemikiran anda dan rata-rata 25 menit untuk kembali ke tugas yang anda minati sebelum interupsi.

Sekali lagi, apakah email sangat penting sehingga kita membiarkannya menyebabkan begitu banyak gangguan? Mungkin yang sebenarnya lebih gelap. Penelitian telah menemukan bahwa email sangat adiktif-beberapa bahkan mengatakan itu sama adiktifnya dengan mesin slot.

Ya, kita semua butuh email untuk berkomunikasi. Tapi itu perlu menjadi alat yang bisa kita kendalikan, bukan yang mengendalikan kita.

Email telah mengambil alih kehidupan kerja kita. Ini saatnya untuk melawan dan memenangkan kontrol.

Solusinya adalah menjadwalkan waktu untuk mengecek email. Bagi kebanyakan orang, dua kali sehari cukup banyak.

Sangat sedikit email yang membutuhkan tanggapan segera. Setelah rekan kerja atau klien anda tahu bahwa anda hanya mengecek email satu atau dua kali sehari, mereka akan menggunakan alat komunikasi lain untuk menghubungi anda dalam keadaan darurat.

Jadi kapan sebaiknya anda menjadwalkan pemeriksaan email anda?

Craig Jarrow dari Time Management Ninja percaya bahwa pagi adalah pilihan terbaik. Dia menunjukkan bahwa memeriksa email anda hal pertama yang menempatkan anda selangkah di depan orang lain di kantor anda dan memungkinkan anda mendelegasikan hal kerja terlebih dahulu. Jarrow menambahkan:

Mendapatkan kotak masuk anda dibersihkan sebelum anda memulai hari anda sangatlah bermanfaat. Ini membuat anda memulai hari dengan ketenangan diri.

Namun, pendapat Jarrow bukan sesuatu yang mainstream. Kebanyakan ahli produktivitas percaya bahwa memeriksa email anda untuk memulai hari adalah pendekatan yang paling buruk. "Jangan pernah cek email anda di pagi hari" bahkan menjadi judul sebuah buku produktivitas. Anthony Wing Kosner menulis:

[E]xperts sangat menyarankan agar anda memulai dengan pekerjaan terberat anda hari ini dan menunda gangguan email untuk nanti.

Dengan perhitungan ini, anda sebaiknya menggunakan energi pagi anda yang optimis untuk menangani pekerjaan proyek yang penting. Meninggalkan email sampai kemudian membuat anda bebas dari gangguan, sehingga anda dapat fokus sepenuhnya pada pekerjaan yang ada. Kemudian saat anda merasa lebih santai di sore hari, anda bisa mengecek email anda.

Jadi apa yang harus kamu lakukan? Periksa email anda di pagi hari, atau simpan sampai nanti? anda harus melakukan apa yang sesuai untuk anda dan alur kerja anda. Yang penting adalah anda membatasi seberapa sering anda memeriksa email anda dan bahwa anda berpegang pada  komitmen tersebut. Ini akan sulit-email sangat adiktif. Tapi anda bisa melakukannya!

Berikut adalah dua tip untuk membantu anda membatasi seberapa sering anda memeriksa email anda:

• Hidupkan mode hening email. Bahkan saat anda berfokus pada pekerjaan proyek, anda terkadang harus menyelidiki email anda. Hindari gangguan pada kotak masuk anda dengan membuat folder "safe mode" di perangkat lunak email anda. Di folder ini, simpan email yang terkait dengan proyek yang sedang anda kerjakan. Anda diizinkan untuk memeriksa folder ini kapan saja, tapi ingat itu untuk referensi saja. Tidak membalas email di luar waktu yang anda berikan!
• Opsi nuklir. Jika anda benar-benar tidak bisa menjauh dari inbox email anda, maka pertimbangkan untuk memblokir internet sepenuhnya.

Langkah 3: Lakukan dengan Respon yang Sangat Cepat

Sejauh ini, anda telah membersihkan kotak masuk email menggunakan filter, dan anda membatasi diri hanya masuk ke email dua kali sehari.

Apa yang harus anda lakukan saat masuk ke kotak masuk?

Dalam bukunya tentang produktivitas, Getting Things Done, David Allen memberi tip yang sesuai untuk pengguna email. Allen mengatakan bahwa ketika ada tugas baru, anda harus bertanya pada diri sendiri, "Bisakah saya menyelesaikan ini dalam waktu kurang dari dua menit?" Jika ya, lakukanlah dengan segera. Tidak masalah seberapa penting atau sepele, lakukan saja.

Gunakan pendekatan yang sama dengan email anda. Jika email bisa ditangani dalam waktu kurang dari dua menit, lakukanlah dengan segera.

Jadi saat anda masuk ke inbox email anda:

• Baca setiap email baru yang masuk
• Jika anda bisa membalas email dalam waktu kurang dari dua menit, lakukan sebelum beralih ke email berikutnya.
• Arsipkan semua email yang telah anda jawab atau yang tidak memerlukan balasan.

Jika anda benar-benar ingin cepat dalam hal ini, cobalah bermain The Email Game. Ini memberi anda waktu lima detik untuk memutuskan apa yang harus dilakukan dengan setiap email. Untuk email yang anda putuskan untuk anda balas, anda diberi waktu tiga menit untuk menulis tanggapan.

Seperti menyaring email yang tidak penting, respons cepat menulis akan membersihkan kekacauan dari kotak masuk anda, jadi anda tertinggal dengan yang penting. Selain itu, ini mendorong orang yang anda ajak untuk menulis email yang bisa ditanggapi dengan cepat dan mudah.

Langkah 4: Prioritaskan Email Tersisa Anda

Anda telah menghapus email yang bisa anda balas dengan cepat. Semua yang tersisa adalah email yang memerlukan tanggapan mendalam. Dengan kata lain, mereka adalah item lain dalam daftar tugas anda. Apa yang harus anda lakukan dengan ini?

Proseslah email ini seperti saat anda melakukan item to-do lainnya. Salah satu cara untuk menentukan bagaimana anda akan menangani setiap email adalah dengan menggunakan Eisenhower Matrix. Inilah cara anda melakukannya:

Untuk permulaan, beri tingkatan setiap email sesuai urgensi dan kepentingan.

• Email yang mendesak adalah hal-hal yang perlu dijawab dengan cepat. Semakin cepat respons diperlukan, semakin tinggi urgensinya.
• Email penting adalah hal-hal yang berhubungan dengan proyek jangka panjang namun tidak memerlukan respons yang cepat.

Jika ada email yang mendesak, tambahkan ke daftar tugas anda untuk hari itu, atau jika mungkin, delegasikan ke rekan kerja. Email yang lebih mendesak, semakin tinggi itu harus ada pada daftar tugas anda.

Untuk email penting, jadwalkan waktu di kalender anda untuk menghadapinya.

Cara lain untuk memprioritaskan email meliputi:

• Metode The Eat That Frog!. Dengan ini, anda memilih email yang paling tidak anda inginkan. Kemudian anda meletakkannya di bagian atas daftar tugas anda. Dengan mendapatkan tugas yang tidak ingin anda lakukan, anda akan mendapatkan dorongan energi untuk menyelesaikannya sepanjang sisa hari anda.
• Metode Versi Akhir. Di sini, anda memilih email untuk ditangani berdasarkan apa yang paling anda sukai. Anda memulai dengan mudah menang, dan membangun momentum dari sana.

Untuk rincian lebih lanjut tentang memprioritaskan, lihat artikel kami tentang menciptakan sistem produktivitas anda sendiri dan pada sistem Membuat Segalanya Terselesaikan.

Langkah 5: Bersihkan Email yang Dibiarkan di Belakang

Sekarang, anda telah mengaktifkan kotak masuk anda. Setiap email ditangani atau dijadwalkan di kalender anda untuk ditangani nanti.

Tapi masih ada email yang tertinggal. Apa yang harus anda lakukan dengan orang-orang yang terbelenggu ini? Kemungkinannya adalah, mereka termasuk dalam salah satu dari dua kategori:

• Anda menunggu sampai anda menyelesaikan tugas sebelum membalas. Jika anda mengikuti Langkah 4 dengan benar, anda seharusnya menjadwalkan tugas ini ke dalam kalender anda.
• Anda sedang menunggu jawaban dari koresponden anda. Anda tidak dapat mengarsipkan email ini karena ini bagian dari proyek atau diskusi yang sedang berlangsung. Anda juga tidak dapat bertindak atas mereka sampai anda menerima balasan.

Apa yang harus anda lakukan dengan email ini? Buat folder khusus untuk setiap jenis email. Miliki satu folder bernama Memerlukan Tindakan dan yang lainnya disebut Menunggu Jawaban. Kemudian kirimkan email anda sesuai dengan itu.

Masuklah ke folder ini dari waktu ke waktu, sehingga anda dapat mengirimkan tindak lanjut atau mencatat pengingat tugas yang perlu dilakukan.

Setelah menyelesaikan langkah ini, anda akan memiliki kotak masuk yang tidak lagi berantakan. Kerja bagus!

Ambil e-book Gratis Email Inbox Zero Mastery

Sekarang anda harus memastikan anda tetap berada di atas kotak masuk anda ke depan. Jangan biarkan hal itu menjadi tidak teratur atau kelebihan beban lagi. Pelajari bagaimana mengelola email anda dengan lebih baik dengan teknik yang mengambil apa yang anda pelajari dalam tutorial ini lebih jauh.

Daftar ke Tuts + Business Newsletter dan dapatkan e-book gratis Penguasaan Zero Inbox. Temukan tip tambahan tentang cara menghabiskan lebih sedikit waktu di kotak masuk, saat memproses pesan anda dengan lebih efektif untuk jangka panjang.

Kredit Grafik: Daftar yang dirancang oleh Matt Petrowsky dari Proyek Noun.