() translation by (you can also view the original English article)
Merasa letih? Apakah Anda mendapati diri Anda bangun lebih cepat, bekerja terlambat, dan masih belum menyelesaikan semuanya? Jika itu adalah Anda, seperti pemilik bisnis kecil lainnya Anda mungkin akan membuat diri Anda sangat kurus.
Sebagai pemilik bisnis kecil, banyak hal yang harus Anda lakukan. Jika anda tidak mengatur kesibukan Anda, daftar kerja Anda tidak akan terlaksana.
Dalam tutorial ini, kita akan melihat lebih dekat ke tempat kerja yang sibuk. Kami juga akan menunjukkan kepada Anda lima langkah untuk membantu mengatur bahkan tugas Anda yang paling biasa dan merebut kembali waktu yang terbuang.
Apa itu Kesibukan?
Apakah kesibukan menghalangi Anda? Banyak pemilik bisnis kecil terbebani dengan kesibukan, tapi tidak menyadarinya. Itu karena kesibukan terasa penting seperti tugas lainnya tapi tidak terlalu berdampak untuk bisnis Anda.
Kesibukan bisa menjadi tugas dalam berbisnis yang harus diselesaikan, tapi tidak berkontribusi ke pendapatan. Contohnya adalah akuntansi dan perhitungan pajak, membalas email-email, website, pemeliharaan, dan tugas rutin lainnya. Ini bukan berarti tugas-tugas tersebut tidak penting, tapi bisnis Anda mungkin akan semakin baik jika Anda menanganinya dengan cara yang berbeda.
Kesibukan kerja juga bisa menjadi tugas yang tidak terlalu penting, tapi tidak berkontribusi sama sekali pada bisnis Anda. Contohnya bisa saja seperti mendekorasi kantor atau mengambil kelas tapi tidak pernah menerapkan hal yang Anda pelajari. Bahkan tugas seperti mempromosikan bisnis Anda melalui media sosial atau memeriksa kotak masuk email Anda bisa saja menjadi kesibukan jika tidak terselesaikan dengan baik.
Mengurangi kesibukan dimulai pada awal. Jika Anda, sebagai pemilik bisnis kecil, membuang banyak waktu untuk kesibukan, maka bukan tidak mungkin bahwa pegawai Anda juga membuang waktu.
Anda bisa memperbaiki pencapaian Anda. Ini adalah beberapa langkah kunci untuk mengambil kembali waktu Anda dan mengurangi kesibukan kerja Anda.
Step 1: Keahui Bagaimana Anda Menghabiskan Waktu Anda
Kunci untuk mengetahui bagaimana mengurangi kesibukan adalah dengan mengetahui berapa waktu yang benar-benar Anda habiskan. Kebanyakan dari kita tidak melakukan hal itu. Hal terakhir yang kita ingin waktu lakukan saat kita sibuk adalah melacak waktu kita.
Walaupun melacak bagaimana Anda menggunakan waktu Anda adalah awal dari mengurangi kesibukan. Tanpa melacak waktu Anda, Anda tidak akan tahu pasti apakah Anda sudah efektif atau belum.
Saat melacak waktu Anda, cobalah lebih detail. Termasuk semua hal yang Anda lakukan dalam satu hari, tidak peduli bagaimana tidak pentingnya hal itu. Untuk hasil yang lebih baik, lacak waktu Anda setelah beberapa hari daripada hanya satu hari. Dan juga, cobalah jujur. Jika Anda menghabiskan dua jam per hari memeriksa Facebook atau satu jam menonton video YouTube, rekam aktivitas tersebut.
Sebagai contoh, bayangkan Anda adalah seorang pengembang web. Setelah melacak waktu Anda selama beberapa hari, Anda menyadari bahwa selain coding, pengujian, brainstorming dan tugas perawatan, Anda juga menghabiskan waktu untuk tugas seperti di bawah ini:
- Memeriksa email, rata-rata waktu yang dihabiskan: sepuluh menit per jam
- Tugas administrative, rata-rata waktu yang dihabiskan: satu jam per hari
- Menonton video YouTube, rata-rata waktu yang dihabiskan: setengah jam per hari
- Meninggalkan meja Anda untuk mendapatkan makanan ringan (bukan waktu makan), rata-rata yang dihabiskan: setengah jam per hari
Pelacakan waktu Anda juga menunjukkan bahwa Anda menghabiskan satu jam setengah setiap minggu menemui anggota tim Anda. Anda melakukan pertemuan secara teratur, bahkan jika tidak ada satupun yang memiliki pertanyaan dan tidak ada masalah. Pertemuan yang tidak terlalu diperlukan adalah hal umum yang sering membuang waktu. Statistic dari Atlassian, menunjukkan bahwa setengah dari semua pertemuan hanya membuang waktu.
Saat Anda memberi waktu Anda untuk ini, Anda akan mendapati bahwa Anda hanya memiliki sekitar lima jam produktif setiap harinya. Saya yakin bahwa itu hanya sedikit waktu produktif dari apa yang Anda perkirakan. Anda harus bisa memanfaatkannya.
Prinsip Pareto, juga dikenal sebagai peraturan 80/20, menyimpulkan bahwa Anda akan mendapati bahwa sebuah tugas kecil telah membuang banyak waktu Anda. Kurangi waktu yang Anda habiskan untuk tugas itu, dan Anda akan mengurangi kesibukan kerja.
Untuk mempelajari lebih dalam tentang Prinsip Pareto dan bagimana menerapkan Analisis Pareto, lihat petunjuk Tuts+ kami dalam:
Mempelajari bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda adalah hal penting untuk mengurangi kesibukan kerja. Jika Anda memiliki karyawan,buatlah mereka juga melacak waktu mereka untuk mencari tahu bagaimana mereka menghabiskannya. Anda dapat menggunakan perangkat lunak pelacak waktu seperti Harvest untuk mendampingi Anda.
Jika Anda tahu bagaimana menghabiskan waktu Anda, Anda sudah siap untuk langkah selanjutnya.
Langkah 2: Rencanakan Waktu Anda
Saat Anda mengetahui bagaimana menghabiskan waktu Anda, Anda bisa mulai untuk merencanakan menggunakan waktu dengan lebih efektif. Rencanakan waktu Anda mulai dengan prioritas.
Berikut tiga pertanyaan untuk menanyakan tentang tiap tugas Anda:
- Seberapa banyak waktu yang Saya habiskan dalam tugas ini selama jam kerja?
- Apakah, jika semuanya, melakukan tugas ini berpengaruh pada bisnis saya?
- Bisakah saya melimpahkan tugas ini atau membuat jadwal ulang jika saya memiliki waktu pribadi?
Itu pertanyaan yang membantu Anda memprioritaskan tugas Anda dan mengatur rencana pencapaian.
Jika Anda memulai setiap hari tanpa suatu pencapaian, sangat mudah bagi diri Anda untuk membuang waktu sia-sia. Lebih baik, gunakan sebuah kalender atau perencana untuk menjadwalkan waktu Anda lebih efektif. Berikut petunjuk bagaimana menggunakan kertas perencana yang mudah dicetak, jka Anda tidak terbiasa menggunakan kalender digital.
Sebagai sebuah contoh yang spesifik tentang bagaimana memprioritaskan dan merencanakan mampu membantu mengurangi kesibukan, mari lihat lebih dekat lima kesibukan yang membuang waktu dengan sia-sia seperti yang diidentifikasi di langkah 1. Berikut bagaimana Anda bisa mengenali tiap pembuang waktu:
- Mengecek email. Jika Anda menghabiskan banyak waktu memeriksa email setiap hari, Anda tidak sendiri. Menurut penelitian dari Reuters, banyak pekerja menghabiskan hingga 6.3 jam per hari untuk memeriksa email. Untuk mengurangi kesibukan, coba membatasi diri Anda dengan memeriksa kotak masuk tiga kali sehari: saat Anda mulai kerja, sebelum makan siang, dan sebelum menyelesaikan hari kerja Anda.
- Tugas administratif. Banyak tugas administratif harus segera diselesaikan, tapi apakah Anda orang terbaik untuk menyelesaikannya? Terkadang, jawabannya adalah tidak. Kami akan berbicara tenntang pelimpahan tugas di langkah selanjutnya. Jika ada beberapa tugas administratif dimana hanya Anda yang bisa menyelesaikannya, pertimbangkan lagi untuk menyelesaikannya di satu waktu. Atur beberapa jam tiap minggu untuk administratif.
- Menonton video YouTube. Selain video yang berhubungan dengan pekerjaan, tonton ini selama waktu pribadi Anda. Gunakan alat pemblokir gangguan seperti Stayfocusd atau Freedom jika perlu. Jika video yang berhubungan dengan pekerjaan, tanyakan pada diri Anda sendiri jika Anda perlu menggunakan informasi tersebut.
- Memakan makanan ringan. Saya paham, Anda lapar saat Anda bekerja. Tapi meninggalkan meja Anda untuk mendapatkan makanan ringan bisa menjadi gangguan terbesar. Pertimbangkan untuk tetap menyediakan makanan ringan yang sehat di kantor Anda jadi tidak perlu pergi terlalu jauh untuk mendapatkan makanan. Bahkan lebih baik, letakkan minuman dingin di dekat Anda. (Orang sering salah paham tentang haus dan lapar.)
- Pertemuan. Selain ada agenda yang telah diatur, pertemuan bisa mengambil banyak waktu. Terutama pertemuan rutin tanpa tujuan yang jelas. Jika tim kecil Anda bertemu setiap minggu entah mereka memiliki sesuatu untuk didiskusikan atau tidak, pertimbangkan untuk mengganti pertemuan mingguan dengan laporan status dalam bentuk sebuah memo.
Sekarang Anda sudah mampu merencanakan waktu Anda, mari periksa cara lain untuk mengurangi kesibukan kerja.
Step 3: Gunakan Alat yang Tepat
Sebagai pemilik bisnis kecil, Anda memiliki banyak tanggung jawab termasuk banyak tugas rutin. Tidak aneh bagi pemilik bisnis untuk mencoba menangani tugas tersebut menggunakan perangkat lunak yang bisa mereka gunakan.
Jika Anda belum menambahkan perangkat lunak apapun ke dalam proses kerja Anda dalam beberapa tahun, bisa jadi Anda tidak bekerja secara efisien. Banyak tugas rutin yang bisa ditanganin secara lebih efektif jika Anda menggunakan alat yang tepat. Dan alat yang baru telah dikembangkan setiap hari.
Jika Anda mendapati bahwa satu jenis tugas mengambil waktu Anda dalam jumlah banyak, lihatlah cara yang lebih efisien untuk mengerjakannya. Sebagai contoh, penggajian adalah satu jenis tugas yang mengambil banyak waktu selama bisnis Anda berkembang. Hal ini akan mengambil banyak waktu bahkan jika Anda hanya memiliki beberapa karyawan. Ada banyak cara untuk mempersingkat proses penggajian. Coba lihat panduan Tuts+ untuk tips bagaimana menangani proses penggajian agar lebih efisien:
Kekacauan juga bisa menjadi hal yang membuang waktu Anda dengan percuma sebagai pemilik bisnis kecil. Untungnya, banyak cara untuk membantu Anda dengan organisasi dan produktivitas. Untuk beberapa ide yang spesifik dalam meningkatkan produktivitas Anda menggunakan perangkat lunak Mac, ulasannya:
Untuk pemilik bisnis kecil dengan karyawan, merupakan hal penting bahwa karyawan Anda menggunakan alat yang benar juga.
Alat bukan satu-satunya cara untuk mengurangi waktu yang Anda habiskan untuk tugas rutin.
Langkah 4: Dapatkan Bantuan
Apakah ini terlihat seperti satu-satunya cara untuk menyelesaikan semuanya adalah dengan mengerjakannya sendiri? Banyak pemilik bisnis kecil yang membebani diri mereka dengan mencoba mengatasi semuanya. Itu adalah cara yang cepat menuju kesalahan.
Bahkan jika Anda belum siap untuk mempekerjakan beberapa karyawan, Anda tidak perlu melakukan semuanya sendiri. Mengurangi beberapa beban kerja Anda telah menghemat waktu Anda dan membuat Anda fokus terhadap inti bisnis Anda. Berikut tiga jenis tugas untuk mempertimbangkan pelimpahan:
- Satu-Waktu atau Tugas Sesekali. Bisnis Anda mungkin tidak terlalu besar untuk mempekerjakan karyawan untuk merancang halaman web Anda atau menulis pemasaran Anda, tapi itu bukan berarti Anda harus mengerjakannya sendiri. Jenis tugas ini sangat ideal untuk kontraktor mandiri. Envato Studio membuatnya mudah untuk mencari kualitas kontraktor di bidangnya seperti logo atau desain grafis, memprogram, menulis, dan banyak lagi. Temukan banyak ide menyimpan waktu untuk bekerja dengan perancang.
- Tugas yang Membutuhkan Ilmu Tertentu. Jika Anda menyadari bahwa Anda banyak melakukan penelitian karena Anda tidak tahu bagaimana menangani beberapa tugas bisnis, mungkin lebih baik Anda meminta bantuan seseorang yang sudah terlatih untuk hal itu. Sebagai contoh, perpajakan adalah hal yang membuat pemilik bisnis kecil menjadi lemah. Akuntan secara khusus terlatih tentang bagaimana menangani pajak bisnis.
- Tugas Administratif Rutin. Seorang asisten mampu membantu jika Anda menghabiskan banyak waktu untuk tugas rutin seperti memilah dan menjawab email, mempromosikan bisnis Anda lewat media sosial, atau memperbarui daftar kontak Anda. Kebanyakan asisten bekerja sebagai kontraktor mandiri. Anda bisa mempekerjakan mereka dengan ketentuan beberapa jam per minggu atau bulan. Atau, Anda bisa bekerja bersama mereka sesuai kebutuhan.
Untuk mengetahui kapankah harus mempekerjakan seseorang tanyakan pada diri Anda sendiri dengan pertanyaan berikut:
- Berapa lama tugas ini saya lakukan?
- Berapa banyak yang harus saya bayarkan agar seseorang mampu mengerjakan tugas untuk saya?
- Bisakah saya melakukan pekerjaan dengan cepat untuk tugas ini?
Pada awalnya, pilimpahan beberapa tugas terlihat terlalu mahal. Sebagai contoh, Anda mungkin berpikir Anda tidak mampu mempekerjakan seorang pengacara atau akuntan. Ingat, bahwa keahlian dan ilmu mereka membuat tugasmu lebih cepat menyelesaikan tugas mereka daripada yang Anda bisa. Dan juga, menggunakan ahli professional membuat Anda fokus kepada aktivitas yang lebih produktif.
Ini adalah langkah terakhir yang akan mengurangi kesibukan kerja (dan meningkatkan kesehatan Anda).
Langkah 5: Istirahat yang Cukup
Ini mungkin terlihat tidak masuk akal, tapi terkadang makin banyak Anda bekerja semakin sedikit tugas Anda yang terselesaikan. Ini sangatlah benar untuk pemilik bisnis kecil, yang mungkin terbebani dengan kesibukan dan kekhawatiran lainnya.
Sayangnya, orang yang lelah akan bekerja lebih lambat. Jika Anda bekerja dalam waktu yang lama dan tidur terlambat untuk dapat menyelesaikan hal lainnya, maka jangan. Anda sedang menyiksa diri Anda sendiri.
Menurut laporan dari Pusat Kontrol Penyakit, tidak mendapatkan cukup tidur adalah sebuah masalah kesehatan yang serius. Kurang tidur bisa menyebabkan masalah konsentrasi dan dalam beberapa kasus mampu menyebabkan penyakit. Kebanyakan orang dewasa membutuhkan tujuh hingga delapan jam untuk tidur, sehingga rencakan jadwal Anda sehingga bisa mendapatkan istirahat yang cukup. Jika Anda punya karyawan, pastikan bahwa mereka juga mendapat waktu yang cukup untuk istirahat.
Langkah Anda Selanjutnya: Kontrol Kesibukan Anda
Sebagai pemilik bisnis kecil, Anda mungkin merasa kewalahan dengan semua yang harus Anda lakukan. Tidak seharusnya seperti itu.
Untuk mengurangi kesibukan Anda, ingatlah lima langkah dari artikel ini:
- Lacak waktu Anda untuk mempelajari bagaimana Anda menghabiskannya.
- Rencanakan waktu Anda dengan memprioritaskan tugas yang penting.
- Gunakan alat yang tepat untuk bekerja lebih efisien
- Limpahkan tugas administratif, tugas satu-waktu, atau tugas yang membutuhkan keahlian
- Istirahatlah yang cukup
Untuk mempelajari lebih lanjut bagaimana meningkatkan produktivitas Anda, mulailah dari dasar, gali lebih dalam ke seri kami membangun sistem produktivitas Anda sendiri, atau periksa kategori produktivitas di Tuts+. Berikut beberapa panduan peningkatan produktivitas untuk pemilik bisnis kecil:
ProduktivitasCara Tetap Mengontrol Daftar Tugas Anda
ProduktivitasGaya Produktivitas Anda: Temukan dan Gunakan untuk Pekerjaan yang Lebih Baik
ProduktivitasBagaimana Melakukan Satu Hal pada Waktu - dan Berhenti Multitasking
Lakukan beberapa langkah permulaan untuk memulai dengan tugas Anda dan tim kerja dalam bisnis Anda. Limpahkan ketika membutuhkan, tingkatkan sistem Anda, alokasikan waktu dengan lebih baik, dan bentuk kembali fokus Anda. Carilah pengalaman yang bisa membuat bisnis kecil Anda bekerja lebih baik. Anda harus menggunakan waktu Anda digunakan sebaik mungkin, meskipun hanya ada waktu yang terbatas.
