Unlimited PowerPoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Email

Cara Mengatur Pembalas Email Otomatis Saat Libur (Tidak di Kantor) pada Gmail

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:
This post is part of a series called Your Ultimate Guide to the Best Gmail Tips and Tricks.
How to Quickly Start Using Gmail Offline (With Chrome)
How to Quickly Delete Your Gmail Account Permanently

Indonesian (Bahasa Indonesia) translation by Febri Ardian Sanjoyo (you can also view the original English article)

Mengambil waktu liburan itu penting jika Anda ingin tetap jeli dan fokus. Hal ini berlaku terutama bagi pemilik usaha kecil, yang mungkin memiliki banyak peran dalam bisnis mereka.

Sayangnya, email yang terhubung di dunia hari ini bisa membuatnya tampak seperti Anda selalu bekerja, bahkan ketika Anda mencoba untuk beristirahat. Anda mungkin membawa ponsel atau perangkat mobile Anda bersama Anda, bahkan saat liburan. Dimana perangkat mobile anda ada email. Dimana ada email, ada pekerjaan.

Terus-menerus memeriksa email bisnis Anda akan membuat tidak ada cara untuk mendapatkan istirahat yang tepat pada liburan Anda. Ada cara yang lebih baik. Atur pembalas otomatis Gmail saat libur. Pembalas otomatis Gmail mengirim email balasan ke luar kantor, Gmail membalas siapa pun yang mengirimi Anda email selama waktu yang ditentukan.

Gunakan balasan dari kantor dari Gmail untuk menetapkan harapan klien dan kolega. Gunakan untuk liburan, atau waktu Anda lainya yang jauh dari kantor. Ingat, mendapatkan pesan di luar kantor jauh lebih baik daripada tidak mendapat jawaban sama sekali.

Gmail Out of Office ReminderGmail Out of Office ReminderGmail Out of Office Reminder
Mengatur pembalas gmail waktu liburan

Tutorial ini memberikan petunjuk langkah demi langkah untuk menyiapkan respon saat liburan di Gmail. Ini juga memberi Anda beberapa tekhnik terbaik email liburan. Terakhir, saya akan menyinggung bagaimana Anda dapat mempermudah transisi Anda kembali ke dalam bekerja saat liburan Anda usai.

Cara Mengatur Respon Email Otomatis Menggunakan Gmail

Dalam screencast/rekaman di atas, pelajari bagaimana cara cepat menyiapkan penjawab otomatis di Gmail. Atau, baca terus petunjuk tertulis untuk membantu Anda menyiapkan pesan keluar kantor dari Gmail, tips Tekhnik terbaik untuk diikuti, dan banyak lagi:

1. Nyalakan Pesan Vacation Responder

Mari atur pesan penjawab liburan Anda di Gmail. Begini caranya melakukannya selangkah demi selangkah:

Langkah ke 1

Dari dalam Gmail, klik simbol Setelan/setting. Anda akan menemukannya di kanan atas pada layar email.

Gmail Vacation Responder - Settings ButttonGmail Vacation Responder - Settings ButttonGmail Vacation Responder - Settings Buttton
Tombol pengaturan.

Langkah ke 2

Dari menu drop down, klik pilihan pengaturan.

Gmail Vacation Responder - SettingsGmail Vacation Responder - SettingsGmail Vacation Responder - Settings
Pilih settings/pengaturan.

Langkah ke 3

Layar Pengaturan akan ditampilkan. Gulir ke bagian bawah layar Setelan untuk menemukan pilihan Penjawab kala libur.

Gmail Vacation Responder - ToggleGmail Vacation Responder - ToggleGmail Vacation Responder - Toggle
Pilih menu toggle on dan set tanggal hari pertama.

Setelan Utamanya adalah Vacation responder off Untuk mengubah pilihan itu, klik tombol toggle Vacation responder on.

Ketik tanggal kapan liburan Anda dimulai di kolom First day. Anda juga dapat mengeklik di tengah salah satu kolom tanggal untuk menampilkan kalender. Dari kalender, pilih tanggal.

Langkah ke 4

Kecuali jika Anda tidak tahu kapan Anda akan kembali, saya sarankan juga mengisi kolom Hari Terakhir. Kolom Hari Terakhir menentukan hari terakhir pesan penjawab liburan Gmail Anda akan dikirim. Untuk mengisi kolom, klik kotak centang untuk mengaktifkan kolom Hari Terakhir. Berikutnya, ketik tanggal atau gunakan kalender untuk memasukkan tanggal.

Beberapa pakar email menyarankan untuk menambahkan beberapa hari ekstra ke tanggal kembali Anda. Jeda ini bisa memberi Anda kesempatan ekstra untuk mengejar ketertinggalan sebelum orang mencoba menghubungi Anda. Taktik ini bisa menjadi bumerang jika seseorang mengetahui tanggal kembali anda sebenarnya. Jadi, hati-hati dengan itu.

Gmail Vacation Responder - Last DayGmail Vacation Responder - Last DayGmail Vacation Responder - Last Day
Tambah tanggal hari terakhir.

Langkah ke 5

Sekarang saatnya membuat pesan diluar kantor sebenarnya. Mulailah dengan memberi pesan Anda pada sebuah baris subjek.

Ingat, baris subjek adalah salah satu bagian terpenting dari sebuah email.  Beberapa penerima tidak akan membaca melewati baris subjek. Jadi, Anda ingin menyampaikan sebanyak mungkin informasi di sini sebisa anda. Saya mengetik "Akses Email Terbatas sampai 8/18" di sini karena memberi tahu penerima apa yang perlu mereka ketahui.

Gmail Vacation Responder - SubjectGmail Vacation Responder - SubjectGmail Vacation Responder - Subject
Isi baris subjek email Anda.

Langkah ke 6

Karena Anda tidak dapat memprediksi siapa yang menerima pesan penjawab libur Anda, Anda tidak dapat menanggapi balasan liburan Anda kepada individu atau kelompok. ini baik juga, ketikkan isi email Anda

Berikutnya, ketikkan isi email tersebut. Sebaiknya sertakan kontak alternatif jika ada masalah mendesak yang perlu ditangani dengan cepat. Jika Anda memiliki beberapa proyek, Anda bisa memberi nama kontak yang berbeda untuk setiap proyek. Biarkan kontak cadangan Anda tahu bahwa mereka mungkin menerima pesan tambahan saat Anda pergi.

Gmail Vacation Responder - Message BodyGmail Vacation Responder - Message BodyGmail Vacation Responder - Message Body
Tuliskan isi pesan email Anda.

Jika Anda menggunakan template tanda tangan Gmail, tanda tangan Gmail Anda akan diterapkan ke email responder liburan Anda. Untuk informasi lebih lanjut tentang template tanda tangan lihat:

Langkah ke 7

Terakhir, Anda akan melihat kotak centang di bagian bawah yang memungkinkan Anda membatasi email tanggapan otomatis ke orang-orang di daftar kontak Anda. Saya merekomendasikan memilih opsi ini. Anda tidak ingin balasan liburan Anda masuk ke buletin email langganan Anda atau ke email sampah yang Anda terima.

Gmail Vacation Responder - Limit Auto ResponseGmail Vacation Responder - Limit Auto ResponseGmail Vacation Responder - Limit Auto Response
Pilih opsi untuk membatasi respon otomatis.

Setelah puas dengan pesan di luar kantor pada Gmail Anda, Klik Save Changes.

Perhatikan bahwa Gmail hanya mengirim pesan penjawab liburan kepada penerima setiap empat hari sekali. Jika penerima mengabaikan balasan liburan Anda dan mengirimkan lebih dari satu email dalam satu hari, mereka tidak akan menerima pesan di luar kantor pada Gmail Anda berulang kali.

2. Uji Pesan Vacation Responder

Ketika penjawab otomatis Gmail Anda telah tersetting, Anda mungkin ingin agar teman membantu Anda menguji fitur ini. Untuk menguji pesan Anda, mintalah teman Anda untuk mengirimi Anda email pada hari pertama Anda berada di luar.

Jika vacation responder bekerja, teman Anda harus menerima pesan dari kantor Anda. Jika mereka tidak menerima pesan liburan, ulangi langkah-langkah di atas sampai email penjawab liburan/vacation responder dipasang dengan benar.

3. Matikan Pesan Penjawab Liburan

Jika Anda tidak memasukkan hari terakhir untuk email penjawab liburan Anda sampai akhir, matikan email tanggapan otomatis secara manual setelah kembali dari liburan. Kembali ke layar Setting/Pengaturan dan gulir ke bawah. klik tombol toggle Vacation responder off.

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang Gmail, tinjau beberapa tutorial kami yang lain, termasuk:

Tekhnik Terbaik Penjawab Liburan/Vacation Responder

Seperti email lain yang Anda kirim, Vacation Responder pada Gmail Anda mewakili bisnis kecil Anda. Anda ingin terlihat profesional dan menyampaikan citra positif.

Meskipun tutorial ini berlaku khusus untuk Gmail, Anda dapat menggunakan banyak tekhnik terbaik ini dengan sistem email lainnya.

Berikut adalah beberapa tekhnik terbaik yang harus diikuti untuk memastikan bahwa pesan Gmail di luar kantor Anda meninggalkan kesan yang benar:

  • Humor. Anda mungkin tergoda untuk membuat pesan di luar kantor seperti surat keluar kantor yang tercantum dalam artikel HubSpot ini oleh Lindsey Kolowich. Kecuali Anda sangat yakin bahwa jenis respons ini akan diterima dengan baik oleh klien dan kolega Anda, jangan tinggalkan email liburan yang lucu. Ini terlalu mudah bagi humor untuk menjadi bumerang.
  • Apa yang harus disertakan. Pesan tanggapan otomatis Anda harus mencakup informasi berikut: tanggal Anda akan pergi, kapan Anda akan kembali, dan apa yang dapat dilakukan pembaca dalam keadaan darurat. Ini juga merupakan ide bagus untuk menyertakan perkiraan kasar saat mereka dapat mengharapkan tanggapan.
  • Format. Gunakan format email yang benar di email tanggapan otomatis Anda. Untuk mempelajari lebih lanjut tentang format email yang tepat, tinjau ulang Tutorial Tuts + kami, Cara Menguasai Format Email Bisnis yang Tepat - dan Hindari Bencana Profesional. Karena Anda tidak dapat memprediksi siapa yang menerima pesan penanggap liburan Anda, Anda tidak dapat mengatasinya secara individu atau kelompok.
  • Template. Jika Anda memiliki template tanda tangan yang disiapkan untuk email Anda, menggunakannya di sini adalah bagian penting dari branding Anda. Hal ini berlaku terutama jika Anda adalah pemilik usaha kecil atau freelancer.
  • Kontak cadangan. Sebaiknya arahkan penerima email ke orang lain yang bisa menjawab pertanyaan. Pilih seseorang sebagai cadangan yang akrab dengan proyek Anda seperti kolega atau asisten virtual (VA). Jangan lupa untuk meminta orang cadangan Anda jika mereka dapat menangani panggilan Anda saat Anda pergi.
  • Sistem lainnya. Setelah Anda menyelesaikan penjawab liburan di Gmail Anda, jangan lupa catat ketidakhadiran Anda di alat lain seperti di Kalender Anda atau dalam alat perencanaan proyek di mana Anda terdaftar sebagai sumber daya. Langkah ini akan mencegah orang menjadwalkan pertemuan Anda selama Anda pergi.
  • Menahan godaan. Saat Anda sedang berlibur, Anda mungkin tergoda untuk masuk ke email Anda dari jarak jauh dan menjawab beberapa pesan. Jangan lakukan itu. Jika kontak Anda menyadari bahwa Anda menjawab pesan mereka akan asumsikan Anda tersedia. Orang lain tidak akan menghormati waktu Anda untuk bekerja jika Anda tidak menghargainya sendiri.

Setelah Anda menyiapkan email tanggapan otomatis, Anda siap untuk menikmati liburan Anda. Tapi, seperti semua hal yang baik, liburan Anda harus segera berakhir.

Berikut adalah beberapa ide untuk membantu Anda kembali bekerja dengan mudah.

Daftar List yang Berguna saat Liburan Berakhir

Dengan email liburan yang telah disiapkan untuk memberi tahu kontak Anda bahwa Anda tidak tersedia, Anda dapat bersantai dan menikmati liburan Anda.

Setelah liburan berakhir, Anda ingin memastikan bahwa Anda kembali bekerja dengan segar dan siap untuk pergi. Sayangnya, beberapa hari pertama kembali bisa menjadi tidak mulus kecuali Anda punya rencana.

Berikut adalah daftar periksa untuk membantu Anda mempermudah bekerja setelah berada di luar kantor:

  1. Nonaktifkan pesan di luar kantor pada Gmail. Tidak ada yang lebih menjengkelkan daripada terus menerima email liburan lama setelah orang tersebut kembali. Jika memungkinkan, ini harus menjadi salah satu hal pertama yang Anda lakukan saat kembali ke kantor.
  2. Pindai pesan Anda sebelum merespons. Tinjauan singkat tentang pesan memungkinkan Anda mengetahui apa yang diharapkan. Hal ini juga dapat mengurangi beban kerja Anda jika Anda menemukan bahwa pengirim telah menjawab pertanyaan mereka sendiri.
  3. Prioritaskan kembali pesan dan tugas Anda. Jangan mencoba melakukan semuanya pada hari pertama Anda kembali. Catat keadaan darurat yang sebenarnya atau pesan sampah yang nyata. Setelah Anda mengatasi keadaan darurat dan menghapus pesan sampah, jawab pesan lain sesuai urutan penerimaannya.
  4. Periksa kalender Anda untuk pertemuan yang akan datang. Jadwalkan waktu untuk mempersiapkan pertemuan yang sudah terjadwal. Anda mungkin tergoda untuk fokus hanya membersihkan kotak masuk saat Anda kembali bekerja, tapi ini bisa membuat Anda tidak siap menghadapi aspek lain dari pekerjaan Anda.
  5. Jangan panik. Mungkin butuh beberapa hari untuk mengejar ketinggalan. Itu normal. Jika Anda menangani pertanyaan darurat terlebih dahulu, sebagian besar klien dan kolega Anda akan mengerti jika mereka harus menunggu satu atau dua hari agar Anda dapat kembali kepada mereka.
  6. Tinggalkan pekerjaan tepat waktu. Terlalu sering kita kembali dari liburan dan membatalkan semua keuntungan dari istirahat yang baik dengan berlebihan di minggu pertama kembali. Tidak peduli bagaimana tumpukan beban pekerjaan Anda, biarkan bekerja pada jam yang wajar dan cobalah untuk tidak stres dengan kotak masuk email Anda.

Meskipun tutorial ini ditulis khusus untuk pengguna Gmail, banyak poin pada daftar periksa ini juga dapat digunakan oleh mereka yang menggunakan sistem email lainnya.

Apakah menyiapkan Vacation Responder pada Gmail berguna untuk Anda?

Dengan Vacation Responder pada Gmail, Anda tidak perlu "terhubung" sepanjang waktu. Bisnis Anda akan bertahan, waktu Anda jauh dari pekerjaan. Dengan menyiapkan email tanggapan otomatis dengan benar di Gmail, Anda dapat memastikan liburan Anda benar-benar istirahat dari pekerjaan dan membiarkan klien dan kolega Anda mengetahui apa yang diharapkan saat Anda pergi.

Ingatlah bahwa email Anda, termasuk pesan di luar kantor pada Gmail Anda, adalah bagian dari branding Anda. Anda akan ingin mengikuti cara terbaik merespon selama liburan sehingga pesan Anda menjadi seperti se profesional mungkin.

Begitu Anda kembali bekerja, ada beberapa langkah yang dapat Anda lakukan untuk membuat transisi dari liburan menjadi lebih mudah. Mulailah dengan mematikan pesan di luar kanto pada Gmail Anda dan memprioritaskan pesan untuk meresponnya.

Apakah Anda menjawab email selama Anda berada di luar kantor? Kenapa, atau mengapa tidak?

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.