Students Save 30%! Learn & create with unlimited courses & creative assets Students Save 30%! Save Now
Advertisement
  1. Business
  2. Gmail
Business

Bagaimana Menggunakan Shortcut Keyboard Gmail Untuk Menghemat Waktu

by
Difficulty:IntermediateLength:LongLanguages:
This post is part of a series called How to Use Gmail (Ultimate Beginner Guide).
14 Killer Gmail Features to Make Use of Now
How to Work With Gmail Passwords Safely & Not Get Hacked

Indonesian (Bahasa Indonesia) translation by Yosef Andreas (you can also view the original English article)

Berapa banyak waktu yang kamu habiskan untuk email setiap minggunya? Jika kamu seperti kebanyakan dari kami, jawabannya adalah...berjam-jam. Angkanya bervariasi tentang berapa tepatnya waktu yang digunakan pekerja rata-rata untuk email, namun satu hal yang pasti. Waktu yang dihabiskan untuk email bukanlah waktu yang dimaksudkan untuk tugas lainnya.

Dalam satu studi, peserta memperkirakan bahwa mereka menghabiskan lebih dari enam jam sehari untuk email pribadi dan kerja. Berdasarkan studi tersebut, yang diterbitkan oleh Reuters pada Agustus 2015, beberapa peserta mulai mengecek email mereka bahkan sebelum mereka tidur. Itu merupakan waktu yang banyak jika dihabiskan untuk email.

Bagaimana jika kamu dapat mengambil beberapa jam yang kamu habiskan pada email? Apakah ada sebuah cara untuk menghabiskan waktu lebih sedikit untuk email? Ya, ada.

Satu alasan mengapa begitu banyak waktu yang dihabiskan untuk email karena banyak dari kita tidak belajar menggunakan fitur sistem email yang dapat menghemat waktu. Gmail, sebagai contoh, memiliki banyak shortcut bawaan yang dapat membuat penggunaan email lebih mudah dan menghemat banyak waktu.

Save time with Gmail keyboard shortcuts
Shortcut keyboard Gmail untuk menghemat waktu dan meningkatkan alur kerja. (sumber grafis)

Dalam tutorial ini, kamu akan belajar bagaimana mengaktifkan shortcut Gmail dan menggunakannya untuk menghemat waktu. Saya juga akan membagikan beberapa shortcut yang spesifik untuk komputer desktop.

1. Apa Yang Perlu Kamu Ketahui Tentang Shortcut Keyboard Gmail

Kamu mungkin bertanya-tanya, apakah itu layak? Apakah shortcut keyboard benar-benar menghemat waktu?

Jika kamu banyak menghabiskan waktu pada email seperti pelaku bisnis kecil, waktu yang dihemat bisa menjadi signifikan.

Berdasarkan statistik terbaru yang disusun oleh DMR, rata-rata pekerja kantoran menerima 121 email per hari. Jadi mari gunakan angka tersebut sebagai contoh. Jika kamu menerima email sebanyak itu dalam sehari, hanya satu menit yang dihemat dalam memproses tiap email dapat berarti 2 jam yang dapat dihemat tiap hari atau dua belas jam waktu yang dapat dihemat dalam seminggu. Untuk seorang pemilik bisnis kecil dengan banyak tanggung jawab, menghemat beberapa jam sehari dapat berarti lebih banyak waktu yang dapat digunakan untuk pekerjaan yang menghasilkan.

Sebagai contoh, mari katakan kamu ingin melakukan tiga hal ini pada email yang diterima:

  1. Kamu ingin membalas ke setiap orang yang menerima pesan.
  2. Kamu ingin menandai pesan dengan sebuah bintang.
  3. Kamu ingin memindahkan pesan ke label (folder) project.

Jika kamu melakukan tugas-tugas ini tanpa shortcut, kamu harus melakukan hal-hal di bawah:

  • Tugas 1 - Memindahkan kursor ke tombol panah di samping icon send dan mengkliknya untuk menampilkan menu drop-down. Dari menu drop-down, pilih option Reply to All. Ketikkan isi pesan. Klik tombol Send di bagian bawah pesan.
  • Tugas 2 - Pindahkan kursor ke icon More dan klik untuk menampilkan menu drop-down. Dari menu drop-down, pilih option Add Star.
  • Tugas 3 - Pindahkan kursor ke icon folder (label) dan klik untuk menampilkan kotak dialog Move To. Ketikkan nama label dimana kamu ingin memindahkan pesan atau pilih label dari daftar drop-down.

Secara kontras, kamu dapat melakukan tugas yang sama lebih cepat dengan menggunakan shortcut keyboard di bawah ini:

  1. Ketik a untuk membuka sebuah pesan untuk mengirim ke seluruh penerima. Ketikkan isi pesan. Ketikkan Tab + Enter untuk mengirim pesan.
  2. Ketik s untuk menambahkan bintang pada pesan.
  3. Ketik v untuk memindahkan percakapan ke label yang berbeda.

Agar shortcut keyboard dapat benar-benar menghemat waktu kamu perlu untuk menghapalnya. Ini mungkin kelihatan seperti tugas yang menyeramkan ketika kamu menyadari ada banyak shortcut Gmail.

Jangan panik. Kamu tidak perul mengetahui setiap shortcut Gmail yang ada untuk menghemat waktu. Cukup fokuskan mempelajari shortcut untuk kegiatan yang sering kamu lakukan dan kamu tetap menghemat banyak waktu.

Untuk shortcut yang tidak sering digunakan, cetak sebuah print out shortcut tersebut dan letakkan dekat komputer untuk acuan.

Berikutnya, mari kita lihat bagaimana cara mengaktifkan shortcut Gmail.

2. Mengaktifkan Shotcut Gmail

Sebelum kita melihat bagaimana cara mengaktifkan shortcut Gmail, ada beberapa shortcut Gmail yang selalu aktif. Berikut adalah daftar singkat shortcut tersebut untuk memulai:

Ketika Kamu Ingin...

Lakukan Ini...

Bergerak mundur dan maju sepanjang daftar

Gunakan tombol panah Atas dan Bawah

Memilih informasi

Gunakan tombol Enter

Mengkopi penerima ke sebuah email

Tekan Ctrl + Shift + c dari layar New Message

Menambahkan Bcc ke sebuah email

Tekan Ctrl + Shift + b dari layar New Message

Mengganti alamat dikirim dari (jika kamu mengatur beberapa alamat)

Tekan Ctrl + Shift + f

Memindahkan kursor ke jendela utama

Tekan Shift + Esc

Kebanyakan shortcut lainnya tidak akan berfungsi kecuali kamu mengaktifkannya. Dalam langkah - langkah di bawah ini kamu akan belajar bagaimana cara mengaktifkan shortcut Gmail.

Langkah 1 - Buka Layar Settings

Klik icon Settings di bagian pojok kanan atas pada layar utama Gmail Sebuah menu drop-down tampil.

Open Gmail Settings
Klik icon Gmail Settings.

Klik option Settings dalam menu drop-down untuk menampilkan layar Settings.

Enter the Settings screen
Buka layar Settings

Langkah 2 – Bagaimana Mengaktifkan Shortcut

Pilihan Keyboard Shortcuts berada di tengah layar, jadi scroll ke bawah hingga kamu dapat melihatnya. Pilihan default sistem untuk shortcut adalah dimatikan.

The Gmail Default is Keyboard shortcuts off
Default Gmail adalah Keyboard shortcuts off.

Pilih tombol untuk optino Keyboard shortcuts on.

Toggle the Keyboard shortcuts on
Nyalakan keyboard shortcuts.

Jangan lupa untuk scroll ke bawah layar Settings dan klik tombol Save Changes.

Save Changes to apply
Klik Save Changes untuk menerapkannya.

Shortcut Gmail kamu sekarang aktif.

3. Bagaimana Menggunakan Shortcut Gmail Pada Sebuah Komputer Desktop

Untuk mendapatkan hasil yang maksimal dari shortcut Gmail, kamu perlu mengerti bagaimana menggunakannya. Berikut adalah tiga tipe shortcut yang dapat menghemat waktumu:

  1. Penyusunan. Shortcut ini membantumu membuat dan mengirim pesan.
  2. Pengelolaan Inbox. Shortcut ini membantumu mengatur inbox.
  3. Navigasi. Shortcut ini membantumu melakukan navigasi melalui sistem Gmail.

Mari kita lihat tiap jenis shortcut secara terpisah. Di bawah saya telah membuat tabel shortcut terpisah untuk tiap jenis.

Untuk menggunakan tabel ini, lakukan tindakan yang disebutkan dalam kolom Lakukan Ini. Kolom Perlu Aktivasi? mengindikasikan bahwa pilihan Keyboard Shortcuts harus dinyalakan untuk menggunakan shortcut itu.

Beberapa shortcut memerlukan Tampilan Percakapan Gmail untuk dinyalakan sebelum kamu menggunakan shortcut itu. Untuk mempelajari bagaimana menyalakan Tampilan Percakapan, lihat tutorial ini:

Catatan: jika kamu menggunakan sebuah popup blocker dalam browser web, matikan terlebih dahulu sebelum menggunakan shortcut Gmail.

Marilah kita lihat beragam shortcut keyboard Gmail. Demi kenyamananmu, saya telah membuat daftar tiap jenis shortcut dalam format tabel untuk kamu gunakan sebagai cheatsheet shortcut Gmail.

Langkah 1 - Bagaimana Menggunakan Shortcut Penyusunan

Gunakan shortcut penyusunan untuk menyusun sebuah pesan baru atau untuk membalas atau mem-forward pesan yang ada. Tabel berikut memuat daftar shortcut yang dapat menghemat waktu ketika kamu menyusun sebuah pesan.

Ketika Kamu Ingin...

Lakukan Ini...

Perlu Aktivasi?

Membuka sebuah jendela pesan baru di atas layar Gmail utama

Ketik c dari layar utama Gmail

Ya

Membuka sebuah jendela pesan baru

Ketik Shift + c dari layar utama Gmail

Ya

Membuka sebuah jendela pesan baru dalam tab baru browser

Ketik d dari layar utama Gmail

Ya

Membuka sebuah tempat untuk membalas pesan terkini di bagian bawah pesan

Ketik r saat dalam tampilan Percakapan

Ya

Membuka sebuah pesan baru di atas pesan terkini

Ketik Shift + r saat dalam tampilan Percakapan

Ya

Membuka sebuah tempat baru untuk membalas ke semua penerima pesan terkini di bagian bawah pesan

Ketik a saat dalam tampilan Percakapan

Ya

Membuka sebuah jendela balas baru untuk membalas ke semua penerima pesan terkini di atas pesan tersebut

Ketik Shift + a saat dalam tampilan Percakapan

Ya

Meneruskan pesan terkini

Ketik f saat dalam tampilan Percakapan

Ya

Meneruskan pesan terkini dari sebuah jendela baru

Ketik Shift + f saat dalam tampilan Percakapan

Ya

Menyimpan pesan yang sedang kamu susun sebagai rancangan dalam komputer

Ketik Ctrl + s dari dalam pesan yang kamu buat

Ya

Mengirim pesan yang kamu susun

Tekan Tab + Enter

Ya

Langkah 2 – Bagaimana Menggunakan Shortcut Pengelolaan Inbox

Gunakan shortcut pengelolaan inbox untuk menyusun pesan-pesanmu. Tabel shortcut berikut memuat daftar untuk membantumu mengelola inbox.

Ketika Kamu Ingin...

Lakukan Ini...

Perlu Aktivasi?

Mengarsip percakapan

Ketik e

Ya

Memasang bintang pada percakapan

Ketik s

Ya

Menunjukkan bahwa sebuah percakapan dalam inbox Prioritas sebagai kategori penting

Ketik + dari Tampilan Percakapan

Ya

Memilih sebuah percakapan

Ketik x

Ya

Menunjukkan bahwa sebuah percakapan dalam inbox Prioritas sebagai kategori tidak penting

Ketik - dari Tampilan Percakapan

Ya

Memindahkan sebuah percakapan ke dalam folder Trash

Ketik #

Ya

Membuka sebuah pesan

Ketik o dari layar Gmail utama dengan sebuah pesan yang dipilih

Ya

Mengirimkan pesan-pesan dalam sebuah percakapan langsung ke arsip kecuali dialamatkan ke kamu

Ketik m

Ya

Membuka menu Labels

Ketik l
dari layar Gmail utama dengan sebuah pesan yang dipilih

Ya

Memindahkan sebuah percakapan ke label yang berbeda atau ke Trash

Ketik v dari layar Gmail utama dengan sebuah pesan yang dipilih

Ya

Menandai sebuah pesan sebagai telah dibaca

Tekan Shift + i dari layar Gmail utama dengan sebuah pesan yang dipilih

Ya

Menandaik sebuah pesan sebagai belum dibaca

Tekan Shift + u
dari layar Gmail utama dengan sebuah pesan yang dipilih

Ya

Mengarsip pembicaraan terkini dan pindah ke sebelumnya

Ketik { dari dalam pesan

Ya

Mengarsip pembicaraan terkini dan pindah ke berikutnya

Ketik } dari dalam pesan

Ya

Melaporkan sebuah pesan sebagai spam

Ketik !

Ya

Mengarsip pembicaraan dan maju ke berikutnya

Ketik y + o

Ya

Memilih seluruh surat dalam label terkini

Ketik * + a dari jendela utama Gmail

Ya

Membatalkan memilih seluruh surat

Ketik * + n dari jendela utama Gmail

Ya

Memilih seluruh surat yang telah dibaca

Ketik * + r dari jendela utama Gmail

Ya

Memilih seluruh surat yang belum dibaca

Ketik * + u dari jendela utama Gmail

Ya

Memilih seluruh surat yang ditandai bintang

Ketik * + s dari jendela utama Gmail

Ya

Memilih seluruh surat yang tidak ditandai bintang

Ketik * + t dari jendela utama Gmail

Ya

Langkah 3 - Bagaimana Menggunakan Shortcut Navigasi

Gunakan shortcut navigasi untuk berpindah dengan cepat ke berbagai variasi sistem Gmail. Tabel berikut berisi daftar shortcut navigasi.

Ketika Kamu Ingin...

Lakukan Ini...

Perlu Aktivasi?

Pergi ke kotak pencarian

Ketik l

Ya

Pindah ke daftar pesan

Ketik k

Ya

Pindah ke pembicaraan sebelumnya

Ketik j

Ya

Pergi ke seksi inbox selanjutnya

Ketik ` dari jendela utama Gmail

Ya

Pergi ke seksi inbox sebelumnya

Ketik ~ dari jendela utama Gmail

Ya

Kembali ke inbox atau daftar pembicaraan

Ketik u dari dalam sebuah pesan

Ya

Memindahkan kursor ke kotak Chat Search

Ketik q

Ya

Melihat menu drop-down More Actions

Ketik .

Ya

Pindah ke icon pertama dalam toolbar Gmail

Ketik ,

Ya

Menuju ke layar All Mail

Ketik g + a

Ya

Pergi ke daftar pembicaraan yang ditandai dengan bintang

Ketik g + s

Ya

Menuju daftar kontak

Ketik g + c

Ya

Pergi ke daftar rancangan

Ketik g + d

Ya

Pergi ke kotak pencarian label

Ketik g + l

Ya

Pergi ke inbox

Ketik g + i

Ya

Pergi ke layar Sent Mail

Ketik g + t

Ya


Ada beberapa shortcut yang tidak cocok ke dalam kategori mana pun. Berikut salah satu contoh: kamu dapat menekan Esc untuk menghilangkan kursor dari field terkini.

Kesimpulan

Email tidak harus menjadi sebuah pemboros waktu yang besar untuk pemilik bisnis kecil. Kamu dapat mengurangi jumlah waktu yang dihabiskan pada Gmail dengan mempelajari shortcut keyboard dan mengerti kapan menggunakannya.

Untuk mempelajari lebih banyak tentang bagaimana menggunakan email secara umum dan Gmail secara khusus, pelajari tutorial-tutorial ini:

Semoga beruntung dalam memanfaatkan shortcut Gmail ini! Kamu bebas untuk membagikan tips pribadi penghemat waktu Gmail pada komentar di bawah.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.