() translation by (you can also view the original English article)
Berapa banyak waktu yang kamu habiskan untuk email setiap minggunya? Jika kamu seperti kebanyakan dari kami, jawabannya adalah...berjam-jam. Angkanya bervariasi tentang berapa tepatnya waktu yang digunakan pekerja rata-rata untuk email, namun satu hal yang pasti. Waktu yang dihabiskan untuk email bukanlah waktu yang dimaksudkan untuk tugas lainnya.
Dalam satu studi, peserta memperkirakan bahwa mereka menghabiskan lebih dari enam jam sehari untuk email pribadi dan kerja. Berdasarkan studi tersebut, yang diterbitkan oleh Reuters pada Agustus 2015, beberapa peserta mulai mengecek email mereka bahkan sebelum mereka tidur. Itu merupakan waktu yang banyak jika dihabiskan untuk email.
Bagaimana jika kamu dapat mengambil beberapa jam yang kamu habiskan pada email? Apakah ada sebuah cara untuk menghabiskan waktu lebih sedikit untuk email? Ya, ada.
Satu alasan mengapa begitu banyak waktu yang dihabiskan untuk email karena banyak dari kita tidak belajar menggunakan fitur sistem email yang dapat menghemat waktu. Gmail, sebagai contoh, memiliki banyak shortcut bawaan yang dapat membuat penggunaan email lebih mudah dan menghemat banyak waktu.
Dalam tutorial ini, kamu akan belajar bagaimana mengaktifkan shortcut Gmail dan menggunakannya untuk menghemat waktu. Saya juga akan membagikan beberapa shortcut yang spesifik untuk komputer desktop.
1. Apa Yang Perlu Kamu Ketahui Tentang Shortcut Keyboard Gmail
Kamu mungkin bertanya-tanya, apakah itu layak? Apakah shortcut keyboard benar-benar menghemat waktu?
Jika kamu banyak menghabiskan waktu pada email seperti pelaku bisnis kecil, waktu yang dihemat bisa menjadi signifikan.
Berdasarkan statistik terbaru yang disusun oleh DMR, rata-rata pekerja kantoran menerima 121 email per hari. Jadi mari gunakan angka tersebut sebagai contoh. Jika kamu menerima email sebanyak itu dalam sehari, hanya satu menit yang dihemat dalam memproses tiap email dapat berarti 2 jam yang dapat dihemat tiap hari atau dua belas jam waktu yang dapat dihemat dalam seminggu. Untuk seorang pemilik bisnis kecil dengan banyak tanggung jawab, menghemat beberapa jam sehari dapat berarti lebih banyak waktu yang dapat digunakan untuk pekerjaan yang menghasilkan.
Sebagai contoh, mari katakan kamu ingin melakukan tiga hal ini pada email yang diterima:
- Kamu ingin membalas ke setiap orang yang menerima pesan.
- Kamu ingin menandai pesan dengan sebuah bintang.
- Kamu ingin memindahkan pesan ke label (folder) project.
Jika kamu melakukan tugas-tugas ini tanpa shortcut, kamu harus melakukan hal-hal di bawah:
- Tugas 1 - Memindahkan kursor ke tombol panah di samping icon send dan mengkliknya untuk menampilkan menu drop-down. Dari menu drop-down, pilih option Reply to All. Ketikkan isi pesan. Klik tombol Send di bagian bawah pesan.
- Tugas 2 - Pindahkan kursor ke icon More dan klik untuk menampilkan menu drop-down. Dari menu drop-down, pilih option Add Star.
- Tugas 3 - Pindahkan kursor ke icon folder (label) dan klik untuk menampilkan kotak dialog Move To. Ketikkan nama label dimana kamu ingin memindahkan pesan atau pilih label dari daftar drop-down.
Secara kontras, kamu dapat melakukan tugas yang sama lebih cepat dengan menggunakan shortcut keyboard di bawah ini:
- Ketik a untuk membuka sebuah pesan untuk mengirim ke seluruh penerima. Ketikkan isi pesan. Ketikkan Tab + Enter untuk mengirim pesan.
- Ketik s untuk menambahkan bintang pada pesan.
- Ketik v untuk memindahkan percakapan ke label yang berbeda.
Agar shortcut keyboard dapat benar-benar menghemat waktu kamu perlu untuk menghapalnya. Ini mungkin kelihatan seperti tugas yang menyeramkan ketika kamu menyadari ada banyak shortcut Gmail.
Jangan panik. Kamu tidak perul mengetahui setiap shortcut Gmail yang ada untuk menghemat waktu. Cukup fokuskan mempelajari shortcut untuk kegiatan yang sering kamu lakukan dan kamu tetap menghemat banyak waktu.
Untuk shortcut yang tidak sering digunakan, cetak sebuah print out shortcut tersebut dan letakkan dekat komputer untuk acuan.
Berikutnya, mari kita lihat bagaimana cara mengaktifkan shortcut Gmail.
2. Mengaktifkan Shotcut Gmail
Sebelum kita melihat bagaimana cara mengaktifkan shortcut Gmail, ada beberapa shortcut Gmail yang selalu aktif. Berikut adalah daftar singkat shortcut tersebut untuk memulai:
| Ketika Kamu Ingin... | Lakukan Ini... |
| Bergerak mundur dan maju sepanjang daftar | Gunakan tombol panah Atas dan Bawah |
| Memilih informasi | Gunakan tombol Enter |
| Mengkopi penerima ke sebuah email | Tekan Ctrl + Shift + c dari layar New Message |
| Menambahkan Bcc ke sebuah email | Tekan Ctrl + Shift + b dari layar New Message |
| Mengganti alamat dikirim dari (jika kamu mengatur beberapa alamat) | Tekan Ctrl + Shift + f |
| Memindahkan kursor ke jendela utama | Tekan Shift + Esc |
Kebanyakan shortcut lainnya tidak akan berfungsi kecuali kamu mengaktifkannya. Dalam langkah - langkah di bawah ini kamu akan belajar bagaimana cara mengaktifkan shortcut Gmail.
Langkah 1 - Buka Layar Settings
Klik icon Settings di bagian pojok kanan atas pada layar utama Gmail Sebuah menu drop-down tampil.
.jpg)
.jpg)
.jpg)
Klik option Settings dalam menu drop-down untuk menampilkan layar Settings.
.jpg)
.jpg)
.jpg)
Langkah 2 – Bagaimana Mengaktifkan Shortcut
Pilihan Keyboard Shortcuts berada di tengah layar, jadi scroll ke bawah hingga kamu dapat melihatnya. Pilihan default sistem untuk shortcut adalah dimatikan.
.jpg)
.jpg)
.jpg)
Pilih tombol untuk optino Keyboard shortcuts on.
.jpg)
.jpg)
.jpg)
Jangan lupa untuk scroll ke bawah layar Settings dan klik tombol Save Changes.
.jpg)
.jpg)
.jpg)
Shortcut Gmail kamu sekarang aktif.
3. Bagaimana Menggunakan Shortcut Gmail Pada Sebuah Komputer Desktop
Untuk mendapatkan hasil yang maksimal dari shortcut Gmail, kamu perlu mengerti bagaimana menggunakannya. Berikut adalah tiga tipe shortcut yang dapat menghemat waktumu:
- Penyusunan. Shortcut ini membantumu membuat dan mengirim pesan.
- Pengelolaan Inbox. Shortcut ini membantumu mengatur inbox.
- Navigasi. Shortcut ini membantumu melakukan navigasi melalui sistem Gmail.
Mari kita lihat tiap jenis shortcut secara terpisah. Di bawah saya telah membuat tabel shortcut terpisah untuk tiap jenis.
Untuk menggunakan tabel ini, lakukan tindakan yang disebutkan dalam kolom Lakukan Ini. Kolom Perlu Aktivasi? mengindikasikan bahwa pilihan Keyboard Shortcuts harus dinyalakan untuk menggunakan shortcut itu.
Beberapa shortcut memerlukan Tampilan Percakapan Gmail untuk dinyalakan sebelum kamu menggunakan shortcut itu. Untuk mempelajari bagaimana menyalakan Tampilan Percakapan, lihat tutorial ini:
Catatan: jika kamu menggunakan sebuah popup blocker dalam browser web, matikan terlebih dahulu sebelum menggunakan shortcut Gmail.
Marilah kita lihat beragam shortcut keyboard Gmail. Demi kenyamananmu, saya telah membuat daftar tiap jenis shortcut dalam format tabel untuk kamu gunakan sebagai cheatsheet shortcut Gmail.
Langkah 1 - Bagaimana Menggunakan Shortcut Penyusunan
Gunakan shortcut penyusunan untuk menyusun sebuah pesan baru atau untuk membalas atau mem-forward pesan yang ada. Tabel berikut memuat daftar shortcut yang dapat menghemat waktu ketika kamu menyusun sebuah pesan.
| Ketika Kamu Ingin... | Lakukan Ini... | Perlu Aktivasi? |
| Membuka sebuah jendela pesan baru di atas layar Gmail utama | Ketik c dari layar utama Gmail | Ya |
| Membuka sebuah jendela pesan baru | Ketik Shift + c dari layar utama Gmail | Ya |
| Membuka sebuah jendela pesan baru dalam tab baru browser | Ketik d dari layar utama Gmail | Ya |
| Membuka sebuah tempat untuk membalas pesan terkini di bagian bawah pesan | Ketik r saat dalam tampilan Percakapan | Ya |
| Membuka sebuah pesan baru di atas pesan terkini | Ketik Shift + r saat dalam tampilan Percakapan | Ya |
| Membuka sebuah tempat baru untuk membalas ke semua penerima pesan terkini di bagian bawah pesan | Ketik a saat dalam tampilan Percakapan | Ya |
| Membuka sebuah jendela balas baru untuk membalas ke semua penerima pesan terkini di atas pesan tersebut | Ketik Shift + a saat dalam tampilan Percakapan | Ya |
| Meneruskan pesan terkini | Ketik f saat dalam tampilan Percakapan | Ya |
| Meneruskan pesan terkini dari sebuah jendela baru | Ketik Shift + f saat dalam tampilan Percakapan | Ya |
| Menyimpan pesan yang sedang kamu susun sebagai rancangan dalam komputer | Ketik Ctrl + s dari dalam pesan yang kamu buat | Ya |
| Mengirim pesan yang kamu susun | Tekan Tab + Enter | Ya |
Langkah 2 – Bagaimana Menggunakan Shortcut Pengelolaan Inbox
Gunakan shortcut pengelolaan inbox untuk menyusun pesan-pesanmu. Tabel shortcut berikut memuat daftar untuk membantumu mengelola inbox.
| Ketika Kamu Ingin... | Lakukan Ini... | Perlu Aktivasi? |
| Mengarsip percakapan | Ketik e | Ya |
| Memasang bintang pada percakapan | Ketik s | Ya |
| Menunjukkan bahwa sebuah percakapan dalam inbox Prioritas sebagai kategori penting | Ketik + dari Tampilan Percakapan | Ya |
| Memilih sebuah percakapan | Ketik x | Ya |
| Menunjukkan bahwa sebuah percakapan dalam inbox Prioritas sebagai kategori tidak penting | Ketik - dari Tampilan Percakapan | Ya |
| Memindahkan sebuah percakapan ke dalam folder Trash | Ketik # | Ya |
| Membuka sebuah pesan | Ketik o dari layar Gmail utama dengan sebuah pesan yang dipilih | Ya |
| Mengirimkan pesan-pesan dalam sebuah percakapan langsung ke arsip kecuali dialamatkan ke kamu | Ketik m | Ya |
| Membuka menu Labels | Ketik l | Ya |
| Memindahkan sebuah percakapan ke label yang berbeda atau ke Trash | Ketik v dari layar Gmail utama dengan sebuah pesan yang dipilih | Ya |
| Menandai sebuah pesan sebagai telah dibaca | Tekan Shift + i dari layar Gmail utama dengan sebuah pesan yang dipilih | Ya |
| Menandaik sebuah pesan sebagai belum dibaca | Tekan Shift + u | Ya |
| Mengarsip pembicaraan terkini dan pindah ke sebelumnya | Ketik { dari dalam pesan | Ya |
| Mengarsip pembicaraan terkini dan pindah ke berikutnya | Ketik } dari dalam pesan | Ya |
| Melaporkan sebuah pesan sebagai spam | Ketik ! | Ya |
| Mengarsip pembicaraan dan maju ke berikutnya | Ketik y + o | Ya |
| Memilih seluruh surat dalam label terkini | Ketik * + a dari jendela utama Gmail | Ya |
| Membatalkan memilih seluruh surat | Ketik * + n dari jendela utama Gmail | Ya |
| Memilih seluruh surat yang telah dibaca | Ketik * + r dari jendela utama Gmail | Ya |
| Memilih seluruh surat yang belum dibaca | Ketik * + u dari jendela utama Gmail | Ya |
| Memilih seluruh surat yang ditandai bintang | Ketik * + s dari jendela utama Gmail | Ya |
| Memilih seluruh surat yang tidak ditandai bintang | Ketik * + t dari jendela utama Gmail | Ya |
Langkah 3 - Bagaimana Menggunakan Shortcut Navigasi
Gunakan shortcut navigasi untuk berpindah dengan cepat ke berbagai variasi sistem Gmail. Tabel berikut berisi daftar shortcut navigasi.
| Ketika Kamu Ingin... | Lakukan Ini... | Perlu Aktivasi? |
| Pergi ke kotak pencarian | Ketik l | Ya |
| Pindah ke daftar pesan | Ketik k | Ya |
| Pindah ke pembicaraan sebelumnya | Ketik j | Ya |
| Pergi ke seksi inbox selanjutnya | Ketik ` dari jendela utama Gmail | Ya |
| Pergi ke seksi inbox sebelumnya | Ketik ~ dari jendela utama Gmail | Ya |
| Kembali ke inbox atau daftar pembicaraan | Ketik u dari dalam sebuah pesan | Ya |
| Memindahkan kursor ke kotak Chat Search | Ketik q | Ya |
| Melihat menu drop-down More Actions | Ketik . | Ya |
| Pindah ke icon pertama dalam toolbar Gmail | Ketik , | Ya |
| Menuju ke layar All Mail | Ketik g + a | Ya |
| Pergi ke daftar pembicaraan yang ditandai dengan bintang | Ketik g + s | Ya |
| Menuju daftar kontak | Ketik g + c | Ya |
| Pergi ke daftar rancangan | Ketik g + d | Ya |
| Pergi ke kotak pencarian label | Ketik g + l | Ya |
| Pergi ke inbox | Ketik g + i | Ya |
| Pergi ke layar Sent Mail | Ketik g + t | Ya |
Ada beberapa shortcut yang tidak cocok ke dalam kategori mana pun. Berikut salah satu contoh: kamu dapat menekan Esc untuk menghilangkan kursor dari field terkini.
Kesimpulan
Email tidak harus menjadi sebuah pemboros waktu yang besar untuk pemilik bisnis kecil. Kamu dapat mengurangi jumlah waktu yang dihabiskan pada Gmail dengan mempelajari shortcut keyboard dan mengerti kapan menggunakannya.
Untuk mempelajari lebih banyak tentang bagaimana menggunakan email secara umum dan Gmail secara khusus, pelajari tutorial-tutorial ini:
KomunikasiBagaimana Memprioritaskan Respon Email
Email9 Cara Terbaik Group Email Thread: Untuk Memimpin Percakapan Yang Lebih Baik
EmailBagaimana Mengatur Sebuah Email Perespon Saat Liburan (Di Luar Kantor) Pada Gmail
Semoga beruntung dalam memanfaatkan shortcut Gmail ini! Kamu bebas untuk membagikan tips pribadi penghemat waktu Gmail pada komentar di bawah.
