Cara Menulis Email yang Orang akan Membacanya dan Mengambil Tindakan

Anda menggunakan email untuk bekerja, bukan? Kemudian kemungkinan anda menerima dan / atau mengirim lebih dari 100 email setiap hari. Itulah rata-rata orang yang menggunakan email di tempat kerja. Anda juga mungkin menghabiskan seperempat dari masa kerja anda-dua jam sehari-membaca dan menulis email.

Dengan kata lain, kebanyakan dari kita tenggelam dalam email, tapi kita tidak benar-benar punya waktu untuk mengatasinya. Statistik email pekerja yang saya kutip di atas berarti bahwa setiap email yang kami terima mendapat rata-rata perhatian lebih dari satu menit.

Pikirkan email yang anda kirim. Pernahkah anda berpikir, "Ini mungkin hanya akan mendapat satu menit perhatian"? Ini adalah pemikiran yang serius. Tapi mengetahui hal ini akan membuat anda menjadi penulis email yang lebih baik.

Kami Menginginkan Email Kami Diperhatikan. Email adalah bagaimana kita menyelesaikan pekerjaan. Jika klien, kolega, atau atasan kami mengabaikan email kami dan gagal melakukan tindakan terhadapnya, maka pekerjaan akan terhenti.

Bagi kita yang menggunakan email untuk menyelesaikan pekerjaan, kesimpulannya jelas: saat anda menulis email, anda harus bekerja ekstra keras untuk membuatnya menonjol. Kita semua perlu menulis email yang bisa dibuka, dibaca, dan ditindaklanjuti.

Untungnya, ini lebih mudah dari yang anda bayangkan. Yang dibutuhkan hanyalah beberapa strategi sederhana yang dapat diadopsi oleh setiap orang dan kemauan untuk menerapkan strategi ini. Jika anda belum menggunakan strategi ini, anda akan takjub dengan perbedaan yang mereka dapatkan dalam kehidupan kerja anda.

Kita semua perlu tahu bagaimana menulis email yang membuat sesuatu terjadi. Jadi mari kita lihat bagaimana melakukan itu. Tapi pertama-tama...

Langkah 1: Pikirkan Tentang Penerima

Hari-hari ini, banyak dari kita bekerja secara internasional dengan orang-orang yang belum pernah kita temui secara langsung. Pendekatan internasional ini membawa banyak keuntungan. Tapi karena kita tidak bertemu dengan orang yang kita jalani, kita bisa lupa bahwa rekan kita adalah orang sungguhan, sama seperti kita. Mereka memiliki harapan, impian, dan perjuangan, sama seperti orang lain.

Ingatlah bahwa ada orang di ujung setiap email yang anda kirim akan membantu anda menulis email yang lebih baik. Hal ini terutama berlaku jika anda dapat belajar melihat dunia dari sudut pandang penerima.

Setiap orang berbeda, sehingga melihat dunia dari sudut pandang penerima akan berubah dengan setiap email yang anda tulis. Yang mengatakan, hal-hal tertentu memang berlaku untuk kebanyakan orang:

• Mereka sibuk, dan mereka mendapatkan banyak email (sekitar 100 email sehari, lebih banyak jika mereka berada dalam posisi yang berwenang).
• Mereka ingin disukai dan dihargai.
• Mereka memiliki keasyikan dan hal-hal yang penting bagi mereka.

Ingatlah hal ini saat anda mengerjakan langkah-langkah berikut, karena kami akan membahasnya masing-masing.

Langkah 2: Dapatkan Email Anda Dibuka

Sebelum ada yang bisa mengambil tindakan di email anda, mereka perlu membuka email anda. Apa kunci di sini?

Saat email anda muncul di kotak masuk seseorang, mereka hanya menerima dua informasi: nama dan baris subjek anda.

Jika anda berada dalam posisi wewenang atau rasa hormat, dan orang yang anda kirimi email mendongak ke anda (apakah dengan pilihan atau karena itulah yang harus mereka bayar), maka nama anda saja yang akan membuka email. Meski begitu, mengandalkan otoritas anda untuk mendapatkan email yang dibuka adalah strategi jangka panjang yang buruk. Dalam masyarakat jaringan, otoritarianisme adalah cara yang ketinggalan jaman untuk melihat dunia.

Anda tidak dapat mengandalkan nama anda untuk membuka email anda. Itu meninggalkan baris subjek. Bagi kebanyakan dari kita, inilah satu-satunya kesempatan kita untuk mendapat perhatian dan memprovokasi ketertarikan yang cukup besar bagi si penerima untuk membuka email.

Baris subjek adalah kesepakatan besar bagi pemasar email. Ketika email mereka dibuka, mereka menghasilkan uang. Jadi mereka mencurahkan hidup mereka untuk mempelajari apa yang berhasil dan apa yang tidak ada dalam baris subjek. Seluruh buku telah ditulis mengenai topik ini.

Jadi, apa tip nomor satu pemasar email saat membahas pokok bahasan? Jadilah relevan.

Seperti yang Oli Gardner dari Unbounce tulis di Cara Menulis Baris Perumpamaan Email yang Sempurna, saat anda menulis baris subjek anda harus "sangat spesifik" dan "pastikan itu relevan."

Jika baris subjek email anda relevan dengan penerima anda, email akan dibuka. Dengan kata lain, baris subjek yang relevan berhubungan dengan pra-pekerjaan penerima dan hal-hal yang penting bagi mereka. Jadi mereka ingin tahu lebih banyak.

Bagi pemasar email, menulis baris subjek yang relevan dan sangat spesifik adalah permintaan yang sulit karena email mereka dikirim ke puluhan ribu pelanggan.

Bagi anda, menjaga agar subjek anda relevan dengan mudah karena anda mengirim email satu orang. Misalnya, baris subjek anda bisa jadi:

• Sebuah proyek (atau bagian dari sebuah proyek) yang sedang anda kerjakan bersama.
• Berkenalan bersama.
• Sistem tempat kerja.

Serta membuat baris subjek anda relevan, perlu diingat bahwa penerima email anda sibuk dan mereka ingin dihargai.

Jadi jika email anda adalah pertanyaan singkat (dan jika mungkin, seharusnya - kami akan segera melakukannya), lalu katakan di kolom subjek anda. Sebagai contoh:

• "Pertanyaan singkat tentang [proyek]"
• "Ya / Tidak ada jawaban yang dibutuhkan di [proyek]"
• "[Proyek]: Satu jawaban kalimat dibutuhkan"

Itu menunjukkan kepada penerima bahwa dia akan bisa mengatasi email anda hanya dalam beberapa detik-jadi kemungkinan itu akan menjadi salah satu email pertama yang dia buka dan balas.

Akhirnya, jika orang yang anda kirimi email telah membantu anda keluar, maka kirimkan catatan penghargaan kepadanya. Dalam situasi yang tepat, "Terima kasih" adalah garis subjek yang bagus. 

Anda seharusnya hanya mengucapkan terima kasih jika anda bersungguh-sungguh. Dan tidak ada yang menghentikan anda mengajukan permintaan kecil di samping catatan terima kasih anda.

Langkah 3: Kirimkan Email Anda dengan Perasaan Baik

Jika email anda membuat orang merasa baik, maka anda cenderung menerima respons positif dan aktif.

Apa yang bisa anda lakukan untuk menyuntikkan perasaan baik ke dalam email anda?

• Buka dengan nama penerima. Hal ini sangat penting jika anda mengirim email seseorang untuk pertama kalinya. Jika anda sedang dalam percakapan email cepat-cepat dengan seorang rekan kerja, maka ini tidak perlu (email anda dibuka dan tetap dijawab), tapi sebaiknya anda mengatasinya dengan nama di tempat lain di email. Seperti Dale Carnegie, penulis Cara Memenangkan Teman dan Mempengaruhi Orang, menulis, "Nama seseorang, untuk orang itu, suara paling manis dan paling penting dalam bahasa apa pun."
• Pikirkan NB: dan “Tanya” anda. Etiket adalah tentang memastikan orang yang anda komunikasikan merasa baik. Jadi, pastikan anda mengikuti etiket dasar saat anda menulis. Mengikuti template email standar seperti yang kami sediakan di artikel ini dapat membantu anda tetap berada di jalur dengan tata krama email anda.
• Ucapkan terima kasih. Saya tahu saya telah menyebutkan hal ini di Langkah 2, tapi saya tidak dapat terlalu menekankannya disana. Jika seseorang telah membantu anda, berilah dia pesan ucapan terima kasih. Bahkan jika itu adalah tugasnya untuk membantu anda, mengucapkan terima kasih adalah hal yang benar untuk dilakukan. Mengingat mengucapkan terima kasih adalah investasi jangka panjang. Semakin anda berterima kasih kepada orang-orang atas bantuan mereka, semakin mereka bersedia membantu di masa depan. Atau seperti yang dikatakan Dale Carnegie: "Jika anda ingin mengumpulkan madu, jangan menendang sarang lebah."
• Jangan malu memberi pujian. Menjadi murah hati dalam apresiasi anda terhadap pekerjaan orang lain adalah strategi sederhana untuk menulis email yang ingin dibuka orang.

Langkah 4: Jaga Email Anda Singkat

Menulis baris subjek yang baik membuat email anda terbuka. Tapi bagaimana anda bisa memastikan itu dibaca dan dibalas dengan cepat?

Inilah jawaban empat kata: Jaga agar email anda tetap pendek.

Email singkat tidak hanya lebih cepat dibaca. Itu adalah titik yang jelas. Email singkat lebih mungkin dibaca saat ini juga. Seperti Tina Su dari Think Simple Now yang menjelaskan:

Saat kita membuka email yang sangat panjang, reaksi usus kita adalah menutup email, atau kembali lagi nanti kalau kita punya lebih banyak waktu.

Dengan kata lain, membuka email yang panjang akan mengirimkan sinyal langsung ke otak penerima: kembali lagi nanti. Email singkat mengirim sinyal yang berlawanan. Tina Su lagi:

Kita cenderung menjawab, atau tertarik pada email yang paling cepat dijawab atau di proses. Itu berarti email yang membutuhkan sedikit pekerjaan atau pemikiran.

Konon, singkatnya bukanlah segalanya. Tujuan anda adalah untuk membuatnya semudah mungkin bagi penerima untuk membalasnya. Itu terkadang bisa berarti memberikan informasi latar belakang yang mendalam, atau menguraikan berbagai pilihan yang mungkin, sehingga penerima dapat memberikan keputusan segera. Saat anda menulis email yang panjang untuk alasan ini, atas apa yang telah anda lakukan dengan jelas di paragraf pembuka anda. Katakan sesuatu di sepanjang baris:

• "Saya telah menjelaskan semua hal yang perlu anda ketahui, jadi yang perlu anda berikan hanyalah jawaban ya / tidak."

Template email kami dapat membantu menjaga email anda sesingkat mungkin.

Anda juga harus bertanya pada diri sendiri pertanyaan berikut:

Langkah 5: Apa Tujuan Email Ini?

Sebelum menulis satu kata pun dari email anda, anda harus menyadari hasil yang anda harapkan dari si penerima. Bila anda tahu apa yang anda inginkan dari email anda, anda akan merasa lebih mudah untuk menulis.

Berjuang dengan menulis email atau menulis email bertele-tele biasanya merupakan tanda bahwa anda sebenarnya tidak tahu apa yang anda inginkan dari si penerima. Jadi jelaskan apa yang anda inginkan sebelum mulai menulis.

Setiap email yang anda tulis harus memiliki satu tujuan. Artinya, itu hanya memerlukan satu tindakan dari orang yang menerimanya. Jika email memerlukan lebih dari satu tindakan, anda harus memecahnya menjadi email terpisah.

Mengapa begini? Karena jika anda meminta beberapa tindakan di email, dan salah satu tindakan tersebut tertunda, ini akan menjawabnya. Ini juga mengurangi akuntabilitas. Di sisi lain, meminta satu tindakan per email berarti tindakan yang bisa diambil akan diambil.

Leo Babauta mengatakannya seperti ini:

Ada banyak waktu ketika saya membaca email, melihat tindakan yang dibutuhkan, dan pergi dan melakukannya ... hanya untuk mengetahui bahwa tiga hal lainnya juga diperlukan untuk menanggapi email tersebut. Saya juga menanggapi bagian pertama email dan bukan kepada orang lain, hanya karena saya tidak punya cukup waktu.

Jika anda menulis tentang banyak hal, dengan beberapa permintaan, anda melakukan dua hal: 1) membuat kemungkinan email anda sebenarnya tidak akan dibaca atau ditindaklanjuti; Dan 2) membuat kemungkinan bahwa meskipun hal itu ditindaklanjuti atau ditanggapi, penerima hanya akan melakukan salah satu dari hal-hal tersebut.

Sebagai gantinya, patuhi satu subjek, dengan satu permintaan. Setelah selesai, anda bisa mengirim yang kedua, tapi jangan sampai membebani penerima jika memungkinkan.

Langkah 6: Sertakan Call to Action /Langkah Selanjutnya

Anda mengirim email kepada seseorang karena anda membutuhkannya untuk melakukan tindakan tertentu. Jangan menghindar dari membuat permintaan, dan jangan berasumsi mereka akan secara otomatis memahami apa yang anda butuhkan dan kapan anda membutuhkannya.

Jika anda ingin si penerima melakukan sesuatu, maka jelaskan apa yang anda butuhkan.

Seruan bertindak yang efektif memiliki lima komponen:

• Tindakan. Apa yang perlu kamu lakukan?
• Aktor. Siapa yang anda harapkan untuk menyelesaikan aksinya? Jika anda ingin penerima melakukannya, jelaskan.
• Akuntabilitas. Apa yang harus mereka lakukan saat mereka menyelesaikan aksinya? Siapa yang harus mereka beri tahu bahwa itu sudah selesai?
• Batas waktu. Kapan tindakan harus selesai?
• Pemanis. Apa untungnya bagi penerimanya? Bahkan jika itu hanya rasa syukur anda, beritahu mereka bahwa anda akan bersyukur.

Bagaimana Anda Memastikan Email Anda menjadi Komando Aksi?

Strategi apa yang anda gunakan agar email anda dibuka dan ditindaklanjuti? Apakah ada yang anda temukan sangat efektif? Beri tahu kami di bagian komentar di bawah ini.

Sumber

Kredit Grafis: Email yang dirancang oleh Simple Ikon dari Proyek Noun.